Un guide rapide pour hiérarchiser votre travail

Quelle est la puissance de votre liste de tâches ? Cela vous aide-t-il à planifier votre journée ? Ou est-ce une liste interminable de tâches que vous vous sentez coupable de ne pas avoir encore terminées ?

Un facteur clé utile pour la gestion du temps est de hiérarchiser votre liste de tâches. Prioriser, c'est organiser ou faire avancer les choses dans l'ordre de leur importance.

L'une des questions d'entretien les plus courantes est "Comment priorisez-vous votre travail?" "Chaque matin, j'écris mes tâches à accomplir, et je les liste de haute à basse priorité selon leur importance. Cela me permet de me concentrer sur la mission à accomplir », est un exemple de réponse directe à cette question. Existe-t-il un moyen efficace de hiérarchiser notre travail ? Voici une approche en deux étapes pour hiérarchiser efficacement votre travail.

Deux étapes simples pour hiérarchiser efficacement votre travail :

1. Faites une liste complète de toutes vos tâches

Faites une liste de choses à faire qui comprend tout ce que vous pourriez imaginer faire en une journée. Ne vous préoccupez pas de l'ordre ou du nombre de tâches pour le moment. Faites cette liste quotidiennement, de sorte que le travail qui compte le plus pour vous soit clairement répertorié et que rien ne soit oublié

Dès qu'une nouvelle mission ou tâche vous vient à l'esprit, notez-la dès que possible. Vous pouvez utiliser une application Bloc-notes sur votre ordinateur portable à cette fin ou une variété d'applications mobiles disponibles sur votre téléphone. Même un journal ou un bloc-notes physique fera l'affaire tant qu'il vous aide à ne pas oublier vos éléments prioritaires.

2. Placez les tâches dans la matrice d'Eisenhower / la matrice de priorité

La matrice Eisenhower / Priority matrix est une matrice de gestion du temps, qui vous aide à organiser plus efficacement vos responsabilités / tâches. Il porte le nom de Dwight D. Eisenhower, le 34e président des États-Unis, connu pour ses talents d'organisateur. Il s'agit d'un outil de gestion des tâches qui vous aide à distinguer les travaux urgents des travaux importants afin de créer un flux de travail efficace.

Qu'entendez-vous par tâches urgentes ?

Les tâches urgentes nécessitent votre attention immédiate. Ce sont des tâches que vous ne pouvez pas éviter, et plus vous retardez ces tâches, plus vous risquez de ressentir du stress.

Qu'entendez-vous par tâches importantes ?

Les tâches importantes ne nécessitent pas une attention immédiate, mais elles vous aident à atteindre vos objectifs à long terme.

Une fois que vous avez trié entre les tâches urgentes et importantes, vous pouvez commencer à séparer vos tâches dans ces quatre quadrants.

Premier quadrant : Faire

Toutes les tâches à la fois urgentes et importantes doivent être placées ici. Placez une tâche dans ce quadrant lorsque vous en voyez une sur votre liste de tâches qui doit être terminée immédiatement, a des conséquences claires si elle n'est pas terminée immédiatement et a un impact sur vos objectifs à long terme.

Il ne devrait y avoir aucune question sur les tâches à effectuer ici, car elles sont au premier plan de votre esprit et vous stressent probablement le plus.

Deuxième quadrant : Décider

Placez toutes les tâches qui ne sont pas urgentes mais qui sont tout de même importantes. Étant donné que ces tâches affectent vos objectifs à long terme mais n'ont pas besoin d'être effectuées immédiatement, vous pouvez planifier ces tâches pour plus tard.

Troisième quadrant : Déléguer

Toutes les tâches urgentes mais non critiques doivent être placées ici. Ces corvées doivent être accomplies maintenant, mais elles n'affectent pas vos objectifs à long terme. Vous pouvez confier ces tâches à d'autres membres car vous n'avez pas d'attachement personnel à ces tâches et vos compétences spécialisées peuvent ne pas être nécessaires pour les exécuter.

Quatrième quadrant : Supprimer

Une fois que vous avez parcouru votre liste de tâches et ajouté des tâches aux trois premiers quadrants, il ne vous reste plus qu'une poignée de tâches. Ces éléments sans importance et non urgents sont simplement des distractions qui doivent être supprimées si vous voulez atteindre vos objectifs.

De cette façon, vous pouvez gérer efficacement votre temps en fixant clairement l'objectif, en priorisant les tâches importantes et en supprimant les tâches inutiles et redondantes. Une compétence efficace en gestion du temps est un atout en soi pour réduire votre niveau de stress et réussir facilement.

Quelques conseils utiles pour une priorisation facile et une gestion du temps :

1. Mettez des tâches sur vos listes, plutôt que des objectifs et des buts.

2. Identifiez les priorités concurrentes et traitez-les . Des idées ou des intérêts concurrents sont des priorités qui ne peuvent être satisfaites en même temps. La meilleure façon de gérer ces priorités conflictuelles est de rester calme, d'être logique et, surtout, d'avoir un système approprié.

3. Catégorisez vos tâches professionnelles et personnelles. Pour éviter les chevauchements d'engagements, créez des matrices distinctes pour vos tâches professionnelles et personnelles.

4. Essayez de vous limiter à pas plus de huit tâches par quadrant. Avant d'en ajouter un autre, assurez-vous de terminer le plus important en premier. Essayez de vous rappeler qu'il ne s'agit pas de collecter mais de terminer des tâches.

5. Attribuez des dates d'échéance à vos tâches. Planifiez efficacement votre semaine à venir

6. Les priorités peuvent changer de manière inattendue. Essayez de limiter le nombre de tâches quotidiennes pour gagner du temps en cas d'ajustements à effectuer.

7. Établissez une période « sans travail » structurée.

Susan Wojcicki, PDG de YouTube, a établi une règle de ne pas consulter ses e-mails entre 18h et 21h. Elle a été la première femme à demander un congé de maternité alors que Google venait juste de s'établir, selon une histoire d'entreprise. L'établissement d'un temps sans travail vous permettra de reconstituer vos niveaux d'énergie pour la tâche à venir.

8. Se sentir perdu dans une priorité.

Pendant la journée, si vous vous perdez dans ce que vous faites ou si vous avez besoin d'une pause, consultez votre liste de choses à faire pour trouver quelque chose de petit et simple que vous pouvez faire en attendant. Cocher les éléments de votre liste vous procure un sentiment de satisfaction et constitue un excellent moyen de vous organiser.

Conclusion :

Donner la priorité au travail garantit votre succès dans toutes les phases de votre vie et vous aide également à prendre du temps pour votre famille et d'autres relations importantes dans votre vie.

Alors qu'est-ce que tu attends? Le démarrage peut être délicat, mais avec un peu de pratique en utilisant la matrice de priorisation, vous constaterez que vous avez maîtrisé l'art de l'exécution et appris un grand hack de la vie.