作業に優先順位を付けるためのクイックガイド

あなたのやることリストはどれくらい強力ですか？ それはあなたがあなたの一日を計画するのを助けますか？ それとも、まだ完了していないことで罪を感じているタスクの無限のリストですか？

時間管理に役立つ重要な要素の1つは、タスクのリストに優先順位を付けることです。 優先順位を付けることは、重要度の高い順に物事を整理または実行することです。

最も一般的な面接の質問の1つは、「どのように仕事に優先順位を付けるか」です。 「毎朝、実行する雑用を書き留め、重要度に応じて優先度の高いものから低いものへとリストアップします。 これにより、目の前の使命に集中することができます」と、この質問に対する簡単な答えの例です。 私たちの仕事に優先順位を付ける効果的な方法はありますか？ これは、作業に効率的に優先順位を付けるための2段階のアプローチです。

作業に効率的に優先順位を付けるための2つの簡単な手順：

1.すべてのタスクの完全なリストを作成します

1日で考えられるすべてのことを含むやることリストを作成します。 現時点では、タスクの順序や数について心配する必要はありません。 このリストを毎日作成して、あなたにとって最も重要な作業が明確にリストされ、見逃されるものがないようにします。

新しい課題やタスクが頭に浮かんだら、できるだけ早く書き留めてください。 この目的のためにラップトップでメモ帳アプリを使用することも、電話で利用できるさまざまなモバイルアプリを使用することもできます。 物理的な日記やメモ帳でも、優先度の高いアイテムを忘れないようにすることができれば問題ありません。

2.タスクをアイゼンハワーマトリックス/優先度マトリックスに配置します

アイゼンハワーマトリックス/優先度マトリックスは時間管理マトリックスであり、責任/タスクをより効率的に整理するのに役立ちます。 これは、組織力で知られる米国の第34代大統領であるドワイトDアイゼンハワーにちなんで名付けられました。 これは、効率的なワークフローを作成するために緊急のジョブと重要なジョブを区別するのに役立つタスク管理ツールです。

緊急のタスクとはどういう意味ですか？

緊急のタスクには、すぐに注意を払う必要があります。 これらは避けられないタスクであり、これらのタスクを遅らせるほど、より多くのストレスが発生する可能性があります。

重要なタスクとはどういう意味ですか？

重要なタスクはすぐに注意を払う必要はありませんが、これらは長期的な目標を達成するのに役立ちます。

緊急タスクと重要タスクを分類したら、タスクをこれらの4つの象限に分割し始めることができます。

第1象限：実行

緊急かつ重要なタスクはすべてここに配置する必要があります。 すぐに完了する必要があり、すぐに完了しない場合は明確な結果をもたらし、長期的な目標に影響を与えるタスクをTo Doリストに表示したら、この象限にタスクを配置します。

どのタスクがここに行くのかについては疑問の余地はありません。なぜなら、それらはあなたの頭の前にあり、あなたに最もストレスを与える可能性が高いからです。

第2象限：決定

緊急ではないが重要なタスクを配置します。 これらのタスクは長期的な目標に影響を与えますが、すぐに実行する必要はないため、これらのタスクを後でスケジュールすることができます。

第3象限：委任

緊急ではあるが重要ではないタスクはすべてここに配置する必要があります。 これらの雑用は今すぐ完了する必要がありますが、長期的な目標には影響しません。 これらのタスクに個人的な愛着がなく、それらを実行するために専門のスキルセットが必要ない場合があるため、このようなタスクを他のメンバーに割り当てることができます。

第4象限：削除

やることリストを確認し、最初の3つの象限にタスクを追加すると、残りのタスクはほんの一握りになります。 これらの重要ではない、緊急ではないアイテムは、目的を達成したい場合に削除する必要がある単なる気晴らしです。

このように、目的を明確に設定し、重要なタスクに優先順位を付け、不要で冗長なタスクを排除することで、時間を効果的に管理できます。 効果的な時間管理スキルは、ストレスレベルを減らし、簡単に成功を収めるための資産です。

簡単な優先順位付けと時間管理のためのいくつかの便利なヒント：

1.目的や目標ではなく、タスクをリストに追加します。

2.競合する優先順位を特定し、それらに対処します。 競合するアイデアや利益は、同時に満たすことのできない優先事項です。 このような相反する優先順位を管理する最善の方法は、落ち着いて論理的であり、最も重要なこととして適切なシステムを用意することです。

3.あなたの専門的および個人的なやることを分類します。 重複するコミットメントを回避するには、専門的なタスクと個人的なタスクに別々のマトリックスを作成します。

4.象限ごとに8つ以下のタスクに制限してみてください。 別のものを追加する前に、最初に最も重要なものを完了することを確認してください。 それはタスクを収集することではなく、終了することであることを覚えておいてください。

5.タスクに期日を割り当てます。 先週の効果的な計画を立てる

6.優先順位が予期せず変わる可能性があります。 調整が必要な場合に時間を節約するために、毎日のタスクの数を制限するようにしてください。

7.構造化された「無作業」時間を確立します。

YouTubeのCEOであるSusanWojcickiは、午後6時から午後9時の間はメールをチェックしないことをルールにしています。ビジネスストーリーによると、彼女はGoogleが設立されたばかりのときに出産休暇をリクエストした最初の女性でした。 休業時間を設定すると、次のタスクのためにエネルギーレベルを補充することができます。

8.1つの優先事項で失われた感じ。

日中、自分がしていることに迷ったり、休憩が必要な場合は、やることリストをチェックして、その間にできる小さな簡単なことを確認してください。 リストからアイテムをチェックすると、満足感が得られ、整理するのに最適な方法です。

結論 ：

仕事に優先順位を付けることはあなたの人生のすべての槍であなたの成功を確実にし、あなたの家族とあなたの人生の他の重要な関係のために時間をかけるのにも役立ちます。

何を求めている？ 始めるのは難しいかもしれませんが、優先順位付けマトリックスを使用して練習すると、実行の技術を習得し、素晴らしいライフハックを学んだことがわかります。