Eine Kurzanleitung zur Priorisierung Ihrer Arbeit

Wie aussagekräftig ist Ihre To-do-Liste? Hilft es Ihnen, Ihren Tag zu planen? Oder ist es eine endlose Liste von Aufgaben, für die Sie sich schuldig fühlen, weil Sie sie noch nicht abgeschlossen haben?

Ein Schlüsselfaktor, der für das Zeitmanagement nützlich ist, ist die Priorisierung Ihrer Aufgabenliste. Priorisieren bedeutet, Dinge in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit zu organisieren oder zu erledigen.

Eine der häufigsten Fragen in Vorstellungsgesprächen lautet: „Wie priorisieren Sie Ihre Arbeit?“ „Jeden Morgen schreibe ich meine zu erledigenden Aufgaben auf und liste sie von hoher bis niedriger Priorität auf, je nachdem, wie wichtig sie sind. So kann ich mich auf meine Mission konzentrieren“, ist ein Beispiel für eine einfache Antwort auf diese Frage. Gibt es eine effektive Möglichkeit, unsere Arbeit zu priorisieren? Hier ist ein zweistufiger Ansatz, um Ihre Arbeit effizient zu priorisieren.

Zwei einfache Schritte, um Ihre Arbeit effizient zu priorisieren:

1. Erstellen Sie eine vollständige Liste aller Ihrer Aufgaben

Erstellen Sie eine To-Do-Liste, die alles enthält, was Sie sich an einem Tag vorstellen können. Machen Sie sich zu diesem Zeitpunkt keine Gedanken über die Reihenfolge oder Anzahl der Aufgaben. Erstellen Sie diese Liste täglich, sodass die Arbeit, die Ihnen am wichtigsten ist, klar aufgelistet ist und nichts ausgelassen wird

Sobald Ihnen eine neue Aufgabe oder Aufgabe in den Sinn kommt, notieren Sie diese so schnell wie möglich. Sie können zu diesem Zweck eine Notepad-App auf Ihrem Laptop oder eine Vielzahl von mobilen Apps verwenden, die auf Ihrem Telefon verfügbar sind. Sogar ein physisches Tagebuch oder ein Notizblock reicht aus, solange es Ihnen hilft, Ihre wichtigen Dinge nicht zu vergessen.

2. Platzieren Sie die Aufgaben in der Eisenhower-Matrix / Prioritätsmatrix

Die Eisenhower-Matrix / Prioritätenmatrix ist eine Zeitmanagement-Matrix, die Ihnen hilft, Ihre Verantwortlichkeiten / Aufgaben effizienter zu organisieren. Es ist nach Dwight D. Eisenhower benannt, dem 34. Präsidenten der Vereinigten Staaten, der für sein Organisationstalent bekannt ist. Es ist ein Aufgabenverwaltungstool, das Sie dabei unterstützt, zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben zu unterscheiden, um einen effizienten Arbeitsablauf zu schaffen.

Was meinen Sie mit dringenden Aufgaben?

Dringende Aufgaben erfordern Ihre sofortige Aufmerksamkeit. Dies sind Aufgaben, die Sie nicht vermeiden können, und je länger Sie diese Aufgaben hinauszögern, desto mehr Stress können Sie erfahren.

Was meinen Sie mit wichtigen Aufgaben?

Wichtige Aufgaben erfordern keine sofortige Aufmerksamkeit, aber diese helfen Ihnen, Ihre langfristigen Ziele zu erreichen.

Sobald Sie zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben sortiert haben, können Sie damit beginnen, Ihre Aufgaben in diese vier Quadranten zu unterteilen.

Erster Quadrant: Tun

Alle Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind, sollten hier platziert werden. Platzieren Sie eine Aufgabe in diesem Quadranten, wenn Sie eine Aufgabe auf Ihrer To-Do-Liste sehen, die sofort erledigt werden muss, klare Konsequenzen hat, wenn sie nicht sofort erledigt wird, und sich auf Ihre langfristigen Ziele auswirkt.

Es sollte keine Frage geben, welche Aufgaben hierher gehören, denn sie stehen im Vordergrund und stressen Sie wahrscheinlich am meisten.

Zweiter Quadrant: Entscheiden

Legen Sie alle Aufgaben fest, die nicht dringend, aber dennoch wichtig sind. Da sich diese Aufgaben auf Ihre langfristigen Ziele auswirken, aber nicht sofort erledigt werden müssen, können Sie diese Aufgaben für später planen.

Dritter Quadrant: Delegierter

Alle Aufgaben, die dringend, aber nicht kritisch sind, sollten hier platziert werden. Diese Aufgaben müssen jetzt erledigt werden, aber sie haben keinen Einfluss auf Ihre langfristigen Ziele. Sie können solche Aufgaben anderen Mitgliedern zuweisen, da Sie keine persönliche Bindung zu diesen Aufgaben haben und Ihre speziellen Fähigkeiten möglicherweise nicht erforderlich sind, um sie auszuführen.

Vierter Quadrant: Löschen

Sobald Sie Ihre To-Do-Liste durchgegangen sind und Aufgaben zu den ersten drei Quadranten hinzugefügt haben, bleiben nur noch eine Handvoll Aufgaben übrig. Diese unwichtigen, nicht dringenden Dinge sind einfach Ablenkungen, die gelöscht werden müssen, wenn Sie Ihre Ziele erreichen wollen.

Auf diese Weise können Sie Ihre Zeit effektiv verwalten, indem Sie das Ziel klar festlegen, die wichtigen Aufgaben priorisieren und die unnötigen und redundanten Aufgaben beseitigen. Effektives Zeitmanagement ist ein Vorteil für sich, wenn es darum geht, Ihren Stresspegel zu reduzieren und mit Leichtigkeit Erfolge zu erzielen.

Einige nützliche Tipps für die einfache Priorisierung und das Zeitmanagement:

1. Setzen Sie Aufgaben auf Ihre Listen, anstatt Zielsetzungen und Ziele.

2. Die konkurrierenden Prioritäten identifizieren und mit ihnen umgehen . Konkurrierende Ideen oder Interessen sind Prioritäten, die nicht gleichzeitig befriedigt werden können. Der beste Weg, mit solchen widersprüchlichen Prioritäten umzugehen, besteht darin, ruhig zu bleiben, logisch zu sein und vor allem ein angemessenes System zu haben.

3. Kategorisieren Sie Ihre beruflichen und privaten To-dos. Um sich überschneidende Verpflichtungen zu vermeiden, erstellen Sie getrennte Matrizen für Ihre beruflichen und persönlichen Aufgaben.

4. Versuchen Sie, sich auf nicht mehr als acht Aufgaben pro Quadrant zu beschränken. Bevor Sie eine weitere hinzufügen, vergewissern Sie sich, dass Sie die wichtigste zuerst abschließen. Denken Sie daran, dass es nicht darum geht, Aufgaben zu sammeln, sondern Aufgaben zu erledigen.

5. Weisen Sie Ihren Aufgaben Fälligkeitsdaten zu. Planen Sie effektiv für Ihre kommende Woche

6. Prioritäten können sich unerwartet verschieben. Versuchen Sie, die Anzahl der täglichen Aufgaben zu begrenzen, um Zeit zu sparen, falls Anpassungen vorgenommen werden müssen.

7. Richten Sie eine strukturierte „Arbeitsfreie Zeit“ ein.

Susan Wojcicki, die CEO von YouTube, hat es sich zur Regel gemacht, ihre E-Mails zwischen 18 und 21 Uhr nicht zu checken. Sie war laut einer Unternehmensgeschichte die erste Frau, die Mutterschaftsurlaub beantragte, als Google gerade erst gegründet wurde. Durch die Festlegung einer arbeitsfreien Zeit können Sie Ihre Energiereserven für die bevorstehende Aufgabe auffüllen.

8. Sich in einer Priorität verloren fühlen.

Wenn Sie sich tagsüber in Ihrer Arbeit verlieren oder eine Pause brauchen, sehen Sie auf Ihrer To-Do-Liste nach etwas Kleinem und Einfachem, das Sie in der Zwischenzeit erledigen können. Das Abhaken von Artikeln auf Ihrer Liste gibt Ihnen ein Gefühl der Zufriedenheit und ist eine hervorragende Möglichkeit, sich zu organisieren.

Fazit :

Die Priorisierung der Arbeit sichert Ihren Erfolg in allen Sparten Ihres Lebens und hilft auch dabei, sich Zeit für Ihre Familie und andere wichtige Beziehungen in Ihrem Leben zu nehmen.

Also, worauf wartest Du? Der Einstieg mag schwierig sein, aber mit etwas Übung im Umgang mit der Priorisierungsmatrix werden Sie feststellen, dass Sie die Kunst der Ausführung beherrschen und einen großartigen Lifehack gelernt haben.