دليل سريع لتحديد أولويات عملك

ما مدى قوة قائمة المهام الخاصة بك؟ هل يساعدك في التخطيط ليومك؟ أم أنها قائمة لا نهاية لها من المهام التي تشعر بالذنب لعدم إتمامها بعد؟

أحد العوامل الرئيسية المفيدة لإدارة الوقت هو تحديد أولويات قائمة المهام الخاصة بك. تحديد الأولويات هو تنظيم الأشياء أو إنجازها بترتيب أهميتها.

أحد أكثر أسئلة المقابلات شيوعًا هو "كيف تحدد أولويات عملك؟" "كل صباح ، أكتب الأعمال المنزلية التي يجب أداؤها ، وأدرجها من أولوية عالية إلى منخفضة وفقًا لمدى أهميتها. هذا يسمح لي بالتركيز على المهمة في متناول اليد ، "مثال على إجابة مباشرة على هذا السؤال. هل هناك طريقة فعالة لتحديد أولويات عملنا؟ فيما يلي نهج من خطوتين لتحديد أولويات عملك بكفاءة.

خطوتان بسيطتان لتحديد أولويات عملك بكفاءة:

1. قم بعمل قائمة كاملة بكل مهامك

قم بعمل قائمة مهام تتضمن كل ما يمكن أن تتخيل القيام به في يوم واحد. لا تقلق بشأن ترتيب أو عدد المهام في هذا الوقت. اجعل هذه القائمة على أساس يومي ، بحيث يتم سرد العمل الأكثر أهمية بالنسبة لك بوضوح ولا يفوتك أي شيء

بمجرد أن تتبادر إلى ذهنك مهمة أو مهمة جديدة ، قم بتدوينها في أقرب وقت ممكن. يمكنك استخدام تطبيق Notepad على الكمبيوتر المحمول الخاص بك لهذا الغرض أو مجموعة متنوعة من تطبيقات الهاتف المحمول المتوفرة في هاتفك. حتى المذكرات المادية أو المفكرة ستفعل طالما أنها تساعدك على عدم نسيان الأشياء ذات الأولوية العالية.

2. ضع المهام في مصفوفة أيزنهاور / مصفوفة الأولوية

مصفوفة أيزنهاور / مصفوفة الأولويات هي مصفوفة لإدارة الوقت ، والتي تساعدك على تنظيم مسؤولياتك / مهامك بشكل أكثر كفاءة. تم تسميته على اسم دوايت دي أيزنهاور ، الرئيس الرابع والثلاثين للولايات المتحدة المعروف بمهاراته التنظيمية. إنها أداة لإدارة المهام تساعدك في التمييز بين الوظائف العاجلة والمهمة من أجل إنشاء سير عمل فعال.

ماذا تقصد بالمهام العاجلة؟

تتطلب المهام العاجلة اهتمامك الفوري. هذه مهام لا يمكنك تجنبها ، وكلما طالت مدة تأخير هذه المهام ، زاد الضغط الذي قد تواجهه.

ماذا تقصد بالمهام الهامة؟

لا تتطلب المهام المهمة اهتمامًا فوريًا ، ولكنها تساعدك على تحقيق أهدافك طويلة المدى.

بمجرد قيامك بالفرز بين المهام العاجلة والمهمة ، يمكنك البدء في تقسيم مهامك إلى هذه الأرباع الأربعة.

الربع الأول: هل

يجب وضع أي مهام عاجلة وهامة هنا. ضع مهمة في هذا الربع عندما ترى واحدة في قائمة مهامك تحتاج إلى إكمال على الفور ، ولها عواقب واضحة إذا لم تكتمل على الفور ، ولها تأثير على أهدافك طويلة المدى.

يجب ألا يكون هناك سؤال حول المهام التي يتم إجراؤها هنا لأنها في مقدمة عقلك ومن المحتمل أن تضغط عليك أكثر من غيرها.

الربع الثاني: قرر

ضع أي مهام ليست عاجلة ولكنها لا تزال مهمة. نظرًا لأن هذه المهام تؤثر على أهدافك طويلة المدى ولكن لا يلزم القيام بها على الفور ، يمكنك جدولة هذه المهام في وقت لاحق.

الربع الثالث: مندوب

يجب وضع أي مهام عاجلة ولكنها ليست حرجة هنا. يجب إكمال هذه الأعمال الروتينية الآن ، لكنها لا تؤثر على أهدافك طويلة المدى. يمكنك تعيين مثل هذه المهام لأعضاء آخرين لأنه ليس لديك ارتباط شخصي بهذه المهام وقد لا تكون مجموعة المهارات المتخصصة الخاصة بك مطلوبة لأدائها.

الربع الرابع: حذف

بمجرد الانتهاء من قائمة المهام الخاصة بك وإضافة المهام إلى الأرباع الثلاثة الأولى ، سيكون لديك عدد قليل من المهام المتبقية. هذه العناصر غير المهمة وغير العاجلة هي ببساطة مشتتات يجب حذفها إذا كنت ترغب في تحقيق أهدافك.

بهذه الطريقة يمكنك إدارة وقتك بشكل فعال من خلال تحديد الهدف بوضوح ، وتحديد أولويات المهام المهمة والتخلص من المهام غير الضرورية والمكررة. تعد مهارة إدارة الوقت الفعالة أحد الأصول في حد ذاتها في تقليل مستويات التوتر لديك وتحقيق النجاح بسهولة.

بعض النصائح المفيدة لتحديد الأولويات وإدارة الوقت بسهولة:

1. ضع المهام على قوائمك ، بدلاً من الأهداف والغايات.

2. تحديد الأولويات المتنافسة والتعامل معها . الأفكار أو المصالح المتنافسة هي أولويات لا يمكن إشباعها في نفس الوقت. أفضل طريقة لإدارة مثل هذه الأولويات المتضاربة هي أن تظل هادئًا ، وأن تكون منطقيًا ، والأهم من ذلك أن يكون لديك نظام مناسب.

3. صنف مهامك المهنية والشخصية. لتجنب الإفراط في الالتزامات ، ضع مصفوفات منفصلة لمهامك المهنية والشخصية.

4. حاول أن تقصر نفسك على ما لا يزيد عن ثماني مهام لكل ربع. قبل إضافة واحدة أخرى ، تأكد من إكمال أهمها أولاً. حاول أن تتذكر أن الأمر لا يتعلق بجمع المهام ولكن بإنهائها.

5. تعيين تواريخ الاستحقاق لمهامك. خطة فعالة لأسبوعك المقبل

6. يمكن أن تتغير الأولويات بشكل غير متوقع. حاول تحديد عدد المهام اليومية لتوفير الوقت في حالة إجراء أي تعديلات تحتاج إلى إجراء.

7. تحديد وقت منظم "بلا عمل".

جعلت سوزان وجسيكي ، الرئيس التنفيذي لموقع YouTube ، من قاعدة عدم التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بها بين الساعة 6 مساءً و 9 مساءً ، وكانت أول امرأة تطلب إجازة أمومة عندما كانت Google قد بدأت للتو ، وفقًا لقصة تجارية. سيسمح لك تحديد وقت عدم العمل بتجديد مستويات الطاقة لديك للمهمة القادمة.

8. الشعور بالضياع في أولوية واحدة.

خلال النهار ، إذا ضللت ما تفعله أو احتجت إلى استراحة منه ، فتحقق من قائمة مهامك بحثًا عن شيء بسيط وبسيط يمكنك القيام به في هذه الأثناء. يمنحك التحقق من العناصر الموجودة في قائمتك شعورًا بالرضا وهي طريقة ممتازة للتنظيم.

استنتاج :

يضمن تحديد أولويات العمل نجاحك في جميع حروب حياتك ويساعد أيضًا في قضاء بعض الوقت مع عائلتك والعلاقات المهمة الأخرى في حياتك.

فما تنتظرون؟ قد يكون البدء صعبًا ، ولكن مع بعض الممارسة باستخدام مصفوفة الأولويات ، ستجد أنك أتقنت فن التنفيذ وتعلمت اختراقًا رائعًا للحياة.