Szybki przewodnik po priorytetach pracy

Jak potężna jest twoja lista rzeczy do zrobienia? Czy pomaga Ci zaplanować dzień? A może jest to niekończąca się lista zadań, których masz poczucie winy, że jeszcze ich nie wykonałeś?

Jednym z kluczowych czynników przydatnych w zarządzaniu czasem jest ustalenie priorytetów listy zadań. Ustalanie priorytetów to organizowanie lub wykonywanie zadań w kolejności ich ważności.

Jednym z najczęstszych pytań podczas rozmowy kwalifikacyjnej jest „Jak ustalasz priorytety swojej pracy?” „Każdego ranka spisuję swoje obowiązki do wykonania i wymieniam je od wysokiego do niskiego priorytetu w zależności od tego, jak ważne są. Pozwala mi to skoncentrować się na aktualnej misji”, to przykład prostej odpowiedzi na to pytanie. Czy istnieje skuteczny sposób na ustalenie priorytetów naszej pracy? Oto dwuetapowe podejście do efektywnego ustalania priorytetów Twojej pracy.

Dwa proste kroki, aby skutecznie ustalić priorytety pracy:

1. Zrób pełną listę wszystkich swoich zadań

Zrób listę rzeczy do zrobienia, która zawiera wszystko, co możesz zrobić w ciągu dnia. Nie martw się o kolejność lub liczbę zadań w tej chwili. Sporządź tę listę codziennie, tak aby praca, która jest dla Ciebie najważniejsza, była wyraźnie wymieniona i nic nie zostało pominięte

Gdy tylko przyjdzie Ci do głowy nowe zadanie lub zadanie, zanotuj je tak szybko, jak to możliwe. W tym celu możesz użyć aplikacji Notatnik na swoim laptopie lub różnych aplikacji mobilnych, które są dostępne w Twoim telefonie. Nawet fizyczny pamiętnik lub notatnik wystarczy, o ile nie zapomnisz o swoich priorytetowych rzeczach.

2. Umieść zadania w macierzy Eisenhowera /matrycy priorytetów

Matryca Eisenhowera / Matryca priorytetów to macierz zarządzania czasem, która pomaga efektywniej organizować obowiązki / zadania. Jego nazwa pochodzi od Dwighta D. Eisenhowera, 34. prezydenta Stanów Zjednoczonych, znanego ze swoich umiejętności organizacyjnych. Jest to narzędzie do zarządzania zadaniami, które pomaga w rozróżnianiu między pilnymi i ważnymi zadaniami w celu stworzenia wydajnego przepływu pracy.

Co rozumiesz przez pilne zadania?

Pilne zadania wymagają Twojej natychmiastowej uwagi. Są to zadania, których nie możesz uniknąć, a im dłużej je odkładasz, tym więcej stresu możesz doświadczyć.

Co rozumiesz przez ważne zadania?

Ważne zadania nie wymagają natychmiastowej uwagi, ale pomagają osiągnąć długoterminowe cele.

Po posortowaniu między pilnymi i ważnymi zadaniami możesz zacząć dzielić swoje zadania na te cztery ćwiartki.

Pierwsza ćwiartka: Do

Wszelkie zadania zarówno pilne, jak i ważne należy umieścić tutaj. Umieść zadanie w tym kwadrancie, gdy zobaczysz na swojej liście rzeczy do zrobienia zadanie, które należy natychmiast wykonać, ma wyraźne konsekwencje, jeśli nie zostanie wykonane od razu, i ma wpływ na Twoje długoterminowe cele.

Nie powinno być wątpliwości, które zadania się tutaj znajdują, ponieważ są one w twoim umyśle i prawdopodobnie najbardziej cię stresują.

Drugi kwadrant: Zdecyduj

Umieść wszelkie zadania, które nie są pilne, ale nadal są ważne. Ponieważ te zadania wpływają na Twoje długoterminowe cele, ale nie muszą być wykonywane od razu, możesz zaplanować te zadania na później.

Trzeci kwadrant: Delegat

W tym miejscu należy umieścić wszelkie pilne, ale nie krytyczne zadania. Te obowiązki musisz wykonać teraz, ale nie wpływają one na twoje długoterminowe cele. Możesz przydzielać takie zadania innym członkom, ponieważ nie masz osobistego przywiązania do tych zadań, a do ich wykonywania może nie być wymagany zestaw specjalistycznych umiejętności.

Czwarty kwadrant: Usuń

Po przejrzeniu listy rzeczy do zrobienia i dodaniu zadań do pierwszych trzech kwadrantów, pozostanie tylko garstka zadań. Te nieistotne, niepilne elementy to po prostu elementy rozpraszające, które należy usunąć, jeśli chcesz osiągnąć swoje cele.

W ten sposób możesz efektywnie zarządzać swoim czasem, jasno wyznaczając cele, priorytetyzując ważne zadania i pozbywając się niepotrzebnych i zbędnych zadań. Umiejętność skutecznego zarządzania czasem jest atutem sama w sobie w obniżaniu poziomu stresu i łatwym osiąganiu sukcesu.

Kilka przydatnych wskazówek dotyczących łatwego ustalania priorytetów i zarządzania czasem:

1. Umieść zadania na swoich listach, a nie cele i cele.

2. Zidentyfikuj konkurencyjne priorytety i zajmij się nimi . Konkurencyjne pomysły lub interesy to priorytety, których nie można jednocześnie zaspokoić. Najlepszym sposobem radzenia sobie z takimi sprzecznymi priorytetami jest zachowanie spokoju, logika i, co najważniejsze, odpowiedni system.

3. Sklasyfikuj swoje zawodowe i osobiste zadania do wykonania. Aby uniknąć nakładania się zobowiązań, stwórz oddzielne macierze dla swoich zadań zawodowych i osobistych.

4. Spróbuj ograniczyć się do nie więcej niż ośmiu zadań na ćwiartkę. Przed dodaniem kolejnego upewnij się, że najpierw wypełniłeś ten najważniejszy. Staraj się pamiętać, że nie chodzi o zbieranie, ale o kończenie zadań.

5. Przypisz terminy swoim zadaniom. Efektywnie zaplanuj swój tydzień do przodu

6. Priorytety mogą się nieoczekiwanie zmienić. Staraj się ograniczać liczbę codziennych zadań, aby zaoszczędzić czas w przypadku konieczności wprowadzenia jakichkolwiek zmian.

7. Ustal zorganizowany czas „bez pracy”.

Susan Wojcicki, dyrektor generalna YouTube, przyjęła zasadę, by nie sprawdzać swoich e-maili w godzinach od 18:00 do 21:00. Według pewnej historii biznesowej była pierwszą kobietą, która poprosiła o urlop macierzyński, gdy Google dopiero zaczynał swoją działalność. Ustalenie czasu wolnego od pracy pozwoli Ci uzupełnić poziom energii na nadchodzące zadanie.

8. Poczucie zagubienia w jednym priorytecie.

W ciągu dnia, jeśli zgubisz się w tym, co robisz lub potrzebujesz przerwy od tego, przejrzyj swoją listę rzeczy do zrobienia, aby znaleźć coś małego i prostego, co możesz zrobić w międzyczasie. Zaznaczanie pozycji na liście daje poczucie satysfakcji i jest doskonałym sposobem na zorganizowanie się.

Wniosek :

Priorytetowa praca zapewnia ci sukces we wszystkich włóczniach twojego życia, a także pomaga w poświęceniu czasu na twoją rodzinę i inne ważne relacje w twoim życiu.

Więc na co czekasz? Rozpoczęcie pracy może być trudne, ale przy odrobinie praktyki w korzystaniu z macierzy priorytetów przekonasz się, że opanowałeś sztukę wykonywania i nauczyłeś się świetnego życiowego hacka.