Una guida rapida per dare priorità al tuo lavoro

Quanto è potente la tua lista di cose da fare? Ti aiuta a pianificare la tua giornata? O è un elenco infinito di compiti che ti senti in colpa per non aver ancora completato?

Un fattore chiave utile per la gestione del tempo è dare la priorità all'elenco delle attività. Dare la priorità è organizzare o portare a termine le cose nell'ordine della loro importanza.

Una delle domande più comuni del colloquio è "Come dai la priorità al tuo lavoro?" “Ogni mattina scrivo le mie faccende da svolgere e le elenco dalla priorità alta a quella bassa a seconda di quanto sono importanti. Questo mi permette di concentrarmi sulla missione in corso”, è un esempio di risposta diretta a questa domanda. Esiste un modo efficace per dare priorità al nostro lavoro? Ecco un approccio in due fasi per dare priorità al tuo lavoro in modo efficiente.

Due semplici passaggi per dare priorità al tuo lavoro in modo efficiente:

1. Fai un elenco completo di tutte le tue attività

Fai una lista di cose da fare che includa tutto ciò che potresti concepire di fare in un giorno. Non preoccuparti dell'ordine o del numero di attività in questo momento. Fai questo elenco ogni giorno, in modo tale che il lavoro che conta di più per te sia chiaramente elencato e nulla venga perso

Non appena ti viene in mente un nuovo incarico o compito, annotalo appena possibile. Puoi utilizzare un'app Blocco note sul tuo laptop per questo scopo o una varietà di app mobili disponibili nel tuo telefono. Anche un diario fisico o un blocco note andranno bene purché ti aiuti a non dimenticare i tuoi oggetti ad alta priorità.

2. Collocare le attività nella matrice di Eisenhower /matrice di priorità

La matrice di Eisenhower/Matrice di priorità è una matrice di gestione del tempo, che ti aiuta a organizzare le tue responsabilità/compiti in modo più efficiente. Prende il nome da Dwight D. Eisenhower, il 34° presidente degli Stati Uniti noto per le sue capacità organizzative. È uno strumento di gestione delle attività che ti aiuta a distinguere tra lavori urgenti e significativi al fine di creare un flusso di lavoro efficiente.

Cosa intendi per compiti urgenti?

I compiti urgenti richiedono la tua attenzione immediata. Queste sono attività che non puoi evitare e più a lungo ritarderai queste attività, maggiore sarà lo stress che potresti provare.

Cosa intendi per compiti importanti?

I compiti importanti non richiedono un'attenzione immediata, ma ti aiutano a raggiungere i tuoi obiettivi a lungo termine.

Dopo aver ordinato tra attività urgenti e importanti, puoi iniziare a separare le tue attività in questi quattro quadranti.

Primo quadrante: fare

Tutti i compiti che sono sia urgenti che importanti dovrebbero essere inseriti qui. Inserisci un'attività in questo quadrante quando ne vedi una nella tua lista di cose da fare che deve essere completata immediatamente, ha chiare conseguenze se non viene completata immediatamente e ha un impatto sui tuoi obiettivi a lungo termine.

Non ci dovrebbero essere dubbi su quali compiti vanno qui perché sono nella parte anteriore della tua mente e probabilmente ti stressano di più.

Secondo quadrante: Decidi

Posiziona tutti i compiti che non sono urgenti ma sono comunque importanti. Poiché queste attività influiscono sui tuoi obiettivi a lungo termine ma non devono essere eseguite immediatamente, puoi pianificare queste attività per dopo.

Terzo quadrante: Delegato

Eventuali compiti urgenti ma non critici dovrebbero essere inseriti qui. Queste faccende devono essere completate ora, ma non influiscono sui tuoi obiettivi a lungo termine. Puoi assegnare tali compiti ad altri membri perché non hai un attaccamento personale a questi compiti e il tuo set di abilità specializzate potrebbe non essere necessario per eseguirli.

Quarto quadrante: Elimina

Una volta che hai esaminato la tua lista di cose da fare e aggiunto attività ai primi tre quadranti, avrai solo una manciata di attività rimanenti. Questi elementi non importanti e non urgenti sono semplicemente distrazioni che devono essere eliminate se vuoi raggiungere i tuoi obiettivi.

In questo modo puoi gestire efficacemente il tuo tempo impostando chiaramente l'obiettivo, dando priorità alle attività importanti ed eliminando le attività superflue e ridondanti. Un'efficace capacità di gestione del tempo è di per sé un vantaggio per ridurre i livelli di stress e raggiungere il successo con facilità.

Alcuni consigli utili per una facile definizione delle priorità e una gestione del tempo:

1. Inserisci compiti nelle tue liste, piuttosto che obiettivi e traguardi.

2. Identificare le priorità in competizione e affrontarle . Idee o interessi in competizione sono priorità che non possono essere soddisfatte allo stesso tempo. Il modo migliore per gestire tali priorità contrastanti è mantenere la calma, essere logici e, soprattutto, avere un sistema adeguato.

3. Classifica le tue cose da fare professionali e personali. Per evitare sovrapposizioni di impegni, crea matrici separate per i tuoi compiti professionali e personali.

4. Prova a limitarti a non più di otto attività per quadrante. Prima di aggiungerne un altro, assicurati di completare prima quello più importante. Cerca di ricordare che non si tratta di raccogliere ma di completare le attività.

5. Assegna date di scadenza alle tue attività. Pianifica in modo efficace la tua settimana a venire

6. Le priorità possono cambiare in modo imprevisto. Cerca di limitare il numero di attività quotidiane per risparmiare tempo in caso di modifiche da apportare.

7. Stabilire un orario strutturato "senza lavoro".

Susan Wojcicki, CEO di YouTube, ha stabilito come regola di non controllare le sue e-mail tra le 18:00 e le 21:00. È stata la prima donna a richiedere il congedo di maternità quando Google si stava appena affermando, secondo una storia di affari. Stabilire un orario di non lavoro ti consentirà di reintegrare i tuoi livelli di energia per l'attività imminente.

8. Sentirsi persi in una priorità.

Durante il giorno, se ti perdi in quello che stai facendo o hai bisogno di una pausa, controlla la tua lista di cose da fare per qualcosa di piccolo e semplice che puoi fare nel frattempo. Spuntare gli elementi dalla tua lista ti dà un senso di soddisfazione ed è un ottimo modo per organizzarti.

Conclusione :

Dare priorità al lavoro garantisce il tuo successo in tutte le lance della tua vita e aiuta anche a dedicare tempo alla tua famiglia e ad altre relazioni importanti nella tua vita.

Allora, cosa stai aspettando? Iniziare può essere complicato, ma con un po' di pratica utilizzando la matrice di assegnazione delle priorità, scoprirai di aver imparato l'arte dell'esecuzione e di aver imparato un grande trucco per la vita.