작업의 우선 순위를 정하는 빠른 안내서

할 일 목록이 얼마나 강력합니까? 하루 계획을 세우는 데 도움이 됩니까? 아니면 아직 완료하지 못한 것에 대해 죄책감을 느끼는 끝없는 작업 목록입니까?

시간 관리에 유용한 한 가지 핵심 요소는 작업 목록의 우선 순위를 지정하는 것입니다. 우선 순위를 지정하는 것은 중요한 순서대로 일을 정리하거나 완료하는 것입니다.

가장 흔한 면접 질문 중 하나는 "일의 우선 순위를 어떻게 정합니까?"입니다. “나는 매일 아침 내가 해야 할 집안일을 적고 중요도에 따라 높은 우선순위부터 낮은 우선순위까지 나열합니다. 이를 통해 당면한 임무에 집중할 수 있습니다.”는 이 질문에 대한 간단한 대답의 예입니다. 우리 작업의 우선 순위를 정하는 효과적인 방법이 있습니까? 다음은 작업의 우선 순위를 효율적으로 지정하는 2단계 접근 방식입니다.

효율적으로 작업의 우선 순위를 지정하는 두 가지 간단한 단계:

1. 모든 작업의 ​​전체 목록을 만드십시오.

하루에 할 수 있다고 생각할 수 있는 모든 것을 포함하는 할 일 목록을 만드십시오. 현재 작업의 순서나 수에 대해 걱정하지 마십시오. 당신에게 가장 중요한 일이 명확하게 나열되고 누락된 것이 없도록 이 목록을 매일 작성하십시오.

새로운 과제나 과업이 생각나면 가능한 한 빨리 메모해 두십시오. 이를 위해 노트북에서 메모장 앱을 사용하거나 휴대폰에서 사용할 수 있는 다양한 모바일 앱을 사용할 수 있습니다. 물리적인 일기장이나 메모장이라도 우선순위가 높은 항목을 잊지 않는 데 도움이 되는 한 충분합니다.

2. 아이젠하워 매트릭스 /우선순위 매트릭스 에 작업 배치

아이젠하워 매트릭스/우선순위 매트릭스는 시간 관리 매트릭스로 책임/작업을 보다 효율적으로 구성하는 데 도움이 됩니다. 조직력으로 유명한 미국 34대 대통령 드와이트 D. 아이젠하워(Dwight D. Eisenhower)의 이름을 따서 명명되었습니다. 효율적인 작업 흐름을 만들기 위해 긴급한 작업과 중요한 작업을 구분하는 데 도움이 되는 작업 관리 도구입니다.

긴급한 작업은 무엇을 의미합니까?

긴급 작업은 즉각적인 주의가 필요합니다. 이것은 피할 수 없는 작업이며 이러한 작업을 지연할수록 더 많은 스트레스를 받을 수 있습니다.

중요한 작업은 무엇을 의미합니까?

중요한 작업은 즉각적인 주의가 필요하지 않지만 장기적인 목표를 달성하는 데 도움이 됩니다.

긴급한 작업과 중요한 작업을 분류한 후에는 작업을 이 네 가지 사분면으로 나눌 수 있습니다.

첫 번째 사분면: 수행

긴급하고 중요한 작업은 모두 여기에 배치해야 합니다. 즉시 완료해야 하고, 즉시 완료하지 않으면 분명한 결과가 있고, 장기 목표에 영향을 미치는 할 일 목록에 있는 작업을 발견하면 이 사분면에 작업을 배치하십시오.

어떤 작업이 여기에서 진행되는지에 대해 의문의 여지가 없어야 합니다. 왜냐하면 그것들은 당신의 마음 앞에 있고 당신에게 가장 스트레스를 줄 가능성이 높기 때문입니다.

두 번째 사분면: 결정

긴급하지 않지만 여전히 중요한 작업을 배치하십시오. 이러한 작업은 장기 목표에 영향을 미치지만 즉시 수행할 필요는 없기 때문에 이러한 작업을 나중에 예약할 수 있습니다.

세 번째 사분면: 대리인

긴급하지만 중요하지 않은 작업은 여기에 배치해야 합니다. 이러한 집안일은 지금 완료해야 하지만 장기적인 목표에는 영향을 미치지 않습니다. 이러한 작업에 개인적인 애착이 없고 이러한 작업을 수행하는 데 전문 기술이 필요하지 않을 수 있으므로 이러한 작업을 다른 구성원에게 할당할 수 있습니다.

4사분면: 삭제

할 일 목록을 살펴보고 처음 세 개의 사분면에 작업을 추가하면 몇 가지 작업만 남게 됩니다. 이 중요하지 않고 긴급하지 않은 항목은 목표를 달성하려는 경우 삭제해야 하는 단순히 주의를 산만하게 하는 것입니다.

이렇게 하면 목표를 명확하게 설정하고 중요한 작업의 우선 순위를 지정하고 불필요하고 중복되는 작업을 제거하여 시간을 효과적으로 관리할 수 있습니다. 효과적인 시간 관리 기술은 스트레스 수준을 줄이고 쉽게 성공을 달성하는 데 그 자체로 자산입니다.

쉬운 우선 순위 지정 및 시간 관리를 위한 몇 가지 유용한 팁:

1. 목표와 목표보다 목록에 작업을 추가하십시오.

2. 경쟁 우선순위를 식별하고 처리합니다 . 경쟁하는 아이디어나 이익은 동시에 충족될 수 없는 우선순위입니다. 이러한 상충되는 우선순위를 관리하는 가장 좋은 방법은 침착하고 논리적이며 가장 중요한 것은 적절한 시스템을 갖추는 것입니다.

3. 직업적 및 개인적 할 일을 분류하십시오. 중복되는 약속을 피하려면 직업 및 개인 작업에 대해 별도의 매트릭스를 만드십시오.

4. 사분면당 작업을 8개 이하로 제한하십시오. 다른 것을 추가하기 전에 가장 중요한 것을 먼저 완료했는지 확인하십시오. 수집하는 것이 아니라 작업을 완료하는 것임을 기억하십시오.

5. 작업에 마감일을 지정합니다. 앞으로 한 주를 효과적으로 계획하세요

6. 우선 순위가 예기치 않게 바뀔 수 있습니다. 조정이 필요한 경우 시간을 절약하기 위해 일일 작업 수를 제한하십시오.

7. 구조화된 "무근무" 시간을 설정합니다.

비즈니스 스토리에 따르면 YouTube의 CEO인 Susan Wojcicki는 오후 6시에서 9시 사이에 이메일을 확인하지 않는 것을 규칙으로 삼았습니다. 그녀는 Google이 막 설립되었을 때 출산 휴가를 요청한 최초의 여성이었습니다. 휴무 시간을 설정하면 다음 작업에 대한 에너지 수준을 보충할 수 있습니다.

8. 한 가지 우선순위에서 길을 잃은 느낌.

낮에 하고 있는 일에 몰두하거나 휴식이 필요하다면 할 일 목록에서 그 동안 할 수 있는 작고 간단한 일을 확인하십시오. 목록에서 항목을 선택하는 것은 만족감을 제공하고 정리하는 훌륭한 방법입니다.

결론 :

일에 우선순위를 두는 것은 인생의 모든 창에서 성공을 보장하고 가족과 인생의 다른 중요한 관계를 위해 시간을 할애하는 데에도 도움이 됩니다.

그래서, 당신은 무엇을 기다리고 있습니까? 시작하기가 까다로울 수 있지만 우선 순위 매트릭스를 사용하여 약간의 연습을 하면 실행 기술을 마스터하고 훌륭한 라이프 핵을 배웠다는 것을 알게 될 것입니다.