İşinize Öncelik Vermek için Hızlı Kılavuz

Yapılacaklar listeniz ne kadar güçlü? Gününüzü planlamanıza yardımcı oluyor mu? Yoksa henüz tamamlamadığınız için kendinizi suçlu hissettiğiniz sonsuz bir görevler listesi mi?

Zaman yönetimi için yararlı olan bir anahtar faktör, görev listenize öncelik vermektir. Öncelik vermek, işleri önem sırasına göre organize etmek veya yaptırmaktır.

En yaygın mülakat sorularından biri “İşinize nasıl öncelik veriyorsunuz?” “Her sabah yapılacak işlerimi yazıyorum ve önem derecesine göre yüksekten düşüğe doğru sıralıyorum. Bu, elimdeki göreve konsantre olmamı sağlıyor”, bu soruya doğrudan bir cevap örneğidir. İşimize öncelik vermenin etkili bir yolu var mı? İşte işinize verimli bir şekilde öncelik vermek için iki adımlı bir yaklaşım.

İşinizi verimli bir şekilde önceliklendirmek için iki basit adım:

1. Tüm görevlerinizin tam bir listesini yapın

Bir günde yapmayı düşünebileceğiniz her şeyi içeren bir yapılacaklar listesi yapın. Şu anda görevlerin sırası veya sayısı hakkında endişelenmeyin. Bu listeyi günlük olarak yapın, böylece sizin için en önemli olan işler açıkça listelenir ve hiçbir şey atlanmaz.

Aklınıza yeni bir görev veya görev gelir gelmez, mümkün olan en kısa sürede not alın. Bu amaçla dizüstü bilgisayarınızda bir Not Defteri Uygulamasını veya telefonunuzda bulunan çeşitli mobil uygulamaları kullanabilirsiniz. Fiziksel bir günlük veya not defteri bile, yüksek öncelikli öğelerinizi unutmamanıza yardımcı olduğu sürece yeterli olacaktır.

2. Görevleri Eisenhower matrisine / Öncelik matrisine yerleştirin

Eisenhower matrisi / Öncelik matrisi, sorumluluklarınızı / görevlerinizi daha verimli bir şekilde düzenlemenize yardımcı olan bir zaman yönetimi matrisidir. Adını, organizasyon becerileri ile tanınan Amerika Birleşik Devletleri'nin 34. başkanı Dwight D. Eisenhower'dan almıştır. Verimli bir iş akışı oluşturmak için acil ve önemli işler arasında ayrım yapmanıza yardımcı olan bir görev yönetimi aracıdır.

Acil işler derken neyi kastediyorsunuz?

Acil görevler, hemen ilgilenmenizi gerektirir. Bunlar kaçınamayacağınız görevlerdir ve bu görevleri ne kadar uzun süre ertelerseniz, o kadar fazla stres yaşayabilirsiniz.

Önemli görevlerden kastınız nedir?

Önemli görevler hemen ilgilenmeyi gerektirmez, ancak bunlar uzun vadeli hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olur.

Acil ve önemli görevler arasında bir sıralama yaptıktan sonra, görevlerinizi bu dört çeyreğe ayırmaya başlayabilirsiniz.

Birinci kadran: Yap

Hem acil hem de önemli olan görevler buraya yerleştirilmelidir. Yapılacaklar listenizde hemen tamamlanması gereken, hemen tamamlanmazsa sonuçları net olan ve uzun vadeli hedefleriniz üzerinde etkisi olan bir görev gördüğünüzde bu çeyreğe bir görev yerleştirin.

Hangi görevlerin burada olduğu konusunda hiçbir soru işareti olmamalıdır, çünkü bunlar zihninizin önünde yer alır ve muhtemelen sizi en çok strese sokar.

İkinci kadran: Karar verin

Acil olmayan ancak yine de önemli olan görevleri yerleştirin. Bu görevler uzun vadeli hedeflerinizi etkilediğinden, ancak hemen yapılması gerekmediğinden, bu görevleri daha sonra planlayabilirsiniz.

Üçüncü kadran: Temsilci

Acil olan ancak kritik olmayan görevler buraya yerleştirilmelidir. Bu görevlerin şimdi tamamlanması gerekiyor, ancak uzun vadeli hedeflerinizi etkilemezler. Bu tür görevleri diğer üyelere atayabilirsiniz çünkü bu görevlere kişisel bir bağlılığınız yoktur ve bunları gerçekleştirmek için özel beceri setiniz gerekli olmayabilir.

Dördüncü çeyrek: Sil

Yapılacaklar listenizi gözden geçirip ilk üç çeyreğe görevler ekledikten sonra, geriye sadece bir avuç göreviniz kalır. Bu önemsiz, acil olmayan öğeler, yalnızca hedeflerinize ulaşmak istiyorsanız silinmesi gereken dikkat dağıtıcı unsurlardır.

Bu şekilde, hedefi net bir şekilde belirleyerek, önemli görevlere öncelik vererek ve gereksiz ve gereksiz görevleri ortadan kaldırarak zamanınızı etkin bir şekilde yönetebilirsiniz. Etkili zaman yönetimi becerisi, stres seviyenizi azaltmada ve kolaylıkla başarıya ulaşmada başlı başına bir varlıktır.

Kolay önceliklendirme ve Zaman yönetimi için bazı faydalı ipuçları:

1. Listelerinize amaç ve hedefler yerine görevler koyun.

2. Rakip öncelikleri belirleyin ve bunlarla ilgilenin . Rekabet eden fikirler veya çıkarlar, aynı anda tatmin edilemeyen önceliklerdir. Bu tür çelişkili öncelikleri yönetmenin en iyi yolu sakin kalmak, mantıklı olmak ve en önemlisi düzgün bir sisteme sahip olmaktır.

3. Profesyonel ve kişisel yapılacakları kategorilere ayırın. Üst üste binen taahhütlerden kaçınmak için profesyonel ve kişisel görevleriniz için ayrı matrisler oluşturun.

4. Kendinizi çeyrek daire başına en fazla sekiz görevle sınırlamayı deneyin. Bir tane daha eklemeden önce en önemlisini tamamladığınızdan emin olun. Bunun görevleri toplamakla değil bitirmekle ilgili olduğunu hatırlamaya çalışın.

5. Görevlerinize son tarihler atayın. Önümüzdeki hafta için etkili bir şekilde plan yapın

6. Öncelikler beklenmedik bir şekilde değişebilir. Yapılması gereken herhangi bir ayarlama durumunda zaman kazanmak için günlük iş sayısını sınırlamaya çalışın.

7. Yapılandırılmış bir “Çalışmama” Zamanı Belirleyin.

YouTube CEO'su Susan Wojcicki, e-postalarını 18.00-21.00 saatleri arasında kontrol etmemeyi bir kural haline getirdi. Bir iş hikayesine göre, Google yeni kurulurken doğum izni talep eden ilk kadındı. Çalışma dışı bir zaman belirlemek, yaklaşan görev için enerji seviyenizi yenilemenize izin verecektir.

8. Bir öncelikte Kayıp Hissetmek.

Gün içinde, yaptığınız işe kendinizi kaptırırsanız veya ara vermeniz gerekiyorsa, bu arada yapabileceğiniz küçük ve basit bir şey için yapılacaklar listenizi gözden geçirin. Listenizdeki öğeleri kontrol etmek size bir memnuniyet duygusu verir ve organize olmanın mükemmel bir yoludur.

Çözüm :

İşe öncelik vermek, hayatınızın tüm mızraklarında başarılı olmanızı sağlar ve ayrıca ailenize ve hayatınızdaki diğer önemli ilişkilere zaman ayırmanıza yardımcı olur.

Peki, ne bekliyorsun? Başlamak zor olabilir, ancak önceliklendirme matrisini kullanarak biraz pratik yaparak, uygulama sanatında ustalaştığınızı ve harika bir yaşam hilesi öğrendiğinizi göreceksiniz.