Panduan Singkat untuk Memprioritaskan Pekerjaan Anda

Seberapa kuat daftar tugas Anda? Apakah itu membantu Anda untuk merencanakan hari Anda? Atau apakah itu daftar tugas yang tidak ada habisnya yang membuat Anda merasa bersalah karena belum menyelesaikannya?

Salah satu faktor kunci yang berguna untuk manajemen waktu adalah memprioritaskan daftar tugas Anda. Memprioritaskan adalah mengatur atau menyelesaikan sesuatu sesuai urutan kepentingannya.

Salah satu pertanyaan wawancara yang paling umum adalah "Bagaimana Anda memprioritaskan pekerjaan Anda?" “Setiap pagi, saya menulis tugas-tugas saya yang harus dilakukan, dan saya membuat daftar dari prioritas tinggi ke rendah sesuai dengan seberapa penting mereka. Ini memungkinkan saya untuk berkonsentrasi pada misi yang ada,” adalah contoh jawaban langsung untuk pertanyaan ini. Apakah ada cara yang efektif untuk memprioritaskan pekerjaan kita? Berikut adalah pendekatan dua langkah untuk memprioritaskan pekerjaan Anda secara efisien.

Dua langkah sederhana untuk memprioritaskan pekerjaan Anda secara efisien:

1. Buat daftar lengkap semua tugas Anda

Buatlah daftar tugas yang mencakup semua hal yang mungkin Anda bayangkan untuk dilakukan dalam sehari. Jangan khawatir tentang urutan atau jumlah tugas saat ini. Buat daftar ini setiap hari, sehingga pekerjaan yang paling penting bagi Anda dicantumkan dengan jelas dan tidak ada yang terlewatkan

Segera setelah tugas atau tugas baru muncul di benak Anda, catatlah sesegera mungkin. Anda dapat menggunakan Aplikasi Notepad di laptop Anda untuk tujuan ini atau berbagai aplikasi seluler yang tersedia di ponsel Anda. Bahkan buku harian atau notepad fisik akan membantu selama itu membantu Anda untuk tidak melupakan item prioritas tinggi Anda.

2. Tempatkan tugas dalam matriks Eisenhower / Matriks Prioritas

Matriks Eisenhower / Matriks Prioritas adalah matriks manajemen waktu, yang membantu Anda mengatur tanggung jawab / tugas Anda secara lebih efisien. Dinamai setelah Dwight D. Eisenhower, presiden Amerika Serikat ke-34 yang dikenal karena keterampilan organisasinya. Ini adalah alat manajemen tugas yang membantu Anda membedakan antara pekerjaan mendesak dan penting untuk menciptakan alur kerja yang efisien.

Apakah yang Anda maksud: tugas mendesak

Tugas mendesak membutuhkan perhatian Anda segera. Ini adalah tugas yang tidak dapat Anda hindari, dan semakin lama Anda menunda tugas ini, semakin banyak stres yang mungkin Anda alami.

Apakah yang Anda maksud: tugas penting

Tugas-tugas penting tidak memerlukan perhatian segera, tetapi ini membantu Anda mencapai tujuan jangka panjang Anda.

Setelah Anda memilah antara tugas-tugas mendesak dan penting, Anda dapat mulai memisahkan tugas-tugas Anda ke dalam empat kuadran ini.

Kuadran pertama: Lakukan

Setiap tugas yang mendesak dan penting harus ditempatkan di sini. Tempatkan tugas di kuadran ini ketika Anda melihat satu di daftar tugas Anda yang harus segera diselesaikan, memiliki konsekuensi yang jelas jika tidak segera diselesaikan, dan berdampak pada tujuan jangka panjang Anda.

Seharusnya tidak ada pertanyaan tentang tugas mana yang harus dilakukan di sini karena mereka ada di depan pikiran Anda dan kemungkinan paling membuat Anda stres.

Kuadran kedua: Putuskan

Tempatkan tugas-tugas yang tidak mendesak tetapi tetap penting. Karena tugas-tugas ini memengaruhi tujuan jangka panjang Anda tetapi tidak perlu segera dilakukan, Anda dapat menjadwalkan tugas-tugas ini untuk nanti.

Kuadran ketiga: Delegasi

Setiap tugas yang mendesak tetapi tidak kritis harus ditempatkan di sini. Tugas-tugas ini harus diselesaikan sekarang, tetapi itu tidak mempengaruhi tujuan jangka panjang Anda. Anda dapat memberikan tugas tersebut kepada anggota lain karena Anda tidak memiliki keterikatan pribadi dengan tugas-tugas ini dan keahlian khusus Anda mungkin tidak diperlukan untuk melakukannya.

Kuadran keempat: Hapus

Setelah Anda menyelesaikan daftar tugas dan menambahkan tugas ke tiga kuadran pertama, Anda hanya akan memiliki beberapa tugas yang tersisa. Hal-hal yang tidak penting dan tidak mendesak ini hanyalah gangguan yang perlu dihapus jika Anda ingin mencapai tujuan Anda.

Dengan cara ini Anda dapat mengatur waktu Anda secara efektif dengan menetapkan tujuan dengan jelas, memprioritaskan tugas-tugas penting dan menyingkirkan tugas-tugas yang tidak perlu dan berlebihan. Keterampilan manajemen waktu yang efektif adalah aset dengan sendirinya dalam mengurangi tingkat stres Anda dan mencapai kesuksesan dengan mudah.

Beberapa tip berguna untuk Prioritas mudah dan Manajemen waktu:

1. Letakkan tugas di daftar Anda, bukan tujuan dan sasaran.

2. Identifikasi prioritas-prioritas yang bersaing dan atasi mereka . Ide atau kepentingan yang bersaing adalah prioritas yang tidak dapat dipenuhi pada saat yang bersamaan. Cara terbaik untuk mengelola prioritas yang saling bertentangan tersebut adalah tetap tenang, logis, dan yang terpenting memiliki sistem yang tepat.

3. Kategorikan tugas profesional dan pribadi Anda. Untuk menghindari komitmen yang tumpang tindih, buatlah matriks terpisah untuk tugas profesional dan pribadi Anda.

4. Cobalah membatasi diri Anda tidak lebih dari delapan tugas per kuadran. Sebelum menambahkan yang lain, pastikan Anda menyelesaikan yang paling penting terlebih dahulu. Cobalah untuk mengingat bahwa ini bukan tentang mengumpulkan tetapi menyelesaikan tugas.

5. Tetapkan tanggal jatuh tempo untuk tugas Anda. Rencanakan secara efektif untuk minggu depan Anda

6. Prioritas dapat berubah secara tidak terduga. Cobalah untuk membatasi jumlah tugas harian untuk menghemat waktu jika ada penyesuaian yang perlu dilakukan.

7. Tetapkan Waktu “Tidak Bekerja” Terstruktur.

Susan Wojcicki, CEO YouTube, telah membuat aturan untuk tidak memeriksa emailnya antara jam 6 sore dan 9 malam. Dia adalah wanita pertama yang meminta cuti hamil ketika Google baru saja didirikan, menurut sebuah kisah bisnis. Menetapkan waktu tidak bekerja akan memungkinkan Anda untuk mengisi kembali tingkat energi Anda untuk tugas yang akan datang.

8. Merasa Tersesat dalam satu prioritas.

Pada siang hari, jika Anda tersesat dalam apa yang Anda lakukan atau perlu istirahat darinya, periksa daftar tugas Anda untuk sesuatu yang kecil dan sederhana yang dapat Anda lakukan sementara itu. Memeriksa item dari daftar Anda memberi Anda rasa puas dan merupakan cara terbaik untuk mengatur.

Kesimpulan :

Memprioritaskan pekerjaan memastikan kesuksesan Anda dalam semua tombak kehidupan Anda dan juga membantu dalam meluangkan waktu untuk keluarga Anda dan hubungan penting lainnya dalam hidup Anda.

Jadi, apa yang Anda tunggu? Memulai mungkin sulit, tetapi dengan beberapa latihan menggunakan matriks prioritas, Anda akan menemukan bahwa Anda telah menguasai seni eksekusi dan mempelajari peretasan kehidupan yang hebat.