Um guia rápido para priorizar seu trabalho

Quão poderosa é a sua lista de tarefas? Ajuda-o a planear o seu dia? Ou é uma lista interminável de tarefas que você se sente culpado por não completar ainda?

Um fator-chave que é útil para o gerenciamento do tempo é priorizar sua lista de tarefas. Priorizar é organizar ou fazer as coisas na ordem de sua importância.

Uma das perguntas mais comuns da entrevista é “Como você prioriza seu trabalho?” “Todas as manhãs, escrevo minhas tarefas a serem executadas e as listo de alta a baixa prioridade de acordo com a importância delas. Isso me permite me concentrar na missão em mãos”, é um exemplo de resposta direta a essa pergunta. Existe alguma maneira eficaz de priorizar nosso trabalho? Aqui está uma abordagem em duas etapas para priorizar seu trabalho com eficiência.

Duas etapas simples para priorizar seu trabalho com eficiência:

1. Faça uma lista completa de todas as suas tarefas

Faça uma lista de tarefas que inclua tudo o que você poderia imaginar fazer em um dia. Não se preocupe com a ordem ou o número de tarefas neste momento. Faça esta lista diariamente, de modo que o trabalho que mais importa para você esteja claramente listado e nada seja perdido

Assim que uma nova tarefa ou tarefa vier à sua mente, anote-a assim que possível. Você pode usar um aplicativo Bloco de Notas em seu laptop para essa finalidade ou vários aplicativos móveis disponíveis em seu telefone. Até mesmo um diário físico ou bloco de notas servirá, desde que ajude você a não esquecer seus itens de alta prioridade.

2. Coloque as tarefas na matriz de Eisenhower /matriz de prioridades

A matriz de Eisenhower/Matriz de prioridades é uma matriz de gerenciamento de tempo, que ajuda você a organizar suas responsabilidades/tarefas de forma mais eficiente. É nomeado após Dwight D. Eisenhower, o 34º presidente dos Estados Unidos, conhecido por suas habilidades organizacionais. É uma ferramenta de gerenciamento de tarefas que ajuda você a distinguir entre trabalhos urgentes e significativos para criar um fluxo de trabalho eficiente.

O que você quer dizer com tarefas urgentes?

Tarefas urgentes requerem sua atenção imediata. Essas são tarefas que você não pode evitar e, quanto mais você adiar essas tarefas, mais estresse poderá experimentar.

O que você entende por tarefas importantes?

Tarefas importantes não requerem atenção imediata, mas ajudam você a atingir seus objetivos de longo prazo.

Depois de classificar entre tarefas urgentes e importantes, você pode começar a separar suas tarefas nesses quatro quadrantes.

Primeiro quadrante: Faça

Quaisquer tarefas urgentes e importantes devem ser colocadas aqui. Coloque uma tarefa neste quadrante quando vir uma em sua lista de tarefas que precisa ser concluída imediatamente, tem consequências claras se não for concluída imediatamente e tem impacto em suas metas de longo prazo.

Não deve haver dúvidas sobre quais tarefas vão aqui, porque elas estão na frente de sua mente e provavelmente o estressam mais.

Segundo quadrante: decidir

Coloque todas as tarefas que não são urgentes, mas ainda são importantes. Como essas tarefas afetam suas metas de longo prazo, mas não precisam ser feitas imediatamente, você pode agendar essas tarefas para mais tarde.

Terceiro quadrante: Delegado

Quaisquer tarefas urgentes, mas não críticas, devem ser colocadas aqui. Essas tarefas precisam ser concluídas agora, mas não afetam seus objetivos de longo prazo. Você pode atribuir essas tarefas a outros membros porque você não tem um vínculo pessoal com essas tarefas e seu conjunto de habilidades especializadas pode não ser necessário para realizá-las.

Quarto quadrante: Excluir

Depois de ter passado por sua lista de tarefas e adicionado tarefas aos três primeiros quadrantes, você terá apenas um punhado de tarefas restantes. Esses itens sem importância e não urgentes são simplesmente distrações que precisam ser excluídas se você quiser alcançar seus objetivos.

Dessa forma, você pode gerenciar seu tempo com eficiência, definindo claramente o objetivo, priorizando as tarefas importantes e eliminando as tarefas desnecessárias e redundantes. A habilidade de gerenciamento de tempo eficaz é um trunfo por si só para reduzir seus níveis de estresse e alcançar o sucesso com facilidade.

Algumas dicas úteis para fácil priorização e gerenciamento de tempo:

1. Coloque tarefas em suas listas, em vez de objetivos e metas.

2. Identifique as prioridades concorrentes e lide com elas . Ideias ou interesses concorrentes são prioridades que não podem ser satisfeitas ao mesmo tempo. A melhor maneira de gerenciar essas prioridades conflitantes é manter a calma, ser lógico e, o mais importante, ter um sistema adequado.

3. Categorize suas tarefas profissionais e pessoais. Para evitar compromissos sobrepostos, faça matrizes separadas para suas tarefas profissionais e pessoais.

4. Tente limitar-se a não mais de oito tarefas por quadrante. Antes de adicionar outro, certifique-se de concluir o mais importante primeiro. Tente lembrar que não se trata de colecionar, mas de terminar tarefas.

5. Atribua datas de vencimento às suas tarefas. Planeje efetivamente para sua semana à frente

6. As prioridades podem mudar inesperadamente. Tente limitar o número de tarefas diárias para economizar tempo em caso de ajustes que precisem ser feitos.

7. Estabeleça um horário estruturado de “sem trabalho”.

Susan Wojcicki, CEO do YouTube, estabeleceu como regra não checar seus e-mails entre as 18h e as 21h. Estabelecer um horário sem trabalho permitirá que você reabasteça seus níveis de energia para a próxima tarefa.

8. Sentindo-se perdido em uma prioridade.

Durante o dia, se você se perder no que está fazendo ou precisar de uma pausa, verifique sua lista de tarefas para algo pequeno e simples que você possa fazer nesse meio tempo. Marcar itens da sua lista proporciona uma sensação de satisfação e é uma excelente maneira de se organizar.

Conclusão:

Priorizar o trabalho garante seu sucesso em todas as áreas de sua vida e também ajuda a reservar tempo para sua família e outros relacionamentos importantes em sua vida.

Então, o que você está esperando? Começar pode ser complicado, mas com alguma prática usando a matriz de priorização, você descobrirá que dominou a arte da execução e aprendeu um ótimo truque.