Un ghid rapid pentru prioritizarea muncii dvs
Publicat: 2022-06-12
Cât de puternică este lista ta de lucruri de făcut? Vă ajută să vă planificați ziua? Sau este o listă nesfârșită de sarcini pe care te simți vinovat pentru că nu le-ai îndeplinit încă?
Un factor cheie care este util pentru gestionarea timpului este prioritizarea listei de sarcini. A prioritiza înseamnă a organiza sau a face lucrurile în ordinea importanței lor.
Una dintre cele mai frecvente întrebări la interviu este „Cum îți prioritizezi munca?” „În fiecare dimineață, îmi scriu treburile care trebuie îndeplinite și le enumerez de la prioritate mare la prioritate scăzută, în funcție de cât de importante sunt. Acest lucru îmi permite să mă concentrez asupra misiunii în cauză”, este un exemplu de răspuns simplu la această întrebare. Există vreo modalitate eficientă de a ne prioritiza munca? Iată o abordare în doi pași pentru a vă prioritiza munca în mod eficient.
Doi pași simpli pentru a-ți prioritiza munca în mod eficient:
1. Faceți o listă completă a tuturor sarcinilor dvs
Alcătuiește o listă de lucruri de făcut care să includă tot ce ai putea concepe să faci într-o zi. Nu vă îngrijorați de ordinea sau numărul de sarcini în acest moment. Faceți această listă zilnic, astfel încât munca care contează cel mai mult pentru dvs. să fie listată clar și să nu ratați nimic
De îndată ce îți vine în minte o nouă misiune sau sarcină, notează-o cât mai curând posibil. Puteți utiliza o aplicație Notepad pe laptop în acest scop sau o varietate de aplicații mobile care sunt disponibile pe telefon. Chiar și un jurnal fizic sau un bloc de note va funcționa atâta timp cât te ajută să nu uiți articolele cu prioritate.
2. Plasați sarcinile în matricea Eisenhower / matricea priorităților
Matricea Eisenhower / Matricea priorităților este o matrice de gestionare a timpului, care vă ajută să vă organizați mai eficient responsabilitățile/sarcinile. Este numit după Dwight D. Eisenhower, al 34-lea președinte al Statelor Unite, cunoscut pentru abilitățile sale organizatorice. Este un instrument de management al sarcinilor care vă ajută să faceți distincția între joburile urgente și cele semnificative pentru a crea un flux de lucru eficient.
Ce intelegi prin sarcini urgente?
Sarcinile urgente necesită atenția dumneavoastră imediată. Acestea sunt sarcini pe care nu le poți evita și, cu cât întârzi mai mult aceste sarcini, cu atât s-ar putea să experimentezi mai mult stres.
Ce înțelegeți prin sarcini importante?
Sarcinile importante nu necesită atenție imediată, dar acestea vă ajută să vă atingeți obiectivele pe termen lung.
După ce ați sortat între sarcinile urgente și cele importante, puteți începe să vă separați sarcinile în aceste patru cadrane.
Primul cadran: Do
Orice sarcini care sunt atât urgente, cât și importante ar trebui plasate aici. Plasați o sarcină în acest cadran atunci când vedeți una pe lista de sarcini care trebuie finalizată imediat, are consecințe clare dacă nu este finalizată imediat și are un impact asupra obiectivelor dvs. pe termen lung.
Nu ar trebui să existe nicio întrebare cu privire la sarcinile care merg aici, deoarece acestea sunt în fruntea minții tale și probabil te stresează cel mai mult.
Al doilea cadran: Decide
Plasați orice sarcini care nu sunt urgente, dar sunt încă importante. Deoarece aceste sarcini vă afectează obiectivele pe termen lung, dar nu trebuie făcute imediat, puteți programa aceste sarcini pentru mai târziu.
Al treilea cadran: delegat
Toate sarcinile care sunt urgente, dar nu critice ar trebui plasate aici. Aceste treburi trebuie finalizate acum, dar nu vă afectează obiectivele pe termen lung. Puteți atribui astfel de sarcini altor membri, deoarece nu aveți un atașament personal față de aceste sarcini și este posibil ca setul dumneavoastră de abilități specializate să nu fie necesar pentru a le îndeplini.
Al patrulea cadran: Șterge
Odată ce ați parcurs lista de sarcini și ați adăugat sarcini în primele trei cadrane, veți avea doar câteva sarcini rămase. Aceste elemente neimportante, neurgente sunt pur și simplu distrageri de atenție care trebuie șterse dacă doriți să vă atingeți obiectivele.
În acest fel, vă puteți gestiona eficient timpul prin stabilirea clară a obiectivului, prioritizarea sarcinilor importante și eliminarea sarcinilor inutile și redundante. Abilitatea eficientă de gestionare a timpului este un atu în sine în reducerea nivelului de stres și obținerea succesului cu ușurință.
Câteva sfaturi utile pentru prioritizarea ușoară și gestionarea timpului:
1. Pune sarcini pe liste, mai degrabă decât obiective și scopuri.
2. Identificați prioritățile concurente și tratați-le . Ideile sau interesele concurente sunt priorități care nu pot fi satisfăcute în același timp. Cel mai bun mod de a gestiona astfel de priorități conflictuale este să rămâi calm, să fii logic și, cel mai important, să ai un sistem adecvat.
3. Clasificați-vă activitățile profesionale și personale. Pentru a evita suprapunerea angajamentelor, creați matrici separate pentru sarcinile dvs. profesionale și personale.
4. Încercați să vă limitați la cel mult opt sarcini pe cadran. Înainte de a adăuga altul, asigurați-vă că îl completați pe cel mai important. Încercați să vă amintiți că nu este vorba de colectare, ci de finalizarea sarcinilor.
5. Atribuiți date limită sarcinilor dvs. Planifică-ți eficient săptămâna viitoare
6. Prioritățile se pot schimba în mod neașteptat. Încercați să limitați numărul de sarcini zilnice pentru a economisi timp în cazul oricăror ajustări care trebuie făcute.
7. Stabiliți un timp structurat „fără muncă”.
Susan Wojcicki, CEO-ul YouTube, a stabilit ca o regulă să nu-și verifice e-mailurile între orele 18:00 și 21:00. Ea a fost prima femeie care a solicitat concediu de maternitate când Google tocmai se înființa, potrivit unei povești de afaceri. Stabilirea unui timp fără lucru vă va permite să vă refaceți nivelurile de energie pentru sarcina următoare.
8. Să te simți pierdut într-o singură prioritate.
În timpul zilei, dacă te pierzi în ceea ce faci sau ai nevoie de o pauză de la asta, verifică prin lista ta de lucruri de făcut ceva mic și simplu pe care îl poți face între timp. Bifarea articolelor din lista dvs. vă oferă un sentiment de satisfacție și este o modalitate excelentă de a vă organiza.
Concluzie:
Prioritizarea muncii îți asigură succesul în toate sulițele vieții tale și, de asemenea, ajută la a-ți lua timp pentru familie și pentru alte relații importante din viața ta.
Deci ce mai aștepți? Începerea poate fi dificilă, dar cu puțină practică în utilizarea matricei de prioritizare, veți descoperi că ați stăpânit arta execuției și ați învățat un truc grozav de viață.