คู่มือฉบับย่อเพื่อจัดลำดับความสำคัญงานของคุณ

รายการสิ่งที่ต้องทำของคุณมีประสิทธิภาพแค่ไหน? มันช่วยให้คุณวางแผนวันของคุณได้หรือไม่? หรือเป็นรายการงานไม่รู้จบที่คุณรู้สึกผิดที่ยังไม่เสร็จ?

ปัจจัยสำคัญประการหนึ่งที่เป็นประโยชน์สำหรับการบริหารเวลาคือการจัดลำดับความสำคัญของรายการงานของคุณ การจัดลำดับความสำคัญคือการจัดระเบียบหรือทำงานให้เสร็จตามลำดับความสำคัญ

หนึ่งในคำถามสัมภาษณ์ที่พบบ่อยที่สุดคือ “คุณจัดลำดับความสำคัญของงานอย่างไร” “ทุกเช้า ฉันเขียนงานบ้านที่ต้องทำ และเรียงลำดับความสำคัญจากสูงไปต่ำตามความสำคัญ สิ่งนี้ทำให้ฉันมีสมาธิกับภารกิจที่มีอยู่” เป็นตัวอย่างของคำตอบที่ตรงไปตรงมาสำหรับคำถามนี้ มีวิธีใดที่มีประสิทธิภาพในการจัดลำดับความสำคัญของงานของเราหรือไม่? นี่คือแนวทางสองขั้นตอนในการจัดลำดับความสำคัญของงานอย่างมีประสิทธิภาพ

สองขั้นตอนง่ายๆ ในการจัดลำดับความสำคัญของงานอย่างมีประสิทธิภาพ:

1. ทำรายการงานทั้งหมดของคุณให้ครบถ้วน

ทำรายการสิ่งที่ต้องทำที่รวมทุกสิ่งที่คุณคิดจะทำในหนึ่งวัน ไม่ต้องกังวลกับลำดับหรือจำนวนงานในตอนนี้ ทำรายการนี้ทุกวันเพื่อให้งานที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณมีรายการชัดเจนและไม่มีอะไรพลาด

ทันทีที่งานหรืองานใหม่เข้ามาในความคิดของคุณ ให้จดไว้ทันทีที่ทำได้ คุณสามารถใช้แอพ Notepad บนแล็ปท็อปของคุณเพื่อจุดประสงค์นี้หรือแอพมือถือที่หลากหลายที่มีอยู่ในโทรศัพท์ของคุณ แม้แต่ไดอารี่หรือสมุดจดก็สามารถทำได้ตราบเท่าที่ช่วยให้คุณไม่ลืมสิ่งของที่มีความสำคัญสูงของคุณ

2. วางงานใน Eisenhower matrix / Priority matrix

Eisenhower matrix / Priority matrix เป็นเมทริกซ์การจัดการเวลาซึ่งช่วยให้คุณจัดระเบียบความรับผิดชอบ / งานของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ได้รับการตั้งชื่อตามดไวต์ ดี. ไอเซนฮาวร์ ประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา ซึ่งเป็นที่รู้จักในด้านทักษะการจัดองค์กร เป็นเครื่องมือจัดการงานที่ช่วยคุณในการแยกแยะระหว่างงานเร่งด่วนและงานสำคัญ เพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพ

งานด่วนหมายความว่าอย่างไร?

งานด่วนต้องการความสนใจจากคุณทันที สิ่งเหล่านี้เป็นงานที่คุณไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ และยิ่งงานเหล่านี้ล่าช้าไปเท่าไร คุณก็จะยิ่งมีความเครียดมากขึ้นเท่านั้น

งานสำคัญหมายความว่าอย่างไร?

งานสำคัญไม่จำเป็นต้องให้ความสนใจในทันที แต่สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายระยะยาว

เมื่อคุณแยกแยะระหว่างงานเร่งด่วนและงานสำคัญแล้ว คุณสามารถเริ่มแยกงานของคุณออกเป็นสี่ส่วนนี้ได้

จตุภาคแรก: Do

งานใด ๆ ที่ทั้งเร่งด่วนและสำคัญควรวางไว้ที่นี่ วางงานในจตุภาคนี้เมื่อคุณเห็นงานหนึ่งในรายการที่ต้องทำซึ่งจำเป็นต้องทำให้เสร็จทันที มีผลลัพธ์ที่ชัดเจนหากไม่เสร็จทันที และมีผลกระทบต่อเป้าหมายระยะยาวของคุณ

ไม่ควรมีคำถามเกี่ยวกับงานที่ทำที่นี่เพราะเป็นงานที่อยู่ตรงหน้าคุณและมีแนวโน้มว่าจะทำให้คุณเครียดมากที่สุด

จตุภาคที่สอง: ตัดสินใจ

วางงานใด ๆ ที่ไม่เร่งด่วน แต่ยังสำคัญ เนื่องจากงานเหล่านี้ส่งผลต่อเป้าหมายระยะยาวของคุณแต่ไม่จำเป็นต้องทำให้เสร็จในทันที คุณจึงสามารถกำหนดเวลางานเหล่านี้ไว้ใช้ในภายหลังได้

จตุภาคที่สาม: ผู้รับมอบสิทธิ์

งานใดๆ ที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญควรวางไว้ที่นี่ งานบ้านเหล่านี้ต้องทำให้เสร็จในตอนนี้ แต่จะไม่ส่งผลต่อวัตถุประสงค์ระยะยาวของคุณ คุณสามารถมอบหมายงานดังกล่าวให้กับสมาชิกคนอื่น ๆ ได้ เนื่องจากคุณไม่มีไฟล์แนบส่วนตัวกับงานเหล่านี้ และชุดทักษะเฉพาะของคุณอาจไม่จำเป็นต้องดำเนินการ

จตุภาคที่สี่: ลบ

เมื่อคุณผ่านรายการสิ่งที่ต้องทำและเพิ่มงานในสามส่วนแรกแล้ว คุณจะมีงานเหลือเพียงเล็กน้อย รายการที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วนเหล่านี้เป็นเพียงสิ่งรบกวนสมาธิที่ต้องลบทิ้งหากคุณต้องการบรรลุวัตถุประสงค์ของคุณ

ด้วยวิธีนี้ คุณจะจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยการตั้งวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน จัดลำดับความสำคัญของงานที่สำคัญ และกำจัดงานที่ไม่จำเป็นและซ้ำซาก ทักษะการจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพเป็นสินทรัพย์ในตัวเองในการลดระดับความเครียดและประสบความสำเร็จอย่างง่ายดาย

เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์บางประการสำหรับการจัดลำดับความสำคัญอย่างง่ายและการจัดการเวลา:

1. ใส่งานในรายการของคุณ มากกว่าวัตถุประสงค์และเป้าหมาย

2. ระบุลำดับความสำคัญของการแข่งขันและจัดการกับพวก เขา ความคิดหรือความสนใจที่แข่งขันกันเป็นลำดับความสำคัญที่ไม่สามารถทำให้พอใจได้ในเวลาเดียวกัน วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการลำดับความสำคัญที่ขัดแย้งกันดังกล่าวคือ ใจเย็น มีเหตุผล และที่สำคัญที่สุดคือมีระบบที่เหมาะสม

3. จัดหมวดหมู่สิ่งที่ต้องทำอย่างมืออาชีพและส่วนตัวของคุณ เพื่อหลีกเลี่ยงภาระผูกพันที่ทับซ้อนกัน ให้แยกเมทริกซ์สำหรับงานมืออาชีพและงานส่วนตัวของคุณ

4. ลองจำกัดตัวเองให้ทำงานไม่เกินแปดงานต่อควอแดรนท์ ก่อนเพิ่มรายการอื่น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกรอกรายการที่สำคัญที่สุดก่อน พยายามจำไว้ว่ามันไม่เกี่ยวกับการรวบรวมแต่เป็นการทำภารกิจให้สำเร็จ

5. กำหนดวันครบกำหนดให้กับงานของคุณ วางแผนอย่างมีประสิทธิภาพสำหรับสัปดาห์หน้า

6. ลำดับความสำคัญสามารถเปลี่ยนแปลงโดยไม่คาดคิด พยายามจำกัดจำนวนงานประจำวันเพื่อประหยัดเวลาในกรณีที่จำเป็นต้องปรับเปลี่ยน

7. กำหนดเวลา "ไม่มีงาน" ที่มีโครงสร้าง

Susan Wojcicki ซีอีโอของ YouTube ได้กำหนดกฎที่จะไม่ตรวจสอบอีเมลของเธอระหว่างเวลา 18.00 น. ถึง 21.00 น. เธอเป็นผู้หญิงคนแรกที่ขอลาคลอดเมื่อ Google เพิ่งได้รับการจัดตั้งขึ้นตามเรื่องราวทางธุรกิจ การกำหนดเวลาว่างจะช่วยให้คุณเติมระดับพลังงานสำหรับงานที่จะเกิดขึ้นได้

8. รู้สึกหลงทางในความสำคัญเดียว

ในระหว่างวัน หากคุณหลงทางในสิ่งที่คุณทำหรือต้องการพักจากมัน ให้ตรวจสอบรายการสิ่งที่ต้องทำเพื่อหาสิ่งเล็กๆ น้อยๆ ที่คุณสามารถทำได้ในระหว่างนี้ การตรวจสอบรายการจากรายการของคุณทำให้คุณรู้สึกพึงพอใจและเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดระเบียบ

บทสรุป :

การจัดลำดับความสำคัญของงานจะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จในทุกด้านของชีวิต และยังช่วยในการใช้เวลาให้กับครอบครัวและความสัมพันธ์ที่สำคัญอื่นๆ ในชีวิตของคุณ

ดังนั้นสิ่งที่คุณรอ? การเริ่มต้นใช้งานอาจเป็นเรื่องยาก แต่ด้วยการฝึกฝนโดยใช้เมทริกซ์การจัดลำดับความสำคัญ คุณจะพบว่าคุณเชี่ยวชาญศิลปะแห่งการดำเนินการและเรียนรู้เคล็ดลับดีๆ ในชีวิต