Una guía rápida para priorizar su trabajo

¿Qué tan poderosa es tu lista de cosas por hacer? ¿Te ayuda a planificar tu día? ¿O es una lista interminable de tareas de las que te sientes culpable por no completarlas todavía?

Un factor clave que es útil para la gestión del tiempo es priorizar su lista de tareas. Priorizar es organizar o hacer las cosas en orden de importancia.

Una de las preguntas de entrevista más comunes es "¿Cómo prioriza su trabajo?" “Todas las mañanas escribo las tareas que tengo que realizar y las enumero de mayor a menor prioridad según su importancia. Esto me permite concentrarme en la misión que tengo entre manos”, es un ejemplo de una respuesta directa a esta pregunta. ¿Hay alguna manera efectiva de priorizar nuestro trabajo? Aquí hay un enfoque de dos pasos para priorizar eficientemente su trabajo.

Dos simples pasos para priorizar su trabajo de manera eficiente:

1. Haz una lista completa de todas tus tareas

Haz una lista de cosas por hacer que incluya todo lo que podrías concebir hacer en un día. No se preocupe por el orden o la cantidad de tareas en este momento. Haga esta lista diariamente, de modo que el trabajo que más le importa esté claramente enumerado y no se pierda nada.

Tan pronto como le venga a la mente una nueva asignación o tarea, anótela tan pronto como sea posible. Puede usar una aplicación de Bloc de notas en su computadora portátil para este propósito o una variedad de aplicaciones móviles que están disponibles en su teléfono. Incluso un diario físico o un bloc de notas funcionarán siempre que te ayuden a no olvidar tus elementos de alta prioridad.

2. Coloque las tareas en la matriz de Eisenhower / Matriz de prioridad

La matriz de Eisenhower/la matriz de prioridades es una matriz de gestión del tiempo que le ayuda a organizar sus responsabilidades/tareas de manera más eficiente. Lleva el nombre de Dwight D. Eisenhower, el presidente número 34 de los Estados Unidos, conocido por sus habilidades organizativas. Es una herramienta de administración de tareas que lo ayuda a distinguir entre trabajos urgentes y significativos para crear un flujo de trabajo eficiente.

¿A qué te refieres con tareas urgentes?

Las tareas urgentes requieren su atención inmediata. Estas son tareas que no puede evitar, y cuanto más las retrase, más estrés podría experimentar.

¿A qué te refieres con tareas importantes?

Las tareas importantes no requieren atención inmediata, pero te ayudan a lograr tus objetivos a largo plazo.

Una vez que haya clasificado entre tareas urgentes e importantes, puede comenzar a separar sus tareas en estos cuatro cuadrantes.

Primer cuadrante: Hacer

Cualquier tarea que sea tanto urgente como importante debe colocarse aquí. Coloque una tarea en este cuadrante cuando vea una en su lista de tareas pendientes que debe completarse de inmediato, tiene consecuencias claras si no se completa de inmediato y tiene un impacto en sus objetivos a largo plazo.

No debe haber dudas sobre qué tareas van aquí porque están al frente de su mente y probablemente sean las que más lo estresen.

Segundo cuadrante: Decidir

Coloque cualquier tarea que no sea urgente pero que sea importante. Debido a que estas tareas afectan sus objetivos a largo plazo pero no es necesario realizarlas de inmediato, puede programarlas para más adelante.

Tercer cuadrante: Delegado

Cualquier tarea que sea urgente pero no crítica debe colocarse aquí. Estas tareas deben completarse ahora, pero no afectan sus objetivos a largo plazo. Puede asignar tales tareas a otros miembros porque no tiene un apego personal a estas tareas y es posible que no se requiera su conjunto de habilidades especializadas para realizarlas.

Cuarto cuadrante: Eliminar

Una vez que haya revisado su lista de tareas pendientes y haya agregado tareas a los primeros tres cuadrantes, solo tendrá un puñado de tareas sobrantes. Estos elementos sin importancia ni urgencia son simplemente distracciones que deben eliminarse si desea lograr sus objetivos.

De esta manera, puede administrar su tiempo de manera efectiva al establecer claramente el objetivo, priorizar las tareas importantes y eliminar las tareas innecesarias y redundantes. La habilidad de gestión eficaz del tiempo es un activo en sí mismo para reducir sus niveles de estrés y lograr el éxito con facilidad.

Algunos consejos útiles para la priorización fácil y la gestión del tiempo:

1. Ponga tareas en sus listas, en lugar de objetivos y metas.

2. Identifique las prioridades contrapuestas y trátelas . Las ideas o intereses en competencia son prioridades que no pueden satisfacerse al mismo tiempo. La mejor manera de manejar prioridades tan conflictivas es mantener la calma, ser lógico y, lo que es más importante, tener un sistema adecuado.

3. Categorice sus tareas profesionales y personales. Para evitar la superposición de compromisos, haga matrices separadas para sus tareas profesionales y personales.

4. Trate de limitarse a no más de ocho tareas por cuadrante. Antes de agregar otro, asegúrese de completar primero el más importante. Trate de recordar que no se trata de recolectar sino de terminar tareas.

5. Asigne fechas de vencimiento a sus tareas. Planifique de manera efectiva la semana que tiene por delante

6. Las prioridades pueden cambiar inesperadamente. Intente limitar la cantidad de tareas diarias para ahorrar tiempo en caso de que sea necesario realizar algún ajuste.

7. Establezca un tiempo estructurado de “no trabajo”.

Susan Wojcicki, directora ejecutiva de YouTube, ha establecido como regla no revisar sus correos electrónicos entre las 6 p. m. y las 9 p. m. Fue la primera mujer en solicitar una licencia por maternidad cuando Google recién se estaba estableciendo, según una historia comercial. Establecer un tiempo sin trabajar le permitirá reponer sus niveles de energía para la próxima tarea.

8. Sentirse perdido en una prioridad.

Durante el día, si te pierdes en lo que estás haciendo o necesitas un descanso, revisa tu lista de tareas pendientes para encontrar algo pequeño y simple que puedas hacer mientras tanto. Marcar elementos de su lista le brinda una sensación de satisfacción y es una excelente manera de organizarse.

Conclusión :

Priorizar el trabajo asegura su éxito en todos los aspectos de su vida y también le ayuda a tomar tiempo para su familia y otras relaciones importantes en su vida.

¿Entonces, Qué esperas? Comenzar puede ser complicado, pero con algo de práctica en el uso de la matriz de priorización, descubrirá que ha dominado el arte de la ejecución y aprendido un gran truco para la vida.