確定工作優先級的快速指南

你的待辦事項清單有多強大？ 它能幫助你計劃你的一天嗎？ 或者它是一個沒完沒了的任務清單，讓你因為還沒有完成而感到內疚？

對時間管理有用的一個關鍵因素是確定任務列表的優先級。 優先級是按照重要性的順序組織或完成事情。

最常見的面試問題之一是“你如何優先考慮你的工作？” “每天早上，我都會寫下我要完成的家務，並根據它們的重要性從高到低列出它們。 這讓我可以專注於手頭的任務，”這是一個直接回答這個問題的例子。 有沒有什麼有效的方法來優先處理我們的工作？ 這是一個兩步法，可以有效地確定您的工作優先級。

兩個簡單的步驟可以有效地確定您的工作優先級：

1. 列出所有任務的完整清單

製作一個待辦事項清單，其中包括您一天中可能想到的所有事情。 此時不要擔心任務的順序或數量。 每天都做這份清單，這樣對你最重要的工作就會被清楚地列出來，不會遺漏任何東西

一旦你想到一個新的任務或任務，就盡快把它記下來。 為此，您可以使用筆記本電腦上的記事本應用程序或手機中可用的各種移動應用程序。 只要它可以幫助您不忘記您的高優先級項目，即使是物理日記或記事本也可以。

2.將任務放入艾森豪威爾矩陣/優先矩陣

艾森豪威爾矩陣/優先矩陣是一個時間管理矩陣，它可以幫助您更有效地組織您的職責/任務。 它以美國第 34 任總統德懷特·D·艾森豪威爾 (Dwight D. Eisenhower) 的名字命名，他以組織能力著稱。 它是一種任務管理工具，可幫助您區分緊急和重要的工作，以創建高效的工作流程。

緊急任務是什麼意思？

緊急任務需要您立即關注。 這些是你無法避免的任務，你拖延這些任務的時間越長，你可能會經歷的壓力就越大。

你說的重要任務是什麼意思？

重要的任務不需要立即關注，但這些可以幫助您實現長期目標。

一旦您在緊急任務和重要任務之間進行了分類，您就可以開始將您的任務分為這四個像限。

第一象限：做

任何既緊急又重要的任務都應該放在這裡。 當您在待辦事項清單上看到需要立即完成的任務，如果不立即完成會產生明顯的後果並且對您的長期目標有影響時，請將其放入該象限。

毫無疑問，哪些任務會出現在這裡，因為它們在您的腦海中，並且可能給您帶來最大的壓力。

第二象限：決定

放置任何不緊急但仍然重要的任務。 因為這些任務會影響您的長期目標，但不需要立即完成，您可以將這些任務安排在以後。

第三象限：代表

任何緊急但不重要的任務都應該放在這裡。 這些雜務現在必須完成，但它們不會影響您的長期目標。 您可以將此類任務分配給其他成員，因為您對這些任務沒有個人依戀，並且執行這些任務可能不需要您的專業技能。

第四象限：刪除

完成待辦事項列表並將任務添加到前三個像限後，您將只剩下少量任務。 如果你想實現你的目標，這些不重要的、非緊急的項目只是需要刪除的干擾。

通過這種方式，您可以通過明確設定目標、優先處理重要任務並消除不必要和多餘的任務來有效地管理您的時間。 有效的時間管理技能本身就是一種資產，可以降低您的壓力水平並輕鬆取得成功。

一些關於輕鬆優先級和時間管理的有用提示：

1. 把任務放在你的清單上，而不是目標和目的。

2. 確定相互競爭的優先事項並處理它們。 相互競爭的想法或利益是不能同時滿足的優先事項。 管理這種相互衝突的優先事項的最佳方法是保持冷靜，保持邏輯，最重要的是擁有一個適當的系統。

3. 對您的專業和個人待辦事項進行分類。 為避免重疊的承諾，請為您的專業和個人任務製作單獨的矩陣。

4. 嘗試將自己限制在每個像限不超過八項任務。 在添加另一個之前，請確保先完成最重要的一個。 試著記住，這不是收集而是完成任務。

5. 為您的任務分配截止日期。 為未來一周有效計劃

6. 優先級可能會出乎意料地轉移。 嘗試限制日常任務的數量，以在需要進行任何調整時節省時間。

7. 建立結構化的“不工作”時間。

YouTube 的首席執行官蘇珊·沃西基 (Susan Wojcicki) 已規定在下午 6 點到晚上 9 點之間不要查看她的電子郵件，據商業報導稱，當谷歌剛剛成立時，她是第一位申請產假的女性。 建立一個不工作的時間可以讓你為即將到來的任務補充你的能量水平。

8.感覺迷失在一個優先事項中。

白天，如果您對正在做的事情感到迷失或需要休息一下，請查看您的待辦事項列表，看看您可以在此期間做的一些小而簡單的事情。 檢查清單上的項目會給你一種滿足感，是一種很好的組織方式。

結論 ：

優先考慮工作可確保您在生活中的所有方面都取得成功，也有助於為您的家人和生活中的其他重要關係騰出時間。

那你還在等什麼？ 開始可能會很棘手，但是通過使用優先級矩陣的一些練習，你會發現你已經掌握了執行的藝術並學會了一個很棒的生活技巧。