Краткое руководство по расстановке приоритетов в работе

Насколько силен ваш список дел? Помогает ли это вам планировать свой день? Или это бесконечный список задач, которые вы еще не выполнили, чувствуя себя виноватыми?

Одним из ключевых факторов, полезных для тайм-менеджмента, является расстановка приоритетов в списке задач. Расставлять приоритеты означает организовывать или выполнять дела в порядке их важности.

Один из самых распространенных вопросов на собеседовании: «Как вы расставляете приоритеты в своей работе?» «Каждое утро я записываю свои дела по дому и перечисляю их от высокого к низкому приоритету в зависимости от того, насколько они важны. Это позволяет мне сосредоточиться на текущей миссии», — пример прямого ответа на этот вопрос. Есть ли какой-нибудь эффективный способ расставить приоритеты в нашей работе? Вот двухэтапный подход к эффективной расстановке приоритетов в вашей работе.

Два простых шага для эффективной расстановки приоритетов в работе:

1. Составьте полный список всех ваших задач

Составьте список дел, который включает в себя все, что вы могли бы сделать за день. Не беспокойтесь о порядке или количестве задач в это время. Ежедневно составляйте этот список, чтобы четко перечислялась самая важная для вас работа и ничего не было упущено.

Как только вам придет в голову новое задание или задание, запишите его как можно скорее. Для этой цели вы можете использовать приложение «Блокнот» на своем ноутбуке или различные мобильные приложения, доступные на вашем телефоне. Подойдет даже физический дневник или блокнот, если они помогут вам не забыть важные дела.

2. Разместите задачи в матрице Эйзенхауэра /матрице приоритетов

Матрица Эйзенхауэра / Матрица приоритетов — это матрица управления временем, которая помогает вам более эффективно организовать свои обязанности / задачи. Он назван в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, 34-го президента США, известного своими организаторскими способностями. Это инструмент управления задачами, который помогает вам различать срочные и важные задачи, чтобы создать эффективный рабочий процесс.

Что вы имеете в виду под срочными задачами?

Срочные задачи требуют вашего немедленного внимания. Это задачи, которых вы не можете избежать, и чем дольше вы откладываете эти задачи, тем больший стресс вы можете испытать.

Что вы подразумеваете под важными задачами?

Важные задачи не требуют немедленного внимания, но они помогут вам достичь долгосрочных целей.

После того, как вы отсортировали срочные и важные задачи, вы можете начать разделять свои задачи на эти четыре квадранта.

Первый квадрант: Делай

Сюда следует помещать любые задачи, которые являются как срочными, так и важными. Поместите задачу в этот квадрант, если вы видите в своем списке дел задачу, которую необходимо выполнить немедленно, которая имеет четкие последствия, если не будет выполнена сразу, и влияет на ваши долгосрочные цели.

Не должно возникать вопросов о том, какие задачи попадают сюда, потому что они находятся в центре вашего внимания и, вероятно, вызывают у вас наибольший стресс.

Второй квадрант: Решите

Разместите любые задачи, которые не являются срочными, но все же важны. Поскольку эти задачи влияют на ваши долгосрочные цели, но их не нужно выполнять немедленно, вы можете запланировать их на потом.

Третий квадрант: Делегат

Сюда следует помещать любые срочные, но не критические задачи. Эти работы должны быть выполнены сейчас, но они не влияют на ваши долгосрочные цели. Вы можете назначать такие задачи другим участникам, потому что у вас нет личной привязанности к этим задачам, и для их выполнения может не потребоваться ваш специальный набор навыков.

Четвертый квадрант: Удалить

После того, как вы просмотрите свой список дел и добавите задачи в первые три квадранта, у вас останется всего несколько задач. Эти неважные, несрочные дела — просто отвлекающие факторы, от которых нужно избавиться, если вы хотите достичь своих целей.

Таким образом, вы сможете эффективно управлять своим временем, четко поставив цель, расставив приоритеты для важных задач и избавившись от ненужных и ненужных задач. Навык эффективного тайм-менеджмента сам по себе является преимуществом в снижении уровня стресса и легком достижении успеха.

Несколько полезных советов по легкой расстановке приоритетов и тайм-менеджменту:

1. Ставьте в свои списки задачи, а не цели и задачи.

2. Определите конкурирующие приоритеты и работайте с ними . Конкурирующие идеи или интересы являются приоритетами, которые не могут быть удовлетворены одновременно. Лучший способ управлять такими противоречивыми приоритетами — сохранять спокойствие, быть логичным и, самое главное, иметь правильную систему.

3. Разделите профессиональные и личные дела на категории. Чтобы избежать дублирования обязательств, создайте отдельные матрицы для профессиональных и личных задач.

4. Попробуйте ограничить себя не более чем восемью задачами на квадрант. Прежде чем добавить еще один, убедитесь, что вы сначала заполнили самый важный. Постарайтесь помнить, что речь идет не о сборе, а о выполнении задач.

5. Назначьте сроки выполнения ваших задач. Эффективно планируйте предстоящую неделю

6. Приоритеты могут неожиданно измениться. Постарайтесь ограничить количество ежедневных задач, чтобы сэкономить время в случае каких-либо корректировок, которые необходимо внести.

7. Установите структурированное «нерабочее» время.

Сьюзен Войжитски, генеральный директор YouTube, взяла за правило не проверять свою электронную почту с 18:00 до 21:00. Согласно бизнес-истории, она была первой женщиной, которая попросила декретный отпуск, когда Google только создавался. Установление нерабочего времени позволит вам пополнить запасы энергии для предстоящей задачи.

8. Чувство потерянности в одном приоритете.

В течение дня, если вы потеряетесь в том, что вы делаете, или вам нужен перерыв, проверьте свой список дел, чтобы найти что-то маленькое и простое, что вы можете сделать в это время. Вычеркивание пунктов из списка дает вам чувство удовлетворения и является отличным способом навести порядок.

Вывод :

Расстановка приоритетов на работе обеспечивает успех во всех сферах жизни, а также помогает уделять время семье и другим важным отношениям в жизни.

Так чего же ты ждешь? Начать работу может быть сложно, но немного попрактиковавшись в использовании матрицы расстановки приоритетов, вы обнаружите, что овладели искусством исполнения и узнали отличный лайфхак.