Cumplimiento de recursos humanos: todo lo que necesita saber para evitar una multa

Algunas reglas están destinadas a romperse.

Excepto cuando considera las reglas y regulaciones que se aplican para garantizar que su empresa cumpla con las normas.

Existen numerosas leyes y estipulaciones que los líderes de recursos humanos deben seguir para garantizar que su empresa evite fuertes multas y otras sanciones, incluido el daño potencial a su reputación. Para controlar estas reglas, su empresa necesita una estrategia centrada en el cumplimiento de los recursos humanos.

Cuando un departamento de recursos humanos puede navegar por las complejidades de los requisitos, el cumplimiento de recursos humanos ayuda a mitigar el riesgo de una organización y evita sanciones, multas, escándalos y más, todo lo cual puede eventualmente destruir la confianza del consumidor y dañar la reputación.

Por lo general, el cumplimiento de recursos humanos se ocupa de las leyes laborales como parte de su plan de administración de beneficios, como licencia médica, empleo igualitario y antidiscriminación, pero hay más que eso, especialmente en corporaciones más grandes. Las leyes laborales cambian y evolucionan constantemente, por lo que el proceso de mantenerse actualizado puede ser un desafío.

¿Cuál es el papel de Recursos Humanos en el cumplimiento?

Como profesional de recursos humanos, puede ser complicado desarrollar políticas y procedimientos específicos que aseguren que su organización cumpla con las normas.

Le conviene estar bien informado sobre cómo su empresa espera crecer y lo que eso significará para la contratación, la retención y el desarrollo de los empleados. Tener el equilibrio correcto entre una estrategia efectiva y la comprensión necesaria del cumplimiento conforme define estos objetivos preparará mejor a su organización para el éxito.

Problemas comunes de cumplimiento de recursos humanos

Cuando se trata de problemas de cumplimiento a los que se enfrenta el departamento de recursos humanos, normalmente se encuentran en situaciones relacionadas con los empleados y abarcan todo, desde la contratación hasta la jubilación.

Estos son los problemas más comunes que su empresa puede enfrentar.

Cumplimiento de beneficios

Los líderes de recursos humanos a menudo tienen que comprender las responsabilidades de la empresa al ofrecer compensaciones y beneficios, como planes de jubilación y seguro médico. Cuanto más grande sea la organización y más beneficios para los empleados decida ofrecer, más complejo será administrar el cumplimiento.

Por ejemplo, la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio (ACA) establece que los empleadores con 50 o más empleados a tiempo completo deben ofrecer atención médica como parte de su paquete de beneficios.

Leyes antidiscriminatorias

Hay una larga lista de leyes federales contra la discriminación que abarcan el color, la raza, el sexo, el origen étnico, las discapacidades, la edad y la condición de veterano. Esencialmente, estas leyes prohíben que los empleadores en todas las industrias tomen medidas laborales negativas basadas en estos factores.

Hay varias leyes que caen dentro de esta categoría. Algunas de estas leyes incluyen:

• Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964: Prohíbe la discriminación por motivos de raza, color, sexo y origen étnico en organizaciones con 15 o más empleados.
• La Ley de Estadounidenses con Discapacidades: prohíbe la discriminación contra las personas con discapacidades y limita las preguntas que los empleadores pueden hacer a los trabajadores con respecto a las discapacidades. Esta ley también protege a quienes tienen un historial de discapacidad, se considera que tienen una discapacidad o están asociados con una persona con una discapacidad.
• La Ley de Discriminación por Edad en el Empleo de 1967: Protege a las personas de 40 años o más de la discriminación basada en la edad.
• Título II de la Ley de No Discriminación por Información Genética: Protege contra la discriminación laboral que se basa en la información genética.
• La Ley de Derechos de Empleo y Reempleo de los Servicios Uniformados: Una ley aplicada por el Departamento de Trabajo de los EE. UU., que prohíbe la discriminación basada en el servicio militar, al tiempo que brinda protección laboral mientras las personas prestan servicio militar.

Licencia familiar y médica

La Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA) es una ley federal que proporciona a ciertos empleados hasta 12 semanas de licencia no remunerada con protección laboral por año. También requiere que sus beneficios de salud grupales se mantengan durante la licencia.

Esta licencia se otorga a las personas por el nacimiento y cuidado del recién nacido de un empleado, tiempo de vinculación con un hijo adoptivo o con un hijo de crianza temporal, para cuidar a un familiar inmediato o por la propia condición de salud grave del empleado.

Es común que las organizaciones amplíen la cantidad de tiempo que se les da a los empleados más allá de las 12 semanas, al mismo tiempo que permiten que se pague una parte o la totalidad de este tiempo.

Leyes de horas y salarios

Las leyes de salarios y horas abarcan todos los requisitos relacionados con el salario mínimo, el pago de horas extras, las horas trabajadas, las leyes sobre trabajo infantil y los requisitos para las comidas y los descansos.

La Ley de Normas Laborales Justas (FLSA, por sus siglas en inglés) es la ley federal que las organizaciones deben tener en cuenta, ya que establece regulaciones sobre el salario mínimo y las horas extra. A nivel federal, el salario mínimo es de $7,25 la hora a partir de 2020, pero la mayoría de los estados tienen su propio salario mínimo. En lo que respecta a las horas extra, es cualquier cosa que supere la semana laboral estándar de 40 horas.

El Departamento de Trabajo de EE. UU. (DOL, por sus siglas en inglés) se asegura de que los empleados sean pagados de acuerdo con la ley federal de salarios y horarios. Según esta ley, los empleados se clasifican como exentos o no exentos de algunas o todas las disposiciones de la FLSA. A los empleados no exentos se les debe pagar al menos el salario mínimo por todas las horas trabajadas hasta 40 en una sola semana laboral junto con la tarifa de horas extras aplicable por las horas trabajadas más de 40 en una semana laboral.

Leyes de inmigración

Muchas leyes cubren la inmigración para garantizar que los empleadores solo contraten candidatos que sean elegibles para trabajar en los EE. UU.

Estos actos incluyen:

• La Ley de Inmigración y Nacionalidad
• La Ley de Control y Reforma de la Inmigración de 1986
• La Ley de Inmigración de 1990
• La Ley de Reforma de Inmigración Ilegal y Responsabilidad del Inmigrante de 1996

Los candidatos elegibles que están cubiertos por estas leyes incluyen ciudadanos, nacionales no ciudadanos, residentes permanentes legales y extranjeros residentes autorizados para trabajar. Es crucial que los empleadores verifiquen la elegibilidad de los candidatos a través de la documentación, al mismo tiempo que se aseguran de que no se topen con ninguna ley contra la discriminación en el proceso.

Formulario I-9

Dentro de estas leyes, los gerentes de recursos humanos deberán tener en cuenta el Formulario I-9, que se utiliza para verificar tanto la identidad de los nuevos empleados como su autorización para trabajar en los Estados Unidos.

Las empresas deben asegurarse de que los Formularios I-9 se completen de manera oportuna y de conformidad con las reglamentaciones y la orientación proporcionada. También deben conservarse debidamente en el archivo. Se considera una mejor práctica conservar un Formulario I-9 en carpetas seguras y consolidadas para empleados activos y despedidos, fuera del archivo de personal general.

leyes de seguridad

Cuando se trata de la seguridad de los empleados, todo se reduce a la Ley de Salud y Seguridad Ocupacional (OSHA). Esta ley se creó para garantizar que todos los empleados tuvieran condiciones de trabajo seguras al establecer y hacer cumplir estándares y al brindar capacitación, divulgación, educación y asistencia a todos dentro de una organización.

leyes de la unión

Si cree que su empresa puede ignorar la Ley Nacional de Relaciones Laborales porque no está sindicalizado, está equivocado. Esto se debe a que la ley cubre el derecho de los empleados a trabajar juntos para mejorar sus condiciones de trabajo.

Esto incluye el derecho de un empleado a recurrir a las redes sociales para compartir cualquier resentimiento o infelicidad contra el empleador, así como cualquier capacitación, política o comportamiento que permita la negatividad en el lugar de trabajo.

El elemento complicado que los profesionales de recursos humanos deben saber sobre la NLRA es que la Junta Nacional de Relaciones Laborales está compuesta por miembros elegidos y designados por el presidente, por lo que las decisiones con respecto a estas leyes pueden cambiar drásticamente según quién esté en el cargo.

Cómo mantenerse al día con el cumplimiento de los recursos humanos

Los profesionales de recursos humanos tienen mucho en su plato, por lo que no es fácil mantenerse al día con las leyes y leyes para cumplirlas. Afortunadamente, hay algunas mejores prácticas a seguir que hacen que todo sea un poco más fácil.

Utilice el software adecuado

Una estrategia efectiva de cumplimiento de recursos humanos comienza con la utilización de las herramientas adecuadas. Estos son algunos ejemplos de aplicaciones de software que le darán una ventaja a su departamento de recursos humanos:

Cumplimiento de recursos humanos: el software de cumplimiento de recursos humanos funciona ayudando a las empresas, gerentes y líderes de recursos humanos a mantenerse al día con las regulaciones comerciales y las leyes de cumplimiento relevantes. Las herramientas dentro de esta categoría facilitan que las empresas comprendan la legislación y las reglas de cumplimiento estatales y federales a medida que cambian. También ayudan en la comunicación y hacen cumplir las políticas de la empresa a los empleados nuevos y existentes.

Administración de beneficios: el software de administración de beneficios hace posible que las organizaciones planifiquen y administren paquetes de beneficios para empleados al tiempo que garantizan el cumplimiento de las regulaciones gubernamentales. Estas herramientas se utilizan para ayudar a las organizaciones de todos los tamaños a seguir cumpliendo con las regulaciones estatales, federales y locales, incluida la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio (ACA) y la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA).

Software de incorporación: el software de incorporación simplifica el proceso de incorporación de nuevos empleados al reducir el trabajo administrativo necesario para los gerentes de contratación y los profesionales de recursos humanos. Además, tanto el empleado como el gerente de contratación pueden realizar un mejor seguimiento del material de incorporación y el papeleo necesario para cumplir con las normas.

Software de tiempo y asistencia: los departamentos de recursos humanos utilizan el software de tiempo y asistencia para facilitar el seguimiento del tiempo. Administran el tiempo de la empresa y los datos de asistencia al mismo tiempo que controlan el tiempo de vacaciones, los días festivos, las horas extra y los días de enfermedad.

Incluir estas herramientas dentro de la pila tecnológica de su empresa ayudará a garantizar que no se pierda nada y que se cumplan todas las leyes y regulaciones necesarias.

Contrata al talento adecuado

A medida que su empresa busca nuevos candidatos y pasa por el proceso de contratación, el departamento de recursos humanos debe seguir varias leyes y reglamentos. Desde regulaciones de salario mínimo hasta leyes laborales e incluso restricciones de horas extras, hay mucho que tener en cuenta.

Para no pasar por alto nada con respecto a quién puede y no puede rechazar, tener un proceso de contratación sólido que siga los estándares de cumplimiento es una de las funciones más importantes de una estrategia de cumplimiento de recursos humanos. Es crucial que los líderes de recursos humanos manejen todas las necesidades de personal de su organización mientras mantienen las regulaciones federales y el trato justo al frente y al centro.

Asegurarse de alinear la forma en que recluta, contrata e incorpora a los candidatos es vital para establecer el tono de la empresa y las expectativas con respecto al cumplimiento que deben establecerse.

Educar y capacitar al personal

El departamento de recursos humanos debe ser educado y capacitado constantemente sobre todos los requisitos legales y reglamentarios que pueden cambiar, ya que afectan directamente si la organización cumple o no.

Dado que algunas reglas y regulaciones están sujetas a cambios, es crucial asegurarse de que los líderes de recursos humanos tengan acceso a información actualizada.

Crear y actualizar el manual del empleado.

El manual del empleado de su empresa debe ser el lugar de referencia para una variedad de información sobre políticas y procedimientos. Solo recuerde que el manual del empleado no debe permanecer estancado por mucho tiempo, ya que debe ser un documento vivo que crece y se adapta a medida que lo hace su empresa.

Si bien es probable que los elementos básicos de la política permanezcan igual, los detalles sobre cómo su empresa mantiene el cumplimiento deberán estar actualizados.

Llevar a cabo auditorías de cumplimiento de recursos humanos

Para evitar una multa o sanción, es una buena idea que su empresa realice su propia auditoría de cumplimiento de recursos humanos. La programación de estas auditorías debe ser parte de la estrategia de cumplimiento de su organización para que pueda evitar cualquier responsabilidad legal antes de que sea demasiado tarde.

Comunicación efectiva

Ya sea que sea el gerente de recursos humanos o el CHRO, es imperativo que se comunique con otros líderes y ponga a todos al día con respecto a los posibles riesgos de cumplimiento de recursos humanos y recomiende formas de remediar la situación.

Si todos dentro de una organización están en sintonía con respecto a las políticas de recursos humanos y con lo que se necesita para cumplirlas, es más fácil evitar sanciones y multas.

La ley y el orden es la mejor política.

Cuando se trata de derecho laboral, siga las reglas para evitar una multa considerable y ofrezca el mejor ambiente de trabajo para sus empleados. Con el software adecuado, navegar por los entresijos del cumplimiento de RRHH se vuelve menos estresante para todos los involucrados.

¿Su manual del empleado necesita una actualización? Asegúrese de que tenga estas nueve cosas para que pueda estar seguro de que su organización se mantiene en cumplimiento.