Consejos para crear un presupuesto de marketing sin fines de lucro exitoso
Publicado: 2021-06-09Hacer un presupuesto en cualquier industria puede ser abrumador, y mucho menos si está elaborando un presupuesto de marketing sin fines de lucro. Puede comenzar a sentir que todo es una prioridad cuando se sienta a planificar. Al mismo tiempo, es importante entrar en un nuevo año fiscal siendo consciente de sus gastos. Mientras se sienta a planificar sus finanzas generales para el año, establecer un presupuesto de marketing sin fines de lucro es clave para lograr las metas y las iniciativas por las que está trabajando.
Establecer metas presupuestarias y objetivos de marketing tampoco tiene por qué ser una tarea desalentadora. Cuando se ejecutan correctamente, pueden ayudarlo a tomar decisiones objetivas y establecer los pasos para el éxito futuro. A continuación, cubriremos la importancia de un presupuesto de marketing para su organización sin fines de lucro, consejos para comenzar e ideas para administrar su presupuesto a lo largo de su año fiscal.
¿Por qué es importante un presupuesto de marketing sin fines de lucro?
Entonces, ¿por qué exactamente es importante un presupuesto para una institución sin fines de lucro específicamente cuando se trata de su comercialización? Desde una perspectiva de alto nivel, es clave para planificar previamente sus iniciativas de marketing y asegurarse de contar con los recursos adecuados detrás de ellas.
Si tiene curiosidad sobre cuál es el presupuesto de marketing promedio que tienen las organizaciones sin fines de lucro, la investigación muestra que la regla general es aproximadamente entre el 5 y el 15% de su presupuesto operativo. Sin embargo, un estudio sorprendente encontró que casi el 20% de las organizaciones sin fines de lucro no tenían ningún presupuesto firme y simplemente jugaban mes a mes.
Como grupo sin fines de lucro, es probable que ponga mucha energía en iniciativas de impacto como la recaudación de fondos, las relaciones con los donantes o la planificación de eventos. Pero al final del día, el marketing es una pieza importante para todas esas actividades.
Al establecer objetivos de presupuesto por adelantado, es mucho más fácil abogar por el apoyo diario que necesitará antes de estar en medio del trabajo de marketing. Además, cuando llega el momento de revisar el año con su directorio, hace que los informes sobre el ROI de su estrategia de marketing sean mucho más fáciles de rastrear.
4 mejores prácticas al crear un presupuesto para organizaciones sin fines de lucro
Lo mejor es comenzar a establecer su presupuesto de marketing sin fines de lucro aproximadamente 2 1/2 a 3 meses antes de su nuevo año fiscal. Esto le da a usted y a su equipo suficiente tiempo para reunir diferentes componentes. El presupuesto promedio de marketing para organizaciones sin fines de lucro deberá tener en cuenta el flujo de efectivo, los programas, la publicidad y más. Si no está seguro por dónde empezar, aquí hay algunas excelentes herramientas de elaboración de presupuestos para organizaciones sin fines de lucro del Consejo Nacional de Organizaciones sin fines de lucro.
Comenzar temprano le dará tiempo suficiente para establecer plazos para las aprobaciones internas y de la junta, de modo que esté listo para comenzar cuando comience el año fiscal. Además, le permite involucrar a cualquier proveedor externo o agencia de marketing que pueda ofrecer soporte adicional fuera del alcance de su equipo. Estas son las mejores prácticas que pueden ser útiles a medida que lo junta todo.
1. Establezca su estrategia
Para comenzar, deberá tener una idea de los objetivos generales de su organización para el año. El marketing para el conocimiento de la marca es excelente, pero no es la única forma en que puede utilizar el marketing para marcar la diferencia. Sus opciones de marketing deben ser lo suficientemente flexibles para ofrecer apoyo en una variedad de formas a diferentes iniciativas de impacto.
Por ejemplo, los esfuerzos de marketing para ayudar a recaudar una cantidad específica de donaciones frente a organizar una campaña para involucrar a los voluntarios actuales se verían muy diferentes. Elija las principales iniciativas sin fines de lucro y luego profundice en cómo el marketing desempeñará un papel para lograrlas.
2. Determine sus objetivos de marketing
A continuación, es hora de analizar los objetivos de marketing que respaldarán los esfuerzos generales que identificó en el primer paso. Estos deben ser claros y medibles. Algunos objetivos típicos de marketing que establecen las organizaciones sin fines de lucro pueden incluir:
- Cuotas (para tus eventos, lista de email marketing, redes sociales, etc.)
- Puntos de referencia basados en el rendimiento
- Impulsar clientes potenciales
- Aumento de donaciones o apoyo
- Impulsar el tráfico calificado del sitio web
Como ejemplo de cómo encaja todo, considere una organización sin fines de lucro con el objetivo de encontrar nuevos voluntarios. Si hay un área de registro en el sitio web, un gran objetivo de marketing podría ser atraer más tráfico calificado del sitio web a la página.
Aumentar el tráfico del sitio con visitantes que tienen intereses similares le dará a la organización una mayor visibilidad y ayudará a aumentar el número de voluntarios con el tiempo. Además, a medida que el tráfico de su sitio crece con el tiempo, es probable que desarrolle su experiencia, autoridad y confianza. Esto significa que también tendrá un mejor desempeño en los algoritmos de búsqueda. Una vez que se establecen objetivos como este (generar más tráfico), es hora de considerar las acciones de marketing diarias que puede realizar para alcanzarlos.
3. Elija sus tácticas y piense un paso adelante
Continuando con la analogía anterior, si su objetivo de marketing es generar más tráfico, sus tácticas pueden incluir invertir en una campaña de PPC o centrarse en una estrategia de marketing de contenido. Estos son los esfuerzos que le ayudarán a trabajar hacia esos objetivos.
Identificar qué tácticas usará y los costos asociados con ellas lo ayudará a crear esas estimaciones importantes para su presupuesto. Y mientras planifica sus tácticas, asegúrese de incluir una buena combinación de esfuerzos de marketing tradicionales y digitales.
Algunas tácticas de marketing tradicionales a considerar son:
- Publicidad impresa
- Campañas de correo directo
- mensajes de radio
- Mensajes de vallas publicitarias
Y algunas tácticas de marketing digital efectivas con las que puede combinar incluyen:
- publicidad en redes sociales
- mensajería de radio por Internet
- PPC / publicidad gráfica
- marketing orgánico en internet
- Rediseño del sitio web o actualizaciones de alojamiento y administración
A partir de ahí, decida cómo asignar su presupuesto, teniendo en cuenta esos objetivos principales, así como cualquier requisito de gasto. (Por ejemplo, puede haber cantidades mínimas de gasto necesarias para hacer publicidad a través de la radio o las redes sociales).
Si su presupuesto de marketing sin fines de lucro también necesita cubrir eventos, considere configurar cubos por evento. Puede incluir un presupuesto para cubrir el franqueo, la señalización, la seguridad, las tarifas de alquiler, la impresión, el diseño y más de cada evento. De esa manera, esos costos ocultos no se perderán en su presupuesto.
Como red de seguridad adicional, considere también establecer un fondo misceláneo para que pueda planificar lo inesperado y atender cualquier solicitud de último momento. Esto también puede ser útil para artículos con costos más altos como fotografía, videografía o ubicaciones de medios tradicionales como televisión y radio.
Una vez que haya decidido qué tácticas son las más importantes para alcanzar sus objetivos de marketing, puede comenzar a elaborar su mejor presupuesto de marketing.
4. Comuníquese con su equipo sin fines de lucro
El marketing para una organización sin fines de lucro generalmente tiene que cubrir una amplia gama de pilares de la misión. Su equipo tendrá un papel en la planificación, ejecución, seguimiento y mucho más de eventos que le correspondan. La clave aquí es tener sus pasos de acción planeados con anticipación para que tenga suficientes recursos para cubrir todas estas demandas.
Al armar su presupuesto, puede haber tácticas necesarias que requieran una comunicación clara con la junta o que queden fuera del alcance de su equipo. Por ejemplo, rediseñar su sitio web para mejorar su marca puede ser una táctica necesaria, pero es un desafío si no tiene el desarrollo y el soporte de diseño adecuados internamente. Además, probablemente requerirá la cooperación de las principales partes interesadas de las ganancias.
A medida que comience a presentar su presupuesto de marketing, comunique lo que se necesita para que sus tácticas de marketing tengan éxito y también abogue por los recursos que su equipo necesitará para lograrlas. Unir las expectativas al principio hará que los próximos meses sean más fáciles de navegar.
Administrar sus costos a lo largo del año fiscal
Una vez que su presupuesto esté establecido, la siguiente parte más difícil puede ser apegarse a él y administrarlo durante todo el año. Estas son algunas de nuestras recomendaciones que pueden ayudar, especialmente si está tratando de maximizar su dinero durante el año fiscal.
Aproveche su red de voluntarios
Es fácil pensar dentro de los límites de lo que puede hacer su equipo, ¡pero no olvide que hay toda una comunidad detrás de usted que cree en su causa! Considere las formas en que las organizaciones, los voluntarios u otros socios con los que tiene exposición pueden ayudarlo a abrir las puertas para el crecimiento y ayudarlo a llevar a cabo los objetivos de marketing de una manera rentable.
Busque relaciones comerciales o pro bono
Esté atento a cualquier oportunidad de crear una relación de beneficio mutuo que también lo ayude a mantenerse dentro del presupuesto. Esto podría incluir:
- Tarifas del lugar de negociación para aspectos destacados del patrocinio en los materiales del evento.
- Intercambiar un almuerzo en la oficina gratuito y basado en la misión y aprender para los voluntarios del evento.
- Cuotas de membresía de la junta comercial y asiento para apoyo de marketing.
No pienses solo en el presente
Y por último pero más importante, no se quede en el momento con su marketing. Esté siempre atento con uno o dos meses de anticipación, mientras evalúa los últimos meses, para hacer cualquier ajuste en el presupuesto de marketing y mantenerse al día.
Puede ser una pendiente resbaladiza si el personal de su organización sin fines de lucro se atasca en la recaudación de fondos o se enfoca en el evento que se está realizando en este momento, sin preparación para lo que se avecina. Hacer esto puede afectar potencialmente la planificación de su próxima iniciativa de gran impacto y robarle su éxito futuro.
Cómo una agencia puede aprovechar al máximo su dinero
Cuando comience a establecer objetivos presupuestarios y saque conclusiones para su presupuesto de marketing, recuerde que no está solo. Si descubre que hay ciertos objetivos de marketing que quedan fuera de lo que su equipo puede apoyar o está tratando de navegar creando un plan de marketing completo, tener una perspectiva externa puede ayudar.
Es posible que descubra que trabajar con una agencia puede generar ideas creativas para expandir el conocimiento de su misión a nuevos mercados a un costo razonable. Consolidar su soporte subcontratado a un proveedor en lugar de varios puede ahorrar dinero a largo plazo y proporcionar un sistema de soporte más cohesivo en lo que respecta a la ejecución de marketing y la marca.
Además, la experiencia de una agencia puede ser de gran ayuda al presupuestar piezas de marketing con las que no está familiarizado. Su experiencia puede ayudarlo a determinar la mejor inversión de su dinero para cada cubo de marketing para que sus dólares tengan el mejor impacto posible.