Qué es el seguimiento de clientes potenciales (+ 11 consejos para comenzar)

Las empresas que realizan un seguimiento de los clientes potenciales pueden tomar decisiones informadas para mejorar la calidad de los clientes potenciales y los ingresos. En este artículo, analizamos más de cerca la importancia del seguimiento de clientes potenciales y compartimos las mejores prácticas sobre cómo comenzar.

Los equipos de marketing se han centrado durante mucho tiempo en la cantidad de clientes potenciales como una métrica clave para el crecimiento, y ¿quién puede culparlos?

Más clientes potenciales equivalen a más ingresos, ¿verdad?

Técnicamente, no.

La verdad es que no todos los clientes potenciales son iguales.

Muchos equipos de marketing están cometiendo el error de entregar cada cliente potencial a ventas. Darán un paso atrás y esperarán a que las ventas lleguen al cierre.

Desafortunadamente, este es muy raramente el caso.

La mayoría de las veces, las ventas se verán abrumadas con clientes potenciales que no están precalificados y acusarán a marketing de perder su valioso tiempo y energía. Con el tiempo, las ventas perderán su entusiasmo y dejarán de hacer un seguimiento de los clientes potenciales enviados desde marketing, ya que los verán como una causa perdida.

Marketing, sin embargo, se quejará de que las ventas no están trabajando lo suficiente para convertir sus clientes potenciales en ventas.

Es complicado, pero realmente no tiene por qué serlo.

Con el seguimiento de clientes potenciales, ya no es necesario que el marketing se lave las manos en la etapa de transferencia, y las ventas ya no pueden acusar al marketing de entregar clientes potenciales de baja calidad. En cambio, se unirán como uno solo para enfocarse en producir el tipo correcto de prospectos.

Como proveedor de software de seguimiento de clientes potenciales, le pedimos a los expertos en ventas y marketing que opinaran y compartieran los mejores consejos sobre cómo realizar un seguimiento de los clientes potenciales y determinar mejor la calidad.

Para este artículo, discutiremos:

• ¿Qué es el seguimiento de clientes potenciales y por qué es importante?
• Los principales retos del seguimiento de leads
• Cómo rastrear de dónde provienen tus clientes potenciales

¡Empecemos!

Consejo profesional
¿Tiene dificultades para generar clientes potenciales de alta calidad para su negocio? No estás solo. Obtenga su guía completa para el seguimiento de clientes potenciales y obtenga una vista única de su actividad de generación de clientes potenciales, desde el conocimiento inicial hasta el punto de adquisición. O vea la hoja de trucos para llevar el seguimiento aquí.

¿Qué es el seguimiento de oportunidades de venta y por qué es importante?

“Desde mi experiencia, el seguimiento de clientes potenciales ayuda a las marcas a identificar si toda su generación de clientes potenciales valió la pena o no”, dice Jonathan Saeidian, director ejecutivo y cofundador de Brenton Way.

La mayoría de las personas ya están familiarizadas con el concepto de seguimiento de clientes potenciales, pero en aras de la claridad, echemos un vistazo rápido a cómo funciona. Como sugiere el nombre, el seguimiento de clientes potenciales es el proceso que permite a las empresas monitorear la actividad de los clientes potenciales a lo largo del camino hacia la compra.

El seguimiento efectivo de clientes potenciales permite que los equipos de ventas y marketing trabajen juntos sin problemas y adopten un enfoque colaborativo para comprender qué constituye un cliente potencial de alta calidad y cómo el marketing afecta el ciclo de ventas.

Shaun Heng, vicepresidente de crecimiento y operaciones de CoinMarketCap, cree que es "esencial realizar un seguimiento de los clientes potenciales de manera eficiente para evitar perder tiempo y recursos en callejones sin salida".

Los principales retos del seguimiento y atribución de leads

Si bien el seguimiento de clientes potenciales ofrece muchos beneficios y oportunidades, existen varios obstáculos que impiden que los equipos establezcan una vista única de clientes potenciales y clientes.

Según nuestra investigación, los encuestados clasificaron "comprensión y habilidades mínimas (53,3 %)", "falta de herramientas y aplicaciones (50,0 %) y "viajes entre canales (43,8 %)" como los tres principales desafíos de seguimiento de clientes potenciales.

Conjunto mínimo de conocimientos y habilidades.

Más de la mitad de los encuestados estuvo de acuerdo en que la falta de habilidades y conocimientos es la principal barrera para el seguimiento exitoso de clientes potenciales.

Si bien puede parecer sencillo, el seguimiento manual de clientes potenciales de principio a fin generalmente involucra muchas partes móviles. Requiere mucha habilidad, coordinación y tiempo que la mayoría de los equipos de ventas y marketing no tienen.

Si algo de esto te resulta familiar, no te preocupes. Tenemos muchos consejos y técnicas de expertos para ayudarlo a maximizar su conjunto de habilidades más abajo.

Acceso limitado a herramientas y aplicaciones.

Si hemos aprendido algo como proveedor de atribución multitáctil, es que el seguimiento de clientes potenciales es extremadamente difícil, si no imposible, sin las herramientas adecuadas a mano.

Nuestra encuesta encontró que la mitad de las empresas carecen de las herramientas y aplicaciones adecuadas para realizar un seguimiento de los clientes potenciales a lo largo de las diferentes etapas del recorrido del cliente.

A pesar de la disponibilidad de tecnología, muchas empresas aún confían en la entrada manual de datos de clientes potenciales en sus bases de datos. La entrada manual de datos es lenta, imprecisa y consume mucho tiempo.

Es por eso que las herramientas de seguimiento de clientes potenciales como Ruler Analytics son un tesoro escondido para las empresas. Permiten que los equipos de soporte, ventas y marketing realicen un seguimiento de la actividad de los clientes potenciales a lo largo de cada etapa del viaje del cliente y determinen qué canales contribuyen con el tráfico y los clientes potenciales más calificados.

Consejo profesional
Es posible que ya lo sepa, pero Ruler es una herramienta de atribución de marketing. Ruler realiza un seguimiento del viaje del cliente, evidencia cada paso que da un visitante en su viaje y relaciona los ingresos con la fuente. No entraremos en demasiados detalles aquí, ya que tenemos mucho contenido sobre esto. De hecho, nuestro libro electrónico sobre cómo funciona Ruler puede brindarle todo lo que necesita saber y más.

Usuarios que participan en más viajes entre canales

El seguimiento de clientes potenciales nunca ha sido fácil, y el aumento de los canales de comunicación digital ha hecho que las cosas sean aún más difíciles para los especialistas en marketing. Según Think with Google, los usuarios pueden tener hasta 20 puntos de contacto con su contenido antes de convertirse en clientes. Y, durante nuestro propio estudio, descubrimos que casi el 20 % de las empresas tienen ciclos de ventas de más de cuatro meses.

Entonces, ¿qué hace que los viajes entre canales sean tan difíciles? Bueno, la mayoría de los especialistas en marketing usarán Google Analytics para rastrear clientes potenciales. Google Analytics hace un gran trabajo al mostrarle el comienzo y el final del viaje de un visitante, pero el medio generalmente se vuelve un poco confuso.

Lo que es más, es que Google Analytics tiene una ventana retrospectiva de 90 días. Por lo tanto, si usted es una de esas empresas que tienen un ciclo de ventas promedio de más de cuatro meses, es probable que se esté perdiendo valiosos datos de fuentes de marketing y oportunidades de venta.

Consejos sobre cómo realizar un seguimiento de sus clientes potenciales de marketing

Ahora que hemos cubierto los desafíos asociados con el seguimiento de clientes potenciales, pasemos a lo bueno.

Pedimos a expertos en el campo de las ventas y el marketing que opinaran y compartieran los mejores consejos sobre el seguimiento de clientes potenciales. Desde establecer los objetivos correctos hasta implementar un software de seguimiento de clientes potenciales, con suerte encontrará la inspiración y la motivación que necesita para obtener una mejor visión de sus clientes potenciales y su rendimiento.

Esto es lo que dijeron.

1. Establece tus objetivos de generación de leads
2. Realice un seguimiento de los clientes potenciales mediante un CRM
3. Personalice y defina campos específicos en su sistema CRM
4. Invierta en un software de seguimiento de clientes potenciales
5. Utilice Google Analytics para realizar un seguimiento de los clientes potenciales de marketing
6. Implementar seguimiento UTM
7. Utiliza formularios personalizables
8. Manténgase en contacto con clientes potenciales
9. Organizar seguimientos
10. Usa más preguntas abiertas
11. Concéntrate en lo que más importa

Primero, establezca sus objetivos de generación de ingresos y oportunidades de venta

“Establecer metas nos enseña exactamente cuán impactantes son todos y cada uno de los cambios para el futuro de nuestro negocio. "Podemos ajustar ciertas campañas para aumentar las conversiones en función de nuestro análisis de clientes potenciales anterior", dice Michael Waxman, director ejecutivo y fundador de Sunday for Dogs.

Si bien los clientes potenciales suelen ser motivo de celebración, no significan absolutamente nada para su negocio si no se convierten en ingresos. La mayoría de las veces, los ejecutivos de su empresa (o clientes) no están interesados ​​en cuántos clientes potenciales produjo su última campaña.

Quieren saber cómo esa campaña ayudó a mover la aguja en los ingresos de la empresa.

Entonces, antes de profundizar en las oportunidades del seguimiento de prospectos, debe reevaluar sus objetivos de generación de prospectos. Medir el volumen de clientes potenciales es importante, pero, en última instancia, para la mayoría de las empresas, el objetivo es aumentar los ingresos.

Intente ir más allá de los objetivos de volumen de clientes potenciales y aproveche las métricas más significativas para su organización. Métricas que están más estrechamente relacionadas con las ventas.

Nota del producto
Con una herramienta de atribución de clientes potenciales como Ruler Analytics, puede ir más allá de las conversiones e identificar qué fuentes de marketing generan la mayor cantidad de ingresos y valor a largo plazo. Obtenga más información sobre cómo Ruler realiza un seguimiento de los ingresos de marketing a través de nuestro blog.

Seguimiento de clientes potenciales mediante un CRM

“Use una herramienta de CRM para hacer que su seguimiento de clientes potenciales sea mucho más fácil. Las herramientas de CRM agilizan las estrategias de retención de clientes y las actividades de relación con los clientes. Además de automatizar la recopilación de datos del cliente, algunas herramientas de CRM incluso tienen características avanzadas para realizar acciones específicas basadas en el comportamiento del cliente”, dice Stephen Light, CMO de Nolah Mattress.

Cuando fueron encuestados, el 67,7% de los encuestados informaron que usaban un CRM para el almacenamiento y seguimiento de clientes potenciales.

Un CRM no solo se utiliza para gestionar los clientes existentes. Es una gran herramienta para rastrear clientes potenciales a lo largo del viaje y lo ayuda a comprender mejor sus fortalezas y debilidades.

Rameez Usmani, experto en tecnología y seguridad de Code Signing Store, está de acuerdo: “un software de CRM lo ayuda a determinar las mejores ofertas para los clientes potenciales, el equipo/miembro de ventas con mejor desempeño y su progreso en la tubería. Puede descubrir tendencias en su proceso de ventas a través de la generación de informes, lo que le permite identificar puntos fuertes y débiles en su negocio”.

Por lo general, un CRM viene con integraciones básicas para equipos de ventas y marketing que les permiten obtener una comprensión más profunda de los efectos de su generación de prospectos.

Según Seth Price, socio fundador de Price Benowitz LLP, su software de CRM los ha ayudado a administrar y rastrear clientes potenciales en cada etapa de su viaje.

“Nuestro software CRM ha facilitado mucho todo el proceso para nuestros equipos de marketing. Ciertos procesos están automatizados y podemos determinar cuáles son las necesidades de cada cliente potencial en varias etapas del proceso de conversión y más”, agregó Seth.

Personalice y defina campos específicos en su sistema CRM

“Si su CRM se limita al nombre del cliente potencial y otras formas de información rudimentaria, esto puede afectar negativamente su tasa de cierre. La información es clave cuando se trata de rastrear clientes potenciales, así que asegúrese de capturar todo lo que sea digno de mención”, dice John Li, cofundador y director de tecnología de Fig Loans.

La mayoría de los CRM vienen con campos personalizados que le permiten recopilar información importante sobre clientes potenciales y clientes. Los campos de origen de clientes potenciales en su CRM son una forma simple pero efectiva de obtener una vista única del viaje. Al atraer clientes potenciales a través de fuentes rastreables, también puede realizar un seguimiento de su retorno de la inversión y ajustar los presupuestos”, agregó Bram Jensan, editor jefe de vpnAlert.

Relacionado: Cómo rastrear datos de origen de clientes potenciales de marketing (+ ingresos de atributos)

Ebony Chappell, cofundadora y CMO de Formspal, admite que "es desalentador solicitar primero una gran cantidad de información". Sin embargo, Ebony sugiere preguntar "el nombre del cliente potencial, la empresa, la dirección de correo electrónico, el producto/servicio que le interesa y cómo se enteró de su organización" como punto de partida.

Invierta en un software de seguimiento de clientes potenciales

Para realizar un seguimiento exitoso de los clientes potenciales en el CRM y personalizar los campos con datos de origen de marketing, deberá invertir en una solución que pueda proporcionar inteligencia sobre dónde y cuándo sus esfuerzos de marketing influyeron en un cliente potencial.

“Las herramientas de seguimiento de clientes potenciales pueden decirle directamente dónde se genera un cliente potencial. Ya sea desde el sitio web, anuncios sociales pagados, búsqueda orgánica, anuncios de búsqueda pagados, etc. Esta información lo ayuda a identificar qué métodos han generado clientes potenciales con éxito para usted, qué ha tenido un rendimiento inferior y qué puede cambiar para aumentar la cantidad de clientes potenciales”, dice Janet Patterson, vicepresidenta de marketing de Highway Title Loans.

Matt Seitz, vicepresidente ejecutivo de marketing de C2P Enterprises, tiene experiencia de primera mano trabajando con empresas que se enfrentan a problemas de gestión y seguimiento de clientes potenciales. “Cualquier empresa con la que he trabajado que dice que tiene desafíos con el seguimiento de clientes potenciales generalmente se reduce a no tener la tecnología adecuada”, explicó Matt.

Agregó: “Es importante tener la pila de marketing adecuada, pero también asegurarse de que las herramientas estén conectadas y se comuniquen entre sí. Cuanta más entrada manual, mayores serán las posibilidades de error”.

Hay muchas opciones para elegir, de hecho, elaboramos una lista de las mejores herramientas de seguimiento y gestión de clientes potenciales. Sin embargo, para nosotros, nos quedamos con nuestros propios servicios de seguimiento de clientes potenciales en Ruler Analytics.

En pocas palabras, Ruler es una herramienta de atribución multitáctil que le permite conectar los clientes potenciales generados por marketing con los ingresos. Recopila datos sobre los diferentes canales de marketing con los que interactuó cada cliente potencial y envía la información a su CRM para que pueda obtener una vista única de su actividad de generación de clientes potenciales.

Ruler identifica a los usuarios de su sitio web y realiza un seguimiento de su viaje único a través de múltiples puntos de contacto. Una vez que un visitante anónimo se convierte en un cliente potencial, Ruler compara los detalles del usuario con sus puntos de contacto de marketing y envía todos estos datos a su CRM.

Cada vez que un cliente potencial se cierra en ingresos, los datos de ventas se envían de vuelta al panel de control de Ruler. Dicha conectividad permite que sus equipos de marketing optimicen las campañas en función de los ingresos reales y no solo de los clientes potenciales.

Nota del editor
Descargue el libro electrónico de seguimiento y generación de clientes potenciales y vea exactamente cómo Ruler Analytics puede ayudarlo a proporcionar una vista única de sus viajes. Alternativamente, reserve una demostración para ver de primera mano cómo Ruler puede atribuir los ingresos generados por el marketing a sus clientes potenciales.

Nilesh Surana, Gerente de Generación de Demanda en Fyle, también sugiere usar una herramienta como Hotjar para registrar cada sesión. “Esto brinda a los equipos de marketing una visión profunda de cómo los visitantes interactúan con su contenido, qué resuena con ellos y qué no para impulsar la conversión”, agregó Nilesh.

O bien, utilice Google Analytics para realizar un seguimiento de los clientes potenciales de marketing.

“Tener Google Analytics configurado es una excelente manera de mantenerse al tanto de sus clientes potenciales de marketing y publicidad. Analizar qué tan efectivas fueron sus campañas anteriores es una recomendación sobre cómo promocionar sus campañas futuras”, dice Tirzah Shirai, CEO y fundadora de Blink Bar.

Si aún no tiene el presupuesto para gastar en herramientas de seguimiento de clientes potenciales, entonces Google Analytics es una alternativa gratuita que puede brindarle una idea de los viajes de sus clientes potenciales.

Chris La Morte, cofundador de WebChimpy, utiliza Google Analytics para realizar un seguimiento de todas sus oportunidades de marketing.

“Hay muchas estadísticas disponibles que nos ayudan a tomar decisiones informadas al ejecutar nuestras campañas. Una de las funciones favoritas de Google Analytics es la función de establecimiento de objetivos. Establecemos una tasa de conversión que consideramos exitosa y luego vemos cómo coincide. Por lo general, establecemos objetivos de destino que se activan cuando los clientes llegan a la página de confirmación, lo que nos ayuda a rastrear la cantidad confirmada de clientes potenciales”.

Usar seguimiento UTM

Para que las herramientas de seguimiento de clientes potenciales o Google Analytics funcionen de manera efectiva, deberá asegurarse de que el tráfico que llega a su sitio web esté etiquetado correctamente para que pueda identificar la fuente exacta y cualquier otra variable de marketing.

Matt Bentley, líder de marketing en Sniply, genera códigos UTM para rastrear clientes potenciales de redes sociales, redes sociales pagas y contenido. “Esto me ayuda a realizar un seguimiento de quién viene de dónde”, explicó Matt.

El seguimiento UTM le permite agregar parámetros de seguimiento especiales a su URL. Puede identificar cómo llegan los usuarios a su sitio y, en última instancia, cómo se están desempeñando sus campañas.

Según Dimitris Tsapis, jefe de crecimiento de PlanM8, los parámetros de fuente UTM les han permitido rastrear diferentes campañas y rendimientos de anuncios e identificar las fuentes que generan el mejor ROAS.

Usa formularios personalizables

“Para las campañas de PPC que implican el envío de un formulario (como la captura de clientes potenciales), una de las mejores formas de realizar un seguimiento de los clientes potenciales es personalizar sus formularios. Puede incluir información que está oculta para el usuario que rastrea qué forma está usando, de dónde proviene y qué acciones tomó”, dice Jeremy Yamaguchi, director ejecutivo de Lawn Love.

Manténgase en contacto con clientes potenciales que aún no están listos para comprar

“No todos los clientes potenciales que ingresan al embudo están listos para comprar. Al no nutrir y comunicarse con sus clientes potenciales, está desperdiciando el dinero que gastó en recopilarlos en primer lugar”, dice Charles McMillan, fundador de Stand With Main Street.

Tener un proceso para nutrir clientes potenciales le permite mantenerse comprometido y realizar un seguimiento de las oportunidades que eventualmente pueden convertirse en ingresos más adelante.

Tim Sutton, fundador de Coffee Geek, sugiere diseñar secuencias de marketing por correo electrónico con anticipación para clientes potenciales en diferentes etapas del viaje de los compradores. “Al hacer esto, siempre estará preparado y podrá administrar y realizar un mejor seguimiento de sus clientes potenciales”, agregó Tim.

Jake Smith, director general de Absolute Reg, está de acuerdo y recomienda tener una secuencia completa lista para enviar en el transcurso de semanas o meses antes de enviar su primer correo electrónico. “Con una secuencia de correo electrónico definida, puede realizar un seguimiento de quién está interesado y quién necesita más convencimiento”, agregó Jake.

Pregunte a los clientes potenciales cómo lo encontraron

Preguntar a los clientes cómo descubrieron sus productos y servicios le permite identificar sus canales de comunicación más efectivos y optimizar el rendimiento del marketing en función de los comentarios reales de los clientes.

Chelsea Cohen, cofundadora de SoStocked, sugiere preguntar directamente a los clientes potenciales dónde se enteraron de usted. “Muchas personas están dispuestas a responder esto, y puede ayudarlo a rastrear de dónde provienen sus clientes potenciales. Una vez que haya rastreado las principales rutas, puede concentrar sus esfuerzos en las fuentes de marketing más exitosas”, dice Chelsea.

Si bien preguntarles a los clientes potenciales dónde lo encontraron es una gran idea, no siempre es 100% preciso. La atribución de marketing puede actuar como el amortiguador perfecto para asegurarse de que demuestre definitivamente el impacto de su marketing.

Enfócate en lo que más importa

El hecho de que podamos medir algo no significa que sea lo correcto para medir. El seguimiento de demasiada información puede dificultar el seguimiento y la gestión de clientes potenciales.

“Reduzca los datos que está analizando. Filtrar la información innecesaria ofrece una imagen mucho más clara del viaje de su cliente potencial”, dice Lauren Bosworth, directora ejecutiva de Love Wellness.

Para nosotros, lo más importante son los ingresos. Defina qué métricas le interesan y establezca procesos y herramientas para ayudarlo a medirlas con precisión mes a mes”.

Relacionado: Cómo Ruler atribuye los ingresos a su marketing

¿Necesita ayuda con su seguimiento de clientes potenciales?

“Si pierde la noción de dónde están los clientes potenciales en la tubería. Puede terminar vendiendo en exceso antes de compartir los recursos adecuados con el cliente potencial, o puede olvidarse por completo de él”, Matt Weidle, gerente de desarrollo comercial de Buyer's Guide.

Los especialistas en marketing deben ser responsables de algo más que el tráfico y los clientes potenciales. Con la disponibilidad de herramientas de seguimiento de prospectos como el análisis de reglas, ahora es más fácil que nunca para los especialistas en marketing demostrar su valor al demostrar cómo sus esfuerzos contribuyen a los ingresos.

¿Quiere más información sobre la solución de seguimiento de clientes potenciales de Ruler? Organice una llamada con uno de nuestros expertos en atribución de marketing y lleve su seguimiento de clientes potenciales de extremo a extremo a un nuevo nivel.