La guía definitiva para la incorporación de nuevos clientes para autónomos y propietarios de agencias

Hablemos de la incorporación de nuevos clientes para agencias de marketing digital y autónomos:

Si no tiene un proceso para esto definido, perderá tiempo, perderá dinero y brindará una experiencia menos que ideal al nuevo cliente por el que trabajó tan duro para firmar.

Fundé The Content Factory en 2010. En más de una década desde entonces, he estado ajustando y perfeccionando nuestro nuevo proceso de incorporación de clientes.

No quiero presumir, pero tengo un nuevo cliente que se está incorporando y lo guiaré a través de mi proceso exacto a continuación.

Hay un arte y una ciencia para incorporar nuevos clientes de una manera que obtenga su aceptación antes de la propuesta.

Cuando lo hace bien, el nuevo cliente potencial ya está emocionado de trabajar con usted, incluso antes de que tenga la primera llamada de ventas.

Recientemente compartí este proceso paso a paso de incorporación de nuevos clientes en Sisters in SEO: intercambio de habilidades y redes para mujeres y personas de género diverso (si no eres amigo en SEO, haz clic en ese enlace y únete a nosotros).

Me fue tan bien que decidí convertirlo en esta publicación de blog para que más autónomos y propietarios de agencias ( con suerte, tú ) puedan beneficiarse de ella.

Este nuevo proceso de incorporación de clientes funciona para casi cualquier aspecto del marketing digital, incluidas relaciones públicas, SEO/contenido, marketing en redes sociales y más.

¡Me alegra que hayas preguntado!

Este es nuestro flujo de trabajo para la incorporación de nuevos clientes:

Paso 1: contacto inicial con el nuevo cliente potencial

Si lo piensa, la incorporación de nuevos clientes comienza mucho antes de que se firme el contrato.

De hecho, cada interacción que tenga con un nuevo cliente potencial antes de la firma del contrato es parte del proceso de incorporación.

Demasiados autónomos y propietarios de agencias no entienden esto.

Sin saberlo, terminan brindando una experiencia insatisfactoria al cliente potencial, lo que a menudo resulta en una venta perdida en lugar de un contrato firmado.

El truco consiste en incorporar nuevos clientes desde el punto del primer contacto, en lugar de desde el punto en que firman el contrato.

Así es como hago esto:

Cada vez que un nuevo cliente potencial se comunica con The Content Factory, debe completar un Formulario de consulta de nuevo cliente bastante extenso antes de que lo llame para hablar sobre su proyecto.

El formulario solicita mucha información, por lo que siempre me ofrezco a firmar un NDA cuando lo envío.

Me tomó AÑOS desarrollar este formulario (que puedes descargar aquí, gracias después) , pero el esfuerzo ha valido la pena.

Pero sucedió algo divertido tan pronto como solicité nuevos clientes potenciales para completar este formulario antes de las llamadas de ventas:

Mi tasa de cierre se duplicó con creces.

Hay 3 razones por las cuales:

1. El formulario es bastante largo , por lo que el cliente tiene que sentarse y pasar un tiempo llenándolo y pensando en lo que quiere, lo que funcionó en el pasado y lo que no, etc.
   
   Simplemente haciendo las preguntas correctas (detalladas) en el formulario, demostramos nuestra experiencia e inversión en su éxito... y conseguimos la aceptación temprana del cliente.
   
   FYI: estos son los tipos de señales que desea enviar temprano y con frecuencia a lo largo del proceso de incorporación de nuevos clientes.
   
   
2. El formulario filtra los lookie-loos porque solicita su presupuesto y establece claramente nuestra tasa mínima de participación.
   
   ¡BAM! No más llamadas con clientes que no tienen fondos para pagar nuestros servicios
   
   
3. El formulario me dice si somos una buena opción. Una vez que tengo el formulario completo, tengo suficiente información sobre el cliente potencial para identificar si nuestros servicios son adecuados para su marca (a veces, no lo somos).

En pocas palabras, el formulario de consulta de nuevos clientes ayuda a precalificar al cliente potencial, responde muchas de nuestras preguntas iniciales y me permite investigar lo suficiente para llegar a la llamada de ventas preparado para hablar en detalle.

Y DESLUMBRAR

Más allá de ayudarme a superar la primera llamada de ventas, el Formulario de consulta de nuevo cliente completo actúa como un documento de referencia para las personas de mi equipo que continúan atendiendo la cuenta.

Cuando comenzamos a trabajar en la cuenta, a menudo volvemos a consultar el Formulario de consulta de nuevos clientes cuando hay preguntas sobre la marca, los mensajes, etc.

¿Tienes curiosidad por saber cómo es esta forma mágica? Consíguelo aquí .

Incorporación de nuevos clientes Paso 2: La llamada de ventas

Una vez que revisé su Formulario de consulta de nuevos clientes y determiné que nuestros servicios encajarían bien, programo la llamada de ventas con el cliente, yo mismo y cualquier miembro de mi equipo que administraría la cuenta.

Durante esta llamada, concretamos lo que el cliente potencial necesita. Luego, el 95 % de las veces, comenzamos el contrato con un análisis competitivo y desarrollo de la estrategia.

Una nota importante sobre el análisis competitivo y el desarrollo de estrategias:

¡REGALÉ ESTO DURANTE TANTOS AÑOS ANTES DE COBRAR POR ELLO!

Eso vino de un lugar de no entender mi valor y sentir que necesitaba "ganarme" al cliente potencial... a quien ya había ganado.

Al menos ahora, lo sé mejor.

Si está leyendo esto y no está cobrando por el desarrollo de estrategias y el análisis competitivo, que es una parte necesaria del trabajo y requiere mucho tiempo, aprenda de mi error.

Lo animo a obtener ese análisis competitivo y desarrollo de estrategia $$$, porque es SUSTANCIAL (cobramos más de $ 7,500 por él ahora).

Otra nota importante sobre el desarrollo de la estrategia, en particular:

Si no cobras por esto, el cliente no lo valorará tanto.

Período.

No importa si su estrategia es increíble, el cliente simplemente no aceptará el valor de la misma.

Pregúntame cómo aprendí esto de la manera difícil

Además, llevar a cabo un análisis competitivo y trazar un plan de ataque detallado (que *realmente* generará resultados para el cliente) lleva mucho tiempo.

En nuestro caso, toma de 3 a 6 semanas, dependiendo de la complejidad de la cuenta.

El informe que enviamos a los clientes suele tener más de 60 páginas de estrategia y análisis detallados, llenos de hojas de cálculo que incluyen todo, desde personas influyentes hasta objetivos y presentaciones de blogs de SEO.

Para ser efectivo, debe hacer este nivel de investigación de antecedentes.
 

¡ASEGÚRESE DE COBRAR AL CLIENTE POR ESTE TRABAJO!

Con la configuración del Paso 1 y el Paso 2, generalmente cierro prospectos en la primera llamada (que toma de 30 a 60 minutos).

No exagero, cuando el cliente llega a la fase de llamada de ventas, ya está emocionado de trabajar con nosotros.

En ese momento, la venta es mía para perder.

Y rara vez lo hago.

Aproximadamente 1 de cada 10 veces, se programa una segunda o, a veces, una tercera llamada de ventas, lo que prolonga el Paso 2.

¿Cuánto cobra por las llamadas de nuevos clientes?

Varias personas me han preguntado cuánto cobro por las llamadas de consulta de nuevos clientes.

La respuesta:
$0

El costo de admisión está cubierto por el tiempo que el nuevo cliente potencial invierte en completar el Formulario de consulta de nuevo cliente. Si alguien quiere consultar, es un caballo de otro color.

Por consultoría 1:1 y desarrollo de estrategias, cobro $350 por hora (se puede reservar a través de este enlace).

Incorporación de clientes Paso 3: La propuesta

Dentro de las 72 horas de la última llamada de ventas, envío la propuesta y el contrato.

Usamos (y recomendamos) Proposify para esto, lo que nos permite crear plantillas de propuestas y agregar contratos que el nuevo cliente puede firmar electrónicamente fácilmente.

Aunque cada propuesta es diferente, tener algunas plantillas estándar configuradas ahorra mucho tiempo y brinda una experiencia simple, elegante y profesional para el cliente.

Antes de personalizar la plantilla de propuesta, reviso mis notas de la llamada de ventas y (¡adivinaste!) su formulario de consulta de nuevo cliente.

A partir de ahí, evalúo si al cliente se le deben cobrar tarifas más altas en función de la complejidad de su cuenta y ajusto la cotización según sea necesario. A los clientes ultra técnicos se les cobran tarifas más altas.

Planifico todo lo que se incluirá en los servicios de análisis competitivo y desarrollo de estrategias, luego envío la propuesta y el contrato.

Nota: en el 95% de los casos este contrato NO es para servicios continuos.

¿Cómo sabemos qué recomendar si no hemos realizado el análisis competitivo y la construcción de la estrategia?

Por ahora estoy seguro de que ves a dónde voy con esto

Una segunda propuesta de servicios continuos surge después de que creamos y revisamos el informe de desarrollo de estrategia y análisis competitivo.

Incorporación de nuevos clientes Paso 4: Facturación y pago

Tan pronto como el contrato se firma electrónicamente (nuevamente, Proposify lo hace elegante y sin problemas), envío una factura para que se pague antes de la entrega de los servicios.

¿Sin pago? Sin convocatoria de inicio.

Veo a muchos autónomos y propietarios de agencias quejándose en grupos de Facebook de que los clientes tardan mucho en pagar. He estado allí, lo odié.

Esto es lo que aprendí durante los más de 12 años que he sido CEO de The Content Factory:

Es importante “capacitar” a sus clientes desde el principio en que el pago se espera en el momento oportuno, y antes de que se presten los servicios.

Demasiados autónomos y propietarios de agencias se emocionan tanto por fichar al nuevo cliente que no quieren asustarlo con demandas de pago inmediato.

¡Aquí es donde su contrato lo salva!

Establezca desde el día 1 que el pago vence por adelantado y luego haga que su cliente cumpla con el contrato que firmó.

¡Ciertamente te mantendrán hasta el final!

Así que no seas tímido, y definitivamente no seas grosero.

Dicho esto, sea firme al establecer sus límites (pago y otros) desde el principio.

Si no, el cliente aprenderá que puede pasar por encima de ti... y lo hará. Confía en mí, es mejor cortar los límites de raíz desde el principio.

Incorporación de clientes Paso 5: La llamada de lanzamiento del contrato

Una vez que se recibe el pago, programo una llamada de inicio de contrato con el cliente, y cualquiera de mi equipo tocará la cuenta.

Esto suele tardar una hora o más, y dejamos la llamada con respuestas detalladas a nuestras preguntas.

También dejamos la llamada alineada con los próximos pasos y los tiempos de respuesta esperados, porque nuevamente este informe toma un tiempo para desarrollarse.

Dado que tendemos a profundizar en muchos detalles esenciales en la llamada de inicio, nos aseguramos de grabarlo para futuras referencias (Zoom lo hace simple).

Finalmente, ¡entrega de servicios!

A medida que comienzan los servicios para el nuevo cliente, es importante actualizar regularmente al cliente sobre su progreso y errar por hacer demasiadas preguntas en lugar de hacer muy pocas.

Enviamos actualizaciones de estado semanales los viernes, viñetas que señalan todo el trabajo que se realizó en la cuenta esa semana.

Los informes semanales son algo simple, ¡pero a los clientes les encanta!

A mi equipo y a mí también nos encanta, porque al mantener actualizado al cliente, lo mantenemos fuera de nuestra bandeja de entrada solicitando actualizaciones de estado.

El proceso de incorporación de nuevos clientes descrito anteriormente me ha ahorrado MUCHO tiempo a lo largo de los años.

Además de eso, también me ayudó a ganar más de mil millones de dólares en clientes y obtener proyectos mejor pagados.

Con suerte, también funciona para ti.

¿Qué opinas de mi nuevo proceso de incorporación de clientes? ¡Deja un comentario si crees que me olvidé algo!