Ghidul suprem pentru integrarea noilor clienți pentru liber profesioniști și proprietarii de agenții

Să vorbim despre integrarea noilor clienți pentru agențiile de marketing digital și freelanceri:

Dacă nu aveți un proces pentru acest lucru, veți pierde timp, veți pierde bani și veți oferi o experiență mai puțin decât ideală noului client pe care ați muncit atât de mult să îl semnați.

Am fondat The Content Factory în 2010. În deceniul de după, am îmbunătățit și perfecționat noul nostru proces de integrare a clienților.

Nu vreau să mă laud, dar am un nou client încorporat la blocare – și vă voi prezenta mai jos procesul meu exact.

Există o artă și o știință pentru a integra clienți noi într-un mod care să-i primească acceptarea înaintea propunerii.

Când înțelegeți bine, noul client este deja încântat să lucreze cu dvs. chiar înainte de a primi primul apel de vânzări.

Am împărtășit recent acest proces pas cu pas de integrare a clienților noi în Sisters in SEO – împărtășirea abilităților și crearea de rețele pentru femei și genul divers (dacă nu sunteți un nedudebro în SEO, accesați acel link și alăturați-vă nouă!).

A mers atât de bine încât am decis să o transform în această postare pe blog, astfel încât mai mulți liber profesioniști și proprietari de agenții – sperăm că tu – poți beneficia de ea.

Acest nou proces de integrare a clienților funcționează pentru aproape orice aspect al marketingului digital, inclusiv PR, SEO/conținut, marketing pe rețelele sociale și multe altele.

Mă bucur că ai întrebat!

Iată fluxul nostru de lucru pentru integrarea noilor clienți:

Pasul 1: Contactul inițial cu noul client potențial

Dacă vă gândiți bine, integrarea noilor clienți începe cu mult înainte de semnarea contractului.

De fapt, fiecare interacțiune pe care o aveți cu un nou client înainte de semnarea contractului face parte din procesul de integrare.

Prea mulți freelanceri și proprietari de agenții ratează acest lucru.

Fără să știe, ajung să ofere o experiență nesatisfăcătoare potențialului client – ​​ceea ce duce adesea la o vânzare ratată în loc de un contract semnat.

Trucul este să îmbarcezi clienți noi din punctul de prim contact, nu din punctul în care semnează contractul.

Iată cum fac asta:

Ori de câte ori un nou client ajunge la The Content Factory, ei trebuie să completeze un Formular de solicitare a unui client nou destul de extins înainte de a apela la un telefon pentru a vorbi despre proiectul lor.

Formularul solicită o mulțime de informații, așa că îmi ofer întotdeauna să semnez un NDA atunci când îl trimit.

Mi-a luat ANI să dezvolt acest formular (pe care îl puteți descărca aici, mulțumiți-mi mai târziu) , dar efortul a meritat.

Dar un lucru amuzant s-a întâmplat de îndată ce am cerut noi clienți potențiali să completeze acest formular înainte de apelurile de vânzări:

Rata mea de aproape sa dublat.

Există 3 motive pentru care:

1. Formularul este destul de lung , așa că clientul trebuie să stea jos și să petreacă ceva timp completându-l și gândindu-se la ce își dorește, ce a funcționat în trecut și ce nu, etc.
   
   Doar punând întrebările corecte (detaliate) pe formular, ne demonstrăm expertiza și investiția în succesul lor... și obținem acceptarea din timp a clientului.
   
   FYI: acestea sunt tipurile de semnale pe care doriți să le trimiteți devreme și adesea pe parcursul procesului de integrare a noului client.
   
   
2. Formularul filtrează lookie-loos-urile pentru că le solicită bugetul și indică clar rata noastră minimă de implicare.
   
   BAM! Gata cu apelurile cu clienții care nu au fonduri pentru a plăti serviciile noastre
   
   
3. Formularul îmi spune dacă ne potrivim bine. Odată ce am completat formularul, am suficiente informații despre potențialul client pentru a identifica dacă serviciile noastre sunt potrivite pentru marca lor (uneori, nu suntem).

Pe scurt, Formularul de solicitare a unui client nou ajută la precalificarea clientului potențial, răspunde la multe dintre întrebările noastre inițiale și îmi permite să fac suficiente cercetări pentru a ajunge la apelul de vânzări pregătit să vorbesc în detaliu.

SI ORBIREA

Pe lângă faptul că mă ajută să opresc primul apel de vânzări, Formularul de solicitare a unui client nou completat acționează ca un document de referință pentru oamenii din echipa mea care continuă să deservească contul.

Când începem să lucrăm la cont, ne referim adesea la Formularul de solicitare a unui client nou atunci când există întrebări despre branding, mesaje etc.

Ești curios cum arată această formă magică? Ia-l aici .

Incorporarea noilor clienți Pasul 2: Apelul de vânzări

Odată ce am examinat formularul de solicitare a noului client și am stabilit că serviciile noastre ar fi potrivite, programez apelul de vânzări cu clientul, cu mine și cu oricine din echipa mea ar gestiona contul.

În timpul acestui apel, stabilim ce are nevoie clientul potențial. Apoi, în 95% din timp, începem contractul cu analiză competitivă și construirea strategiei.

O notă importantă privind analiza competitivă și dezvoltarea strategiei:

AM DAT ASTA AȚI ANI ÎNAINTE DE A ÎNCARCA PENTRU EL!

Asta a venit dintr-un loc în care nu îmi înțelegeam valoarea și simțeam că trebuie să „câștig” potențialul client... pe care îl cucerisem deja.

Cel puțin acum, știu mai bine.

Dacă citiți acest lucru și nu plătiți pentru dezvoltarea strategiei și analiza competitivă – care este o parte necesară și consumatoare de timp a jobului – vă rugăm să învățați din greșeala mea.

Vă încurajez să obțineți acea analiză competitivă și dezvoltarea strategiei $$$, deoarece este SUBSTANȚIAL (acum taxăm 7.500 $+ pentru asta).

O altă notă importantă despre dezvoltarea strategiei, în special:

Dacă nu taxați pentru asta, clientul nu îl va aprecia la fel de mult.

Perioadă.

Nu contează dacă strategia ta este uimitoare, clientul pur și simplu nu va accepta valoarea acesteia.

Întreabă-mă cum am învățat asta la greu

De asemenea, efectuarea unei analize competitive și elaborarea unui plan detaliat de atac (care *de fapt* va genera rezultate pentru client) necesită mult timp.

În cazul nostru, durează între 3-6 săptămâni, în funcție de complexitatea contului.

Raportul pe care îl trimitem clienților este adesea de peste 60 de pagini de strategie și analize detaliate, pline cu foi de calcul care includ totul, de la influenți la țintă până la propuneri de blog SEO.

Pentru a fi eficient, trebuie să faceți acest nivel de cercetare de fundal.
 

ASIGURAȚI-VĂ ÎNCĂRCAȚI CLIENTUL PENTRU ACEASTA LUCRARE!

Odată cu configurarea pasului 1 și pasului 2, închid de obicei clienții potențiali la primul apel (care durează 30-60 de minute).

Fără exagerare, până când clientul ajunge la faza apelului de vânzări, este deja încântat să lucreze cu noi.

În acel moment, vânzarea este a mea de pierdut.

Și o fac rar.

De aproximativ 1 din 10 ori, un al doilea sau uneori al treilea apel de vânzări este programat, prelungind Pasul 2.

Cât de mult plătiți pentru apelurile clienților noi?

Mai multe persoane m-au întrebat cât de mult plătesc pentru apelurile de întrebări ale noilor clienți.

Răspunsul:
0 USD

Costul de admitere este acoperit de timpul în care noul lead investește în completarea Formularului de solicitare a unui client nou. Dacă cineva vrea consultanță, este un cal de altă culoare.

Pentru consultanță 1:1 și dezvoltarea strategiei, taxez 350 USD pe oră (care se poate rezerva prin acest link).

Incorporarea clientului Pasul 3: Propunerea

În termen de 72 de ore de la ultimul apel de vânzări, trimit propunerea și contractul.

Folosim (și recomandăm) Proposify pentru aceasta, care ne permite să modelăm propuneri și să abordăm contracte pe care noul client le poate semna cu ușurință electronic.

Deși fiecare propunere este diferită, având câteva șabloane standard setate economisește mult timp și oferă clientului o experiență simplă, elegantă și profesională.

Înainte de a personaliza șablonul de propunere, îmi examinez notele de la apelul de vânzări și (ai ghicit!) Formularul de solicitare a unui client nou.

De acolo, evaluez dacă clientul ar trebui să primească tarife mai mari în funcție de complexitatea contului său și ajustez cotația după cum este necesar. Clienții ultra tehnici primesc tarife mai mari.

Planific totul pentru a fi inclus în serviciile de analiză competitivă și dezvoltare a strategiei, apoi trimit propunerea și contractul.

Notă: în 95% din cazuri acest contract NU este pentru servicii în derulare.

De unde știm ce să recomandăm dacă nu am făcut analiza competitivă și elaborarea strategiei?

Până acum sunt sigur că înțelegi unde merg cu asta

O a doua propunere pentru servicii în curs de desfășurare vine după ce creăm și revizuim raportul de analiză competitivă și dezvoltare a strategiei.

Incorporarea noilor clienți Pasul 4: Facturare și plată

De îndată ce contractul este semnat electronic (din nou, Proposify face acest lucru elegant și perfect), trimit o factură care trebuie plătită înainte de livrarea serviciilor.

Fara plata? Niciun apel de lansare.

Văd mulți freelanceri și proprietari de agenții plângându-se în grupurile de pe Facebook că clienții plătesc foarte lenți. Am fost acolo, am urât.

Iată ce am învățat de-a lungul celor peste 12 ani în care am fost CEO al The Content Factory:

Este important să vă „antrenați” clienții încă de la început că plata este așteptată în timp util – și înainte ca serviciile să fie prestate.

Prea mulți freelanceri și proprietari de agenții sunt atât de încântați să semneze noul client, încât nu vor să-i sperie cu cereri de plată imediate.

Aici te salvează contractul tău!

Stabiliți din ziua 1 că plata este datorată în avans și apoi țineți clientul să respecte contractul pe care l-a semnat.

Cu siguranță te vor ține până la capăt!

Așa că nu fii timid și cu siguranță nu fi nepoliticos.

Acestea fiind spuse, fiți ferm în stabilirea limitelor dvs. - plată și altele - de la început.

Dacă nu, clientul va învăța că poate merge peste tine... și o va face. Crede-mă, este mai bine să depășești devreme împingerea granițelor.

Incorporarea clientului Pasul 5: Apelul de lansare a contractului

Odată ce plata este primită, programez un apel de lansare a contractului cu clientul și oricine din echipa mea va atinge contul.

Acest lucru durează de obicei o oră sau mai mult și părăsim apelul cu răspunsuri aprofundate la întrebările noastre.

De asemenea, lăsăm apelul aliniat la următorii pași și la timpii de răspuns estimați, deoarece, din nou, acest raport durează ceva timp.

Deoarece avem tendința de a săpă în multe detalii esențiale la apelul de lansare, ne asigurăm că îl înregistrăm pentru referințe viitoare (Zoom simplifică acest lucru).

În sfârșit – Livrarea serviciilor!

Pe măsură ce încep serviciile pentru noul client, este important să actualizați în mod regulat clientul cu privire la progresul dvs. și să greșiți de partea de a pune prea multe întrebări în loc de prea puține.

Trimitem actualizări săptămânale de stare în zilele de vineri, bullet indicând toate lucrările efectuate pe cont în acea săptămână.

Raportarea săptămânală este un lucru simplu, dar clienților le place!

Echipa mea și mie ne place, de asemenea, pentru că, ținând clientul la curent, îi ținem departe de căsuța de e-mail care solicită actualizări de stare.

Procesul de integrare a noului client descris mai sus mi-a economisit o TONĂ de timp de-a lungul anilor.

În plus, m-a ajutat să câștig clienți de miliarde de dolari și să obțin proiecte mai bine plătite

Sper că funcționează și pentru tine

Ce părere aveți despre procesul de integrare a noului meu client? Lasă un comentariu dacă crezi că am omis ceva!