Panduan Utama untuk Orientasi Klien Baru untuk Freelancer & Pemilik Agensi

Mari kita bicara tentang orientasi klien baru untuk agensi pemasaran digital dan pekerja lepas:

Jika Anda tidak memiliki proses untuk ini, Anda akan membuang waktu, kehilangan uang, dan memberikan pengalaman yang kurang ideal kepada klien baru yang telah Anda tanda tangani dengan susah payah.

Saya mendirikan The Content Factory pada tahun 2010. Dalam dekade+ sejak itu, saya telah mengubah dan menyempurnakan proses orientasi klien baru kami.

Saya tidak bermaksud menyombongkan diri, tetapi saya memiliki klien baru yang aktif – dan saya akan memandu Anda melalui proses persis saya di bawah ini.

Ada seni dan ilmu untuk orientasi klien baru dengan cara yang mendapatkan persetujuan mereka sebelum proposal.

Ketika Anda melakukannya dengan benar, prospek baru sudah bersemangat untuk bekerja dengan Anda – bahkan sebelum Anda melakukan panggilan penjualan pertama.

Saya baru-baru ini membagikan proses orientasi klien baru selangkah demi selangkah di Sisters in SEO – berbagi keterampilan & jaringan untuk wanita & beragam gender (jika Anda bukan orang bodoh dalam SEO, tekan tautan itu dan bergabunglah dengan kami!).

Itu berjalan dengan sangat baik sehingga saya memutuskan untuk mengubahnya menjadi posting blog ini sehingga lebih banyak pekerja lepas dan pemilik agensi – semoga, Anda – dapat mengambil manfaat darinya.

Proses orientasi klien baru ini berfungsi untuk hampir semua aspek pemasaran digital, termasuk PR, SEO/konten, pemasaran media sosial, dan banyak lagi.

Senang Anda bertanya!

Berikut alur kerja kami untuk orientasi klien baru:

Langkah 1: Kontak Awal dengan Pemimpin Baru

Jika Anda memikirkannya, orientasi klien baru dimulai jauh sebelum kontrak ditandatangani.

Faktanya, setiap interaksi yang Anda lakukan dengan prospek baru sebelum penandatanganan kontrak adalah bagian dari proses orientasi.

Terlalu banyak pekerja lepas dan pemilik agensi yang meleset dalam hal ini.

Tanpa disadari, mereka akhirnya memberikan pengalaman yang tidak memuaskan kepada klien potensial – yang sering kali menghasilkan penjualan yang terlewat alih-alih kontrak yang ditandatangani.

Triknya adalah menerima klien baru dari titik kontak pertama, alih-alih dari titik mereka menandatangani kontrak.

Inilah cara saya melakukan ini:

Setiap kali seorang pemimpin baru menjangkau The Content Factory, mereka harus mengisi Formulir Permintaan Klien Baru yang cukup ekstensif sebelum saya menelepon mereka untuk membicarakan proyek mereka.

Formulir meminta banyak informasi, jadi saya selalu menawarkan untuk menandatangani NDA ketika saya mengirimkannya.

Saya membutuhkan TAHUN-TAHUN untuk mengembangkan formulir ini (yang dapat Anda unduh di sini, terima kasih nanti) , tetapi upaya itu tidak sia-sia.

Tapi hal yang lucu terjadi segera setelah saya membutuhkan prospek baru untuk melengkapi formulir ini sebelum panggilan penjualan:

Tingkat penutupan saya lebih dari dua kali lipat.

Ada 3 alasan mengapa:

1. Formulirnya cukup panjang , jadi klien harus duduk dan meluangkan waktu untuk mengisinya dan memikirkan apa yang mereka inginkan, apa yang berhasil di masa lalu dan apa yang tidak, dll.
   
   Hanya dengan mengajukan pertanyaan (terperinci) yang tepat pada formulir, kami menunjukkan keahlian dan investasi kami dalam kesuksesan mereka…dan mendapatkan persetujuan awal klien.
   
   FYI: ini adalah jenis sinyal yang ingin Anda kirim lebih awal dan sering selama proses orientasi klien baru.
   
   
2. Formulir menyaring lookie-loos karena meminta anggaran mereka dan dengan jelas menyatakan tingkat keterlibatan minimum kami.
   
   BAM! Tidak ada lagi panggilan dengan klien yang tidak memiliki dana untuk membayar layanan kami
   
   
3. Formulir memberitahu saya jika kita cocok. Setelah saya menyelesaikan formulir, saya memiliki cukup info tentang klien potensial untuk mengidentifikasi apakah layanan kami cocok untuk merek mereka (terkadang, tidak).

Singkatnya, Formulir Permintaan Klien Baru membantu pra-kualifikasi prospek, menjawab banyak pertanyaan awal kami, dan memungkinkan saya melakukan riset yang cukup untuk mencapai panggilan penjualan yang siap untuk berbicara secara mendetail.

DAN SENANG

Selain membantu saya menyelesaikan panggilan penjualan pertama, Formulir Permintaan Klien Baru yang telah diisi berfungsi sebagai dokumen batu ujian bagi orang-orang di tim saya yang melanjutkan ke layanan akun.

Ketika kami mulai mengerjakan akun, kami sering merujuk kembali ke Formulir Permintaan Klien Baru ketika ada pertanyaan tentang branding, pengiriman pesan, dll.

Penasaran seperti apa wujud magis ini? Dapatkan di sini .

Orientasi Klien Baru Langkah 2: Panggilan Penjualan

Setelah saya meninjau Formulir Permintaan Klien Baru mereka dan menentukan bahwa layanan kami akan cocok, saya menjadwalkan panggilan penjualan dengan klien, saya sendiri, dan siapa pun di tim saya yang akan mengelola akun tersebut.

Selama panggilan ini, kami menentukan apa yang dibutuhkan klien potensial. Kemudian, 95% dari waktu, kami memulai kontrak dengan analisis kompetitif dan penyusunan strategi.

Catatan penting tentang analisis kompetitif dan pengembangan strategi:

SAYA MEMBERI INI SELAMA BERTAHUN-TAHUN SEBELUM MEMBAYARNYA!

Itu datang dari tempat yang tidak memahami nilai saya dan merasa seperti saya perlu "menang" atas klien potensial ... yang telah saya menangkan.

Setidaknya sekarang, aku lebih tahu.

Jika Anda membaca ini dan tidak mengenakan biaya untuk pengembangan strategi dan analisis kompetitif – yang merupakan bagian pekerjaan yang perlu dan memakan waktu – silakan belajar dari kesalahan saya.

Saya mendorong Anda untuk mendapatkan analisis kompetitif dan pengembangan strategi $$$, karena LUAR BIASA (kami mengenakan biaya $7,500+ untuk itu sekarang).

Catatan penting lainnya tentang pengembangan strategi, khususnya:

Jika Anda tidak mengenakan biaya untuk ini, klien tidak akan menghargainya.

Periode.

Tidak masalah jika strategi Anda luar biasa, klien tidak akan setuju dengan nilainya.

Tanyakan kepada saya bagaimana saya mempelajari ini dengan cara yang sulit

Selain itu, melakukan analisis kompetitif dan memetakan rencana serangan yang terperinci (yang *sebenarnya* akan menghasilkan hasil untuk klien) membutuhkan banyak waktu.

Dalam kasus kami, dibutuhkan antara 3-6 minggu, tergantung pada kerumitan akun.

Laporan yang kami kirim ke klien sering kali terdiri dari 60+ halaman strategi dan analisis terperinci, dikemas dengan spreadsheet yang mencakup segala hal mulai dari influencer hingga target hingga promosi blog SEO.

Agar efektif, Anda perlu melakukan penelitian latar belakang tingkat ini.
 

PASTIKAN ANDA MEMBAYAR KLIEN UNTUK PEKERJAAN INI!

Dengan pengaturan Langkah 1 dan Langkah 2, saya biasanya menutup prospek pada panggilan pertama (yang memakan waktu 30-60 menit).

Tidak berlebihan, pada saat klien sampai pada fase sales call, mereka sudah bersemangat untuk bekerja sama dengan kami.

Pada saat itu, penjualan adalah milik saya yang akan hilang.

Dan saya jarang melakukannya.

Sekitar 1 dari 10 kali, panggilan penjualan kedua atau terkadang ketiga dijadwalkan, memperpanjang Langkah 2.

Berapa Biaya yang Anda Bayar untuk Panggilan Klien Baru?

Beberapa orang bertanya kepada saya berapa biaya yang saya kenakan untuk panggilan pertanyaan klien baru.

Jawabannya:
$0

Biaya masuk ditanggung oleh saat pemimpin baru berinvestasi dalam mengisi Formulir Permintaan Klien Baru. Jika seseorang ingin berkonsultasi, itu adalah kuda dengan warna berbeda.

Untuk konsultasi dan pengembangan strategi 1:1, saya mengenakan biaya $350 per jam (dapat dipesan melalui tautan ini).

Orientasi Klien Langkah 3: Proposal

Dalam waktu 72 jam dari panggilan penjualan terakhir, saya mengirimkan proposal dan kontrak.

Kami menggunakan (dan merekomendasikan) Proposify untuk ini, yang memungkinkan kami untuk membuat template proposal dan menerapkan kontrak yang dapat ditandatangani oleh klien baru dengan mudah.

Meskipun setiap proposal berbeda, memiliki beberapa set templat standar menghemat banyak waktu dan memberikan pengalaman yang sederhana, ramping, dan profesional bagi klien.

Sebelum saya menyesuaikan template proposal, saya meninjau catatan saya dari panggilan penjualan dan (Anda dapat menebaknya!) Formulir Permintaan Klien Baru mereka.

Dari sana, saya menilai apakah klien harus dikenakan tarif yang lebih tinggi berdasarkan kompleksitas akun mereka dan menyesuaikan penawaran seperlunya. Klien ultra teknis dikenakan tarif yang lebih tinggi.

Saya memetakan semuanya untuk dimasukkan dalam analisis kompetitif dan layanan pengembangan strategi, kemudian mengirimkan proposal dan kontrak.

Catatan: dalam 95% kasus, kontrak ini BUKAN untuk layanan yang sedang berjalan.

Bagaimana kita tahu apa yang harus direkomendasikan jika kita belum melakukan analisis kompetitif dan pengembangan strategi?

Sekarang saya yakin Anda melihat ke mana saya pergi dengan ini

Proposal kedua untuk layanan berkelanjutan muncul setelah kami membuat dan meninjau analisis persaingan dan laporan pengembangan strategi.

Orientasi Klien Baru Langkah 4: Faktur & Pembayaran

Segera setelah kontrak ditandatangani (sekali lagi, Proposify membuat ini mulus & mulus), saya mengirimkan faktur yang harus dibayar sebelum pengiriman layanan.

Tidak ada pembayaran? Tidak ada panggilan kickoff.

Saya melihat banyak pekerja lepas dan pemilik agensi mengeluh di grup Facebook tentang klien yang sangat lambat membayar. Pernah ke sana, membencinya.

Inilah hal yang saya pelajari selama 12+ tahun saya menjadi CEO The Content Factory:

Penting untuk "melatih" klien Anda sejak awal bahwa pembayaran diharapkan tepat waktu – dan sebelum layanan diberikan.

Terlalu banyak pekerja lepas dan pemilik agensi yang begitu bersemangat untuk menandatangani klien baru, mereka tidak ingin menakut-nakuti mereka dengan tuntutan pembayaran segera.

Di sinilah kontrak Anda menyelamatkan Anda!

Tetapkan sejak Hari 1 bahwa pembayaran jatuh tempo di muka, dan kemudian pegang klien Anda pada kontrak yang mereka tandatangani.

Mereka pasti akan menahan Anda sampai akhir!

Jadi jangan malu-malu, dan yang pasti jangan kasar.

Karena itu, tegaslah dalam menetapkan batasan Anda – pembayaran dan lainnya – sejak dini.

Jika tidak, klien akan belajar bahwa mereka dapat berjalan di sekitar Anda…dan mereka akan melakukannya. Percayalah, lebih baik untuk menghentikan dorongan batas sejak awal.

Orientasi Klien Langkah 5: Panggilan Kontrak Kickoff

Setelah pembayaran diterima, saya menjadwalkan panggilan kontrak awal dengan klien, dan siapa pun di tim saya akan menyentuh akun tersebut.

Ini biasanya memakan waktu satu jam atau lebih, dan kami meninggalkan panggilan dengan jawaban mendalam untuk pertanyaan kami.

Kami juga membiarkan panggilan selaras pada langkah berikutnya dan waktu penyelesaian yang diharapkan, karena sekali lagi laporan ini membutuhkan waktu untuk dibuat.

Karena kami cenderung menggali banyak detail seluk beluk pada panggilan kickoff, kami memastikan untuk merekamnya untuk referensi di masa mendatang (Zoom membuatnya sederhana).

Akhirnya – Pengiriman Layanan!

Saat layanan untuk klien baru dimulai, penting untuk secara teratur memperbarui klien tentang kemajuan Anda dan keliru jika mengajukan terlalu banyak pertanyaan daripada terlalu sedikit.

Kami mengirim pembaruan status mingguan pada hari Jumat, yang menunjukkan semua pekerjaan yang dilakukan pada akun minggu itu.

Pelaporan mingguan adalah hal yang sederhana, tetapi klien menyukainya!

Saya dan tim saya juga menyukainya – karena dengan terus memperbarui klien, kami menjauhkan mereka dari kotak masuk kami untuk meminta pembaruan status.

Proses orientasi klien baru yang diuraikan di atas telah menghemat banyak waktu saya selama bertahun-tahun.

Selain itu, ini juga membantu saya memenangkan klien bernilai miliaran dolar dan mendapatkan proyek dengan bayaran lebih tinggi

Semoga berhasil juga untuk Anda

Apa pendapat Anda tentang proses orientasi klien baru saya? Berikan komentar jika menurut Anda saya meninggalkan sesuatu!