Cómo organizar un seminario web que hará que regresen por más

Ya sea que esté hablando a una audiencia de 10 o 10,000, hay algo acerca de estar frente a una multitud de personas que hace que muchas de nuestras rodillas tiemblen de miedo.

Con un poco de práctica, los oradores para eventos públicos en vivo a menudo se vuelven más cómodos y hábiles con el tiempo. Pero, ¿y si su evento se lleva a cabo en línea?

En el caso de un seminario web, o un seminario web, las responsabilidades del anfitrión son más que simplemente superar el miedo escénico. La cantidad de colaboración y preparación que se dedica a un seminario web es equivalente, si no más, que la cantidad que se dedica a un evento en vivo.

A continuación, veremos cómo crear un seminario web y organizar uno de principio a fin.

Elaboración de estrategias para su seminario web

Proponer ideas y ejecutarlas para un seminario web suele ser la parte más emocionante del proceso.

Pero antes de lanzar cualquier campaña o actividad de marketing, los especialistas en marketing deben dar un paso atrás y pensar estratégicamente. Todos y cada uno de los pasos dados para su seminario web deben realizarse con propósito e intención.

A continuación se presentan algunas de las cosas en las que debe pensar cuando se trata de su propia estrategia de seminario web.

Conoce a tu audiencia

Incluso antes de que intentes encontrar un tema, una gran parte de tu estrategia gira en torno a tu audiencia.

¿Qué tipo de personas desea conocer y asistir a su seminario web? ¿Qué tipo de preguntas tienen? ¿Qué problemas podrían necesitar ayuda para resolver? ¿Con qué quieres que se vayan?

Responder a este tipo de preguntas puede ayudarlo a reducir su(s) persona(s) ideal(es) para su seminario web y ayudarlo en el resto de su planificación y estrategia.

Elige tu objetivo

Antes de comenzar con cualquiera de los tecnicismos, pregúntese a sí mismo y a su equipo: "¿Qué esperamos lograr con este seminario web?"

Las respuestas podrían ser cualquiera de las siguientes:

• Crear conciencia de marca
• Crea contenido perenne para tus clientes
• Haga crecer su lista de correo electrónico
• Generar leads de alta calidad

Cualquiera que sea su objetivo, mantenerlo coherente y claro desde el principio lo ayudará a preparar mejor su seminario web que, en última instancia, lo ayudará a alcanzar su objetivo. A partir de estos objetivos, también puede establecer algunos indicadores clave de rendimiento para ayudarlo a informar sobre el éxito de su seminario web.

Sepa cómo quiere que sea su webinar

Los seminarios web no son solo una oportunidad para educar o informar a su audiencia, también son una oportunidad para fortalecer su marca.

La marca consistente a lo largo de su seminario web y la experiencia que lo rodea es crucial. Usar su logotipo, la fuente de su marca y adherirse a la guía de estilo de su marca son esfuerzos que se deben hacer para aumentar la viveza de su marca en la mente de su audiencia.

No te olvides de diseñar para móviles

Cuando le viene a la mente la palabra "webinar", la imagen que genera es probablemente la pantalla de una computadora.

Aunque este número es un promedio, siempre es mejor estar seguro y diseñar su presentación teniendo en cuenta el dispositivo móvil.

Cosas como ampliar el tamaño del texto y las imágenes en las diapositivas, así como elegir una plataforma que admita la transmisión móvil, son algunas formas de garantizar la inclusión de su audiencia, sin importar el dispositivo que estén sintonizando.

Preparación antes de su seminario web

Podría decirse que la hora en que habla durante su seminario web no es la parte más difícil del proceso, es la preparación. Si bien es largo y, a veces, frustrante, cuanto más se preparen usted y su equipo para su seminario web, más sencillo será.

A continuación se presentan algunas de las cosas en las que los anfitriones deben pensar para prepararse para el día de la transmisión.

Forma un equipo

Ya se ha llevado a cabo un seminario web de un solo hombre, y volverá a suceder. Pero pregúntale a cualquiera que haya experimentado esto y te dirá que es toda una hazaña.

Si tienes un equipo a tu disposición, aprovecha su ayuda. Incluso una sola persona para detectar sus errores, ayudarlo a promocionar y monitorear la tecnología le quitará un poco de la carga que tiene sobre sus hombros.

Nadie dijo que tenías que hacer esto por tu cuenta.

Elige un tema apropiado

A veces, el tema de su seminario web será obvio. Otras veces, se necesitará un poco más de lluvia de ideas y colaboración para resolver uno.

Decidir sobre un tema significa aferrarse a él y asegurarse de que sea lo suficientemente específico como para no desviarse de él, pero no tan específico como para que su seminario web dure 10 minutos.

A continuación hay algunas preguntas que debe hacerse para ayudarlo a obtener una idea más clara de su tema.

¿Cuáles son algunas preguntas frecuentes que escuchas de tu audiencia?

¿Hay alguna pregunta que siempre le hagan a su CMO? ¿Los clientes hablan con sus representantes de servicio al cliente sobre la misma solución una y otra vez?

Un seminario web podría ser la plataforma perfecta para presentar ese tema y responder a la pregunta de manera exhaustiva, informativa e interactiva.

¿Qué es una entrada de blog o un artículo que está aumentando constantemente en el tráfico?

Cualquiera que sea, ese artículo es uno en el que su audiencia encuentra algún valor. ¿Por qué no reutilizar ese contenido y convertirlo en un seminario web?

Hacer esto también brinda a los miembros de la audiencia una manera fácil de hacer preguntas sobre el tema que podría haber sido más difícil de hacer si hubiera permanecido en formato de artículo.

¿Cuál es un tema del que la gente de su industria no puede dejar de hablar?

¿Hay algún nuevo desarrollo en su industria que pueda aportar su propia opinión? Las tendencias en su industria son tendencia por una razón: el tema es popular y genera conversación.

Por ejemplo, si es un experto en UX y notó que un sitio web popular acaba de recibir un tratamiento de rediseño masivo, un seminario web podría ser la manera perfecta de desglosarlo para su audiencia.

¿Ventas tiene alguna sugerencia?

Los especialistas en marketing no pueden estar al tanto de todo lo que sus clientes tienen que decir. Afortunadamente, hay otro departamento que tiene una gran cantidad de información sobre los clientes de su empresa: ventas.

Todo el día (ya veces toda la noche), los representantes de ventas están chateando con sus clientes. Saben lo que les encanta a sus clientes, cuáles son sus puntos débiles y cómo moverlos por el embudo.

Alinear las ventas y el marketing no siempre es fácil, pero un seminario web es la manera perfecta de tomar un café y obtener información para que su seminario web sea lo más informativo y útil posible para su audiencia.

Elige tu formato

No hay dos seminarios web iguales. El formato de su seminario web depende del tema que elija, así como de las preferencias personales que usted, su equipo y su empresa tengan sobre cómo le gustaría ser retratado ante una audiencia.

Estas son algunas de las opciones más comunes:

• Presentador único: una persona comparte su visión experta, consejos y es responsable de responder las preguntas de la audiencia.
• Dos presentadores: tener dos presentadores puede convertir el tema en una discusión e involucrar aún más a la audiencia al brindar múltiples perspectivas y opiniones sobre el mismo tema.
• Presentación del panel: tener tres o más presentadores se consideraría un panel, en el que varios expertos organizarían el seminario web y discutirían el tema en cuestión.
• Entrevista: en lugar de presentar información de diapositivas, traer a un líder de pensamiento como invitado es una excelente manera de expandir su audiencia y aumentar su autoridad. Si está conectado con alguien conocido en la industria, está un paso por delante del resto.
• Demostración del producto: si el tema de su seminario web es su propio producto, el formato se elige por usted. Una demostración del producto o un seminario web con formato de tutorial es lo que funcionará mejor en este caso.

Crea tu página de aterrizaje

Una vez que haya decidido y confirmado su tema, formato e invitados, deberá crear una página de destino. Hacer esto les dará a las personas un lugar al que ir cuando quieran obtener más información sobre su seminario web y también será el lugar donde las personas pueden enviar su información para registrarse.

Su página de destino debe incluir cosas como:

• La fecha y hora de su webinar
• La duración prevista de su seminario web
• Un resumen de lo que los asistentes pueden esperar aprender o llevarse
• Información sobre los oradores
• Un botón o formulario de registro

Incluir todos estos elementos en su página de destino le da al espectador una idea completa de lo que puede esperar de su evento en línea.

Su formulario principal

Uno de los elementos de su página de destino será un formulario principal, en el que los visitantes pueden enviar su información a cambio de un asiento en su seminario web. La información proporcionada determinará si son o no un cliente potencial que vale la pena transmitir a su equipo de ventas.

Los formularios a menudo son personalizables, lo que permite a los administradores modificar la información requerida para completar un formulario.

Hay una delgada línea entre tener una gran cantidad de información para transmitir a las ventas y pedir demasiado a sus visitantes. Pedir demasiada información podría ahuyentar a los visitantes, mientras que no pedir suficiente información no le dará a las ventas nada con lo que trabajar.

Para evitar cruzar esta línea, solicite solo la información más esencial, como un nombre y una dirección de correo electrónico, de aquellos interesados ​​en su seminario web para generar más confianza. Con el tiempo, los clientes potenciales calificados serán los que le proporcionen información adicional, como un número de teléfono.

Promover

El hecho de que haya creado un contenido excelente no significa que nadie se registrará para escucharlo.

El hecho de que tenga un líder de pensamiento conocido no significa que nadie sabrá que está haciendo una aparición especial. Y el hecho de que haya diseñado una página de destino no significa que nadie vaya a aterrizar en ella.

Es poco probable que su seminario web tenga una audiencia del tamaño ideal sin un esfuerzo de promoción adicional que lo rodee.

Con respecto a la búsqueda orgánica, ¿cuán buscable es su título? ¿Cómo publicitará su seminario web? Campañas de correo electrónico, anuncios pagados, menciones constantes en las redes sociales, comarketing: cualquiera que sea el método que elija, asegúrese de que su estrategia de promoción sea sólida antes de seguir adelante.

Elija su plataforma de seminario web

Hay una amplia variedad de software de webinar disponible para que los anfitriones elijan para su primer webinar. Cuando intente decidir en qué software invertir, asegúrese de considerar cosas como:

• precio del producto
• Facilidad de uso tanto para usted como para su público
• La cantidad de asistentes permitida
• La cantidad de presentadores permitidos
• La capacidad de captar leads
• La disponibilidad de análisis
• La capacidad de grabar
• Las características adicionales disponibles
• Lo que los usuarios anteriores han dicho sobre el producto

Ningún software de webinar es perfecto, pero cada uno tiene sus propias capacidades que lo hacen único de sus competidores. Asegúrese de leer detenidamente las descripciones y reseñas antes de tomar una decisión.

tener un guion

No importa qué tan bien crea que conoce su presentación, tener un guión solo puede ayudarlo a largo plazo. No solo le dará a usted y a su audiencia un marco de lo que puede esperar de su presentación, sino que también lo mantendrá encaminado.

Crear una plataforma de diapositivas no es algo que todos los seminarios web puedan necesitar, pero un guión no es opcional.

Asegúrate de que eres:

• Presentándose. No hay mejor manera de presentarse a sí mismo y a los anfitriones adicionales que al comienzo de la presentación. Asegúrese de proporcionar nombres y breves biografías tanto de usted como de cualquier invitado adicional que pueda tener, incluidos antecedentes profesionales y logros relevantes.
  
  Puede parecer un poco divertido decir algunas de estas cosas sobre ti mismo, pero recuerda que si bien puede parecerte fanfarronear, te está posicionando como una autoridad para tu audiencia.
• Contar una historia. Ahora no es el momento de acumular su creatividad. La narración de historias es una excelente manera de comenzar a generar confianza con su audiencia.
  
  Si está comenzando una demostración, cuente la historia de cómo surgió el producto. Si está compartiendo una nueva idea, comience desde el principio. El reconocimiento de darse cuenta de un problema y luego compartir cómo lo superó lo convertirá en una fuente confiable de asesoramiento.
• Proporcionar una agenda. A todo el mundo le gusta saber lo que está por venir, y el guión de un seminario web debe incluir absolutamente un poco sobre cuál es su plan para el seminario web.
  
  Desglose lo que los asistentes aprenderán por sección, comparta qué tipo de información pueden esperar y divídalo en secciones. Al igual que la contraportada de un libro, esto le da a su audiencia un adelanto de lo que viene.
• Proporcionar un incentivo. Tu audiencia te está escuchando durante un período prolongado de tiempo. Si se van sin nada, no volverás a saber de ellos.
  
  Es difícil saber qué tipo de información encontrará valiosa cada persona, pero recompensarlos con algo especial es algo que a todos les encanta. Asegúrese de que, al final del seminario web, brindará a su audiencia algo único, ya sea un descuento exclusivo en un producto, un libro electrónico gratuito o una sesión individual.

hacer una carrera en seco

Al igual que lo haría con cualquier otra presentación, realizar su seminario web antes del gran día es imprescindible. Esta es una gran oportunidad para suavizar cualquier obstáculo en el camino: la confusión de software, los problemas técnicos, los cambios de guión y similares son obstáculos que podrían superarse con anticipación en lugar del día de.

No tiene que ser un genio de la tecnología para saber cómo configurar un seminario web, pero cuanto más familiarizado esté con su equipo y presentación, más respeto ganará de parte de aquellos que se toman el tiempo de su día para escucharte.

En el caso de un webinar, desafortunadamente, la práctica nunca puede ser perfecta. No importa cuántas veces ensayes tu presentación o cuántas horas pases navegando por el software y sus funciones, siempre habrá una posibilidad de que algo salga mal.

En esta etapa, lo mejor que puede hacer es prepararse para esas situaciones y, al mismo tiempo, aceptar que siempre existe la posibilidad de que surjan problemas.

Tome nota de este proceso

Si es la primera vez que realiza un seminario web y sale bien, no querrá olvidar los pasos que dio hacia el éxito. En el futuro, tener un proceso documentado de los pasos que tomó para prepararse para su primer seminario web lo ayudará con el segundo, y así sucesivamente.

Crear este documento en una lista de verificación desglosada en una herramienta de gestión de proyectos para cada fase de preparación lo ayudará a mantenerse organizado y ayudará a las futuras emisoras de su negocio a seguir un proceso estandarizado que siempre se puede editar a la perfección.

Durante su seminario web

¡Es el gran día! Ha hecho todo lo posible para prepararse para esto, pero todavía hay algunas cosas que debe hacer durante su seminario web para asegurarse de que su audiencia siga regresando por más.

Ponerse de pie

En tu mente, imagínate a ti mismo en la audiencia en un evento en vivo. Mira al presentador: ¿están sentados? Probablemente no.

Sentarse mientras realiza su seminario web puede parecer una decisión fácil de tomar, pero los profesionales advierten contra esto una y otra vez. Hay dos razones por las que debería estar de pie durante su presentación.

La primera es por tu propio bien. El estudio anterior encuentra que ponerse de pie permite un pensamiento más claro y una atención más enfocada. Estar de pie durante una presentación lo ayudará a mantenerse enfocado en sus diapositivas y su guión, así como a responder preguntas de manera significativa e intencional.

La segunda razón es para su audiencia. Ya sea que hayas imaginado a esa persona en un salón de clases o en el escenario, es muy probable que esa persona esté físicamente por encima de ti y, por lo tanto, emita una sensación de autoridad.

Compartir la autoridad con su audiencia puede parecer algo bueno, pero en un seminario web, es probable que las personas se hayan registrado para escuchar, no para participar. No ponerse de pie durante una presentación nivela inmediatamente al presentador con la audiencia, lo que dificulta que el orador mantenga el piso.

En otras palabras, si tiene los medios para estar de pie mientras presenta su seminario web, hágalo.

Presta atención a tu audiencia

Si estuviera en la audiencia de su propio seminario web, ¿se iría sintiéndose informado? ¿Ilustrado? ¿Comprometido? ¿O te alejarías sintiéndote aburrido, confundido y resentido?

Esperemos que no sea la última opción, y deberías hacer todo lo posible para evitar que tu propia audiencia también se sienta así.

Incluso si el tema de su seminario web gira en torno a la educación, aproveche esta oportunidad para educar y entretener a su audiencia. Esto se puede hacer conscientemente de varias maneras diferentes:

• Empezar con una historia
• Dejar espacio para preguntas y respuestas
• Proporciona estadísticas interesantes.
• Mantén un tono conversacional
• Rompe la tercera pared
• usa el humor

Este seminario web no debería ser una reunión que podría haber sido un correo electrónico: es una oportunidad para que usted sea genuino, creativo y se conecte con su audiencia de primera mano. Los futuros clientes podrían estar del otro lado de la pantalla, así que haga que su presentación cuente.

Deja espacio para preguntas

No importa el contenido o la duración de su presentación, siempre es seguro asumir que al menos un miembro de su audiencia tendrá una pregunta. Deje espacio para preguntas a propósito en su presentación.

Esto podría verse diferente según su presentación y su contenido: algunos anfitriones pueden querer dejar espacio para preguntas después de cada sección de su presentación, mientras que otros pueden querer repasar toda su presentación y dejar espacio para preguntas al final.

Después de su seminario web

El trabajo no está terminado después de haber agradecido a su audiencia por asistir y haber firmado. Si está tratando de hacer que un excelente seminario web sea aún mejor, querrá hacer algunas cosas después de que su presentación llegue a la diapositiva final.

Actualice su página de destino

La integración de su software CRM con su software de seminario web será útil para este paso. Ahora es un buen momento para tomar nota de quién se registró, quién asistió y quién se retiró.

Luego, asegúrese de haber etiquetado correctamente todos los clientes potenciales de su seminario web con el evento. Si su seminario web da como resultado un trato cerrado, debería poder probarlo.

Si planea compartir su seminario web después del evento, ahora es el momento de cargar la grabación en su página de destino.

La copia de su página de destino debe actualizarse para reflejar que el evento ha pasado y el registro está cerrado. En cambio, esta página ahora albergará el evento a pedido.

Enviar un correo electrónico de seguimiento

Cuando envíe su correo electrónico posterior al evento, aproximadamente 24 horas después de su evento, podrá contactar a todos los que se registraron, incluidos aquellos que se perdieron el evento.

En la era de la personalización, es fundamental que se redacten al menos dos correos electrónicos separados: uno para los que asistieron y otro para los que no. De esta manera, puede agradecer a los asistentes por su participación y proporcionar a aquellos que se perdieron su evento una grabación o transcripción.

Su seminario web nunca termina realmente. A continuación se presentan algunos de los pasos que puede seguir para mantenerlo vivo.

Nunca dejes de promocionar tu webinar

El hecho de que el seminario web en vivo haya terminado no significa que el contenido de repente pierda sentido. Mantener viva una versión grabada del seminario web en una página de destino lo convierte en una pieza de contenido perenne que incluso puede incorporarse a su agenda habitual de redes sociales.

Siempre mide tu impacto

Ingresar a sus inscritos en su CRM y etiquetarlos con su evento es solo el comienzo del proceso de seguimiento.

Regrese con frecuencia y tenga en cuenta los clientes potenciales calificados para ventas, las conversiones y el aumento de la canalización que resultó del seminario web. Además, programe un horario regular para tomar nota de la cantidad de visualizaciones bajo demanda desde su página de destino.

La medición regular de estas métricas garantiza que esté realizando un seguimiento preciso de cosas como la tasa de conversión y haciendo los ajustes apropiados.

Crear contenido adicional

No se limite a publicar una grabación de su seminario web en una página de destino: todas y cada una de las partes de su seminario web se pueden reutilizar en otros activos.

Las transcripciones, las publicaciones de blog y los recursos de mensajería se pueden extraer de un solo seminario web. Además, su seminario web puede proporcionarle cosas como listas de verificación, hojas de consejos e incluso infografías si está dispuesto a tomarse el tiempo para ser creativo.

La mejor medida del éxito de un seminario web no es solo el impacto inmediato: los seminarios web tienen una vida útil mucho más larga que el tiempo de grabación inicial. Dedique un tiempo a ver cómo puede trabajar con los materiales que ha creado para usted mismo para crear aún más activos para que su audiencia encuentre valor.

Golpear récord

Organizar un seminario web es algo más que conocer su presentación; también se trata de conocer a su audiencia, tecnología y métricas.

Hay más en la preparación del seminario web que el seminario web en sí mismo, y es importante cumplir realmente con cada uno de los pasos de este artículo para asegurarse de que está haciendo un gran trabajo tanto para su negocio como para su audiencia.