Cómo obtener un permiso de vendedor, un nombre comercial ficticio y FEIN para su negocio de comercio electrónico

Aunque no es técnicamente difícil registrar oficialmente su empresa con el gobierno de los Estados Unidos y del estado, puede ser bastante intimidante .

Cuando mi esposa y yo comenzamos nuestra tienda de comercio electrónico, teníamos miedo de arruinarlo todo .

¿Y si nos auditan? ¿Qué pasa si nos olvidamos de obtener un permiso o completar algún papeleo crucial? La buena noticia es que no es tan complicado completar los formularios. La mala noticia es que toda la información no se puede encontrar fácilmente en una ubicación centralizada.

Por ejemplo, cuando presente una solicitud en su estado, ellos no tendrán ni idea de los requisitos para su ciudad o pueblo. Del mismo modo, la oficina de impuestos de su ciudad no tendrá ni idea de los requisitos estatales o federales.

Debido a que toda la información necesaria está por todas partes , a veces me pregunto cómo se las arregla la gente para que todos los trámites y requisitos sean correctos la primera vez.

En cualquier caso, esta guía describirá los pasos que debe seguir para registrar oficialmente su empresa con el gobierno.

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¿Dónde empiezo?

Suponiendo que ya haya elegido una estructura corporativa y haya presentado correctamente toda la documentación necesaria, ahora está listo para registrar su empresa .

La oficialización de su empresa consta de 5 pasos principales que se enumeran a continuación.

• Obtenga un número de identificación de empleador federal (FEIN)
• Registre su 'Hacer negocios como' o su 'Nombre comercial ficticio' si planea hacer negocios con un nombre diferente
• Obtenga una licencia comercial de su ciudad o localidad
• Obtenga el permiso de vendedor de su estado
• Obtenga cualquier otro permiso necesario dependiendo de la naturaleza de su negocio.

¿Qué es un número de identificación de empleador federal o FEIN?

FEIN significa Número de identificación de empleador federal y es un número de 9 dígitos asignado por el IRS para identificar de manera única a las empresas que operan en los Estados Unidos.

Solicitar este número es gratis y generalmente se puede obtener dentro de 1 día hábil en el sitio web del IRS. Cada empresa debe tener un único FEIN que se utilizará al declarar sus impuestos y abrir las cuentas bancarias de su empresa.

Nota: Un FEIN y un EIN son esencialmente lo mismo.

Cómo obtener su número de identificación de empleador federal

Técnicamente, si es una empresa unipersonal, no necesita obtener un número de identificación de empleador federal o FEIN. Pero mi consejo es que consiga uno, pase lo que pase, para su pequeña empresa con el fin de separar completamente su negocio de sus asuntos personales .

El gobierno utiliza el FEIN para identificar su pequeña empresa de forma muy similar a un número de seguro social. Por ejemplo, este número se utilizará para abrir cuentas bancarias, presentar sus impuestos y registrarse para obtener su licencia comercial.

Obtener un FEIN es fácil y hay varias formas de hacerlo

Aplica online

Solicitar en línea es la forma más rápida y sencilla de obtener su FEIN.

Haga clic aquí para solicitar en línea gratis

Aplicar por fax

Muy pocas personas utilizan ya máquinas de fax, pero también puede solicitar un FEIN a través de un formulario físico en papel.

Haga clic aquí para completar el formulario SS-4 | Solicitud de número de identificación de empleador.

Luego…

• Envíelo por fax al (855) 641-6935 - Si su empresa se encuentra dentro de los 50 estados.
• Envíelo por fax al (855) 215-1627 - Si no reside en los Estados Unidos.

Por lo general, recibirá una respuesta del IRS dentro de los 5 días hábiles .

Aplicar por correo

Esta es, con mucho, la forma más lenta de aplicar. Pero puede enviar su formulario SS-4 a la siguiente dirección

Servicio de ingresos internos
Attn: Operación EIN
Cincinnati, OH 45999

¿Qué es un nombre comercial ficticio o DBA?

Si planea usar un nombre para su empresa que no contenga su nombre real o el nombre legal de su entidad comercial, debe solicitar un nombre comercial ficticio o DBA.

DBA, o hacer negocios como, es un término legal que se utiliza cuando su empresa opera con un nombre comercial ficticio en lugar del nombre del propietario. Por ejemplo, "The Gap" es un nombre comercial ficticio porque el nombre de la empresa no incluye los nombres de los propietarios de la tienda.

Debido a que es imposible saber quién es realmente responsable de la empresa a partir de un nombre comercial ficticio, el gobierno requiere que presente una declaración de DBA en interés de la protección del consumidor.

Cómo registrar su nombre comercial ficticio

El registro de su nombre comercial ficticio o DBA es diferente en cada estado, pero en el estado de California, no solo tiene que presentar una declaración ante el condado, sino que también debe publicar su nombre comercial ficticio en un periódico local durante un período de tiempo. período de tiempo también.

¿Por qué California te obliga a hacer esto? Es porque la publicación de su DBA en el periódico consolida su nombre y el de su empresa en el registro público . Si alguna vez cometiera un fraude, la policía podría buscar fácilmente su negocio y rastrearlo.

Recuerde, solo necesita presentar un nombre comercial ficticio si planea usar un nombre comercial que no contenga su propio nombre . Por ejemplo, si quisiera iniciar House of Linens de Steve Chou, no tendría que registrar un FBN.

¿Por qué obtener un nombre comercial ficticio o DBA?

Además del hecho de que es ilegal operar su negocio sin uno en la mayoría de los estados, un DBA también le ofrece los siguientes beneficios.

• Otras personas no podrán robar su nombre comercial.
• Podrá abrir una cuenta bancaria con el nombre de su empresa.
• Podrá aceptar cheques emitidos a nombre de su empresa.

¿Cómo obtengo un nombre comercial ficticio o un DBA?

En primer lugar, no necesita un DBA si dirige el negocio con su propio nombre. Si no es así, debe seguir estos pasos. Tenga en cuenta que es diferente en cada estado, así que asegúrese de hacer su propia tarea en el lugar donde vive.

• Visite la oficina del secretario de su condado para obtener los formularios, requisitos y tarifas necesarios.
• Verifique si el nombre de su empresa ya está en uso
• Publique su asociación con el nombre de su empresa en un periódico local durante el tiempo requerido por su estado

Si todo esto parece un poco abrumador, hay muchos servicios en línea que hacen todo por usted, aunque a un costo adicional. Para nuestra tienda en línea, usamos Corpnet.com y los recomendamos encarecidamente.

Obtenga una licencia comercial de su ciudad

Todos quieren obtener una parte de sus ganancias y el gobierno de su ciudad local no es una excepción. La mayoría de las ciudades le cobrarán una tarifa anual por administrar su negocio, además de un pequeño porcentaje de sus ganancias.

Desafortunadamente, cada ciudad es diferente incluso dentro del mismo estado, por lo que realmente no puedo ayudarlo mucho aquí con los detalles sobre cómo solicitar una licencia comercial local.

Para conocer los requisitos de su ciudad, debe comunicarse con el recaudador de impuestos de su ciudad local o buscar el "secretario del condado" de su ciudad en línea.

¿Qué es un permiso de vendedor?

Cualquiera que venda bienes físicos debe obtener un permiso de vendedor de su estado. En California, debe solicitar un permiso de la Junta de Ecualización de California.

Básicamente, este permiso existe para que pueda cobrar el impuesto a las ventas de sus clientes y pagarle al gobierno estatal de manera oportuna.

El impuesto sobre las ventas solo se recauda si vende bienes a alguien que reside en un estado donde tiene presencia física . Desafortunadamente, incluso si todos sus clientes están fuera del estado, aún debe obtener un permiso de vendedor.

A veces, puede ser muy vago en cuanto a lo que constituye un bien físico. Por ejemplo, si vende software al público únicamente a través de métodos electrónicos, es algo ambiguo si su software se considera tangible.

Sin embargo, si envía CD que contienen su software, definitivamente debe obtener un permiso de vendedor. En cualquier caso, deberá consultar con su estado para asegurarse .

En resumen, un permiso de vendedor le permite al estado hacer cumplir la recaudación, declaración y pago de impuestos sobre las ventas en ese estado y usted puede considerarlo como un fondo fiduciario.

La recaudación de impuestos sobre las ventas no le cuesta nada a su negocio de manera inherente. Simplemente está pasando dinero de sus consumidores al gobierno estatal .

Nota: Un permiso de vendedor también puede denominarse cualquiera de los siguientes nombres según su estado.

• Permiso de reventa
• Permiso de reventa
• Licencia de permiso
• Permiso de revendedor
• Número de revendedor
• ID de reventa
• Número de identificación fiscal estatal
• Permiso de licencia de revendedor
• Certificado de autoridad

Cómo obtener un permiso de vendedor estatal

En primer lugar, cada estado tiene diferentes requisitos para obtener un permiso de vendedor, por lo que los siguientes criterios pueden diferir según el lugar donde viva.

Por ejemplo, Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire y Oregon no cobran impuestos sobre las ventas, por lo que no es necesario obtener un permiso de vendedor en esos estados. Pero para cada estado en el que tenga un nexo o una presencia física , deberá solicitar un permiso.

Afortunadamente, la mayoría de los estados le permiten presentar su solicitud en línea y todo lo que tiene que hacer es ir al sitio web del Departamento de Ingresos de su estado para encontrar el enlace en línea.

Por ejemplo, aquí está el enlace al sitio web de California donde puede solicitar un permiso de vendedor en línea.

Sin embargo, antes de presentar la solicitud, deberá estar preparado . Además de tener su FEIN listo para funcionar, también querrá tener a mano las respuestas a las siguientes preguntas .

• Su nombre comercial y DBA : asegúrese de obtener un DBA antes de presentar la solicitud. Si planea formar una LLC o una corporación, también debe hacerlo antes de presentar la solicitud.
• Distribución de ingresos : ¿su negocio es estacional y los ingresos se distribuyen de manera desigual a lo largo del año?
• Fecha de inicio de la recaudación de impuestos: la fecha de inicio de la recaudación de impuestos sobre las ventas en su estado.
• El tipo de productos o servicios que se venderán : es posible que se le solicite su clasificación NAICS.
• La cantidad estimada de impuestos sobre las ventas que cobrará : no exagere sus ganancias potenciales porque tendrá que presentar su declaración con más frecuencia si cruza un cierto umbral.
• Si tiene nexos en varios estados , es posible que se le pregunte si planea presentar declaraciones de impuestos consolidadas

Dependiendo del estado, es posible que también deba presentar lo siguiente

• Una fotocopia de su licencia de conducir o pasaporte.
• El nombre y la ubicación de su banco comercial
• Los nombres de sus proveedores
• Fecha de cumpleaños
• Referencias personales
• Número de seguridad social

Por ejemplo, dirijo mi negocio de comercio electrónico fuera de California y cuando solicité mi permiso de vendedor, tuve que indicar mis ventas mensuales imponibles proyectadas y el tipo de productos vendidos.

Nota: Dependiendo del estado, es posible que algunos productos no estén sujetos a impuestos, por lo que debe verificar dos veces antes de ingresar sus proyecciones de ingresos tributables.

Cómo obtener otros permisos específicos para su negocio

Muchas empresas están sujetas a regulaciones adicionales que no están cubiertas por el conjunto estándar de permisos descritos anteriormente. Por lo general, si su negocio tiene el potencial de afectar al público o al medio ambiente, generalmente tendrá que obtener permisos adicionales.

Esta suele ser la parte más complicada de iniciar un negocio, ya que hay literalmente cientos de agencias que regulan los negocios tanto a nivel estatal como federal.

También deberá verificar los requisitos de zonificación de su negocio si utiliza algún tipo de productos químicos peligrosos, etc.

Algunos estados tienen sitios web en los que puede iniciar sesión para conocer todos los requisitos de permisos necesarios para su negocio. Para California, utilicé el sitio web de CalGOLD (www.calgold.ca.gov) para verificar nuestro negocio de ropa blanca para bodas.

Desafortunadamente, este sitio es específico de California, pero al ingresar los parámetros para su negocio, CalGOLD le dirá por adelantado qué permisos podría necesitar. Su estado puede tener un sitio web similar que puede consultar.

¿Te sientes abrumado?

Si se siente abrumado en este punto, entonces no está solo. Mi esposa y yo nos mareamos al leer todas las regulaciones y formularios requeridos para administrar nuestro negocio de ropa blanca para bodas.

Buscar y solicitar los permisos de venta básicos es bastante sencillo, pero lo que realmente debe tener en cuenta son todos los permisos especiales que pueda necesitar obtener.

Por ejemplo, en un momento mi esposa y yo queríamos vender ropa de bebé y otros artículos relacionados con bebés en línea. Resulta que existen requisitos de que todos los artículos para bebés deben someterse a pruebas de detección de sustancias químicas en un sitio de pruebas independiente antes de poder venderlos.

Esta prueba es muy cara y debe realizarse por artículo.

Utilice un servicio para ayudarle

En cualquier caso, mi esposa y yo pasamos por todas estas cosas más o menos manualmente, pero si lo hiciéramos de nuevo, usaríamos un servicio como CorpNet para encargarse de todo por nosotros.

Inevitablemente, tendrá muchas preguntas y la razón por la que me gusta CorpNet.com es porque puede comunicarse fácilmente con alguien con conocimientos en vivo por teléfono.

Por ejemplo, puede obtener una consulta gratuita de 20 minutos de inmediato, donde puede hacer preguntas a un abogado real SIN COBRARSE. Como resultado, los utilizo para registrar marcas comerciales y responder a mis preguntas legales y fiscales.

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En serio, su tiempo debe dedicarse a desarrollar su negocio y no a detalles minuciosos como buscar reglas y regulaciones. Si siente que está pasando demasiado tiempo vadeando la burocracia, tiene sentido pagarle a un experto para que haga el trabajo por usted.