Contratación de empleados frente a contratistas independientes para su pequeña empresa: la guía definitiva para la puesta en marcha de pequeñas empresas, parte 5

Esta es la parte 5 de una guía de 7 partes sobre cómo iniciar una pequeña empresa. Esta lección cubrirá si contratar empleados o contratistas independientes para su negocio y las reglas y regulaciones involucradas.

Con suficiente tiempo y trabajo duro, su negocio finalmente despegará y necesitará ayuda adicional para expandirse.

Si está buscando contratar su propia fuerza laboral, hay muchas cosas que debe considerar. Para empezar, existen 2 tipos básicos de ayuda que puede contratar, empleados y contratistas.

Y, en última instancia, el tipo de trabajadores que elija contratar puede tener implicaciones de gran alcance para su pequeña empresa.

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Contratar ayuda no es tan sencillo.

Esta parte de la guía ayudará a definir la diferencia entre contratistas y empleados junto con los dolores de cabeza asociados con la contratación de cada tipo.

Lo principal a tener en cuenta es que si no hace las cosas según el libro, podría sufrir un mundo de dolor si el gobierno se entera.

La diferencia entre contratistas y empleados

La principal diferencia entre contratistas y empleados es que los contratistas hacen negocios por sí mismos. Por lo tanto, cuando contrata a un contratista para que lo ayude, esencialmente le está pagando para que realice un servicio específico para usted en su propio tiempo utilizando sus propios recursos.

También son responsables de declarar impuestos sobre sus propios ingresos personales. En resumen, al contratar a un contratista, la carga del papeleo recae en el contratista y no en su negocio.

Por otro lado, si contratas a tu propio empleado, eres responsable de cuidar y pagar un montón de impuestos. Además, hay un montón de papeleo involucrado que debe presentarse al gobierno de manera regular.

¿Por qué no me quedo con los contratistas y evito las molestias?

¿Le parece más favorable contratar a un contratista? En casi todos los casos, es mucho más fácil contratar a un contratista que a un empleado, especialmente si tiene una pequeña empresa.

Pero, ¿cuál es el truco? ¿Por qué no contratar siempre a contratistas y evitar todo el papeleo? El problema es que hay muchas distinciones y reglas importantes que deben seguirse al clasificar a un trabajador como contratista o empleado.

Si alguna vez lo descubren tratando a un contratista como a un empleado, el IRS puede castigarlo a lo grande.

Solo como nota al margen, contratar a un contratista frente a un empleado es algo con lo que mi esposa y yo luchamos durante mucho tiempo con nuestro negocio de ropa de cama para bodas en línea.

Puede ser extremadamente complicado contratar a su primer empleado, pero una vez que supera todos los trámites burocráticos con su primer empleado, el costo adicional de contratar a otro es muy pequeño.

Dicho esto, si puede encontrar contratistas independientes que hagan el trabajo por usted, realmente no hay razón para contratar a su propio empleado. Contratar a su propio empleado generalmente tiene sentido si la naturaleza del trabajo es única o especial para su empresa.

También es bueno poder educar y capacitar a un trabajador para que haga las cosas a su manera utilizando sus propias metodologías. Sin embargo, al final, es una compensación entre el costo adicional y los dolores de cabeza frente al control. Tienes que hacer la llamada.

¿Cuándo se considera contratista a un trabajador?

Puede clasificar con seguridad a un trabajador que contrate como contratista si ...

• El trabajador tiene sus propias herramientas para hacer el trabajo.
• El trabajador tiene su propia oficina o lugar de trabajo.
• El trabajador también trabaja para varios otros clientes
• Los trabajadores hacen el trabajo en su propio tiempo y establecen las horas.

¿Cuándo se considera empleado a un trabajador?

Debe clasificar a un trabajador como empleado si ...

• El trabajador trabaja para ti y solo para ti
• El trabajador trabaja un número de horas que usted establezca.
• El trabajador usa su equipo para hacer el trabajo
• El trabajador da órdenes o supervisa a cualquiera de sus empleados.

¿Y si es ambiguo?

En muchos casos, un trabajador que contrate podría encontrarse en algún lugar entre un contratista y un empleado. En última instancia, debe tomar la decisión, pero tenga en cuenta que las sanciones pueden ser bastante severas si alguna vez hace una distinción incorrecta.

Por ejemplo, si alguna vez necesita despedir a uno de sus contratistas que ha estado tratando como empleado, técnicamente podría exigir que el gobierno le pague por desempleo.

Si el gobierno descubre que clasificó erróneamente a su empleado como contratista, entonces el IRS podría obligarlo a devolver los impuestos atrasados ​​junto con severas sanciones.

En general, si no está seguro, siempre debe clasificar a sus trabajadores como empleados. En cualquier caso, lo mejor suele ser consultar a un experto en la materia.

¿Cómo contrato a un empleado?

Desafortunadamente, es un gran dolor de cabeza contratar a su primer empleado. Solo como referencia, describí todos los pasos principales involucrados a continuación.

Como verá, hay muchas cosas que deberá hacer. Lo que más odio de todo el proceso es que tienes que presentar el papeleo con varias agencias diferentes además del gobierno.

Ahora bien, no entiendo por qué diablos un país que se construyó sobre el capitalismo y el espíritu empresarial lo convertiría en una molestia y probablemente sea un buen tema para una publicación diferente.

¿Estás listo? Aquí tiene una idea general de lo que se requiere para contratar a su primer empleado.

• Debe obtener un seguro de compensación para trabajadores y notificar al empleado sobre sus derechos de compensación para trabajadores. Afortunadamente, el seguro de compensación para trabajadores no es tan caro, pero puede resultar caro dependiendo de la naturaleza de su negocio.
• Dentro de los 20 días posteriores al primer día de trabajo de su empleado, debe presentar un informe al Departamento de Desarrollo Laboral o al EDD para abreviar.
• Debes comenzar a realizar nómina y pagar impuestos sobre nómina. Esto incluye la retención de impuestos sobre la renta estatales y federales de los cheques de pago de los empleados. También debe informar estos salarios y retenciones al IRS mediante un W-2.
• Tienes que registrarte y pagar el seguro de desempleo a nivel estatal. ¿Alguna vez se preguntó cómo se financian las prestaciones por desempleo? Ahora lo sabes.
• Tiene que retener las contribuciones de los empleados al programa de discapacidad de su estado.
• También debe pagar impuestos de desempleo a nivel federal. Este es un impuesto que debe pagar directamente en lugar de deducirlo del cheque de pago de su empleado.
• Debe pagar la parte del empleador de los impuestos de Seguro Social y Medicare por cada empleado en función del salario de su empleado.
• Debe asegurarse de que su oficina cumpla con las leyes de seguridad estatales y federales establecidas por OSHA. Básicamente, debe tener un plan de prevención de lesiones y más o menos realizar un seguimiento de todas las lesiones en la oficina.

¿Vale la pena la molestia?

La conclusión es que contratar a su primer empleado es un gran paso y requiere mucho papeleo y regulaciones. Manejar la nómina tampoco es una tarea fácil.

Para facilitar las cosas, le recomiendo encarecidamente que contrate su nómina a un tercero. Ellos manejarán todo el papeleo y las presentaciones necesarias y todo lo que tiene que hacer es decirles a quién pagar y cuánto.

Personalmente, utilizamos Intuit Online Payroll para manejar toda nuestra contabilidad de nómina. Fácil de usar y súper barato.

En cualquier caso, también recomiendo tratar de seguir con los contratistas durante el mayor tiempo posible. Siempre que no sea necesario realizar un trabajo especializado para su pequeña empresa, realmente no hay una necesidad urgente de asumir la carga de tener un empleado.

Por supuesto, solo tú puedes ser el juez. Sin embargo, una vez que contrate a su primer empleado, agregar personal adicional es pan comido.

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