Gastos comerciales: cómo realizar deducciones fiscales en su automóvil, hogar, viajes, comidas y equipo

La mayoría de la gente le teme a la temporada de impuestos cuando llega el 15 de abril, pero en realidad me emociono y casi me mareo.

La razón no es porque disfruto llenar el papeleo y pagarle al gobierno grandes sumas de dinero, sino porque es solo durante la época de impuestos que me doy cuenta de cuán grande es la deducción de impuestos que puedo asumir para mis gastos comerciales cada año.

La mayoría de las personas se quedan al margen haciendo investigaciones y debatiendo si su idea de negocio tiene una oportunidad, pero no están entendiendo el punto.

No se dan cuenta de cuánto dinero se puede ahorrar al tener una pequeña empresa, incluso si inicialmente no genera nada de dinero .

Disfruta de esta guía que te enseñará qué gastos comerciales puedes deducir y cuáles no.

Cuando no tienes una pequeña empresa , el gobierno realmente te está estafando. Todas sus ganancias se gravan como ingresos ordinarios (hasta un 39%) antes de que se le permita gastarlos.

Sin embargo, con una pequeña empresa, puedes gastar tu dinero primero y solo te cobran impuestos sobre lo que sobra.

La mejor parte es que incluso si su negocio está perdiendo dinero en papel, ¡puede pasar estas pérdidas en papel de su negocio directamente para reducir sus propios ingresos imponibles! De cualquier manera, su patrimonio neto se beneficia tanto si es rentable como si no.

¿Qué gastos son deducibles?

El IRS establece que cualquier gasto comercial "ordinario y necesario" se puede restar de los ingresos de su negocio antes de ser gravado. Para nuestro negocio de ropa de boda en línea, esto incluye computadoras, equipo de oficina, maquinaria, suministros de oficina, servicios públicos y mucho más.

Además, al planificar nuestras vacaciones en torno a nuestros viajes de negocios, ahorramos mucho al deducir también los gastos de viaje y entretenimiento . La regla general es que siempre que el gasto se realice para fines comerciales y no personales , puede deducirlo de los ingresos de su negocio.

Pautas de deducción para pequeñas empresas

Naturalmente, el gobierno impone muchas reglas y regulaciones sobre cómo y qué se puede deducir en su declaración de impuestos. De lo contrario, las pequeñas empresas abusarían de estas deducciones por todas partes.

He elaborado una mini guía de deducción de impuestos para pequeñas empresas a continuación junto con un resumen de las cancelaciones de pequeñas empresas más comúnmente tomadas .

Descargo de responsabilidad: no soy contador ni abogado fiscal. Cualquier información proporcionada en este artículo debe usarse solo como una guía y no debe tomarse como un hecho. Las reglas fiscales cambian todo el tiempo y debe consultar con el IRS antes de realizar deducciones con su empresa.

El código fiscal

El código fiscal es un poco vago, por lo que muchas personas se meten en problemas. Un gasto comercial deducible se define como cualquier gasto ordinario y necesario para el negocio y no extravagante.

El gasto también debe usarse principalmente para negocios y no por razones personales. Si bien depende de usted interpretar la declaración anterior, lo mejor es siempre errar por ser conservador.

Por ejemplo, si tuviera un negocio de reparto, probablemente no querría intentar descartar un Ferrari como el coche de la empresa.

Para todos sus gastos, use el sentido común y siempre pueda justificar sus deducciones . Mantenga buena documentación de todas sus compras.

Cancelaciones comunes para pequeñas empresas

Si bien hay muchos artículos que puede deducir de sus impuestos, estos son algunos de los artículos más costosos que le permitirán ahorrar más en sus impuestos. Dependiendo de su negocio, es posible que algunos de estos no se apliquen.

Descargo de responsabilidad: una vez más, tenga en cuenta que no soy un profesional de impuestos y que debe consultar a su propio contador para conocer las reglas específicas que pueden aplicarse a usted o al área en la que vive.

Cómo deducir su vehículo de sus impuestos

Deducir su vehículo como gasto comercial es un poco complicado, pero vale la pena, especialmente si está gastando muchas millas en su automóvil. La regla general número uno a la hora de calcular los gastos de su vehículo es mantener registros detallados .

Asegúrese de utilizar un registro de viaje o de kilometraje y anote todos y cada uno de los kilómetros que utilice el automóvil para sus negocios. Esto suena como un gran dolor, pero no es tan malo si lleva un libro de registro y un bolígrafo en su automóvil en todo momento. También hay muchas aplicaciones para teléfonos inteligentes que hacen esto por ti.

Siempre que conduzca a algún lugar, simplemente anote el valor del odómetro inicial y final para todos los viajes relacionados con los negocios. (Nota: esto solo se aplica al método de kilometraje)

Hay 2 formas principales de deducir su automóvil, el método de kilometraje o el método de gasto real .

El método del kilometraje

Esta es la forma más sencilla de deducir el uso de su automóvil. Simplemente tome la cantidad de millas que ha conducido por negocios al final del año y multiplique esta cantidad por la cantidad de deducción por milla especificada por el gobierno.

Agregue gastos adicionales, como estacionamiento y peajes, ¡ y listo! Es aconsejable usar este método cuando está usando un vehículo más antiguo que no vale mucho dinero o si conduce un automóvil súper eficiente en combustible, como un híbrido.

Método de gasto real

Con vehículos más nuevos, casi siempre puede deducir más con el método de gastos reales . A continuación se muestra cómo calcula su deducción utilizando el método de gasto real.

1. Sume todos los gastos relacionados con su vehículo, incluidos gasolina, reparaciones, seguro y registro, etc.
2. Agregue una deducción por depreciación. Hay diferentes formas de depreciar su vehículo que se tratarán en una publicación posterior. Si alquila su vehículo, no tiene que preocuparse por esto en absoluto. Continúe y deduzca el valor de sus pagos de arrendamiento.
3. Calcule el porcentaje de tiempo que utiliza su vehículo para fines comerciales. Puede hacer esto simplemente dividiendo la cantidad de millas comerciales recorridas por la cantidad total de millas recorridas durante un año determinado.
4. ¡Multiplique este porcentaje por la suma de los gastos y utilícelo como su deducción!

Ten cuidado

Antes de deducir cualquier parte de su vehículo, asegúrese de consultar con el IRS para conocer las últimas reglas. Hay cambios todos los años, así que asegúrese de que las reglas que aplique aún funcionen según el año y la ubicación actual.

Siempre puede cambiar del método de kilometraje al método de gasto real en cualquier momento, pero no al revés. Al principio, debes hacer los cálculos para ambos y elegir cuál te da la mayor deducción.

Como ocurre con todos los impuestos, la contabilidad es clave. Siempre que registre todas sus millas y destinos, no debería tener problemas para justificar sus deducciones.

Cómo deducir su oficina en casa

Para deducir su oficina en casa, su negocio debe seguir las siguientes reglas .

1. Su hogar debe ser su principal lugar de trabajo . Esto significa que usted lleva a cabo todas sus actividades comerciales en su hogar y no tiene otras ubicaciones establecidas donde haga negocios.
2. Debe tener un área especial seccionada para su negocio . Puede ser una habitación separada o el garaje. Cualquier lugar donde almacene inventario o productos también cuenta.
3. En realidad, debe realizar negocios en casa y utilizar el espacio dedicado exclusivamente para los negocios. Esto suena como una obviedad, pero esto es para evitar que las personas instalen una oficina falsa y la tomen como una deducción. Lo que esto también significa es que también debe quitar la cama y los tocadores de la habitación.

Si cumple con las reglas anteriores, la forma en que maneja la deducción depende de si es propietario o alquila su casa .

Deducir un alquiler

Deducir una oficina en casa para los inquilinos es el caso más simple de tratar. Simplemente calcule el porcentaje de espacio que ocupa su negocio y multiplíquelo por la cantidad de alquiler que paga cada año.

Además, no olvide incluir también sus pólizas de seguro y de servicios públicos.

Deducir una casa de su propiedad

Cuando realmente eres dueño de tu propia casa, las cosas comienzan a complicarse un poco y las reglas fiscales no son tan ventajosas como cuando alquilas. A continuación, se detallan los pasos que debe seguir para reclamar la deducción de su oficina en casa.

1. Calcula el porcentaje de espacio que ocupa tu negocio.
2. Calcula el costo de tu casa en sí. Deberá separar el costo de la casa del costo del terreno. Desafortunadamente, en muchos casos, el valor de su terreno supera en gran medida el valor de su casa.
3. Calcule todos los gastos relacionados con servicios públicos, reparaciones, impuestos y seguros.
4. Sume los elementos 2 y 3 anteriores y multiplíquelos por el porcentaje calculado en el elemento 1.
5. Agregue el monto de depreciación aplicable a su casa. Consulte al IRS y averigüe cuáles son las reglas de depreciación para su casa. Esto no es tan complicado, pero debe consultar con su contador solo para asegurarse de cómo hacerlo correctamente, ya que cambia de un año a otro.
6. Agregue los gastos que hicimos directamente a la oficina de su hogar y no al resto de la casa. Esto incluye decoración y mobiliario.

La principal desventaja de administrar su negocio desde una casa de su propiedad es que tendrá que pagar impuestos sobre la cantidad que ha depreciado en su casa cuando llegue el momento de venderla.

Por ejemplo, si su casa vale 100k y la depreció 10k. Cuando venda su casa, deberá pagar impuestos sobre la ganancia de lo que la vendió por menos 90k.

Cómo deducir equipos y suministros

La mayor ventaja para las pequeñas empresas es un pequeño Código de Rentas Internas conocido como Sección 179 . La Sección 179 permite a las pequeñas empresas deducir hasta 1 millón de dólares (Nota: este número cambia cada año) de activos completamente cada año.

Lo que esto significa es que puede deducir hasta esta cantidad en equipos comerciales, computadoras, muebles, etc. sin tener que preocuparse por la depreciación u otros cálculos de impuestos. Por supuesto, la sección 179 viene con algunos requisitos que deben cumplirse.

Las compras deben usarse principalmente para negocios

La regla oficial es que el activo que está deduciendo debe usarse al 50% o más para negocios . Digamos, por ejemplo, que está intentando cancelar una computadora en su totalidad para un año fiscal determinado.

Debe asegurarse de que está utilizando esta computadora más por negocios que por placer y poder demostrarlo si alguna vez lo auditan. En su mayor parte, siempre que no abuse de esta regla, debería estar bien.

Ciertas compras están excluidas

Algunas cosas comunes que no puede utilizar en la sección 179 se enumeran a continuación. Es posible que me falten algunos elementos, por lo que definitivamente debería verificarlo usted mismo, pero estas son algunas de las exclusiones más comunes.

1. Inventario : Básicamente, no puede cancelar las cosas que planea vender.
2. Obsequios : todo lo que haya obtenido o heredado como obsequio no se puede deducir
3. Bienes raíces
4. Artículos que ya posee o que no compró durante el año fiscal

La mayoría de las pequeñas empresas optarán por tomar la deducción de la Sección 179 para la mayoría de sus activos. Sin embargo, hay algunos casos en los que no querrás hacerlo.

Por ejemplo, si las ganancias de su empresa son bajas y ya se encuentra en la categoría impositiva más baja, es posible que desee diferir algunas de esas cancelaciones para cuando su negocio sea más rentable para mantenerse en una categoría impositiva más baja más adelante.

En cualquier caso, siempre debes hacer los cálculos en ambos sentidos para ver qué tiene sentido para ti.

Riesgo de auditoria

En general, sus posibilidades de obtener una auditoría al realizar la deducción del negocio desde casa son mucho mayores si su negocio no muestra ganancias durante un período de tiempo prolongado .

Si toma la deducción, asegúrese de poder demostrar que su negocio es realmente legítimo y no solo un pasatiempo suyo que está aprovechando. También tenga en cuenta que sus posibilidades de una auditoría aumentan por cada año que no muestre ganancias.

Cómo deducir entretenimiento y comidas

Deducir entretenimiento y comidas es a menudo un área gris que la gente aprovecha . Mi regla general es que siempre que no abuse del código tributario, debería estar bien.

Utilizo lo que llamo el código "BS". Si puedo decirle a mi esposa con seriedad que un gasto en particular se usó para fines comerciales, y mi esposa no cree que sea una tontería, por lo general es lo suficientemente bueno para mí.

Sin embargo, oficialmente, todo lo que gaste debe obedecer las siguientes reglas.

1. Los gastos de entretenimiento deben ser razonables y aceptados en su campo de negocios . Por ejemplo, si estoy vendiendo comida vegetariana a través de Internet, lo más probable es que no salga volando si llevo a los empleados a cenar bistec. En cualquier caso, entiendes el punto.
2. El propósito del gasto de entretenimiento debe ser generar ingresos : por ejemplo, si está organizando un evento para promocionar su empresa, esto es perfectamente aceptable. Incluso si usted y su socio comercial salen a comer para discutir el negocio, su comida también se puede descontar.
3. El gasto no puede ser extravagante . Básicamente, esto significa que no abuse de esta deducción.

De todos modos, el entretenimiento se define como cualquier actividad o recreación que sea directamente para clientes, clientes o empleados . Solo el 50% del entretenimiento y las comidas es deducible, pero estos gastos pueden acumularse a lo largo del año.

Para nuestra tienda, mi esposa y yo salimos al menos una vez cada pocas semanas para discutir nuevas formas de expandir el negocio.

Cómo deducir los gastos de viaje

¿Alguna vez escuchó a su cónyuge quejarse de que nunca se va de vacaciones suficientes? Usar su negocio como un refugio fiscal es una excelente manera de financiar sus próximas vacaciones sin arruinarse. Con una planificación adecuada, puede hacer que su negocio pague y cancele la mayor parte de su viaje.

Para empezar, el propósito principal del viaje debe ser por negocios. Siempre que su destino no sea completamente aleatorio, es probable que pueda encontrar una manera de hacer negocios allí.

A continuación se presentan algunas pautas generales sobre qué y cómo puede deducir durante sus viajes. Tenga en cuenta que solo puede deducir gastos en aquellos días en los que realmente está realizando actividades comerciales.

1. El alojamiento se puede descontar en su totalidad
2. La comida se puede descontar 50%
3. El transporte se puede descontar 100%
4. Las tarifas relacionadas con la lavandería y la oficina móvil se pueden deducir al 100%

Hay 2 formas de deducir sus viajes de negocios, el método de viáticos o el método de gasto real .

Método por día

El IRS permite una deducción fija por día cuando viaja. Cada año, el IRS publica una tabla que especifica un valor de viáticos dependiendo de su destino. Debe verificar cuál es la tarifa diaria antes de hacer sus cálculos.

En cualquier caso, incluso si gasta menos de su tarifa diaria, aún puede tomar la deducción diaria completa . Una cosa que hacemos mi esposa y yo (cuando no estamos tratando de hacer unas vacaciones) es viajar a precios ultrabaratos.

De esa manera, terminamos deduciendo más de lo que realmente gastamos en nuestro viaje. Sin embargo, tenga en cuenta que las empresas unipersonales no pueden utilizar el método de viáticos para sus deducciones de alojamiento. Todos los demás gastos son un juego justo en lo que respecta a las dietas.

Método de gasto real

Esto es bastante sencillo. Simplemente guarde todos sus recibos y sume la cantidad total de deducciones según lo que haya gastado. Lo importante es asegurarse de guardar los recibos de todo en lo que gasta su dinero.

Siempre llevamos una pequeña caja donde tiramos todos nuestros recibos al final del día.

Al igual que con todas las deducciones de impuestos, no se exceda. Asegúrese de documentar exactamente qué socios comerciales o clientes visita en un día determinado.

Después de sus reuniones , puede pasar el resto del día como ocio. Por lo general, mi esposa y yo planeamos visitar a un proveedor por día temprano en las mañanas y dejar el resto del día por placer.

Por lo general, también intentamos planificar con anticipación para decidir si vamos a utilizar el método de viáticos o de gastos reales. En las vacaciones de negocios, usualmente hacemos todo lo posible y usamos el método de gastos. Si el viaje es puramente de negocios, normalmente escatimaremos y cobraremos los viáticos.

De qué tener cuidado

Antes de proclamarse una pequeña empresa y comenzar a realizar deducciones por todas partes, hay algunas cosas que debe tener en cuenta en lo que respecta al gobierno. Por un lado, debe poder demostrarle al IRS que su negocio es de hecho un negocio real .

La definición de "negocio" es bastante amplia. En general, solo necesita demostrarle al IRS que está tratando activamente de ganar dinero aunque no necesariamente lo esté logrando. Estos son los criterios que utiliza el IRS para determinar si su negocio es "real".

• Si su empresa obtiene una ganancia imponible durante 3 de cada 5 años consecutivos , generalmente está a salvo de que su empresa se considere solo un pasatiempo.
• Si su empresa continúa declarando pérdidas año tras año , deberá reunir y conservar pruebas de que está haciendo un esfuerzo activo para obtener ganancias. Esto incluye tener un sitio web comercial, tarjetas de presentación, un conjunto distinto y separado de libros financieros, licencias comerciales, permisos y gastos de publicidad, etc.
• Debe mantenerse actualizado con todos los documentos comerciales necesarios . Por ejemplo, si vende bienes físicos, aún debe declarar sus impuestos sobre las ventas incluso si no realizó ninguna venta.

¡No tenga miedo del IRS!

La mayoría de las personas no toman las deducciones a las que tienen derecho porque no quieren ser auditadas o incluso correr el riesgo. ¡Pero las reglas fiscales para las empresas existen por una razón, por lo que debe aprovecharlas!

Naturalmente, sus posibilidades de ser auditado pueden aumentar dependiendo de lo que elija deducir, pero si realmente está tratando de administrar un negocio legítimo , no tiene nada de qué preocuparse.

Para nuestro negocio de ropa blanca para bodas, nos aseguramos de no ser demasiado agresivos cuando se trata de asumir los gastos comerciales, pero aún así nos las arreglamos para ahorrar miles de dólares en impuestos cada año.

Solo asegúrese de consultar a un contador fiscal antes de realizar deducciones locas. Además, si tiene alguna pregunta específica sobre lo que deducimos con nuestro negocio de ropa de cama para bodas, no dude en escribirme.

Una vez que se sienta a pensar en ello, los beneficios fiscales por sí solos hacen que iniciar su propia empresa sea una apuesta más segura.

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