Esta publicación está escrita por Audrey Phillips, gerente de programas en Classy.
Una campaña exitosa de recaudación de fondos entre pares requiere una planificación cuidadosa y una sólida comprensión de cómo motivar a sus recaudadores de fondos para alcanzar sus objetivos. En Classy, ponemos a prueba nuestras propias habilidades de recaudación de fondos con nuestra iniciativa anual #ClassyGives, donde nuestro personal recauda fondos colectivamente para una organización sin fines de lucro. En 2019, recaudamos fondos para Grassroot Soccer, una organización que aprovecha el poder del fútbol para educar, inspirar y movilizar a jóvenes en riesgo en países en desarrollo, superamos nuestra meta de $60,000 y recaudamos un total de $72,000.
Como empleado de Classy, ayudé a coordinar nuestra anterior campaña de empleados entre pares. Hablo con nuestros clientes todos los días sobre las mejores prácticas de recaudación de fondos y anteriormente estaba en el equipo de desarrollo de una organización sin fines de lucro, por lo que esta fue una gran oportunidad para practicar lo que predico todo el día. A continuación, comparto cómo manejé esta campaña y motivé a nuestro personal para alcanzar nuestras metas.
Guía gratuita: Anatomía de una campaña exitosa de igual a igual
1. Tenga en cuenta las páginas, los objetivos y el cronograma de su campaña
Antes de lanzar una campaña entre pares, asegúrese de que la campaña en sí esté configurada y lista para funcionar. Cuanto más trabajo pueda hacer antes del lanzamiento público, más tiempo tendrá para concentrarse en comunicarse con sus donantes y recaudadores de fondos. Nuestro equipo creó una campaña Classy peer-to-peer utilizando los mensajes y la marca de Grassroot Soccer. Sin embargo, una cosa que hace que una campaña entre pares sea única son las páginas de recaudación de fondos individuales y de equipo.
Si bien siempre se alienta a los recaudadores de fondos a personalizarlos, hemos descubierto que muchos simplemente no tienen tiempo. Terminan manteniendo el lenguaje y el diseño de la plantilla en la página. Es por eso que agregamos una imagen de perfil general y algo de texto sobre el impacto de la organización de antemano, todo en la voz del recaudador de fondos, para que la página sea atractiva incluso si los recaudadores de fondos individuales no la actualizan.
También fue importante para nosotros establecer una meta general de recaudación de fondos para la campaña y un cronograma para alcanzar esa meta. Usando campañas anteriores de ClassyGives como punto de referencia, establecimos nuestra meta en $50,000. A propósito, establecimos una meta más conservadora para que nuestro personal pudiera sentir la motivación de lograrla, y luego pudiéramos esforzarnos para superar la meta original. Decidimos realizar una campaña de seis semanas para que nuestros recaudadores de fondos tuvieran suficiente tiempo para registrarse y comunicarse con sus conexiones para obtener donaciones.
2. Comience su campaña con una nota alta
Hacer que su comunidad, y en nuestro caso, toda una empresa, se entusiasme con la recaudación de fondos no es una tarea fácil, y es importante iniciar la campaña con mucha energía. Primero, pensamos que era crucial que nuestros empleados entendieran más sobre Grassroot Soccer. Es casi imposible recaudar fondos con éxito para una causa en la que no crees del todo, así que trajimos a Molly McHugh, directora de comunicaciones de Grassroot Soccer. Molly vino y habló con toda nuestra empresa sobre sus programas, dónde se necesitaba más financiación, e incluso nos hizo realizar algunos ejercicios de fútbol que hacen con sus hijos.
Tener un evento para lanzar oficialmente la campaña ayudó a aumentar la emoción y el compromiso de nuestro personal. Inmediatamente después de la presentación de Molly, envié un correo electrónico a toda la empresa con instrucciones sobre cómo registrarse como recaudador de fondos. Ya habíamos pedido voluntarios para que actuaran como capitanes de equipo, por lo que después de que las personas se inscribieran, se les asignó a equipos específicos.
Incluso si no puede organizar un evento para el lanzamiento de su campaña pública, busque otras formas de aumentar la anticipación y el entusiasmo. Los objetivos principales son asegurarse de que sus electores estén listos para recaudar fondos, comprendan el impacto que tendrán y tengan las herramientas necesarias para tener éxito. Intente hacer una campaña de correo electrónico por goteo que tenga una cuenta regresiva para el lanzamiento de la campaña. Esto puede ir de la mano con una cuenta regresiva en las redes sociales, tanto en el suministro de noticias como en la utilización de las funciones de la historia en Facebook e Instagram.
3. Apóyate en los capitanes de tu equipo
Un elemento importante de nuestro éxito fue la creación de equipos de recaudación de fondos y la dedicación de los capitanes de nuestros equipos. Los candidatos perfectos eran empleados que estaban listos para recaudar fondos y emocionados de motivar a su equipo a participar, ya que esencialmente actúan como porristas de recaudación de fondos. Como organización sin fines de lucro que realiza una campaña entre pares, recomiendo comunicarse con sus seguidores más leales y comprometidos, que podrían ser sus principales donantes, voluntarios, miembros de la junta o personal.
Tenga en cuenta que no tiene que usar equipos si no tiene sentido para su base de recaudación de fondos. Como una empresa con muchas personas que invirtieron personalmente en el trabajo sin fines de lucro, teníamos toneladas de personas que estaban emocionadas de actuar como capitanes de equipo, así como también una comunidad de personas que se motivaban entre sí mientras competían para ayudar a su equipo a recaudar la mayor cantidad de dinero posible. .
El principal beneficio de usar equipos en una campaña entre pares es la capacidad de apoyarse en los capitanes de su equipo para comunicarse con los recaudadores de fondos. Si bien es genial que algunos mensajes provengan de la persona o el personal que dirige la campaña general, la comunicación de los capitanes de los equipos a menudo puede sentirse más personal y hacer que los recaudadores de fondos rindan más cuentas.
Como líder de su organización sin fines de lucro, puede empoderar a sus capitanes con los tipos de mensajes que pueden transmitir a sus equipos. A continuación se muestra un correo electrónico de muestra que envié a nuestros capitanes, completo con una plantilla que podrían usar para motivar y equipar a los miembros de su equipo.
“Hola capitanes de equipo,
Estamos bien encaminados hacia la recaudación de fondos y ¡ME ENCANTA todo el éxito que estoy viendo a través de sus equipos! Un ENORME saludo al Equipo Sarah, que está a la cabeza con $6599 recaudados, y a Alison y Phil, que están en nuestra tabla de clasificación individual, ¡además de Gabe, que no se queda atrás! ¡Mantener el buen trabajo!
Pensé que sería útil proporcionar una plantilla de correo electrónico para enviar a los miembros de su equipo. Totalmente opcional para enviar, particularmente si ya ha estado en comunicación frecuente. Pero si quieres copiar y pegar fácilmente, ¡hazlo!
PLANTILLA PARA ENVIAR A LOS MIEMBROS DEL EQUIPO:
Hola equipo,
¡Ahora estamos bien encaminados hacia #ClassyGives! ¡Felicitaciones por un febrero increíble, y no puedo esperar para ver a nuestro equipo DOMINAR la competencia en marzo! Un gran saludo a nuestro mejor recaudador de fondos en el equipo, INGRESE NOMBRE , ¡siga así!
Pensé que sería útil brindar algunos consejos para poner en marcha nuestra recaudación de fondos:
- Personaliza tu historia en tu página de recaudación de fondos . Hágalo más personal para usted (es decir, su conexión con el fútbol, los adolescentes, las organizaciones sin fines de lucro, Classy, etc.). ¡No sea tímido al agregar algunas imágenes y GIF también para hacerlo más dinámico!
- El correo electrónico sigue siendo la mejor manera de obtener donaciones. Comience a enviar correos electrónicos personales a individuos, o al menos a grupos más pequeños de personas. Esta es una pregunta más directa en comparación con la publicación en las redes sociales, y más formal que el envío de mensajes de texto.
- No tengas miedo de preguntar más de una vez. ¡La gente necesita ese recordatorio y un empujón adicional para tomar medidas!
- Si bien el correo electrónico es clave, siga avanzando en las redes sociales . ¡Es genial para la defensa, y nunca se sabe quién donará después de verlo! Consejo profesional: etiquete a sus principales donantes en la publicación como agradecimiento. No solo muestra reconocimiento, sino que también puede exponer su publicación a sus seguidores, ¡lo que lo hace más visible!
- Para las personas que usted sabe que no pueden permitirse un regalo grande, haga una solicitud más específica que facilite la entrega. Por ejemplo: “El número de mi camiseta anterior era el 23, así que este año estoy pidiendo $23 para mi recaudación de fondos. ¡Si incluso la mitad de ustedes dieran $23, estaría en una cantidad X !”
¡Ustedes molan! ¡Sigan con el gran trabajo y por favor no duden en venir a mí con cualquier pregunta!
Descargar: Guía de correos electrónicos de recaudación de fondos entre pares
4. Equipar a los recaudadores de fondos para superar la depresión de la mitad de la campaña
La actividad de recaudación de fondos a menudo se ralentiza a mitad de la campaña, y sus recaudadores de fondos en el terreno pueden sentirlo. A la mitad de nuestra campaña, nuestros recaudadores de fondos se habían acercado a su grupo principal de conexiones y estaban un poco atascados con qué hacer a continuación. Ofrecí la sugerencia de alentar a sus conexiones más cercanas a comunicarse con sus redes y, lo que es más importante, incluí una plantilla para que nuestros recaudadores de fondos copiaran y pegaran.
“Hola recaudadores de fondos,
Es oficial. La fase de luna de miel ha terminado y estamos en la depresión de la mitad de la campaña... Sin embargo, no temas, sucede con todas las campañas de igual a igual. Se comunicó con sus amigos cercanos y familiares y publicó en las redes sociales varias veces, y probablemente sienta que ha recibido las donaciones que va a recibir. Pero , ¿te has acercado a las conexiones de tus conexiones? ¡Esa es la belleza de la recaudación de fondos entre pares!
La gran mayoría de las donaciones que recibí provinieron de amigos de mi familia, y ni siquiera les pedí directamente. Les pedí a mis padres que enviaran correos electrónicos a sus amigos en mi nombre porque sabía que tendría más peso viniendo de ellos. Para facilitarles las cosas, todavía escribí el correo electrónico, ¡así que todo lo que mis padres tenían que hacer era copiar y pegar!
Aún mejor, aquí está el correo electrónico que escribí. Siéntase libre de copiar, ingresar sus toques personales y disparar:
ENVÍE LA PLANTILLA A CUALQUIER PERSONA Y A TODOS EN SU NOMBRE:
Hola XX ,
Como ya sabrá, Classy, la empresa de FUNDRAISER'S (SU NOMBRE) , crea software para que las organizaciones sin fines de lucro aprovechen su potencial en la recaudación de fondos en línea. Su misión es movilizar y empoderar al mundo para el bien, y parte de eso significa poner su dinero donde está su boca y recaudar fondos activamente para una organización sin fines de lucro cada año.
Este año, han seleccionado Grassroot Soccer. Son una organización increíble que fue fundada por dos jugadores profesionales de "fútbol" de Zimbabue. Esencialmente, notaron que las tasas de mortalidad estaban disminuyendo para todos los grupos de edad, excepto los adolescentes, particularmente en el este y el sur de África. ¡Decidieron usar el fútbol para enseñar a los adolescentes, principalmente a las niñas, sobre los peligros del VIH, cómo protegerse de las ITS y el abuso sexual, y cómo desarrollar la confianza más allá de la adolescencia!
NOMBRE DEL RECAUDADOR DE FONDOS personalmente está muy entusiasmado con esta organización porque, como EL/ ella lo expresa: “Grassroot Soccer está enfocado en su impacto. Encontraron un problema realmente grande y encontraron una forma creativa y relevante de atraer a los adolescentes”.
Mira este video para aprender más sobre ellos.
Si desea hacer una donación a la página de recaudación de fondos de FUNDRAISER , haga clic en [INGRESE SU ENLACE]. ¡Si S/ÉL recauda $3,000, S/ÉL podría calificar para un viaje a uno de sus programas en Sudáfrica! S/ÉL también me pidió que dijera que S/ÉL sabe que todos estamos inundados de solicitudes de donaciones en estos días, por lo que S/ÉL entiende completamente si estás haciendo tapping en tus contribuciones caritativas. ¡No dude en compartir SU enlace con cualquier otra persona que crea que pueda estar interesada!
¡Muchas gracias de parte mía y de NOMBRE DEL RECAUDADOR DE FONDOS! ”
5. Socializa
Las redes sociales fueron una gran herramienta para difundir información sobre Grassroot Soccer y solicitar donaciones. Con la ayuda del equipo de comunicación de la organización, creamos varias publicaciones de muestra para Facebook e Instagram que nuestros recaudadores de fondos podían copiar y pegar como propias. Esta es una de las publicaciones que enviamos:
“Todos los días, 1.000 niñas adolescentes y mujeres jóvenes se infectan con el VIH. En el África subsahariana, las niñas representan el 74 % de las nuevas infecciones entre los adolescentes. Pero aquí están las buenas noticias: después de pasar por la programación de Grassroot Soccer, las adolescentes tienen más probabilidades de hacerse la prueba del VIH, más probabilidades de dejar relaciones abusivas física y emocionalmente, y es más probable que elijan relaciones que tengan mayores niveles de igualdad de género y confianza, mientras que los niños muestran mejores actitudes hacia la igualdad de género.
[Insertar lenguaje personal alrededor del enlace de la campaña de recaudación de fondos]”
Cree diferentes plantillas para cada canal de redes sociales y compártalas directamente con sus recaudadores de fondos o solicite a los capitanes de su equipo que las envíen a sus equipos. Recuerde, su objetivo siempre es hacer que sea lo más fácil posible que sus eventos de recaudación de fondos tengan éxito.
6. Proporcione incentivos para los recaudadores de fondos
Si bien es increíble recaudar fondos colectivamente para una causa estelar, no siempre es fácil pedir donaciones a amigos y familiares. A veces, sus recaudadores de fondos necesitan un impulso adicional de motivación a través de incentivos de campaña, lo que puede ser útil para mantener el impulso.
El principal incentivo de nuestra campaña fue que los 10 recaudadores de fondos que recaudaron la mayor cantidad de dinero volarían para visitar los programas de Grassroot Soccer y ver el impacto de sus dólares recaudados, en persona. Sin embargo, también creamos premios semanales que anunciaríamos al comienzo de cada semana. Estos incluyeron un altavoz Sonos, un Kindle, donaciones de Classy a su página de recaudación de fondos, un kit de campamento, un Fitbit y una hora feliz patrocinada por el equipo.
Considere los tipos de incentivos que puede agregar regularmente a su campaña o en momentos críticos como la pausa a mitad de la campaña. También puede cambiar las calificaciones para ganar los premios, como quién recaudó más durante un fin de semana específico, quién tuvo la mayor cantidad de donantes o una rifa de cualquiera que haya recaudado más de $ 250. Todos en nuestra campaña se sorprendieron gratamente cuando ganaron alguno de estos premios, y fueron un factor muy importante para mantener la moral de la recaudación de fondos.
7. En caso de duda, comuníquese
Si aún no lo ha notado, un factor muy importante para liderar con éxito una campaña entre pares es la comunicación constante. Es fácil concentrar todos sus esfuerzos de comunicación en su lanzamiento, pero es igualmente importante desarrollar una cadencia con sus recaudadores de fondos (y donantes) para asegurarse de que se mantengan actualizados y mantengan la campaña en mente.
Después del lanzamiento inicial, enviamos a los recaudadores de fondos un correo electrónico todos los lunes destacando el progreso de la campaña, la tabla de clasificación de recaudación de fondos, el ganador del premio semanal y el próximo incentivo. También emparejamos cada correo electrónico con un mensaje corto en la cuenta de Slack de nuestra empresa. Envié correos electrónicos semanales a los capitanes de los equipos con plantillas de correos electrónicos o publicaciones en las redes sociales que luego podrían enviar a los miembros de su equipo. Finalmente, organicé horas de oficina semanales de recaudación de fondos para cualquier persona que quisiera aprender más sobre las mejores prácticas para la recaudación de fondos. Estas reuniones en persona resultaron ser excelentes oportunidades para profundizar en la estrategia de recaudación de fondos de una persona.
Prepara a tu equipo para el éxito creando un cronograma de comunicaciones tanto para tus recaudadores de fondos como para los capitanes de tu equipo, señalando claramente el propósito y brindando contenido para cada mensaje. También puede usar herramientas como Facebook Live o Zoom para organizar "horarios de oficina" de recaudación de fondos o sesiones de preguntas y respuestas durante las cuales sus seguidores pueden obtener más información.
Descargar: Comprender el verdadero potencial financiero de la recaudación de fondos entre pares
8. Seguimiento con terceros donantes
El poder de las campañas de recaudación de fondos entre pares es la gran cantidad de nuevos donantes que aportan a una organización. Trabajé en estrecha colaboración con Grassroot Soccer para garantizar que brindaran un seguimiento y una administración adecuados con cualquier donante nuevo en la campaña. Junto con el recibo de donación Classy que recibió cada donante, el fundador y director ejecutivo de Grassroot Soccer también envió un correo electrónico personal de agradecimiento.
“Estimado [Nombre del donante] ,
¡Eres fabuloso! Gracias por su donación de [Cantidad de $X] a Grassroot Soccer el [fecha] en honor a [Nombre del recaudador de fondos] . Su generosa donación brinda modelos a seguir, educación para la salud, habilidades para la vida y vínculos con los servicios de salud para jóvenes en África en un momento crítico de sus vidas.
Si bien los jóvenes en África enfrentan grandes desafíos de salud, también son la mayor fuerza para el cambio. Su apoyo hace posible que GRS use el poder del fútbol para empoderar a los jóvenes con el conocimiento, las habilidades y el apoyo que necesitan para vivir vidas saludables y productivas.
Si aún no lo ha hecho, nos encantaría que se uniera a nuestra comunidad en línea siguiéndonos en Facebook, Twitter, Instagram o YouTube, cualquiera que sea la plataforma que prefiera. Obtendrá las últimas noticias, fotos y videos del campo.
Gracias por invertir en el futuro de la juventud en África... ¡no podría ser posible sin ti!
Sinceramente,
Dr. Thomas S. Clark
Fundador y CEO"
Grassroot Soccer incluso dio un paso más y llamó a todos los donantes, sin importar el tamaño de su donación. La mayoría de las veces dejaban mensajes de voz, por lo que no tomó mucho tiempo y fue un gran toque personal para que el donante se sintiera apreciado. Fue un gran paso adelante para convertir a los nuevos donantes únicos en donantes regulares.
Como equipo sin fines de lucro, haga un esfuerzo concertado para agradecer a sus donantes externos y luego envuélvalos en su serie de correos electrónicos de bienvenida. Anime a sus recaudadores de fondos a que también se comuniquen personalmente con sus donantes, ya sea a través de una oportunidad coordinada de hacer tarjetas de agradecimiento en su oficina o un simple recordatorio para enviar un correo electrónico o llamar a sus donantes. Para fomentar un sentido de comunidad con nuestros recaudadores de fondos y, nuevamente, hacerlo divertido y fácil, organicé una noche de "tarjetas de agradecimiento" donde nuestros recaudadores de fondos podían reunirse para escribir tarjetas de agradecimiento a sus donantes para compartir un poco de amor.
Con una planificación y comunicación adecuadas, puede ayudar a garantizar el éxito de sus eventos de recaudación de fondos, lo que afecta directamente al suyo. Bríndeles las herramientas que necesitan para ganar donaciones, nuevos donantes y nuevos defensores para su organización.
La anatomía de una campaña exitosa de igual a igual