Effektive Hacks zur Reduzierung der Ausgaben für Ihr kleines Unternehmen

In diesen turbulenten Zeiten, in denen der Umsatz des Unternehmens beeinträchtigt wird, besteht die einzige Möglichkeit, das Endergebnis (Gewinn) zu steigern, darin, sich auf die Senkung der Ausgaben zu konzentrieren. Dies stärkt den Cashflow, was zu einem nachhaltigen Geschäft führt. Bevor wir beginnen, lassen Sie uns ein paar Dinge über Ausgaben verstehen!

• Laut IRS müssen Betriebsausgaben, um steuerlich absetzbar zu sein, „sowohl gewöhnlich als auch notwendig sein“. Gewöhnlich bedeutet allgemeine und akzeptierte Praktiken und bedeutet notwendigerweise die für das Geschäft erforderlichen Praktiken.

• Transaktionen erfolgen in Form von Bargeld und Kredit. Bei Bargeschäften wird die Zahlung sofort und bei Gutschrift zu einem späteren Zeitpunkt abgewickelt.

• Ausgaben fallen im Allgemeinen in die Kategorien Betriebsausgaben (z. B. Verwaltungsausgaben, Handelsausgaben usw.) und nicht betriebliche Ausgaben (z. B. Bankgebühren, Zinsen für Geschäftsdarlehen für Ausrüstung usw.).

Nachdem wir verstanden haben, was eine Ausgabe ist, wollen wir untersuchen, wie wir sie reduzieren können:

(1) Mobile Apps als Scanner verwenden

Mit dem Aufkommen von Smartphones mit High-End-Kameras können Sie Dokumente schnell mit einer mobilen Scan-App digitalisieren. Mithilfe der optischen Zeichenerkennung (OCR) können Sie beliebige physische Dokumente in digitalisierte Form umwandeln. Ob Sie Bilder von Belegen für eine Spesenabrechnung hochladen oder ein paar Seiten eines Buches in Text umwandeln müssen, den Sie bearbeiten können, eine mobile Scan- und OCR-App ist genau das, was Sie brauchen. Sicherlich reduzieren Sie viel an CAPEX (Capital Expenditure) durch den Wegfall eines Scanners.

(2) Nutzen Sie Anreize für vorzeitige Lieferantenzahlungen

Ein Skonto bei vorzeitiger Zahlung ist eine Form der Handelsfinanzierung und eine Möglichkeit für Unternehmen, einen Rabatt auf die Rechnung eines Lieferanten zu erhalten, wenn sie den Lieferanten vorzeitig bezahlen. Mit anderen Worten, ein Unternehmen zahlt weniger als den vollen fälligen Betrag, während der Lieferant die Zahlung früher erhält, als dies unter den üblichen Zahlungsbedingungen der Fall wäre.

(3) Umsatz- und Bestandsanalyse

Wenn es um die Bestands- oder Bestandsverwaltung geht, unterteilt die ABC-Analyse (klassifizieren Sie die Waren wie A-Klasse, B-Klasse und C-Klasse) den Bestand in der Regel in drei Kategorien, basierend auf den Einnahmen und Kontrollmaßnahmen, die erforderlich sind, um verlustbringende Unternehmen/Kunden fallen zu lassen:

(4) Digitale Werbung

Mit der Verbreitung des Internets auf der ganzen Welt ist Werbung über Online-Plattformen wie Facebook, Instagram, YouTube usw. kostengünstig und wir können die richtigen Zielgruppen ansprechen. Große Technologieunternehmen haben Tools wie Ad Manager, Power Editor usw. entwickelt, um Werbekampagnen durchzuführen und die Effektivität in Echtzeit zu verfolgen. Mit zunehmender mobiler Bildschirmzeit ersetzen diese Plattformen effektiv traditionelle Werbeplattformen.

(5) Übernahme von Open Source

Da die Open-Source-Revolution immer mehr an Bedeutung gewinnt, gibt es für viele häufige Probleme/Anwendungsfälle bereits eine kostenlose Lösung. Tatsächlich sind die meisten davon mit kostenpflichtigen COTS-Produkten kompatibel. Deren Übernahme kann auch die Lizenzkosten drastisch senken und uns dabei helfen, uns auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. Beispielsweise können die für Microsoft Windows/Word zu zahlenden Lizenzgebühren gesenkt werden, indem Open-Source-Software wie Ubuntu/Open-Source-Office-Suites verwendet wird.

(6) Rationierung von Telefonanschlüssen

Wo immer möglich, kann das Festnetz durch VOIP (Voice over Internet Protocol) ersetzt werden, wodurch die Qualität erhöht und die Kosten gesenkt werden.

(7) Initiieren Sie die Belohnungsbasisproduktivität

Wenn die Technologie die menschliche Anstrengung reduziert, bringt sie auch eine Bedrohung namens Ablenkung am Arbeitsplatz mit sich, die nicht vermieden werden kann. Dies kann angegangen werden, indem einmal pro Woche lustige Events initiiert werden, kleine Belohnungen vergeben werden, um ihre Produktivität zu steigern, und auch intelligente Zeitmanagement-Tools verwendet werden, die den Prozess unterstützen.

(8) Förderung einer hybriden Arbeitsumgebung

WFH / Fernarbeit ist ein Game Changer und hier, um zu bleiben. Die Pandemie hat die Adoption beschleunigt. Eine hybride Arbeitsumgebung, in der Mitarbeiter zwischen Remote-Arbeit und Reisen ins Büro balancieren, hilft bei der Kostensenkung durch begrenzte Nutzung des Arbeitsplatzes, bietet ihnen aber gleichzeitig eine Teamumgebung.

(9) Fördern Sie digitale Transaktionen

Das Programm „Digital India“ ist die Flaggschiff-Kampagne der indischen Regierung. Eines der Hauptziele dieser Kampagne ist es, Indien zu einer bargeldlosen oder bargeldlosen Wirtschaft zu machen. Dies hilft, Zwischenhändlerkosten zu eliminieren, ermöglicht schnellere Abrechnungen und verbessert den Cashflow.

(10) Einführung einer nullbasierten Budgetierung

Zero Based Budgeting (ZBB) ist eine Methode der Budgetierung, bei der alle Ausgaben für jede neue Periode begründet werden müssen. Bei dieser Methode muss das Budget von Grund auf neu vorbereitet und die Ausgaben reduziert und die Kosten so weit wie möglich gesenkt werden. Dies spart viel Geld und Verständnis dafür, wohin das Geld fließt.

(11) Lean-Meetings

Lean-Meeting ist ein Meeting-Stil, der eine kollaborative Methode zur Generierung von Themen und Strukturen verwendet, um eine engagiertere und gezieltere Konversation zu ermöglichen.

Der Prozess ist einfach:

• Sammeln Sie Besprechungsthemen von allen Teilnehmern.
• Beginnen Sie mit dem schnellen Sammeln von Meeting-Themen von den Teilnehmern durch die Brainstorming-Aktivität und erstellen Sie dann eine Ranking-Umfrage, um die wichtigsten Themen gemeinsam zu priorisieren.
• Erstellen Sie im Laufe des Meetings einen Tagesordnungspunkt für die Hauptpunkte jedes diskutierten Themas, damit die Teilnehmer daran erinnert werden, Tangenten (Kurven) zu vermeiden.

(12) Kanalisierung von Versorgungs- und Verbrauchskosten

• In der heutigen Zeit sind Stromverbrauch und Wartungskosten unvermeidlich.
• Der maximale Verbrauch ist hauptsächlich auf vorhandene Klimaanlagen und Systeme zurückzuführen.
• In diesem Fall ist eine ständige Überwachung der Verbrauchseinheiten und Wartung erforderlich.
• Um Ihre Kosten zu verstehen, können Sie mit der Nennleistung Ihrer AC-Einheit beginnen (überprüfen Sie das Etikett auf der Kondensatoreinheit), die Ihnen sagt, wie viel Strom sie unter perfekten Bedingungen verbraucht.

(13) Automatisieren Sie die Operationen

Business Automation bedeutet, manuelle Anstrengungen durch Technologien und Tools zu ersetzen. Sie können mit der Automatisierung des Produktionsprozesses und des Kundenservice beginnen. Dies wird dazu beitragen, die Verzögerung zu beheben, die im manuellen Prozess auftritt, und die Beziehung zu den Kunden stärken.

(14) Maximieren Sie die Fähigkeiten der Mitarbeiter

Ein sehr wichtiger Aspekt der Mitarbeiterproduktivität ist die Führung, effektive Kommunikation und Arbeitsdelegation. Der Leiter muss sicherstellen, dass der richtige Mitarbeiter für die Stelle eingestellt wird und dass dem neuen Mitarbeiter vom unmittelbaren Vorgesetzten eine angemessene Verantwortung übertragen wird. Der Fokus auf Schulung und Entwicklung hilft bei der Entwicklung der Mitarbeiterfähigkeiten und hält sie motiviert, für das Unternehmen zu arbeiten.

(15) Reduzieren Sie die Druckkosten

Auch wenn wir technologisch auf dem Vormarsch sind, drucken immer noch viele Unternehmen Kopien der Dokumente und Handbücher, was eine reine Ressourcenverschwendung ist, da kaum jemand sie nutzt oder im Müll landet. Die Lagerräume, um all diese Papiere in Regalen zu lagern, kosten Sie auch Geld. Der ganze Prozess ist nur teuer, zeitaufwändig und erfüllt nicht den richtigen Zweck. Wir leben in einem digitalen Zeitalter, nutzen den Cloud-Speicher, um Ihre Daten zu speichern und jederzeit abzurufen.

(16) Kern- und Nicht-Kernfunktionen auslagern

In kleinen Unternehmen sind Transaktionen nicht groß genug, um einen CFO einzustellen. In diesem Fall können sie es an CPAs und Buchhalter auslagern, die ihre Geschäftsbücher schreiben und Steuern berechnen können. Dadurch können sie ihre Kostensenkung, Kernkompetenz, optimale Ressourcennutzung und hochwertigen Kundenservice verbessern. Vor dem Outsourcing muss das Unternehmen seine Kernfunktionen definieren und darauf aufbauend entscheiden, welche Funktionen ausgelagert werden können.

(17) Nutzen Sie alle staatlichen Subventionen oder Programme

Für kleine Unternehmen können Sie sich für staatliche Beihilfen entscheiden, indem Sie sich für das Zinszuschussberechtigungszertifikat anmelden (für weitere Informationen klicken Sie hier https://msme.gov.in ), um sicherheitenfreie Darlehen von PSUs, PSBs usw. zu beantragen, die helfen können, besser zu werden finanzielle Unterstützung. Außerdem gibt es viele Wohlfahrtsprogramme für kleine Unternehmen, wenn sie richtig genutzt werden, um das finanzielle Wachstum zu fördern, und überschüssiges Kapital kann zur Entwicklung neuer Ideen, zur Steigerung der Produktionskapazität usw. verwendet werden.

(18) Stellen Sie Praktikanten ein

Praktikanten sind eine kostengünstige Ressource, da jeder potenzielle Kandidat auf die Gelegenheit wartet, Erfahrungen zu sammeln und seine Fähigkeiten weiterzuentwickeln. Das Praktikum ist die beste Gelegenheit, dies zu nutzen. Um Ihre kontinuierliche Pipeline für zukünftige Mitarbeiter zu finden, benötigen Sie ein Praktikumsprogramm. Dazu wenden sich Unternehmen an Bildungseinrichtungen, unabhängige Portale wie Internshala, Mitarbeiterempfehlungen usw. Die Einstellung erfolgt über Laufkundschaft, Masseneinstellung, Telefoninterviews sowie virtuelle Interviews. Die Einstellung eines Praktikanten für das begrenzte oder kein Stipendium kann je nach Ihren Anforderungen ebenfalls funktionieren.

Dies sind die wenigen einfachen Methoden, die effektiv umgesetzt werden können, um die Kosten zu senken, insbesondere während dieser Pandemiezeit, um mit Bravour herauszukommen, ohne viel Einfluss auf das Endergebnis zu haben.