كيفية تعزيز ثقافة المساءلة في مكان العمل

المفهوم البسيط للمساءلة هو عندما يأخذ الفرد السلطة على أفعاله وقراراته - دون حث أو استجداء أو تشجيع.

تعني المساءلة أن الشخص يتقدم طواعية لتحديد موقفه في مواقف مختلفة بدلاً من توجيه أصابعه إلى الآخرين. مجتمعة ، المساءلة هي تحمل المسؤولية عن نفسك. مع أخذ ذلك في الاعتبار ، ربما ليس من الصعب تخيل سبب أهمية المساءلة التنظيمية.

كيف تبدو المساءلة في مكان العمل؟

تعني المساءلة في مكان العمل أن جميع الموظفين مسؤولون عن أفعالهم ومواقفهم ونتائجهم وقراراتهم. يرتبط ارتباطًا وثيقًا بزيادة الالتزام بالعمل والروح المعنوية للموظفين ، مما يؤدي إلى أداء أعلى.

تشير مساءلة الموظف إلى عدة خصائص مختلفة. هل موظفوك مسؤولون اجتماعيًا؟ هل هم على استعداد للاعتراف بأخطائهم؟ هل هم مسؤولون عن فعاليتهم وإنتاجيتهم؟ هل هم مسؤولون أمام فريقهم وعملائهم؟ هل يعطون الأولوية لأنشطتهم بشكل صحيح ، ويثقفون أصحاب المصلحة حول التغييرات؟ هل هم مسؤولون عن تصرفات فرقهم؟

في الواقع ، المساءلة في العمل هي كل ما سبق ، والتي تعمل كآلة. ولكن إذا لم يحتفظ الموظفون بآلية للمساءلة ، فإن الأمور تنهار بسرعة كبيرة. لتجنب ذلك ، يجب أن يكون كل موظف مسؤولاً عن أفعاله في العمل. إنه يبني الثقة داخل الفرق والمؤسسات لأن الناس يعرفون أنه يمكنهم الاعتماد على بعضهم البعض.

من المرجح أن يتم الوثوق بالقادة المسؤولين عن المساءلة واحترامهم لأن الناس يعرفون أنهم سيوفون بوعودهم. يمكن للمساءلة الشخصية أيضًا أن توفر الوقت والمال. يتخذ الأشخاص ذوو المساءلة موقفًا عندما تكون هناك مشكلة ويبحثون عن حلول. إنه يمنع المشكلة من التدهور ، ولكنه يتجنب أيضًا التكاليف الإضافية والتأخير. على العكس من ذلك ، لا يساهم الموظفون غير الخاضعين للمساءلة في نجاح الفريق ويمكن أن يقدموا صورة غير دقيقة للمؤسسة.

12 طريقة لتحسين مساءلة الموظفين

لا يمكنك أن تتوقع مساءلة موظفيك دون إعطائهم إرشادات حول كيفية التعامل مع المواقف التي تتطلب المساءلة. فيما يلي 12 طريقة سهلة لمساعدة موظفيك - ونفسك - على أن يصبحوا أكثر عرضة للمساءلة عن أفعالك في العمل.

1. ناقش الأداء الضعيف أو الفاشل قبل أن يخرج عن السيطرة

يتعين على معظم المديرين التعامل مع أداء الموظف الضعيف في مرحلة ما. يمكن أن تكون مناقشة الأداء الضعيف أو الفاشل تصادمية ، لكن يجب التعامل معها بأسرع ما يمكن. إذا لم تقم بذلك ، فسيؤدي ذلك إلى حدوث مشكلات كبيرة. تحتاج أولاً إلى فهم السبب الجذري قبل أن تتمكن من إصلاح النتائج السيئة. يجب أن تفهم ما إذا كان ذلك بسبب نقص القدرة أو انخفاض الدافع.

قد يؤدي التشخيص غير الصحيح لمشاكل الأداء إلى العديد من المشكلات. إذا كنت تعتقد أن الموظف لا يبذل مجهودًا كافيًا ، فمن المحتمل أن تمارس ضغطًا إضافيًا عليه لتحقيق النجاح. ومع ذلك ، إذا كانت المشكلة الفعلية هي القدرة ، فإن الضغط المتزايد لن يؤدي إلا إلى تفاقم هذا الوضع. هذا هو المكان الذي ستكون فيه صفاتك القيادية مهمة.

الشيء الوحيد الذي يجب مراعاته هنا هو التواصل الكتابي. سيساعد الموظفين على معرفة ما هو متوقع ويجعلهم يشعرون بمسؤولية أكبر عن أدوارهم. على هذا النحو ، لن يتمكنوا من تقديم الأعذار لعدم معرفة أو فهم أي شيء.

2. إعادة تحديد الأهداف لتلبية معايير جديدة أكثر قابلية للتحقيق

تحديد الأهداف هو أهم عامل لتهيئة بيئة تشجع على المساءلة. ربما تحتاج إلى إعادة تحديد أهدافك إذا واجهت نقصًا مستمرًا في المساءلة في العمل.

يمكن أن يساعد تطوير أهداف SMART في تحقيق أهداف واقعية مرتبطة بمقاييس أعمال محددة تحدد خطًا واضحًا للنجاح. يسمح للأشخاص بفهم مجالات مسؤوليتهم والعمل الذي يحتاجون إليه للمساهمة في الأهداف على مستوى الشركة. أثناء تحديد الأهداف ، من المهم أيضًا فهم ما لا يمثل أولوية. سيؤدي كثرة المهام إلى تقليل الإنتاجية والمساءلة. وبالتالي ، تأكد من أن التوقعات التي حددتها قابلة للتحقيق.

3. هيكلة المخرجات بطريقة عادلة ومنصفة

تحتاج المساءلة إلى هيكل لجميع المهام المفتوحة ؛ خلاف ذلك ، لن تكون هناك مساءلة عن المواعيد النهائية غير الموجودة. لذا ، كن واضحًا عندما يحين موعد الوظيفة أو التسليم ، وقم بإعداد إشعارات لتذكير أعضاء الفريق عند حلول المواعيد النهائية.

قبل تعيين هذه التنبيهات ، تأكد من مناقشتها مع الفريق والحصول على ملاحظاتهم حول هذا النظام. ساعدهم على فهم العملية من خلال الإجابة على جميع أسئلتهم. سيساعدك هذا على تجنب الانطباع بأنك دائمًا ما تنظر إلى أكتافهم.

4. تتطلب فرص التعلم والتطوير

الموظفون الذين يتلقون التدريب اللازم وفواصل التعلم أكثر قدرة على أداء واجباتهم. تحتاج المنظمات إلى تزويد الموظفين بفرص التعزيز والنمو والتغيير من خلال التفاعلات بين المديرين والعاملين أو كجزء من دورة نمو مستمرة.

كشفت جالوب أن الموظفين من جيل الألفية يفكرون بشدة في القدرة على التعلم والتطوير في وظائفهم فوق كل المعايير الأخرى. يساعدهم في التغلب على العقبات التي تعيق قدرتهم ، وتحسين فهمهم لواجباتهم ، وخلق الثقة. إلى جانب ذلك ، فإن التعلم يجعل الموظفين مؤهلين بدرجة كافية للتكيف مع معايير الصناعة المتغيرة ، مما يساعدهم على احتلال مكانة رائدة في الصناعة.

5. إعطاء تحديثات منتظمة حول تقدم المشروع والمهمة لفريقك

يفضل الكثير من المديرين ذلك ، لكن لا يفعلونه. يجب عليك على الفور وضع متابعة على التقويم الخاص بك بعد الانتهاء من اجتماع مع فريقك ، وجعلهم يفعلون نفس الشيء. إذا لم تتحقق من ذلك ، فإنه يعطي رسالة خاطئة ويبدو أنه لا يهم ما الذي يعملون عليه.

أثناء التواصل ، تأكد من الاتصال بالشخص المناسب في المقام الأول ، وهو الشخص الذي يتحكم في اتخاذ القرار لفريقك. أيضًا ، يجب أن تحافظ عمليات المتابعة الخاصة بك على الاتساق المنتظم لتحقيق أقصى قدر من النتائج.

6. تقديم ملاحظات منتظمة لتقاريرك المباشرة

لتحسين مساءلة الموظف ، يجب عليك ، كمدير ، تحسين مهارات التغذية الراجعة الخاصة بك. إنها إحدى أكثر الطرق فعالية لتعزيز ثقافة المساءلة - أو ، إذا كان الضرر قد حدث بالفعل ، فقم بمعالجة الافتقار إلى المساءلة. بالطبع ، ليس من السهل تقديم ملاحظات صعبة ، لكن عليك أن تتحسن في ذلك.

عندما تقدم ملاحظات بشكل منتظم ، فإن ذلك يجعل تقديم الملاحظات القاسية وتلقيها أسهل كثيرًا. كما أنه يقلل من احتمالية أن يتفاجأ تقريرك المباشر بالتعليقات التي يفوز بها (والتي غالبًا ما تؤدي إلى فك الارتباط).

يجب أن تكون ملاحظاتك واضحة ومباشرة ولا لبس فيها. لجعل المساءلة عادة ، إليك بعض الأسئلة التي يمكنك طرحها على تقاريرك المباشرة:

• هل هناك شيء يمكننا القيام به كفريق؟
• هل تحصل على ملاحظات كافية حول عملك ، أم ترغب في المزيد؟
• هل هناك مجال عملك حيث تريد المزيد من المساعدة أو التدريب؟
• هل تريد مني توجيهات أكثر أم أقل بخصوص عملك؟
• كيف نعزز الطريقة التي يعمل بها فريقنا معًا؟

7. تقبل النقد البناء من موظفيك

لأن مجرد إعطاء التعليقات للموظفين لا يكفي. الحفاظ على علاقة مفتوحة ومرنة مع موظفيك سيجعلهم يشعرون بالراحة ، ويتحدثون معك بصراحة عن أدائك.

على هذا النحو ، ستكون قادرًا على فهم سلوكيات الموظفين ، وتحديد العادات السلبية ، وتوقع المشاكل داخل الفريق ، والتعرف على ما يتوقعونه منك كقائد لهم. عدم كونك محصنًا من انتقاد نفسك يجعل هذا موقفًا من جانب واحد ويثني الموظفين عن أخذ الملاحظات على محمل الجد. وبالتالي ، يمكن القول إن القادة الخاضعين للمساءلة يجب أن يسعوا للحصول على ردود الفعل من الموظفين لأن الملاحظات تخلق أشخاصًا مسؤولين.

8. كن لطيفا مع موظفيك

من المتوقع أن يتصرف الموظفون وفقًا لذلك في دور معين أو بيئة عمل معينة. ومع ذلك ، في كثير من الأحيان ، فشلوا في فهم تأثير سلوكهم على فريقهم. بصفتك مديرًا ، يجب أن تكون لطيفًا بدرجة كافية وتكتشف السبب الجذري لمشكلته وتفهم ما الذي يحفزهم. سوف يساعد في التخفيف من المشكلات قبل ظهورها بوقت طويل.

افترض أن أحد أطفال موظفك مريض ، لذلك يطلب الموظف جدول عمل أكثر مرونة. يجب أن تكون قادرًا على إيجاد حل ، بناءً على حالة الموظف وسياسات عملك.

ربما يمكنك أن تعرض عليهم فرصة عمل من المنزل كمكمل لوضعهم. يمكن لهذا النوع من الاعتبار أن يحسن معنويات الموظفين على الفور ويجعلهم أكثر تفانيًا لعملهم وشركتهم.

9. النظر في الأحاديث الصعبة

يتردد القادة في الانخراط في محادثات صعبة ، لأنهم ليسوا متأكدين من كيفية التعامل مع موظفيهم. في بعض الأحيان ، يشعرون بالقلق من أن الحديث لن يسير على ما يرام ، وينزعج العمال. القلق معقول. بعض الموظفين لا يحبون أن يتم إخبارهم بأنهم يتخذون قرارات سيئة أو أن أداؤهم ضعيف. إنهم لا يريدون أن يدركوا كيف يؤثر سلوكهم على زملائهم في العمل. ولكن إذا كنت ستجعل موظفيك يشعرون بالمساءلة عن أدائهم وملتزمون بتحقيق أهدافهم ، فعليك كسر حاجز الصمت.

اجعل محادثتك حوارًا مفتوحًا لدعم قضيتك ، مع حقائق وبيانات مثبتة. ولكن لجعل الأمر يبدو أكثر منطقية ، توقف لحظة واستمع إلى جانبهم من القصة. يجب أن تنتهي المناقشة دائمًا بملاحظة إيجابية. سيساعدهم ذلك على الشعور بأنهم قادرون على القيام بعمل أفضل. يجب عليك مراجعة الموقف بمجرد أن يبدأ في الحل أو التحسن. ومع ذلك ، يجب أن تظل مثل هذه المحادثات سرية دائمًا بينك وبين هذا الموظف (الموظفين) المحدد.

10. لا تغرس الخوف في مكان عملك

إن تطوير حالة من الخوف سوف يمنحك النجاح على المدى القصير ، لكنه لن يؤدي إلى مساءلة طويلة المدى. إذا كان الموظفون خائفين من انتقادات مديريهم ، فلن يبحثوا عن أي دعم عندما يحتاجون إليه.

نتيجة لذلك ، سوف يميلون إلى ترك فريقك. تأكد من التعرف على الأشياء الجيدة التي يقوم بها موظفوك. قد يجعلهم النقد المستمر يشعرون بالإرهاق والإحباط. لا شيء يمكن أن يتحسن إذا كنت تستطيع أن تقودهم بأمثلةك. تعلم كيفية الاعتراف بأخطائنا ، وبقيامك بذلك ، اشرح ما تعلمته لفريقك من أجل المراجع المستقبلية.

11. توفير الموارد الكافية

يجب أن توفر الإدارة الموارد اللازمة للموظفين للقيام بمهامهم. قد يشتكي الموظفون من عدم وجود ترتيبات العمل عندما يُطلب منهم الوفاء بواجباتهم وتحقيق الأهداف دون الحصول على الموارد المناسبة.

وفقًا لبيتر برجمان ، من الضروري أن نسأل:

"ما المهارات التي يحتاجها الشخص لتلبية التوقعات؟ ما هي الموارد التي سيحتاجها؟ إذا لم يكن لدى الشخص ما هو ضروري ، فهل يمكنه اكتساب ما هو مفقود؟ إذا كان الأمر كذلك ، فما هي الخطة؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فستحتاج إلى تفويض شخص آخر. وإلا ، فأنت تقوم بإعداده للفشل ".

بدون موارد كافية ، من المرجح أن يلوم موظفوك المنظمة بدلاً من تحميل أنفسهم المسؤولية.

12. تبقى محدثة تكنولوجيا

بغض النظر عن حجم شركتك ، تتمتع التكنولوجيا بفوائد ملموسة وغير ملموسة ستساعدك على التميز في السوق وتحقيق أرباح وتقديم نتائج موجهة للعملاء. يؤثر التقدم التكنولوجي على ثقافة الشركة وأدائها وعلاقاتها. كما أنه يساعد في حماية المعلومات الحساسة ويعزز التواصل مع أصحاب المصلحة.

أثرت الاضطرابات التكنولوجية في المقام الأول على الطريقة التي تدار بها الأعمال التجارية اليوم. شهد كل قطاع من قطاعات الاقتصاد تولي التكنولوجيا لعملياتها التجارية التقليدية. يمكن أن يؤدي التحديث المستمر لأحدث التقنيات التي تتجه في القطاع إلى تعزيز مساءلة الموظفين بشكل خاص والمؤسسة بشكل عام.

ستبقى المنظمة التي لديها القدرة على البحث عن فرص جديدة خطوة قبل منافستها. لذلك ، من الأهمية بمكان أن يظل كل موظف على اطلاع دائم بأحدث الاتجاهات في السوق واعتماد تقنيات جديدة وابتكارها للتغلب على منافسيهم بشكل استراتيجي.

استنتاج

للحفاظ على المسؤولية ، يجب على الناس أن يفعلوا ما يقولون إنهم سيفعلونه. إنه يجعل الأمر أكثر وضوحًا ، ولكنه يميل أيضًا إلى جعل الناس يرغبون في قطع الميل الإضافي لأنهم يستطيعون رؤية نجاحهم دون مجرد إجبارهم على القيام بالمهمة. مرة أخرى ، لا يستطيع القادة فرض شعور حقيقي بالمسؤولية على الناس. يمكنهم بناء الظروف التي تدعم المشاركة الشخصية من خلال خلق ثقافة المساءلة في المنظمة.