في أعقاب كارثة - زلزال في نيبال ، وإعصار في أوكلاهوما ، وإعصار تيفون في الفلبين - يجب أن تبدأ بعض المنظمات غير الربحية في التحرك في غضون ساعات. إنه عمل ضبابي. احصل على صفحة الحملة ، وانشر الكلمة ، واندفع لجمع التبرعات. تترك العملية برمتها بعض المنظمات غير الربحية تشعر بالقلق ، ولكن إذا كان لديك المكونات الصحيحة في مكانها ، فيمكن أن يكون جمع التبرعات في حالات الطوارئ جهدًا سريعًا وفعالًا.
نعم ، حتى حملة الطوارئ تتطلب خطة. عندما يتعين عليك التصرف بسرعة ، فإن الاستعداد والتواصل أمران أساسيان. مع وجود خطة ، ستشعر بمزيد من الثقة في أنه يمكنك حشد المؤيدين بسرعة لبدء جهود الإغاثة على الفور ، وإعادة البناء للمستقبل ، واستئناف البرامج في النهاية كالمعتاد.
1. كيف تعد فريقك
صانع القرار
اختر شخصًا واحدًا أو صانع قرار. سيقوم هذا الشخص على الفور بتقييم الاحتياجات على الأرض ، وتحديد هدف لجمع التبرعات ، وتفويض استراتيجية الاتصالات وجمع الأموال لأعضاء الفريق الآخرين.
من المفيد أن يكون لديك بروتوكول قياسي لحالات الطوارئ ، بحيث يكون لدى صانع القرار مسار واضح للمتابعة ويمكنه اتخاذ الإجراءات في أسرع وقت ممكن.
المتحدث الرسمي
يعمل المتحدث الرسمي كحلقة وصل بين صانع القرار والأطراف المحيطية مثل المتطوعين أو وسائل الإعلام.
منسق وسائل التواصل الاجتماعي
تلعب وسائل التواصل الاجتماعي دورًا كبيرًا في اتصالات الكوارث. يقوم منسق وسائل التواصل الاجتماعي بتثقيف المتابعين حول الأحداث الجارية على الأرض ونشر الكلمة حول حملتك. سيبقون متابعيك على اطلاع دائم باحتياجات الناخبين الكبرى وكيف يتقدم عمل مؤسستك. بعد إطلاق حملة جمع التبرعات الخاصة بك ، قم بإشراك المتابعين في التقدم نحو هدفك.
2. كيف تعد صفحة حملتك
قم بإنشاء صفحة تبرع فريدة للطوارئ التي تتعامل معها. من المهم أن تكون الصفحة خاصة بجهودك. امنح المتبرعين الطمأنينة بأن تبرعاتهم تذهب نحو القضية التي أوصلتهم في البداية إلى مؤسستك - الحاجة العاجلة.
حافظ على هذه الأصول محدثة وفي متناول اليد لمساعدتك في الحصول على صفحة تبرع فعالة بسرعة:
- شعار
- نص معياري حول عمل مؤسستك في كل منطقة. يستغرق الأمر وقتًا لكتابة نسخة جيدة وتحريرها ، لذا يمكنك توفير نص مهم عند الحاجة إليه.
بمرور الوقت ، قم بتحديث صفحة الحملة لتصف ما تم إنجازه حتى الآن ولماذا تحتاج إلى دعم مستمر.
المكافأة : قم بإعداد حملة لجمع التبرعات من نظير إلى نظير لتضخيم تأثير مؤيديك. هذا مثال من منظمة أوكسفام ، التي جمع فريقها الرئيسي لجمع التبرعات ما يقرب من 5000 دولار ، وجلب أكبر جامعي تبرعات 1400 دولار خلال جهود الإغاثة من زلزال نيبال.
3. كيف تعد اتصالاتك
يرسل بريد إلكتروني نداء طارئ الأخبار إلى مؤيديك. أخبرهم بما حدث ولماذا تحتاج إلى الدعم الآن أكثر من أي وقت مضى وكيف يمكنهم المساعدة. فيما يلي بعض أجزاء المعلومات التي يجب عليك تضمينها:
- كرر عملك في المنطقة
- اذكر المنظمات الشريكة التي تعمل معها على الأرض
- ناقش ما سيفعله التسريب الفوري للنقد لجهودك
- تحدث عن النتائج المتوقعة أو التأثير
- شارك أي بيانات أو حقائق عن تطور الوضع
- قم بتضمين رابط تبرع (تأكد من ارتباطه بصفحة حملتك الفريدة)
التحديثات
استعد لإرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالتحديث بشكل متكرر ، خاصة في الشهر الأول.
حدد أنواع رسائل البريد الإلكتروني التي ستحتاج إلى كتابتها حتى تكون استراتيجية الاتصال ووتيرتها واضحين من البداية. يمكنك أيضًا تصميم قوالب البريد الإلكتروني مسبقًا وجعلها جاهزة للاستخدام في أي لحظة.
- التحديث الأول - أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى أي شخص تبرع لحملتك في الأسبوع الأول بعد الكارثة. اشكرهم على دعمهم ووصف ما يفعله تبرعهم لجهود الإغاثة. قم بتحديثهم عن التقدم الذي أحرزته نحو هدفك. يقدم هذا التحديث من مؤسسة America Nepal Medical Foundation وجهة نظر الخبراء على الأرض ، والخطوات التالية ، وكيف يتم استخدام الأموال بالفعل لتلبية الاحتياجات الحرجة .
- نداء جديد - لا تخف من طلب تبرع آخر. يستغرق التعافي من الكارثة شهورًا ، إن لم يكن سنوات ، وبعد أن يتضاءل اهتمام وسائل الإعلام ، قد يكون من الصعب حشد دعم جديد. هذا مثال من العمل ضد الجوع. بمجرد أن ضرب الزلزال الثاني نيبال ، أرسلوا بريدًا إلكترونيًا آخر للمناشدة.
- تحديثات الحملة - إذا كان هناك أي تغييرات كبيرة على حملتك ، فأعلنها لمؤيديك. يمكن أن تتضمن هذه الأحداث المهمة ، أو الإجراء الفوري المطلوب ، أو فترات المباراة المستندة إلى الوقت. إذا كان بإمكانك تحفيز المؤيدين لمواصلة مشاركتهم في جهود الإغاثة ، فأرسل البريد الإلكتروني.
- متابعة كاملة للحملة - مع انتقال الجهود من الإغاثة الفورية إلى جهود إعادة البناء ، تأكد من إبقاء المؤيدين في الحلقة. سيرغبون في معرفة كيفية إنفاق الأموال ، وما هو التقدم الذي تم إحرازه ، وكيف يبدو المستقبل للناخبين.
إليك نموذج مخطط زمني للعمل معه:
يوم:
قبل بدء حملتك ، قم بتقييم الوضع على الأرض. اجمع أكبر قدر ممكن من المعلومات حول الضرر والاحتياجات.
- هل أي أرقام أو تقديرات متاحة؟
- هل يستطيع أي موظف تقديم صور مباشرة؟
قم بكتابة وإعداد رسالة شكر مخصصة للمانحين لحملة الطوارئ. هذا هو المكان الذي يكون فيه إنشاء القوالب وحفظها في نظامك الأساسي للتسويق عبر البريد الإلكتروني أمرًا مفيدًا حقًا.
استخدم تلك المعلومات التي تجمعها كنقطة بداية لصفحة حملتك. قم بتضمين المعلومات الأكثر صلة بالموضوع واطلب من المانحين متابعة قنواتك الاجتماعية للبقاء على اطلاع دائم بالموقف.
بعد يوم:
- أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى أولئك الذين تبرعوا لحملتك حتى الآن. تضمن:
- أي معلومات جديدة من على الأرض
- كم جمعت في الـ 24 ساعة الأولى
- كرر مدى أهمية دعم الفلاش
- اطلب مشاركة الحملة مع العائلة والأصدقاء
- قم بتضمين ارتباط للعودة إلى صفحة الحملة حتى يتمكن المتبرعون من إعادة توجيه البريد الإلكتروني بسهولة إلى شبكاتهم.
- أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى الداعمين السابقين الذين لم يتبرعوا لحملتك بعد. مثل البريد الإلكتروني الأول ، سترغب في تضمين أحدث المعلومات التي لديك ، ولكن مع هذا البريد الإلكتروني أكد:
- ما مدى أهمية الدعم في هذه الأيام الأولى
- قدم دليلًا اجتماعيًا لكيفية احتشاد الآخرين حول قضيتك
- دعوة واحدة للعمل للتبرع لحملة الطوارئ الخاصة بك
بعد أسبوع:
- قم بتحديث وصف صفحة حملتك لتتضمن أي معلومات جديدة لديك حول الموقف والصور الجديدة وما حققته حتى الآن.
- استمر في تقسيم اتصالات البريد الإلكتروني بين المتبرعين لحملة الطوارئ الخاصة بك وغير المتبرعين. ستحتاج إلى إبقاء جميع أنواع المؤيدين في الحلقة ، ولكن من المهم أن تفصل كيف وماذا تتواصل مع كل مجموعة.
- كرر ما ورد أعلاه طالما استمرت جهود الإغاثة وحملتك. في النهاية ، قد ترغب في إرسال بريد إلكتروني من المدير التنفيذي لمؤسستك لتأكيد التقدم والخطوات التالية أثناء انتقالك من مرحلة الإغاثة إلى مراحل إعادة بناء الاستجابة للكوارث. قد ترغب في الإجابة:
- هل غيرت الكارثة مهمة منظمتك في المنطقة؟
- ما هو هدفك قصير المدى لإعادة البناء؟ رؤيتك بعيدة المدى؟
- كيف ستتأثر برامجك من الآن فصاعدًا؟
هذا مثال رائع من استجابة Possible لزلزال نيبال ، بعد حوالي شهر من حدوثها. جاء البريد الإلكتروني مباشرة من مارك أرنولدي ، الرئيس التنفيذي للمؤسسة.
لا توجد منظمة تريد أن تواجه جمع تبرعات لكارثة طبيعية ، ولكن في حالة وقوع الحدث ، فمن المفيد أن تكون مستعدًا. حافظ على الشفافية مع المانحين بشأن الاحتياجات على الأرض والتقدم الذي أحرزته ، أو التحديات التي تواجهها ، وستجدهم متحمسين للحفاظ على دعمهم.
لا تريد أن تنسى أي شيء؟ قم بتنزيل قائمة التحقق هذه واحتفظ بها في متناول اليد.