Após um desastre – um terremoto no Nepal, um tornado em Oklahoma, um tufão nas Filipinas – algumas organizações sem fins lucrativos devem entrar em ação em poucas horas. É um borrão de ação. Crie uma página de campanha, divulgue e corra para arrecadar fundos. Todo o processo deixa algumas organizações sem fins lucrativos ansiosas, mas se você tiver os componentes certos, a captação de recursos de emergência pode ser um esforço rápido e eficiente.
Sim, mesmo uma campanha de emergência requer um plano. Quando você precisa agir rápido, a preparação e a comunicação são fundamentais. Com um plano, você se sentirá mais confiante de que pode mobilizar os apoiadores rapidamente para iniciar os esforços de socorro imediatamente, reconstruir para o futuro e, eventualmente, retomar os programas normalmente.
1. Como preparar sua equipe
Tomador de Decisão
Escolha uma pessoa pontual ou tomador de decisão. Essa pessoa avaliará imediatamente as necessidades no local, estabelecerá uma meta de captação de recursos e delegará a estratégia de comunicação e captação de recursos a outros membros da equipe.
É útil ter um protocolo padrão para situações de emergência, para que o tomador de decisão tenha um caminho claro a seguir e possa agir o mais rápido possível.
Porta-voz
Um porta-voz atua como um elo de ligação entre o tomador de decisão e as partes periféricas, como voluntários ou a mídia.
Coordenador de Mídias Sociais
A mídia social desempenha um papel importante na comunicação de desastres. O coordenador de mídia social educa os seguidores sobre os eventos que acontecem no local e divulga sua campanha. Eles manterão seus seguidores informados sobre as maiores necessidades dos constituintes e como o trabalho de sua organização está progredindo. Depois de lançar sua campanha de arrecadação de fundos, envolva os seguidores no progresso em direção à sua meta.
2. Como preparar sua página de campanha
Crie uma página de doação exclusiva para a emergência que você está abordando. É importante que a página seja específica para seus esforços. Dê aos doadores a garantia de que suas doações vão para a causa que inicialmente os trouxe à sua organização – a necessidade imediata.
Mantenha esses ativos atualizados e à mão para ajudá-lo a obter rapidamente uma página de doação eficaz:
- Logotipo
- Texto básico sobre o trabalho da sua organização em cada região. Leva tempo para escrever e editar uma boa cópia, então tenha um texto crítico disponível para quando você precisar.
Com o tempo, atualize a página da campanha para descrever o que foi realizado até agora e por que você precisa de suporte contínuo.
Bônus : crie uma campanha de arrecadação de fundos ponto a ponto para ampliar o impacto de seus apoiadores. Aqui está um exemplo da Oxfam, cuja principal equipe de arrecadação de fundos arrecadou quase US$ 5.000 e a principal arrecadadora de fundos arrecadou US$ 1.400 durante seus esforços de socorro ao terremoto no Nepal.
3. Como preparar suas comunicações
Um e-mail de apelo de emergência dá a notícia aos seus apoiadores. Conte a eles o que aconteceu, por que você precisa de suporte agora mais do que nunca e como eles podem ajudar. Aqui estão algumas informações que você deve incluir:
- Reitere seu trabalho na região
- Mencione organizações parceiras com as quais você trabalha no local
- Discuta o que uma injeção imediata de dinheiro fará por seus esforços
- Fale sobre os resultados ou impacto esperados
- Compartilhe quaisquer dados ou fatos sobre a situação em desenvolvimento
- Inclua um link de doação (certifique-se de que ele esteja vinculado à sua página de campanha exclusiva)
Atualizações
Prepare-se para enviar e-mails de atualização com frequência, especialmente no primeiro mês.
Descreva os tipos de e-mails que você precisará escrever para que a estratégia e a frequência de comunicação sejam claras desde o início. Você pode até criar modelos de e-mail com antecedência e tê-los prontos para uso a qualquer momento.
- Primeira atualização – Envie um e-mail para qualquer pessoa que tenha doado para sua campanha na primeira semana após um desastre. Agradeça a eles por seu apoio e descreva o que sua doação está fazendo para os esforços de socorro. Atualize-os sobre o progresso que você fez em direção ao seu objetivo. Esta atualização da America Nepal Medical Foundation apresenta o ponto de vista de especialistas no local, os próximos passos e como o dinheiro já está sendo usado para necessidades críticas .
- Novo apelo – Não tenha medo de pedir outra doação. Leva meses, se não anos, para se recuperar de um desastre e depois que a atenção da mídia diminui, pode ser difícil obter novo apoio. Aqui está um exemplo da Ação Contra a Fome. Assim que o segundo terremoto atingiu o Nepal, eles enviaram outro e-mail de apelo.
- Atualizações da campanha – se houver grandes mudanças em sua campanha, anuncie-as aos seus apoiadores. Isso pode incluir marcos atingidos, ação imediata necessária ou períodos de correspondência baseados em tempo. Se você puder motivar os apoiadores a manter seu envolvimento nos esforços de socorro, envie o e-mail.
- Acompanhamento completo da campanha – À medida que os esforços passam do alívio imediato para os esforços de reconstrução, certifique-se de manter os apoiadores informados. Eles vão querer saber como o dinheiro foi gasto, que progressos foram feitos e como o futuro parece para os eleitores.
Aqui está um exemplo de linha do tempo para trabalhar:
Dia dos:
Antes de montar sua campanha, avalie a situação no terreno. Reúna o máximo de informações que puder sobre danos e necessidades.
- Existem números ou estimativas disponíveis?
- Algum membro da equipe pode fornecer fotos em primeira mão?
Escreva e configure um e-mail de agradecimento personalizado para os doadores da campanha de emergência. É aqui que ter modelos criados e salvos em sua plataforma de email marketing realmente é útil.
Use essas informações coletadas como ponto de partida para a página da sua campanha. Inclua as informações mais pertinentes e peça aos doadores que sigam seus canais sociais para se manterem atualizados sobre a situação.
Dia seguinte:
- Envie um e-mail para aqueles que doaram para sua campanha até agora. Incluir:
- Qualquer nova informação do terreno
- Quanto você levantou nas primeiras 24 horas
- Reiterar o quão crítico foi o suporte a flash
- Peça para compartilhar a campanha com familiares e amigos
- Inclua um link para a página da campanha para que os doadores possam encaminhar facilmente o e-mail para suas redes.
- Envie um e-mail para apoiadores anteriores que ainda não doaram para sua campanha. Assim como no primeiro e-mail, você desejará incorporar as informações mais recentes que tiver, mas com este e-mail enfatize:
- Como o suporte crítico nestes primeiros dias é
- Forneça prova social de como os outros já estão se unindo à sua causa
- Uma chamada à ação para doar para sua campanha de emergência
Uma semana depois:
- Atualize a descrição da página da sua campanha para incluir novas informações sobre a situação, novas fotos e o que você conseguiu até agora.
- Continue a segmentar a comunicação por e-mail entre doadores para sua campanha de emergência e não doadores. Você vai querer manter todos os tipos de apoiadores informados, mas é importante adaptar como e o que você comunica a cada grupo.
- Repita o procedimento acima enquanto seus esforços de socorro e campanha continuarem. Eventualmente, você pode querer enviar um e-mail do diretor executivo da sua organização para confirmar o progresso e os próximos passos à medida que você passa do alívio para os estágios de reconstrução da resposta ao desastre. Você pode querer responder:
- O desastre mudou a missão da sua organização na região?
- Qual é o seu objetivo de curto prazo para a reconstrução? Sua visão de longo prazo?
- Como seus programas serão afetados daqui para frente?
Aqui está um ótimo exemplo da resposta de Possible aos terremotos no Nepal, cerca de um mês depois que eles aconteceram. O e-mail veio diretamente de Mark Arnoldy, CEO da organização.
Nenhuma organização quer ser confrontada com a angariação de fundos para um desastre natural, mas se o evento surgir, vale a pena estar preparado. Mantenha a transparência com os doadores sobre as necessidades locais e o progresso que você fez, ou os desafios que enfrenta, e você os encontrará motivados a manter seu apoio.
Não quer esquecer nada? Baixe esta lista de verificação e mantenha-a à mão.