Setelah terjadi bencana—gempa bumi di Nepal, tornado di Oklahoma, topan di Filipina—beberapa organisasi nirlaba harus bergerak dalam beberapa jam. Ini adalah tindakan yang kabur. Dapatkan halaman kampanye, sebarkan berita, dan buru-buru menggalang dana. Seluruh proses membuat beberapa organisasi nirlaba merasa cemas, tetapi jika Anda memiliki komponen yang tepat, penggalangan dana darurat dapat menjadi upaya yang cepat dan efisien.
Ya, bahkan kampanye darurat pun memerlukan rencana. Ketika Anda harus bertindak cepat, kesiapan dan komunikasi adalah kuncinya. Dengan sebuah rencana, Anda akan merasa lebih yakin bahwa Anda dapat memobilisasi pendukung dengan cepat untuk segera memulai upaya bantuan, membangun kembali untuk masa depan, dan akhirnya melanjutkan program seperti biasa.
1. Bagaimana Mempersiapkan Tim Anda
Pengambil keputusan
Pilih satu orang titik atau pengambil keputusan. Orang ini akan segera menilai kebutuhan di lapangan, menetapkan tujuan penggalangan dana, dan mendelegasikan komunikasi dan strategi penggalangan dana kepada anggota tim lainnya.
Ini berguna untuk memiliki protokol standar untuk situasi darurat, sehingga pengambil keputusan memiliki jalur yang jelas untuk diikuti dan dapat mengambil tindakan sesegera mungkin.
Juru Bicara
Seorang juru bicara bertindak sebagai penghubung antara pengambil keputusan dan pihak-pihak pinggiran seperti relawan atau media.
Koordinator Media Sosial
Media sosial memainkan peran besar dalam komunikasi bencana. Koordinator media sosial mendidik pengikut tentang peristiwa yang terjadi di lapangan dan menyebarkan berita tentang kampanye Anda. Mereka akan membuat pengikut Anda mengetahui kebutuhan terbesar konstituen dan bagaimana kemajuan pekerjaan organisasi Anda. Setelah Anda meluncurkan kampanye penggalangan dana, libatkan pengikut dalam kemajuan menuju tujuan Anda.
2. Bagaimana Mempersiapkan Halaman Kampanye Anda
Buat halaman donasi unik untuk keadaan darurat yang Anda tangani. Sangat penting bahwa halaman tersebut spesifik untuk usaha Anda. Beri donatur kepastian bahwa donasi mereka ditujukan untuk tujuan yang awalnya membawa mereka ke organisasi Anda—kebutuhan mendesak.
Selalu perbarui aset ini untuk membantu Anda mendapatkan halaman donasi yang efektif dengan cepat:
- Logo
- Teks boilerplate tentang pekerjaan organisasi Anda di setiap wilayah. Dibutuhkan waktu untuk menulis dan mengedit salinan yang baik, jadi sediakan teks penting saat Anda membutuhkannya.
Seiring waktu, perbarui halaman kampanye untuk menjelaskan apa yang telah dicapai sejauh ini dan mengapa Anda membutuhkan dukungan berkelanjutan.
Bonus : Siapkan kampanye penggalangan dana peer-to-peer untuk memperkuat pengaruh pendukung Anda. Berikut adalah contoh dari Oxfam, yang tim penggalangan dana utamanya mengumpulkan hampir $5.000 dan penggalangan dana teratas menghasilkan $1.400 selama upaya bantuan Gempa Nepal mereka.
3. Bagaimana Mempersiapkan Komunikasi Anda
Email banding darurat menyampaikan berita tersebut kepada pendukung Anda. Beri tahu mereka apa yang terjadi, mengapa Anda membutuhkan dukungan sekarang lebih dari sebelumnya, dan bagaimana mereka dapat membantu. Berikut adalah beberapa informasi yang harus Anda sertakan:
- Ulangi pekerjaan Anda di wilayah tersebut
- Sebutkan organisasi mitra tempat Anda bekerja di lapangan
- Diskusikan apa yang akan dilakukan infus tunai langsung untuk upaya Anda
- Bicara tentang hasil atau dampak yang diharapkan
- Bagikan data atau fakta apa pun tentang situasi yang sedang berkembang
- Sertakan tautan donasi (pastikan tautan ke halaman kampanye unik Anda)
Pembaruan
Bersiaplah untuk sering mengirim email pembaruan, terutama di bulan pertama.
Uraikan jenis email yang perlu Anda tulis sehingga strategi dan frekuensi komunikasi jelas sejak awal. Anda bahkan dapat mendesain template email sebelumnya dan menyiapkannya untuk digunakan pada saat itu juga.
- Pembaruan pertama – Kirim email ke siapa saja yang menyumbang untuk kampanye Anda di minggu pertama setelah bencana. Ucapkan terima kasih atas dukungan mereka dan jelaskan apa yang dilakukan donasi mereka untuk upaya bantuan. Perbarui mereka tentang kemajuan yang telah Anda buat menuju tujuan Anda. Pembaruan dari America Nepal Medical Foundation ini menyajikan sudut pandang para ahli di lapangan, langkah selanjutnya, dan bagaimana uang telah digunakan untuk kebutuhan kritis .
- Daya tarik baru – Jangan takut untuk meminta sumbangan lagi. Dibutuhkan berbulan-bulan, jika tidak bertahun-tahun, untuk pulih dari bencana dan setelah perhatian media berkurang, akan sulit untuk mengumpulkan dukungan baru. Berikut adalah contoh dari Action Against Hunger. Segera setelah gempa kedua melanda Nepal, mereka mengirim email permohonan lagi.
- Pembaruan kampanye – jika ada perubahan besar pada kampanye Anda, umumkan kepada pendukung Anda. Ini dapat mencakup pencapaian pencapaian, tindakan segera yang diperlukan, atau periode pertandingan berbasis waktu. Jika Anda dapat memotivasi pendukung untuk mempertahankan keterlibatan mereka dalam upaya bantuan, kirim email.
- Tindak lanjut kampanye penuh – Saat upaya beralih dari bantuan langsung ke upaya pembangunan kembali, pastikan untuk membuat pendukung tetap mengikuti. Mereka ingin tahu bagaimana uang dibelanjakan, kemajuan apa yang telah dicapai, dan bagaimana masa depan para konstituen.
Berikut adalah contoh garis waktu untuk dikerjakan:
Hari:
Sebelum menyiapkan kampanye Anda, nilai situasi di lapangan. Kumpulkan informasi sebanyak mungkin tentang kerusakan dan kebutuhan.
- Apakah ada angka atau perkiraan yang tersedia?
- Apakah ada anggota staf yang dapat memberikan foto tangan pertama?
Tulis dan buat email terima kasih yang disesuaikan untuk para donor untuk kampanye darurat. Di sinilah memiliki template yang dibuat dan disimpan di platform pemasaran email Anda sangat berguna.
Gunakan informasi yang Anda kumpulkan sebagai titik awal untuk halaman kampanye Anda. Sertakan informasi yang paling relevan dan minta donor untuk mengikuti saluran sosial Anda untuk tetap mengetahui situasi terkini.
Lusa:
- Kirim email kepada mereka yang telah menyumbang untuk kampanye Anda sejauh ini. Termasuk:
- Setiap informasi baru dari lapangan
- Berapa banyak yang telah Anda kumpulkan dalam 24 jam pertama
- Ulangi betapa pentingnya dukungan flash mereka
- Mintalah untuk berbagi kampanye dengan keluarga dan teman
- Sertakan tautan kembali ke halaman kampanye sehingga donatur dapat dengan mudah meneruskan email ke jaringan mereka.
- Kirim email ke pendukung sebelumnya yang belum menyumbang ke kampanye Anda. Seperti email pertama, Anda pasti ingin memasukkan informasi terbaru yang Anda miliki, tetapi dengan email ini tekankan:
- Betapa pentingnya dukungan di hari-hari pertama ini
- Berikan bukti sosial tentang bagaimana orang lain sudah mendukung perjuangan Anda
- Satu ajakan bertindak untuk menyumbang ke kampanye darurat Anda
Satu minggu setelah:
- Perbarui deskripsi halaman kampanye Anda untuk memasukkan informasi baru yang Anda miliki tentang situasi, foto baru, dan apa yang telah Anda capai sejauh ini.
- Lanjutkan untuk membagi komunikasi email antara donor ke kampanye darurat Anda dan non-donor. Anda ingin menjaga semua jenis pendukung tetap terhubung, tetapi penting untuk menyesuaikan cara dan apa yang Anda komunikasikan ke setiap grup.
- Ulangi hal di atas selama upaya bantuan dan kampanye Anda berlanjut. Pada akhirnya, Anda mungkin ingin mengirim email dari direktur eksekutif organisasi Anda untuk menegaskan kemajuan dan langkah selanjutnya saat Anda beralih dari tahap bantuan ke tahap pembangunan kembali tanggap bencana. Anda mungkin ingin menjawab:
- Apakah bencana mengubah misi organisasi Anda di wilayah tersebut?
- Apa tujuan jangka pendek Anda untuk membangun kembali? Visi jangka panjang Anda?
- Bagaimana program Anda akan terpengaruh ke depan?
Berikut adalah contoh yang bagus dari tanggapan Kemungkinan terhadap Gempa Nepal, sekitar sebulan setelah itu terjadi. Email tersebut datang langsung dari Mark Arnoldy, CEO organisasi tersebut.
Tidak ada organisasi yang ingin dihadapkan dengan penggalangan dana untuk bencana alam, tetapi jika peristiwa itu muncul, bersiaplah. Pertahankan transparansi dengan para donor tentang kebutuhan di lapangan dan kemajuan yang telah Anda buat, atau tantangan yang Anda hadapi, dan Anda akan menemukan mereka termotivasi untuk mempertahankan dukungan mereka.
Tidak ingin melupakan sesuatu? Unduh daftar periksa ini dan simpan di tangan.