Nach einer Katastrophe – einem Erdbeben in Nepal, einem Tornado in Oklahoma, einem Taifun auf den Philippinen – müssen sich einige gemeinnützige Organisationen innerhalb weniger Stunden in Bewegung setzen. Es ist ein Handlungsrausch. Holen Sie sich eine Kampagnenseite, verbreiten Sie die Nachricht und beeilen Sie sich, Spenden zu sammeln. Der gesamte Prozess lässt einige gemeinnützige Organisationen ängstlich zurück, aber wenn Sie die richtigen Komponenten haben, kann das Sammeln von Spenden für Notfälle schnell und effizient sein.
Ja, auch eine Notfallkampagne erfordert einen Plan. Wenn Sie schnell handeln müssen, sind Bereitschaft und Kommunikation entscheidend. Mit einem Plan werden Sie sich sicherer fühlen, dass Sie Unterstützer schnell mobilisieren können, um sofort mit Hilfsmaßnahmen zu beginnen, für die Zukunft wieder aufzubauen und schließlich Programme wie gewohnt fortzusetzen.
1. So bereiten Sie Ihr Team vor
Entscheidungsträger
Wählen Sie eine Person oder einen Entscheidungsträger aus. Diese Person wird sofort die Bedürfnisse vor Ort einschätzen, ein Fundraising-Ziel festlegen und die Kommunikations- und Fundraising-Strategie an andere Teammitglieder delegieren.
Es ist nützlich, ein Standardprotokoll für Notfallsituationen zu haben, damit der Entscheidungsträger einen klaren Weg hat und so schnell wie möglich handeln kann.
Sprecher
Ein Sprecher fungiert als Bindeglied zwischen dem Entscheidungsträger und Randparteien wie Freiwilligen oder den Medien.
Koordinator für soziale Medien
Soziale Medien spielen eine große Rolle in der Katastrophenkommunikation. Der Social-Media-Koordinator informiert Follower über Ereignisse vor Ort und verbreitet die Nachricht über Ihre Kampagne. Sie werden Ihre Follower über die größten Bedürfnisse der Wähler und den Fortschritt der Arbeit Ihrer Organisation auf dem Laufenden halten. Nachdem Sie Ihre Spendenkampagne gestartet haben, informieren Sie Ihre Follower über den Fortschritt in Richtung Ihres Ziels.
2. So bereiten Sie Ihre Kampagnenseite vor
Erstellen Sie eine einzigartige Spendenseite für den Notfall, den Sie ansprechen. Es ist wichtig, dass die Seite spezifisch für Ihre Bemühungen ist. Geben Sie Spendern die Gewissheit, dass ihre Spenden dem Zweck zugute kommen, der sie ursprünglich zu Ihrer Organisation geführt hat – dem unmittelbaren Bedarf.
Halten Sie diese Ressourcen auf dem neuesten Stand und bereit, damit Sie schnell eine effektive Spendenseite erstellen können:
- Logo
- Mustertext über die Arbeit Ihrer Organisation in jeder Region. Es braucht Zeit, gute Texte zu schreiben und zu überarbeiten, also halten Sie kritischen Text bereit, wenn Sie ihn brauchen.
Aktualisieren Sie im Laufe der Zeit die Kampagnenseite, um zu beschreiben, was bisher erreicht wurde und warum Sie weitere Unterstützung benötigen.
Bonus : Richten Sie eine Peer-to-Peer-Spendenkampagne ein, um die Wirkung Ihrer Unterstützer zu verstärken. Hier ist ein Beispiel von Oxfam, dessen Top-Spendenteam fast 5.000 US-Dollar gesammelt hat und dessen Top-Spendenaktion 1.400 US-Dollar während der Hilfsmaßnahmen für das Erdbeben in Nepal einbrachte.
3. So bereiten Sie Ihre Kommunikation vor
Eine Notruf-E-Mail teilt Ihren Unterstützern die Neuigkeiten mit. Sagen Sie ihnen, was passiert ist, warum Sie jetzt mehr denn je Unterstützung brauchen und wie sie helfen können. Hier sind ein paar Informationen, die Sie angeben sollten:
- Wiederholen Sie Ihre Arbeit in der Region
- Erwähnen Sie Partnerorganisationen, mit denen Sie vor Ort zusammenarbeiten
- Besprechen Sie, was eine sofortige Geldspritze für Ihre Bemühungen tun wird
- Sprechen Sie über erwartete Ergebnisse oder Auswirkungen
- Teilen Sie alle Daten oder Fakten über die sich entwickelnde Situation
- Fügen Sie einen Spendenlink hinzu (stellen Sie sicher, dass er auf Ihre einzigartige Kampagnenseite verweist)
Aktualisierung
Bereiten Sie sich darauf vor, häufig Update-E-Mails zu senden, insbesondere im ersten Monat.
Skizzieren Sie die Arten von E-Mails, die Sie schreiben müssen, damit die Kommunikationsstrategie und -häufigkeit von Anfang an klar ist. Sie können sogar E-Mail-Vorlagen im Voraus entwerfen und sie sofort einsatzbereit haben.
- Erstes Update – Senden Sie eine E-Mail an alle, die in der ersten Woche nach einer Katastrophe für Ihre Kampagne gespendet haben. Danken Sie ihnen für ihre Unterstützung und beschreiben Sie, was ihre Spende für die Hilfsmaßnahmen bewirkt. Aktualisieren Sie sie über den Fortschritt, den Sie in Richtung Ihres Ziels gemacht haben. Dieses Update der America Nepal Medical Foundation präsentiert die Sichtweise von Experten vor Ort, die nächsten Schritte und wie Geld bereits für kritische Bedürfnisse verwendet wird .
- Neuer Aufruf – Scheuen Sie sich nicht, um eine weitere Spende zu bitten. Es dauert Monate, wenn nicht Jahre, um sich von einer Katastrophe zu erholen, und nachdem die Aufmerksamkeit der Medien nachgelassen hat, kann es schwierig sein, neue Unterstützung zu gewinnen. Hier ein Beispiel von Aktion gegen den Hunger. Sobald das zweite Erdbeben Nepal traf, schickten sie eine weitere Appell-E-Mail.
- Kampagnen-Updates – Wenn es größere Änderungen an deiner Kampagne gibt, kündige sie deinen Unterstützern an. Diese können erreichte Meilensteine, sofortige Maßnahmen, die erforderlich sind, oder zeitbasierte Spielperioden umfassen. Wenn Sie Unterstützer motivieren können, sich weiterhin an Hilfsmaßnahmen zu beteiligen, senden Sie die E-Mail.
- Vollständige Nachverfolgung der Kampagne – Wenn sich die Bemühungen von sofortiger Hilfe zu Wiederaufbaubemühungen verlagern, stellen Sie sicher, dass Sie die Unterstützer auf dem Laufenden halten. Sie werden wissen wollen, wie Geld ausgegeben wurde, welche Fortschritte erzielt wurden und wie die Zukunft für Wähler aussieht.
Hier ist eine Beispiel-Zeitachse, mit der Sie arbeiten können:
Tag des:
Bevor Sie Ihre Kampagne einrichten, bewerten Sie die Situation vor Ort. Sammeln Sie so viele Informationen wie möglich über Schäden und Bedürfnisse.
- Gibt es Zahlen oder Schätzungen?
- Können Mitarbeiter Fotos aus erster Hand zur Verfügung stellen?
Schreiben und erstellen Sie eine maßgeschneiderte Dankes-E-Mail für Spender der Nothilfekampagne. Hier ist es wirklich praktisch, Vorlagen zu erstellen und in Ihrer E-Mail-Marketing-Plattform zu speichern.
Verwenden Sie diese gesammelten Informationen als Ausgangspunkt für Ihre Kampagnenseite. Fügen Sie die relevantesten Informationen hinzu und bitten Sie die Spender, Ihren sozialen Kanälen zu folgen, um über die Situation auf dem Laufenden zu bleiben.
Tag danach:
- Senden Sie eine E-Mail an diejenigen, die bisher für Ihre Kampagne gespendet haben. Enthalten:
- Irgendwelche neuen Informationen von vor Ort
- Wie viel Sie in den ersten 24 Stunden gesammelt haben
- Wiederholen Sie, wie wichtig ihre Flash-Unterstützung war
- Bitten Sie darum, die Kampagne mit Familie und Freunden zu teilen
- Fügen Sie einen Link zurück zur Kampagnenseite ein, damit Spender die E-Mail problemlos an ihre Netzwerke weiterleiten können.
- Senden Sie eine E-Mail an frühere Unterstützer, die noch nicht für Ihre Kampagne gespendet haben. Wie bei der ersten E-Mail möchten Sie die neuesten Informationen, die Sie haben, integrieren, aber betonen Sie bei dieser E-Mail:
- Wie wichtig die Unterstützung in diesen ersten Tagen ist
- Bieten Sie soziale Beweise dafür, wie sich andere bereits für Ihre Sache einsetzen
- Ein Aufruf zum Handeln, um für Ihre Notfallkampagne zu spenden
Eine Woche danach:
- Aktualisieren Sie die Beschreibung Ihrer Kampagnenseite, um alle neuen Informationen über die Situation, neue Fotos und das, was Sie bisher erreicht haben, aufzunehmen.
- Segmentieren Sie weiterhin die E-Mail-Kommunikation zwischen Spendern Ihrer Notfallkampagne und Nicht-Spendern. Sie sollten alle Arten von Unterstützern auf dem Laufenden halten, aber es ist wichtig, dass Sie individuell anpassen, wie und was Sie mit jeder Gruppe kommunizieren.
- Wiederholen Sie das Obige, solange Ihre Hilfsmaßnahmen und Ihre Kampagne andauern. Schließlich möchten Sie vielleicht eine E-Mail vom Geschäftsführer Ihrer Organisation senden, um den Fortschritt und die nächsten Schritte zu bestätigen, wenn Sie von der Hilfs- zur Wiederaufbauphase der Katastrophenhilfe übergehen. Vielleicht möchtest du antworten:
- Hat die Katastrophe die Mission Ihrer Organisation in der Region verändert?
- Was ist Ihr kurzfristiges Ziel für den Wiederaufbau? Ihre langfristige Vision?
- Wie werden Ihre Programme in Zukunft beeinflusst?
Hier ist ein großartiges Beispiel für die Reaktion von Possible auf die Erdbeben in Nepal, etwa einen Monat nachdem sie passiert sind. Die E-Mail kam direkt von Mark Arnoldy, dem CEO der Organisation.
Keine Organisation möchte mit Spenden für eine Naturkatastrophe konfrontiert werden, aber sollte das Ereignis eintreten, lohnt es sich, vorbereitet zu sein. Bewahren Sie gegenüber Spendern Transparenz über die Bedürfnisse vor Ort und die Fortschritte, die Sie gemacht haben, oder die Herausforderungen, denen Sie gegenüberstehen, und Sie werden feststellen, dass sie motiviert sind, ihre Unterstützung aufrechtzuerhalten.
Sie wollen nichts vergessen? Laden Sie diese Checkliste herunter und halten Sie sie bereit.