W następstwie katastrofy — trzęsienia ziemi w Nepalu, tornada w Oklahomie, tajfunu na Filipinach — niektóre organizacje non-profit muszą zacząć działać w ciągu kilku godzin. To rozmycie akcji. Otwórz stronę kampanii, rozpowszechniaj informacje i pędź do zbierania funduszy. Cały proces sprawia, że niektóre organizacje non-profit czują się zaniepokojone, ale jeśli masz odpowiednie elementy, awaryjne zbieranie funduszy może być szybkim i skutecznym wysiłkiem.
Tak, nawet kampania ratunkowa wymaga planu. Kiedy musisz działać szybko, kluczowe znaczenie ma gotowość i komunikacja. Mając plan, poczujesz się pewniej, że możesz szybko zmobilizować zwolenników, aby natychmiast rozpocząć działania pomocowe, odbudować się na przyszłość i ostatecznie wznowić programy w normalny sposób.
1. Jak przygotować swój zespół?
Podejmujący decyzję
Wybierz jedną osobę lub decydenta. Ta osoba natychmiast oceni potrzeby w terenie, ustali cel pozyskiwania funduszy i przekaże komunikację i strategię pozyskiwania funduszy innym członkom zespołu.
Przydatne jest posiadanie standardowego protokołu na wypadek sytuacji awaryjnych, aby decydent miał jasną ścieżkę do naśladowania i mógł podjąć działania tak szybko, jak to możliwe.
Rzecznik prasowy
Rzecznik działa jako łącznik między decydentem a stronami peryferyjnymi, takimi jak wolontariusze lub media.
Koordynator ds. mediów społecznościowych
Media społecznościowe odgrywają dużą rolę w komunikacji w przypadku katastrof. Koordynator ds. mediów społecznościowych informuje obserwatorów o wydarzeniach rozgrywających się w terenie i informuje o Twojej kampanii. Dzięki nim Twoi obserwatorzy będą na bieżąco informowani o największych potrzebach wyborców i o tym, jak postępuje praca Twojej organizacji. Po rozpoczęciu kampanii zbierania funduszy zaangażuj obserwatorów w postępy w osiąganiu celu.
2. Jak przygotować stronę kampanii
Utwórz unikalną stronę darowizny na wypadek sytuacji, w której się znajdujesz. Ważne jest, aby strona odpowiadała Twoim wysiłkom. Daj darczyńcom zapewnienie, że ich darowizny są przeznaczone na cel, który początkowo sprowadził ich do Twojej organizacji — na pilną potrzebę.
Aktualizuj i udostępniaj te zasoby, aby szybko uzyskać skuteczną stronę darowizny:
- Logo
- Tekst podstawowy o pracy Twojej organizacji w każdym regionie. Napisanie i zredagowanie dobrej kopii zajmuje trochę czasu, więc miej dostęp do krytycznego tekstu, gdy go potrzebujesz.
Z biegiem czasu zaktualizuj stronę kampanii, aby opisać, co zostało osiągnięte do tej pory i dlaczego potrzebujesz ciągłego wsparcia.
Bonus : Skonfiguruj kampanię zbierania funduszy typu peer-to-peer, aby wzmocnić wpływ swoich zwolenników. Oto przykład z Oxfam, którego najlepszy zespół zbierający fundusze zebrał prawie 5 000 dolarów, a najlepszy zebrał 1400 dolarów podczas akcji niesienia pomocy po trzęsieniu ziemi w Nepalu.
3. Jak przygotować komunikację?
E -mail z apelem w nagłych wypadkach informuje o tym Twoich zwolenników. Powiedz im, co się stało, dlaczego teraz bardziej niż kiedykolwiek potrzebujesz wsparcia i jak mogą pomóc. Oto kilka informacji, które powinieneś zawrzeć:
- Powtórz swoją pracę w regionie
- Wspomnij o organizacjach partnerskich, z którymi współpracujesz w terenie
- Omów, co natychmiastowa infuzja gotówki zrobi dla twoich wysiłków
- Porozmawiaj o oczekiwanych wynikach lub wpływie
- Udostępnij wszelkie dane lub fakty dotyczące rozwijającej się sytuacji
- Dołącz link do darowizny (upewnij się, że prowadzi do unikalnej strony kampanii)
Aktualizacje
Przygotuj się do częstego wysyłania e-maili z aktualizacjami, zwłaszcza w pierwszym miesiącu.
Określ rodzaje e-maili, które będziesz musiał napisać, aby strategia i częstotliwość komunikacji były jasne od samego początku. Możesz nawet zaprojektować szablony wiadomości e-mail z wyprzedzeniem i przygotować je do użycia w mgnieniu oka.
- Pierwsza aktualizacja — wyślij wiadomość e-mail do każdego, kto wpłacił darowiznę na Twoją kampanię w pierwszym tygodniu po katastrofie. Podziękuj im za wsparcie i opisz, co robią ich darowizny na rzecz pomocy humanitarnej. Informuj ich o postępach, jakie poczyniłeś w osiąganiu celu. Ta aktualizacja z America Nepal Medical Foundation przedstawia punkt widzenia ekspertów w terenie, kolejne kroki i sposób, w jaki pieniądze są już wykorzystywane na krytyczne potrzeby .
- Nowy apel – nie bój się prosić o kolejną darowiznę. Powrót do zdrowia po katastrofie zajmuje miesiące, jeśli nie lata, a gdy zainteresowanie mediów słabnie, zdobycie nowego wsparcia może być trudne. Oto przykład z Action Against Hunger. Gdy tylko Nepal nawiedziło drugie trzęsienie ziemi, wysłali kolejny e-mail z apelem.
- Aktualizacje kampanii – jeśli pojawią się jakieś większe zmiany w Twojej kampanii, poinformuj o nich swoich zwolenników. Mogą to być kamienie milowe, potrzebne natychmiastowe działania lub okresy meczów oparte na czasie. Jeśli możesz zmotywować zwolenników do dalszego zaangażowania w akcje humanitarne, wyślij e-mail.
- Pełna kontynuacja kampanii – w miarę jak wysiłki przechodzą od natychmiastowej pomocy do wysiłków odbudowy, upewnij się, że kibice są na bieżąco. Będą chcieli wiedzieć, na co wydano pieniądze, jakie poczyniono postępy i jak wygląda przyszłość wyborców.
Oto przykładowa oś czasu do pracy:
Dzień:
Przed skonfigurowaniem kampanii oceń sytuację w terenie. Zbierz jak najwięcej informacji o szkodach i potrzebach.
- Czy są dostępne jakieś liczby lub szacunki?
- Czy jacyś pracownicy mogą dostarczyć zdjęcia z pierwszej ręki?
Napisz i skonfiguruj dostosowany e-mail z podziękowaniem dla darczyńców w ramach kampanii ratunkowej. W tym miejscu bardzo przydaje się tworzenie i zapisywanie szablonów na platformie do e-mail marketingu.
Wykorzystaj zebrane informacje jako punkt wyjścia dla strony kampanii. Podaj najistotniejsze informacje i poproś darczyńców, aby śledzili Twoje kanały społecznościowe, aby być na bieżąco z sytuacją.
Nazajutrz:
- Wyślij e-mail do tych, którzy do tej pory przekazali darowizny na Twoją kampanię. Włączać:
- Wszelkie nowe informacje z terenu
- Ile zebrałeś w ciągu pierwszych 24 godzin
- Powtórz, jak ważna była ich obsługa Flash
- Poproś o udostępnienie kampanii rodzinie i znajomym
- Dołącz link do strony kampanii, aby darczyńcy mogli łatwo przekazać wiadomość e-mail do swoich sieci.
- Wyślij e-mail do poprzednich zwolenników, którzy jeszcze nie przekazali darowizny na Twoją kampanię. Podobnie jak w pierwszym e-mailu, będziesz chciał uwzględnić najnowsze posiadane informacje, ale w tym e-mailu podkreśl:
- Jak ważne jest wsparcie w tych pierwszych dniach
- Podaj społeczny dowód na to, jak inni już skupiają się wokół Twojej sprawy
- Jedno wezwanie do działania, aby przekazać darowiznę na kampanię ratunkową
Tydzień po:
- Zaktualizuj opis strony kampanii, aby zawierał wszelkie nowe informacje o sytuacji, nowe zdjęcia i dotychczasowe osiągnięcia.
- Kontynuuj segmentację komunikacji e-mail między darczyńcami w ramach kampanii ratunkowej a osobami niebędącymi darczyńcami. Będziesz chciał, aby wszystkie typy kibiców były na bieżąco, ale ważne jest, aby dostosować sposób i to, co komunikujesz każdej grupie.
- Powtarzaj powyższe tak długo, jak długo trwają twoje wysiłki humanitarne i kampania. W końcu możesz chcieć wysłać wiadomość e-mail od dyrektora wykonawczego swojej organizacji, aby potwierdzić postępy i kolejne kroki, gdy przejdziesz od etapu pomocy do odbudowy etapów reagowania na katastrofy. Możesz odpowiedzieć:
- Czy katastrofa zmieniła misję Twojej organizacji w regionie?
- Jaki jest twój krótkoterminowy cel odbudowy? Twoja długoterminowa wizja?
- Jak wpłynie to na Twoje programy?
Oto świetny przykład z reakcji Possible na trzęsienia ziemi w Nepalu, około miesiąc po ich wydarzeniu. E-mail pochodził bezpośrednio od Marka Arnoldy'ego, dyrektora generalnego organizacji.
Żadna organizacja nie chce stawić czoła zbiórce funduszy na wypadek klęski żywiołowej, ale jeśli takie wydarzenie się pojawi, opłaca się być przygotowanym. Utrzymuj przejrzystość wobec darczyńców w zakresie potrzeb w terenie i dokonanych postępów lub wyzwań, z którymi się zmagasz, a znajdziesz ich motywację do dalszego wsparcia.
Nie chcesz o niczym zapomnieć? Pobierz tę listę kontrolną i trzymaj ją pod ręką.