После стихийного бедствия — землетрясения в Непале, торнадо в Оклахоме, тайфуна на Филиппинах — некоторым некоммерческим организациям приходится действовать в течение нескольких часов. Это размытие действия. Поднимите страницу кампании, распространите информацию и спешите собрать средства. Весь процесс вызывает у некоторых некоммерческих организаций чувство беспокойства, но если у вас есть нужные компоненты, экстренный сбор средств может быть быстрым и эффективным.
Да, даже экстренная кампания требует плана. Когда вам нужно действовать быстро, готовность и общение имеют ключевое значение. Имея план, вы почувствуете себя более уверенно, что сможете быстро мобилизовать сторонников, чтобы немедленно начать работу по оказанию помощи, перестроиться на будущее и, в конечном итоге, возобновить программы в обычном режиме.
1. Как подготовить команду
Принимающий решения
Выберите одно ответственное лицо или лицо, принимающее решения. Этот человек немедленно оценит потребности на месте, установит цель сбора средств и делегирует коммуникацию и стратегию сбора средств другим членам команды.
Полезно иметь стандартный протокол для чрезвычайных ситуаций, чтобы лицо, принимающее решения, имело четкий план действий и могло действовать как можно скорее.
пресс-секретарь
Пресс-секретарь действует как связующее звено между лицом, принимающим решения, и периферийными сторонами, такими как волонтеры или СМИ.
Координатор социальных сетей
Социальные сети играют большую роль в информировании о стихийных бедствиях. Координатор социальных сетей информирует подписчиков о событиях, происходящих на местах, и рассказывает о вашей кампании. Они будут держать ваших подписчиков в курсе самых больших потребностей избирателей и того, как продвигается работа вашей организации. После того, как вы запустили кампанию по сбору средств, привлекайте подписчиков к прогрессу в достижении вашей цели.
2. Как подготовить страницу кампании
Создайте уникальную страницу пожертвований для чрезвычайной ситуации, к которой вы обращаетесь. Важно, чтобы страница была посвящена вашим усилиям. Обеспечьте донорам уверенность в том, что их пожертвования идут на дело, которое изначально привело их в вашу организацию — на неотложные нужды.
Держите эти активы в актуальном состоянии и под рукой, чтобы помочь вам быстро создать эффективную страницу пожертвований:
- Логотип
- Шаблонный текст о работе вашей организации в каждом регионе. Чтобы написать и отредактировать хороший текст, требуется время, поэтому держите критический текст под рукой, когда он вам понадобится.
Со временем обновляйте страницу кампании, чтобы описать, что уже сделано и почему вам нужна постоянная поддержка.
Бонус : настройте одноранговую кампанию по сбору средств, чтобы усилить влияние ваших сторонников. Вот пример от Oxfam, чья лучшая команда по сбору средств собрала почти 5000 долларов, а лучший сбор средств принес 1400 долларов во время их усилий по оказанию помощи пострадавшим от землетрясения в Непале.
3. Как подготовить свои сообщения
Электронное письмо с экстренным призывом сообщает новости вашим сторонникам. Расскажите им, что случилось, почему вам нужна поддержка сейчас больше, чем когда-либо, и как они могут помочь. Вот немного информации, которую вы должны включить:
- Подтвердите свою работу в регионе
- Упомяните партнерские организации, с которыми вы работаете на местах
- Обсудите, что немедленное вливание денег сделает для ваших усилий
- Расскажите об ожидаемых результатах или воздействии
- Поделитесь любыми данными или фактами о развитии ситуации
- Включите ссылку для пожертвования (убедитесь, что она ведет на вашу уникальную страницу кампании)
Обновления
Приготовьтесь часто отправлять электронные письма с обновлениями, особенно в первый месяц.
Наметьте типы электронных писем, которые вам нужно будет написать, чтобы стратегия и частота коммуникации были ясны с самого начала. Вы даже можете создавать шаблоны электронной почты заранее и иметь их готовыми к использованию в любой момент.
- Первое обновление — отправьте электронное письмо всем, кто пожертвовал на вашу кампанию в первую неделю после стихийного бедствия. Поблагодарите их за поддержку и опишите, на что их пожертвования идут на оказание помощи. Сообщайте им о том, как вы продвигаетесь к своей цели. В этом обновлении от Американского непальского медицинского фонда представлена точка зрения экспертов на местах, дальнейшие шаги и то, как деньги уже используются для удовлетворения критических потребностей .
- Новое обращение – не бойтесь просить еще одно пожертвование. Чтобы оправиться от катастрофы, требуются месяцы, если не годы, и после того, как внимание средств массовой информации ослабевает, может быть трудно заручиться новой поддержкой. Вот пример из Action Against Hunger. Как только в Непале произошло второе землетрясение, они отправили еще одно письмо с призывом.
- Обновления кампании — если в вашей кампании есть какие-либо серьезные изменения, сообщите о них своим сторонникам. Они могут включать достижение вех, необходимые немедленные действия или периоды совпадения, основанные на времени. Если вы можете мотивировать сторонников продолжать свое участие в усилиях по оказанию помощи, отправьте электронное письмо.
- Полное сопровождение кампании . По мере того, как усилия переходят от немедленной помощи к усилиям по восстановлению, следите за тем, чтобы сторонники были в курсе событий. Они захотят узнать, как были потрачены деньги, какой прогресс был достигнут и как выглядит будущее для избирателей.
Вот пример временной шкалы для работы:
День:
Перед настройкой кампании оцените ситуацию на местах. Соберите как можно больше информации о повреждениях и потребностях.
- Имеются ли какие-либо цифры или оценки?
- Кто-нибудь из сотрудников может предоставить фотографии из первых рук?
Напишите и настройте специальное электронное письмо с благодарностью для спонсоров кампании по оказанию чрезвычайной помощи. Именно здесь действительно пригодятся шаблоны, созданные и сохраненные в вашей платформе электронного маркетинга.
Используйте эту информацию, которую вы собираете, в качестве отправной точки для страницы вашей кампании. Включите самую актуальную информацию и попросите доноров следить за вашими социальными каналами, чтобы быть в курсе ситуации.
На следующий день:
- Отправьте электронное письмо тем, кто сделал пожертвование на вашу кампанию. Включать:
- Любая новая информация с земли
- Сколько вы собрали за первые 24 часа
- Подчеркните, насколько важной была их поддержка флэш-памяти.
- Попросите поделиться кампанией с семьей и друзьями
- Включите обратную ссылку на страницу кампании, чтобы доноры могли легко переслать электронное письмо по своим сетям.
- Отправьте электронное письмо предыдущим сторонникам, которые еще не сделали пожертвования для вашей кампании. Как и в первом электронном письме, вы захотите включить последнюю имеющуюся у вас информацию, но в этом электронном письме подчеркните:
- Насколько важна поддержка в эти первые дни
- Предоставьте социальное доказательство того, как другие уже сплачиваются вокруг вашего дела.
- Один призыв к действию, чтобы сделать пожертвование на вашу экстренную кампанию
Через неделю после:
- Обновите описание страницы кампании, включив в него любую новую информацию о ситуации, новые фотографии и достигнутые успехи.
- Продолжайте сегментировать общение по электронной почте между донорами вашей экстренной кампании и теми, кто не является донорами. Вы захотите держать в курсе всех типов сторонников, но важно адаптировать то, как и что вы сообщаете каждой группе.
- Повторяйте вышеописанное до тех пор, пока продолжаются ваши усилия по оказанию помощи и кампания. В конечном итоге вы можете отправить электронное письмо от исполнительного директора вашей организации, чтобы подтвердить прогресс и следующие шаги по мере перехода от оказания помощи к этапам восстановления при реагировании на стихийные бедствия. Возможно, вы захотите ответить:
- Изменила ли катастрофа миссию вашей организации в регионе?
- Какова ваша краткосрочная цель восстановления? Ваше долгосрочное видение?
- Как ваши программы будут затронуты в будущем?
Вот отличный пример из реакции «Возможного» на землетрясения в Непале примерно через месяц после того, как они произошли. Электронное письмо пришло непосредственно от Марка Арнольди, генерального директора организации.
Ни одна организация не хочет заниматься сбором средств на случай стихийного бедствия, но в случае возникновения такого события стоит быть готовым. Поддерживайте прозрачность с донорами в отношении потребностей на местах и достигнутого вами прогресса или проблем, с которыми вы сталкиваетесь, и вы обнаружите, что они заинтересованы в продолжении своей поддержки.
Не хотите ничего забыть? Загрузите этот контрольный список и держите его под рукой.