Sulla scia di un disastro - un terremoto in Nepal, un tornado in Oklahoma, un tifone nelle Filippine - alcune organizzazioni senza scopo di lucro devono mettersi in moto entro poche ore. È una sfocatura d'azione. Apri una pagina della campagna, spargi la voce e affrettati a raccogliere fondi. L'intero processo lascia alcune organizzazioni non profit ansiose, ma se hai i componenti giusti in atto, la raccolta di fondi di emergenza può essere uno sforzo rapido ed efficiente.
Sì, anche una campagna di emergenza richiede un piano. Quando devi agire in fretta, la preparazione e la comunicazione sono fondamentali. Con un piano, ti sentirai più sicuro di poter mobilitare rapidamente i sostenitori per iniziare immediatamente i soccorsi, ricostruire per il futuro e infine riprendere i programmi normalmente.
1. Come preparare la tua squadra
Colui che prende decisioni
Scegli un punto persona o decisore. Questa persona valuterà immediatamente le esigenze sul campo, stabilirà un obiettivo di raccolta fondi e delegherà la comunicazione e la strategia di raccolta fondi ad altri membri del team.
È utile disporre di un protocollo standard per le situazioni di emergenza, in modo che il decisore abbia un percorso chiaro da seguire e possa agire il prima possibile.
Portavoce
Un portavoce funge da collegamento tra il decisore e le parti periferiche come i volontari oi media.
Coordinatore dei social media
I social media svolgono un ruolo importante nelle comunicazioni di emergenza. Il coordinatore dei social media istruisce i follower sugli eventi che si svolgono sul campo e diffonde la voce sulla tua campagna. Manterranno i tuoi follower al corrente delle maggiori esigenze degli elettori e di come sta procedendo il lavoro della tua organizzazione. Dopo aver lanciato la tua campagna di raccolta fondi, coinvolgi i follower sui progressi verso il tuo obiettivo.
2. Come preparare la pagina della tua campagna
Crea una pagina di donazione unica per l'emergenza che stai affrontando. È importante che la pagina sia specifica per i tuoi sforzi. Dai ai donatori la rassicurazione che le loro donazioni vanno alla causa che inizialmente li ha portati nella tua organizzazione: il bisogno immediato.
Tieni queste risorse aggiornate e a portata di mano per aiutarti a ottenere rapidamente una pagina di donazione efficace:
- Logo
- Testo di Boilerplate sul lavoro della tua organizzazione in ciascuna regione. Ci vuole tempo per scrivere e modificare una buona copia, quindi tieni a disposizione un testo critico per quando ne hai bisogno.
Nel tempo, aggiorna la pagina della campagna per descrivere ciò che è stato realizzato finora e perché hai bisogno di supporto continuo.
Bonus : imposta una campagna di raccolta fondi peer-to-peer per amplificare l'impatto dei tuoi sostenitori. Ecco un esempio di Oxfam, il cui principale team di raccolta fondi ha raccolto quasi $ 5.000 e la principale raccolta fondi ha portato $ 1.400 durante i soccorsi per il terremoto in Nepal.
3. Come preparare le comunicazioni
Un'e-mail di appello di emergenza dà la notizia ai tuoi sostenitori. Racconta loro cosa è successo, perché hai bisogno di supporto ora più che mai e come possono aiutarti. Ecco alcune informazioni che dovresti includere:
- Ribadi il tuo lavoro nella regione
- Menziona le organizzazioni partner con cui lavori sul campo
- Discuti cosa farà un'infusione di denaro immediata per i tuoi sforzi
- Parla dei risultati attesi o dell'impatto
- Condividi qualsiasi dato o fatto sulla situazione in via di sviluppo
- Includi un link per la donazione (assicurati che si colleghi alla pagina della tua campagna unica)
Aggiornamenti
Preparati a inviare frequentemente e-mail di aggiornamento, soprattutto nel primo mese.
Delinea i tipi di e-mail che dovrai scrivere in modo che la strategia e la frequenza di comunicazione siano chiare fin dall'inizio. Puoi persino progettare modelli di email in anticipo e averli pronti per l'uso in un attimo.
- Primo aggiornamento : invia un'e-mail a chiunque abbia donato alla tua campagna nella prima settimana dopo un disastro. Ringraziali per il loro sostegno e descrivi cosa sta facendo la loro donazione per i soccorsi. Aggiornali sui progressi che hai fatto verso il tuo obiettivo. Questo aggiornamento dall'America Nepal Medical Foundation presenta il punto di vista degli esperti sul campo, i prossimi passi e come il denaro viene già utilizzato per esigenze critiche .
- Nuovo appello – Non abbiate paura di chiedere un'altra donazione. Ci vogliono mesi, se non anni, per riprendersi da un disastro e dopo che l'attenzione dei media diminuisce può essere difficile ottenere un nuovo sostegno. Ecco un esempio tratto da Action Against Hunger. Non appena il secondo terremoto ha colpito il Nepal, hanno inviato un'altra email di appello.
- Aggiornamenti della campagna : se ci sono cambiamenti importanti nella tua campagna, annunciali ai tuoi sostenitori. Questi possono includere pietre miliari raggiunte, azioni immediate necessarie o periodi di corrispondenza basati sul tempo. Se puoi motivare i sostenitori a mantenere il loro coinvolgimento nei soccorsi, invia l'e-mail.
- Follow-up completo della campagna : mentre gli sforzi passano dal soccorso immediato agli sforzi di ricostruzione, assicurati di tenere aggiornati i sostenitori. Vorranno sapere come sono stati spesi i soldi, quali progressi sono stati fatti e come guarda il futuro per gli elettori.
Ecco una sequenza temporale di esempio con cui lavorare:
Giorno di:
Prima di impostare la tua campagna, valuta la situazione sul campo. Raccogli quante più informazioni possibili su danni e bisogni.
- Ci sono numeri o preventivi disponibili?
- I membri dello staff sono in grado di fornire foto di prima mano?
Scrivi e imposta un'e-mail di ringraziamento su misura per i donatori della campagna di emergenza. È qui che è davvero utile avere modelli creati e salvati nella tua piattaforma di email marketing.
Usa le informazioni che raccogli come punto di partenza per la pagina della tua campagna. Includi le informazioni più pertinenti e chiedi ai donatori di seguire i tuoi canali social per rimanere aggiornati sulla situazione.
Giorno dopo:
- Invia un'e-mail a coloro che finora hanno donato alla tua campagna. Includere:
- Qualsiasi nuova informazione da terra
- Quanto hai raccolto nelle prime 24 ore
- Ribadire quanto sia stato critico il loro supporto flash
- Chiedi di condividere la campagna con familiari e amici
- Includere un collegamento alla pagina della campagna in modo che i donatori possano inoltrare facilmente l'e-mail alle loro reti.
- Invia un'e-mail ai precedenti sostenitori che non hanno ancora donato alla tua campagna. Come la prima email, ti consigliamo di incorporare le ultime informazioni che hai, ma con questa email sottolinea:
- Quanto è fondamentale il supporto in questi primi giorni
- Fornisci prove sociali di come gli altri si stanno già radunando attorno alla tua causa
- Un invito all'azione per donare alla tua campagna di emergenza
Una settimana dopo:
- Aggiorna la descrizione della pagina della tua campagna per includere tutte le nuove informazioni che hai sulla situazione, nuove foto e ciò che hai ottenuto finora.
- Continua a segmentare la comunicazione e-mail tra i donatori nella tua campagna di emergenza e i non donatori. Ti consigliamo di tenere aggiornati tutti i tipi di sostenitori, ma è importante personalizzare come e cosa comunichi a ciascun gruppo.
- Ripeti quanto sopra finché i tuoi soccorsi e la tua campagna continuano. Alla fine potresti voler inviare un'e-mail dal direttore esecutivo della tua organizzazione per confermare i progressi e i passi successivi mentre passi dal soccorso alla ricostruzione delle fasi della risposta al disastro. Potresti voler rispondere:
- Il disastro ha cambiato la missione della tua organizzazione nella regione?
- Qual è il tuo obiettivo a breve termine per la ricostruzione? La tua visione a lungo termine?
- In che modo i tuoi programmi saranno influenzati andando avanti?
Ecco un ottimo esempio dalla risposta di Possible ai terremoti in Nepal, circa un mese dopo che si sono verificati. L'e-mail è arrivata direttamente da Mark Arnoldy, il CEO dell'organizzazione.
Nessuna organizzazione vuole trovarsi di fronte alla raccolta di fondi per un disastro naturale, ma se dovesse verificarsi l'evento vale la pena essere preparati. Mantieni la trasparenza con i donatori sui bisogni sul campo e sui progressi che hai fatto, o sulle sfide che devi affrontare, e li troverai motivati a mantenere il loro sostegno.
Non vuoi dimenticare nulla? Scarica questa checklist e tienila a portata di mano.