نحن نستثمر في التأمين لسبب: حماية مستقبلنا وإعداد أنفسنا للحظات الأصعب التي لا مفر منها في الحياة. يمكن لمؤسستك أن تؤمن مستقبلها وكذلك من خلال شراء خطط التأمين الحرفي وإنشاء استراتيجيات واضحة للسلامة والاتصالات. يمكن أن يساعدك ذلك في تقدير هدف وقت الاسترداد لمؤسستك (RTO) بشكل أفضل ، أو مقدار الوقت اللازم لإعادة مؤسستك وتشغيلها.
بالنسبة للمنظمات غير الربحية ، يمكن أن تكون الكوارث أي شيء من الصحافة السيئة إلى الزلزال. اعتمادًا على نوع الكارثة ، سنرشدك أولاً إلى كيفية تحقيق الاستقرار في وضعك. بعد ذلك ، سنناقش خطوات التواصل مع الجمهور من أجل تأمين صحة وسمعة مؤسستك.
الجزء الأول: السلامة والاستقرار
هناك عدة أنواع مختلفة من الكوارث التي قد تواجهها مؤسستك على مدار حياتها ، وكلها بدرجات متفاوتة من الخطورة. سنناقش ثلاث فئات مختلفة من النكسات من أجل مساعدتك في التفكير في كيفية اختلاف النهج في كل موقف.
من أجل تزويدك بهيكل مفيد للعمل من خلال هذه السيناريوهات ، قمنا بتجميع الكوارث المحتملة ذات الاهتمام الأكبر لمؤسستك بالطريقة التالية: العلاقات العامة (PR) ، وفشل النظام أو الخروقات الأمنية ، والكوارث الطبيعية والسرقة . كما هو الحال مع أي كارثة ، فإن سلامة فريقك هي الأهم ويجب ضمانها قبل بدء أي بروتوكولات خارجية. ثم يمكنك إلقاء نظرة على الخطوات التالية التي يتعين عليك اتخاذها لتحقيق الاستقرار في الموقف والتواصل مع الجمهور.
كوارث العلاقات العامة
اعتمادًا على وجهة نظرك ، يعد هذا سيناريو كارثة أقل خطورة بمعنى أنه من المحتمل ألا يؤثر على السلامة الجسدية لأي فرد مرتبط بمؤسستك. ومع ذلك ، لا تزال كلمة "كارثة" سارية ، لأن حادث العلاقات العامة الكارثي حقًا لديه القدرة على الإضرار بسمعة مؤسستك بشكل لا رجعة فيه ، وبالتالي يوقف قدرة مؤسستك على خدمة مهمتها والحياة المرتبطة بها.
تنبع كوارث العلاقات العامة عادةً من تصرفات أحد الموظفين أو الشركات التابعة أو مؤسستك نفسها. ومع ذلك ، يمكن أن تنشأ أيضًا عندما يسخر فرد أو كيان من خارج مؤسستك علنًا أو يلقي باللوم على مؤسستك. يمكن أن تحدث كوارث العلاقات العامة أيضًا عندما تكون علامتك التجارية مذنبة عن طريق الارتباط ، أو مسؤولة بشكل مباشر عن الحادث الذي تنبع منه الصحافة السيئة ، وفقًا لمقالة fastcompany.com الأخيرة.
اليوم ، الأخطاء البشرية على وسائل التواصل الاجتماعي هي مثال على شكل أكثر شيوعًا لكارثة العلاقات العامة. في عام 2011 ، تم تغريد تغريدة حول استهلاك الكحول لحساب شخصي من حساب American Red Cross. وردًا على ذلك ، أزالوا التغريدة وردوا على متابعيهم بروح الدعابة ، قائلين: "لقد حذفنا التغريدة المارقة ولكن كن مطمئنًا أن الصليب الأحمر رصين وقد صادرنا المفاتيح". في هذه الحالة ، يقدم الصليب الأحمر الأمريكي مثالًا جيدًا للتعافي من مثل هذا الحادث ويذكرنا ببعض النصائح المهمة.
في مثل هذه الحالات ، من المهم الاستجابة بسرعة وبشعور من الاتزان. لتحقيق ذلك ، ضع في اعتبارك هذه النصائح:
- وقت الاستجابة السريع مهم للمساعدة في التخفيف من أي تكثيف سلبي للقضية.
- الاعتراف والاعتراف بالأخطاء لاستعادة الدعم والثقة.
- "لا نعرف في هذا الوقت" أو "نعمل على ذلك" دائمًا أفضل من الصمت.
- أظهر الجانب الإنساني لمؤسستك من أجل بناء أرضية مشتركة.
- لا تخف من السخرية من نفسك. استخدم الدعابة عندما يكون ذلك مناسبًا لتجاوز الموقف.
يمكن لمؤسستك اتخاذ خطوات للمساعدة في منع حدوث مشكلات العلاقات العامة هذه.
- استخدم البرامج للمساعدة في أتمتة العمليات عندما يكون ذلك ممكنًا والقضاء على احتمال حدوث أخطاء بشرية.
- زوِّد جميع موظفيك بالتدريب على وسائل التواصل الاجتماعي والمبادئ التوجيهية لاستخدامها في صفحاتهم الخاصة. يجب أن يكون لدى موظفيك فهم واضح لماهية المعلومات السرية وما يمكن أن يشعروا بأنهم مفوضون لمشاركته مع شبكاتهم.
- مراجعة البروتوكول للتعامل مع المعلومات الحساسة مع أي موظف مسؤول بشكل مباشر عن الاتصالات الخارجية لمؤسستك بما في ذلك وسائل التواصل الاجتماعي ، وبرامج إدارة وسائل التواصل الاجتماعي ، والنشرات الإخبارية عبر البريد الإلكتروني ، والبريد المباشر ، وموقع الويب الخاص بك.
فشل النظام وكوارث خرق الأمن
يشكل فشل النظام وكوارث خرق الأمان تهديدات خطيرة لمؤسستك. يمكن أن تحدث في عزلة ، أو أيضًا كأعراض لكارثة طبيعية أو سرقة. في حالة استعادة البيانات وفشل النظام ، لا يمكن فعل الكثير في أعقاب الأزمة. يعد تنفيذ التدابير الوقائية أمرًا ضروريًا للتغلب على العواصف الفنية وحفظ البيانات القيمة لمؤسستك وللمانحين. توصي Tech Impact ، وهي منظمة غير ربحية تساعد المنظمات غير الربحية والمجتمعات الأخرى على التنقل في التكنولوجيا لخدمة أسبابها بشكل أفضل ، بالاستعداد لفشل النظام بالطرق التالية:
فشل النظام
- ابق على اتصال بفريق تكنولوجيا المعلومات في مؤسستك واحتياجات الأجهزة من أجل فهم المدة التي ستستغرقها الأجهزة ومتى قد يلزم إجراء عمليات الإصلاح أو الاستبدال لكل قطعة. على سبيل المثال ، يجب أن تعرف مقدار الوقت المتاح للخادم الخاص بك قبل أن يحتاج إلى استبداله.
- ضع ميزانية لمواجهة كارثة النظام. عندما تحتاج إلى خادم جديد ، لا تريد أن تضطر إلى تأخير عملية الاسترداد عن طريق نقل الأموال.
- ضع في اعتبارك بدائل الأجهزة منخفضة التكلفة ، مثل الانتقال إلى السحابة بحيث تكون مؤسستك أقل اعتمادًا على الأجهزة في حالة وقوع كارثة.
- حدد البيانات الضرورية لعملياتك وقم بوضع خطة لاسترداد هذه البيانات الهامة. هدف نقطة الاسترداد أو (RPO) هو الوقت الذي تحتاج فيه لاستعادة البيانات لمواصلة عملياتك العادية.
- استكمال عمليات النسخ الاحتياطي المنتظم.
- لديك خادم نسخ احتياطي - مشابه لمولد النسخ الاحتياطي - يتولى المسؤولية في حالة فشل الخادم.
بالإضافة إلى فشل النظام ، يمكن أن تأخذ الكارثة التكنولوجية شكل خرق في أمان مؤسستك. من أجل تأمين التبرعات ، تقوم في كثير من الأحيان بجمع معلومات حساسة من المتبرعين. ماذا لو تعرضت تلك المعلومات الحساسة للخطر؟ كيف سيؤثر ذلك على علاقاتك مع المتبرعين؟ توصي جامعة كاليفورنيا ، سان دييغو ، بالممارسات التالية للمساعدة في تجنب الانتهاكات في أمن مؤسستك.
اختراقات أمنية
- حماية المعلومات الحساسة والمملوكة وتأكد من أنها ليست في متناول الجمهور عبر الإنترنت.
- استخدم كلمات مرور قوية ومشفرة وكلمات مرور مختلفة لحسابات مختلفة.
- تمزيق المستندات الورقية التي تحتوي على معلومات شخصية حساسة.
- امسح الأقراص الصلبة قبل التخلص منها.
- اطلب من المتخصصين المدربين التحقق بانتظام من أي ثغرات قد يستغلها المتسللون.
الكوارث الطبيعية والسرقة
على الرغم من اختلاف الظروف تمامًا ، إلا أن الكوارث الطبيعية وعمليات السطو خارجة تمامًا عن سيطرة مؤسستك ويمكن أن تكون مدمرة للغاية لصحة مؤسستك. الأعاصير والفيضانات والأعاصير والزلازل والحرائق وانقطاع التيار الكهربائي والسطو المسلح كلها أمثلة على المواقف التي قد تحتاج مؤسستك إلى الاستعداد لها. تتبع بروتوكولات الأمان استجابةً لكل منها هيكلًا مشابهًا.
في حالة تأثر مؤسستك بكارثة طبيعية أو سرقة ، فأنت تريد التأكد من أن لديك بالفعل خطة أمان جاهزة. يجب إبلاغ هذه الخطة إلى جميع الموظفين وتنفيذها بانتظام باستخدام الاختبارات القصيرة أو التدريبات. في حين أنه من المستحيل منع هذه الأحداث ، يمكنك اتخاذ خطوات لتقليل تأثيرها ومساعدة مؤسستك على الصمود في وجه العاصفة.
- اصنع رابط أمان. اجمع جميع أرقام الاتصال في حالات الطوارئ المهمة وشجرة هواتف الموظف واحتفظ بالموثق في مكان يسهل الوصول إليه في جميع الأوقات.
- قم بتدريب موظفيك على أي خطوات جسدية يجب اتخاذها في حالة الطوارئ ، مثل استراتيجيات الخروج ومكان الالتقاء.
- بعد تأسيس السلامة الجسدية لفريقك ، فكر في الأساسيات التي تحتاجها مؤسستك من أجل الاستمرار في العمل. إنترنت؟ بريد الالكتروني؟ الهواتف؟ مكان آمن؟
عندما تأخذ الوقت الكافي للنظر في أنواع مختلفة من الكوارث في وقت مبكر ، فإنك توفر لمؤسستك وقتًا ثمينًا وموارد وربما حتى أرواحًا. أثناء التخطيط للمستقبل ، من المهم أيضًا تحديد الأموال ، إن وجدت ، التي ستكون ضرورية لتنفيذ هذه الخطوات في حالة الطوارئ. مقدار الوقت المستغرق للتعافي له علاقة كبيرة بالأموال المتاحة. إذا قمت بحجز ميزانية لحالة طوارئ ، فسيكون لمؤسستك شريان حياة لضمان اتخاذ خطوات العمل الضرورية الموضحة أعلاه وأدناه على الفور.
تُعد كيفية مشاركة مؤسستك لهذه الممارسات الداخلية مع نظر الجمهور أمرًا مهمًا للمساعدة في الحفاظ على سمعة مؤسستك والحفاظ على علاقات إيجابية مع مؤيديك. أكمل قائمة مراجعة الاتصالات التالية لإعداد مؤسستك للتواصل مع الجمهور بشأن أي كارثة.
الجزء الثاني: قائمة مراجعة الاتصالات
المظاهر هي كل شيء. إذا كانت منظمتك صامتة ، أو بدت غير مطلعة أو غير مستعدة للإدلاء ببيان ، فستتأثر سمعتك بين مؤيديك ، مما سيؤدي على الأرجح إلى انخفاض في المساهمات المالية.
لمنع ذلك ، تحتاج مؤسستك إلى الظهور على نحو متزن ومستنير قدر الإمكان في مواجهة الأزمات. تذكر ، ليس الأمر كيف تسقط ، إنها الطريقة التي تعود بها مرة أخرى. راجع قائمة المراجعة هذه ، المستوحاة من مقالة جوان فريتز "6 نصائح للتخطيط الفعال للأزمات" ، لفهم العمل الذي يمكنك القيام به قبل وأثناء وبعد حالة الطوارئ لإعادة مؤسستك إلى قدميها في أسرع وقت ممكن. أكمل قائمة المراجعة هذه للمساعدة في تقوية علاقتك بالمانحين والداعمين في خضم الأزمة واحتواء الكارثة قدر الإمكان.