Bir felaketin ardından (Nepal'de bir deprem, Oklahoma'da bir hortum, Filipinler'de bir tayfun) bazı kar amacı gütmeyen kuruluşların birkaç saat içinde harekete geçmesi gerekiyor. Bu bir eylem bulanıklığı. Bir kampanya sayfası açın, haberi yayın ve bağış toplamak için acele edin. Tüm süreç, bazı kâr amacı gütmeyen kuruluşların endişeli hissetmesine neden olur, ancak doğru bileşenlere sahipseniz, acil durumda kaynak yaratma hızlı ve verimli bir çaba olabilir.
Evet, bir acil durum kampanyası bile bir plan gerektirir. Hızlı hareket etmeniz gerektiğinde, hazırlık ve iletişim çok önemlidir. Bir planla, yardım çabalarına hemen başlamak, gelecek için yeniden inşa etmek ve nihayetinde programları normal şekilde sürdürmek için destekçileri hızla harekete geçirebileceğinizden daha emin hissedeceksiniz.
1. Ekibinizi Nasıl Hazırlarsınız
Karar verici
Bir nokta kişi veya karar verici seçin. Bu kişi derhal sahadaki ihtiyaçları değerlendirecek, bir bağış toplama hedefi belirleyecek ve iletişim ve kaynak yaratma stratejisini diğer ekip üyelerine devredecektir.
Acil durumlar için standart bir protokole sahip olmak yararlıdır, böylece karar vericinin izlemesi gereken net bir yol vardır ve mümkün olan en kısa sürede harekete geçebilir.
sözcü
Bir sözcü, karar verici ile gönüllüler veya medya gibi çevre taraflar arasında bir bağlantı görevi görür.
Sosyal Medya Koordinatörü
Sosyal medya afet iletişiminde büyük rol oynamaktadır. Sosyal medya koordinatörü, sahada gelişen olaylar hakkında takipçileri eğitir ve kampanyanız hakkında bilgi verir. Takipçilerinizi, seçmenlerin en büyük ihtiyaçları ve kuruluşunuzun çalışmalarının nasıl ilerlediği konusunda döngüde tutacaklar. Bağış toplama kampanyanızı başlattıktan sonra, hedefinize doğru ilerleme konusunda takipçilerle etkileşime geçin.
2. Kampanya Sayfanızı Nasıl Hazırlarsınız?
Ele aldığınız acil durum için benzersiz bir bağış sayfası oluşturun. Sayfanın çabalarınıza özel olması önemlidir. Bağışçılara, bağışlarının onları ilk başta kuruluşunuza getiren amaca yönelik, yani acil ihtiyaç için gittiğine dair güvence verin.
Etkili bir bağış sayfasını hızlı bir şekilde hazırlamanıza yardımcı olmak için bu varlıkları güncel ve elinizin altında tutun:
- Logo
- Kuruluşunuzun her bir bölgedeki çalışmaları hakkında genel bilgiler. İyi bir kopya yazmak ve düzenlemek zaman alır, bu nedenle kritik metinleri ihtiyacınız olduğunda hazır bulundurun.
Zaman içinde, şimdiye kadar nelerin başarıldığını ve neden sürekli desteğe ihtiyacınız olduğunu açıklamak için kampanya sayfasını güncelleyin.
Bonus : Destekçilerinizin etkisini artırmak için eşler arası bir bağış toplama kampanyası oluşturun. İşte, Nepal Depremi yardım çalışmaları sırasında en iyi bağış toplama ekibi yaklaşık 5.000 dolar toplayan ve en büyük bağış toplama aracı 1.400 dolar getiren Oxfam'dan bir örnek.
3. İletişimlerinizi Nasıl Hazırlarsınız?
Acil bir itiraz e-postası, haberi destekçilerinize iletir. Onlara ne olduğunu, neden her zamankinden daha fazla desteğe ihtiyacınız olduğunu ve nasıl yardımcı olabileceklerini anlatın. İşte eklemeniz gereken birkaç bilgi parçası:
- Bölgedeki çalışmanızı yineleyin
- Sahada birlikte çalıştığınız ortak kuruluşlardan bahsedin
- Çabalarınız için acil bir nakit infüzyonunun ne yapacağını tartışın
- Beklenen sonuçlar veya etki hakkında konuşun
- Gelişmekte olan durumla ilgili herhangi bir veriyi veya gerçeği paylaşın
- Bir bağış bağlantısı ekleyin (benzersiz kampanya sayfanıza bağlantı verdiğinden emin olun)
güncellemeler
Özellikle ilk ayda sık sık güncelleme e-postaları göndermeye hazırlanın.
İletişim stratejisi ve sıklığının en başından net olması için yazmanız gereken e-posta türlerini ana hatlarıyla belirtin. Hatta önceden e-posta şablonları tasarlayabilir ve bir an önce kullanıma hazır hale getirebilirsiniz.
- İlk güncelleme – Bir felaketten sonraki ilk hafta içinde kampanyanıza bağışta bulunan herkese bir e-posta gönderin. Destekleri için onlara teşekkür edin ve bağışlarının yardım çabaları için ne yaptığını açıklayın. Hedefinize doğru kaydettiğiniz ilerleme hakkında onları güncelleyin. America Nepal Medical Foundation'ın bu güncellemesi, uzmanların sahadaki bakış açısını, sonraki adımları ve paranın kritik ihtiyaçlar için halihazırda nasıl kullanıldığını sunuyor .
- Yeni itiraz – Başka bir bağış istemekten korkmayın. Bir felaketten kurtulmak yıllar olmasa da aylar alır ve medyanın ilgisi azaldıktan sonra yeni destek toplamak zor olabilir. Açlığa Karşı Eylem'den bir örnek. İkinci deprem Nepal'i vurur vurmaz, başka bir itiraz e-postası gönderdiler.
- Kampanya güncellemeleri – kampanyanızda herhangi bir önemli değişiklik varsa, bunları destekçilerinize duyurun. Bunlar, ulaşılan kilometre taşlarını, gereken acil eylem veya zamana dayalı maç dönemlerini içerebilir. Destekçileri yardım çabalarına katılımlarını sürdürmeleri için motive edebiliyorsanız, e-postayı gönderin.
- Tam kampanya takibi - Çabalar acil yardımdan yeniden inşa çabalarına geçerken, destekçileri döngüde tuttuğunuzdan emin olun. Paranın nasıl harcandığını, hangi ilerlemenin kaydedildiğini ve geleceğin seçmenleri nasıl beklediğini bilmek isteyeceklerdir.
İşte çalışmak için örnek bir zaman çizelgesi:
Gün:
Kampanyanızı oluşturmadan önce durumu sahada değerlendirin. Hasar ve ihtiyaçlar hakkında toplayabildiğiniz kadar bilgi toplayın.
- Herhangi bir sayı veya tahmin mevcut mu?
- İlk elden fotoğraf sağlayabilecek personel var mı?
Acil durum kampanyasına bağış yapanlar için özel bir teşekkür e-postası yazın ve ayarlayın. E-posta pazarlama platformunuzda oluşturulan ve kaydedilen şablonların gerçekten kullanışlı olduğu yer burasıdır.
Topladığınız bu bilgileri kampanya sayfanız için bir başlangıç noktası olarak kullanın. En uygun bilgileri ekleyin ve bağışçılardan durumdan haberdar olmak için sosyal kanallarınızı takip etmelerini isteyin.
Ertesi gün:
- Şimdiye kadar kampanyanıza bağışta bulunanlara bir e-posta gönderin. Katmak:
- Yerden herhangi bir yeni bilgi
- İlk 24 saatte ne kadar artırdın
- Flaş desteğinin ne kadar kritik olduğunu yineleyin
- Aileniz ve arkadaşlarınızla kampanyayı paylaşmayı isteyin
- Bağışçıların e-postayı ağlarına kolayca iletebilmeleri için kampanya sayfasına bir bağlantı ekleyin.
- Kampanyanıza henüz bağışta bulunmamış önceki destekçilerinize bir e-posta gönderin. İlk e-posta gibi, sahip olduğunuz en son bilgileri dahil etmek isteyeceksiniz, ancak bu e-posta ile şunları vurgulayın:
- Bu ilk günlerde ne kadar kritik destek
- Başkalarının sizin amacınız etrafında nasıl bir araya geldiğine dair sosyal kanıt sağlayın
- Acil durum kampanyanıza bağış yapmak için bir harekete geçirici mesaj
Bir hafta sonra:
- Durum hakkında sahip olduğunuz yeni bilgileri, yeni fotoğrafları ve şu ana kadar başardıklarınızı dahil etmek için kampanya sayfası açıklamanızı güncelleyin.
- Acil durum kampanyanıza bağış yapanlar ile bağış yapmayanlar arasındaki e-posta iletişimini bölümlere ayırmaya devam edin. Her türden destekçiyi döngüde tutmak isteyeceksiniz, ancak her gruba nasıl ve ne ilettiğinizi uyarlamak önemlidir.
- Yardım çalışmalarınız ve kampanyanız devam ettiği sürece yukarıdakileri tekrarlayın. Sonunda, yardımdan afet müdahalesinin yeniden inşa aşamalarına geçerken ilerlemeyi ve sonraki adımları onaylamak için kuruluşunuzun yönetici direktöründen bir e-posta göndermek isteyebilirsiniz. Cevap vermek isteyebilirsiniz:
- Afet, kuruluşunuzun bölgedeki misyonunu değiştirdi mi?
- Yeniden inşa etmek için kısa vadeli hedefiniz nedir? Uzun vadeli vizyonunuz?
- Programlarınız ileriye doğru nasıl etkilenecek?
İşte Olası'nın Nepal Depremleri'nin meydana gelmesinden yaklaşık bir ay sonra verdiği tepkiden harika bir örnek. E-posta doğrudan organizasyonun CEO'su Mark Arnoldy'den geldi.
Hiçbir kuruluş bir doğal afet için bağış toplamayla karşı karşıya kalmak istemez, ancak olay ortaya çıkarsa hazırlıklı olması gerekir. Sahadaki ihtiyaçlar ve kaydettiğiniz ilerleme veya karşılaştığınız zorluklar hakkında bağışçılarla şeffaflığı sürdürün ve onların desteklerini sürdürmek için motive olduklarını göreceksiniz.
Hiçbir şeyi unutmak istemiyor musun? Bu kontrol listesini indirin ve elinizin altında bulundurun.