A raíz de un desastre (un terremoto en Nepal, un tornado en Oklahoma, un tifón en Filipinas), algunas organizaciones sin fines de lucro deben ponerse en marcha en cuestión de horas. Es un borrón de acción. Obtenga una página de campaña, corra la voz y corra a recaudar fondos. Todo el proceso hace que algunas organizaciones sin fines de lucro se sientan ansiosas, pero si cuenta con los componentes correctos, la recaudación de fondos de emergencia puede ser un esfuerzo rápido y eficiente.
Sí, incluso una campaña de emergencia requiere un plan. Cuando tiene que actuar rápido, la preparación y la comunicación son clave. Con un plan, se sentirá más seguro de que puede movilizar a los simpatizantes rápidamente para comenzar los esfuerzos de socorro de inmediato, reconstruir para el futuro y, finalmente, reanudar los programas con normalidad.
1. Cómo preparar a su equipo
Tomador de decisiones
Elija una persona de contacto o un tomador de decisiones. Esta persona evaluará de inmediato las necesidades sobre el terreno, establecerá un objetivo de recaudación de fondos y delegará la estrategia de comunicación y recaudación de fondos a otros miembros del equipo.
Es útil tener un protocolo estándar para situaciones de emergencia, para que el tomador de decisiones tenga un camino claro a seguir y pueda tomar medidas lo antes posible.
Portavoz
Un vocero actúa como enlace entre el tomador de decisiones y las partes periféricas como voluntarios o los medios de comunicación.
Coordinador de Redes Sociales
Las redes sociales juegan un papel importante en las comunicaciones de desastres. El coordinador de redes sociales educa a los seguidores sobre los eventos que se desarrollan sobre el terreno y hace correr la voz acerca de su campaña. Mantendrán a sus seguidores al tanto de las necesidades más importantes de los electores y del progreso del trabajo de su organización. Una vez que haya lanzado su campaña de recaudación de fondos, involucre a los seguidores en el progreso hacia su objetivo.
2. Cómo preparar la página de su campaña
Cree una página de donación única para la emergencia que está abordando. Es importante que la página sea específica para sus esfuerzos. Ofrezca a los donantes la seguridad de que sus donaciones se destinan a la causa que inicialmente los atrajo a su organización: la necesidad inmediata.
Mantenga estos activos actualizados y disponibles para ayudarlo a obtener una página de donación efectiva rápidamente:
- Logo
- Texto estándar sobre el trabajo de su organización en cada región. Se necesita tiempo para escribir y editar una buena copia, así que tenga el texto crítico disponible para cuando lo necesite.
Con el tiempo, actualice la página de la campaña para describir lo que se ha logrado hasta ahora y por qué necesita apoyo continuo.
Bonificación : configure una campaña de recaudación de fondos entre pares para amplificar el impacto de sus seguidores. Este es un ejemplo de Oxfam, cuyo principal equipo de recaudación de fondos recaudó casi $5000 y el principal recaudador de fondos aportó $1400 durante los esfuerzos de socorro del terremoto de Nepal.
3. Cómo preparar sus comunicaciones
Un correo electrónico de apelación de emergencia le da la noticia a sus seguidores. Dígales lo que sucedió, por qué necesita apoyo ahora más que nunca y cómo pueden ayudarlo. Aquí hay algunos bits de información que debe incluir:
- Reiterar su trabajo en la región
- Mencione las organizaciones asociadas con las que trabaja sobre el terreno
- Discuta qué hará una infusión de efectivo inmediata por sus esfuerzos
- Hable sobre los resultados esperados o el impacto
- Comparta cualquier dato o hecho sobre la situación en desarrollo.
- Incluya un enlace de donación (asegúrese de que se vincule a su página de campaña única)
Actualizaciones
Prepárese para enviar correos electrónicos de actualización con frecuencia, especialmente durante el primer mes.
Describa los tipos de correos electrónicos que necesitará escribir para que la estrategia de comunicación y la frecuencia queden claras desde el principio. Incluso puede diseñar plantillas de correo electrónico con anticipación y tenerlas listas para usar en cualquier momento.
- Primera actualización : envíe un correo electrónico a cualquier persona que haya donado a su campaña durante la primera semana después de un desastre. Agradézcales por su apoyo y describa lo que está haciendo su donación para los esfuerzos de ayuda. Actualízalos sobre el progreso que has hecho hacia tu meta. Esta actualización de la Fundación Médica América Nepal presenta el punto de vista de los expertos sobre el terreno, los próximos pasos y cómo el dinero ya se está utilizando para necesidades críticas .
- Nuevo llamamiento : no tenga miedo de pedir otra donación. Se necesitan meses, si no años, para recuperarse de un desastre y después de que la atención de los medios decae, puede ser difícil obtener nuevo apoyo. He aquí un ejemplo de Acción contra el Hambre. Tan pronto como el segundo terremoto golpeó a Nepal, enviaron otro correo electrónico de llamamiento.
- Actualizaciones de la campaña : si hay cambios importantes en su campaña, anúncielos a sus seguidores. Estos pueden incluir hitos alcanzados, acción inmediata necesaria o períodos de coincidencia basados en el tiempo. Si puede motivar a los simpatizantes para que mantengan su participación en los esfuerzos de socorro, envíe el correo electrónico.
- Seguimiento completo de la campaña : a medida que los esfuerzos pasan de la ayuda inmediata a los esfuerzos de reconstrucción, asegúrese de mantener informados a los partidarios. Querrán saber cómo se gastó el dinero, qué progreso se ha logrado y cómo se ve el futuro para los electores.
Aquí hay una línea de tiempo de muestra para trabajar:
Día de:
Antes de configurar su campaña, evalúe la situación sobre el terreno. Reúna toda la información que pueda sobre los daños y las necesidades.
- ¿Hay números o estimaciones disponibles?
- ¿Algún miembro del personal puede proporcionar fotos de primera mano?
Escriba y configure un correo electrónico de agradecimiento personalizado para los donantes de la campaña de emergencia. Aquí es donde realmente es útil tener plantillas creadas y guardadas en su plataforma de marketing por correo electrónico.
Utilice esa información que recopila como punto de partida para la página de su campaña. Incluya la información más pertinente y solicite a los donantes que sigan sus canales sociales para mantenerse actualizados sobre la situación.
Día siguiente:
- Envíe un correo electrónico a aquellos que han donado a su campaña hasta ahora. Incluir:
- Cualquier información nueva sobre el terreno
- Cuánto has recaudado en las primeras 24 horas
- Reiterar cuán crítico ha sido su soporte flash
- Pide compartir la campaña con familiares y amigos
- Incluya un enlace a la página de la campaña para que los donantes puedan reenviar fácilmente el correo electrónico a sus redes.
- Envíe un correo electrónico a los seguidores anteriores que aún no han donado a su campaña. Al igual que el primer correo electrónico, querrá incorporar la información más reciente que tenga, pero con este correo electrónico enfatice:
- Lo crítico que son los apoyos en estos primeros días
- Proporcione una prueba social de cómo otros ya se están uniendo a su causa
- Un llamado a la acción para donar a su campaña de emergencia
Una semana después:
- Actualice la descripción de la página de su campaña para incluir cualquier información nueva que tenga sobre la situación, nuevas fotos y lo que ha logrado hasta ahora.
- Continúe segmentando la comunicación por correo electrónico entre los donantes de su campaña de emergencia y los no donantes. Querrás mantener informados a todos los tipos de seguidores, pero es importante adaptar cómo y qué comunicas a cada grupo.
- Repita lo anterior mientras continúen sus esfuerzos de socorro y su campaña. Eventualmente, es posible que desee enviar un correo electrónico del director ejecutivo de su organización para afirmar el progreso y los próximos pasos a medida que pasa de las etapas de socorro a las de reconstrucción de la respuesta al desastre. Es posible que desee responder:
- ¿El desastre cambió la misión de su organización en la región?
- ¿Cuál es su objetivo a corto plazo para la reconstrucción? ¿Tu visión a largo plazo?
- ¿Cómo se verán afectados sus programas en el futuro?
Aquí hay un gran ejemplo de la respuesta de Possible a los terremotos de Nepal, aproximadamente un mes después de que ocurrieran. El correo electrónico vino directamente de Mark Arnoldy, el director ejecutivo de la organización.
Ninguna organización quiere enfrentarse a la recaudación de fondos para un desastre natural, pero en caso de que surja el evento, vale la pena estar preparado. Mantenga la transparencia con los donantes sobre las necesidades en el terreno y el progreso que ha logrado, o los desafíos que enfrenta, y los encontrará motivados para mantener su apoyo.
¿No quieres olvidar nada? Descargue esta lista de verificación y téngala a mano.