În urma unui dezastru – un cutremur în Nepal, o tornadă în Oklahoma, un taifun în Filipine – unele organizații nonprofit trebuie să se pună în mișcare în câteva ore. Este o neclaritate a acțiunii. Creați o pagină de campanie, răspândiți vestea și grăbiți-vă să strângeți fonduri. Întregul proces face ca unele organizații nonprofit să se simtă anxioase, dar dacă aveți componentele potrivite, strângerea de fonduri de urgență poate fi un efort rapid și eficient.
Da, chiar și o campanie de urgență necesită un plan. Când trebuie să acționați rapid, pregătirea și comunicarea sunt cheia. Cu un plan, te vei simți mai încrezător că poți mobiliza rapid susținătorii pentru a începe imediat eforturile de ajutorare, a reconstrui pentru viitor și, în cele din urmă, a relua programele ca de obicei.
1. Cum să vă pregătiți echipa
Factor de decizie
Alegeți o persoană sau un factor de decizie. Această persoană va evalua imediat nevoile pe teren, va stabili un obiectiv de strângere de fonduri și va delega strategia de comunicare și strângere de fonduri altor membri ai echipei.
Este util să existe un protocol standard pentru situațiile de urgență, astfel încât decidentul să aibă o cale clară de urmat și să poată lua măsuri cât mai curând posibil.
Purtătorul de cuvânt
Un purtător de cuvânt acționează ca o legătură între factorii de decizie și părțile periferice, cum ar fi voluntarii sau mass-media.
Coordonator Social Media
Rețelele sociale joacă un rol important în comunicarea în caz de dezastru. Coordonatorul rețelelor sociale îi educă pe urmăritori despre evenimentele care se desfășoară pe teren și răspândește cuvântul despre campania ta. Îți vor ține adepții la curent cu cele mai mari nevoi ale constituenților și despre cum progresează activitatea organizației tale. După ce ați lansat campania de strângere de fonduri, implicați adepții în ceea ce privește progresul către obiectivul dvs.
2. Cum să vă pregătiți pagina de campanie
Creați o pagină unică de donații pentru situația de urgență pe care o abordați. Este important ca pagina să fie specifică eforturilor tale. Oferiți donatorilor asigurarea că donațiile lor se îndreaptă către cauza care i-a adus inițial în organizația dvs. – nevoia imediată.
Păstrați aceste active actualizate și la îndemână pentru a vă ajuta să obțineți rapid o pagină de donație eficientă:
- Siglă
- Text standard despre activitatea organizației dumneavoastră în fiecare regiune. Este nevoie de timp pentru a scrie și edita o copie bună, așa că aveți la dispoziție textul esențial atunci când aveți nevoie de el.
De-a lungul timpului, actualizați pagina campaniei pentru a descrie ceea ce s-a realizat până acum și de ce aveți nevoie de asistență continuă.
Bonus : creați o campanie de strângere de fonduri peer-to-peer pentru a amplifica impactul susținătorilor dvs. Iată un exemplu de la Oxfam, a cărei echipă de top de strângere de fonduri a strâns aproape 5.000 de dolari și cea mai mare strângere de fonduri a adus 1.400 de dolari în timpul eforturilor de ajutorare a cutremurului din Nepal.
3. Cum să vă pregătiți comunicațiile
Un e-mail de apel de urgență oferă știrile susținătorilor tăi. Spuneți-le ce s-a întâmplat, de ce aveți nevoie de sprijin acum mai mult ca niciodată și cum vă pot ajuta. Iată câteva informații pe care ar trebui să le includeți:
- Reiterează-ți munca în regiune
- Menționați organizațiile partenere cu care lucrați pe teren
- Discutați ce va face o infuzie imediată de numerar pentru eforturile dvs
- Vorbiți despre rezultatele așteptate sau impact
- Distribuiți orice date sau fapte despre situația în curs de dezvoltare
- Includeți un link pentru donație (asigurați-vă că se trimite la pagina dvs. unică a campaniei)
Actualizări
Pregătiți-vă să trimiteți frecvent e-mailuri de actualizare, mai ales în prima lună.
Subliniați tipurile de e-mailuri pe care va trebui să le scrieți, astfel încât strategia de comunicare și frecvența să fie clare de la început. Puteți chiar să creați șabloane de e-mail din timp și să le aveți pregătite pentru utilizare în orice moment.
- Prima actualizare – Trimiteți un e-mail oricărei persoane care a donat campaniei dvs. în prima săptămână după un dezastru. Mulțumiți-le pentru sprijinul acordat și descrieți ce face donația lor pentru eforturile de ajutorare. Actualizează-i cu privire la progresul pe care l-ai făcut în atingerea obiectivului tău. Această actualizare de la America Nepal Medical Foundation prezintă punctul de vedere al experților de pe teren, pașii următori și modul în care banii sunt deja utilizați pentru nevoi critice .
- Nou apel – Nu vă fie teamă să cereți o altă donație. Este nevoie de luni, dacă nu de ani, pentru a vă recupera după un dezastru și, după ce atenția presei scade, poate fi dificil să obțineți un nou sprijin. Iată un exemplu din Acțiunea împotriva foamei. Imediat ce al doilea cutremur a lovit Nepalul, au trimis un alt e-mail de apel.
- Actualizări ale campaniei – dacă există modificări majore la campania dvs., anunțați-le susținătorilor dvs. Acestea pot include reperele atinse, acțiunile imediate necesare sau perioadele de meci bazate pe timp. Dacă puteți motiva susținătorii să își mențină implicarea în eforturile de ajutorare, trimiteți e-mailul.
- Urmărirea completă a campaniei – Pe măsură ce eforturile trec de la ajutor imediat la eforturi de reconstrucție, asigurați-vă că îi țineți susținătorii la curent. Vor dori să știe cum au fost cheltuiți banii, ce progrese au fost înregistrate și cum arată viitorul alegătorilor.
Iată un exemplu de cronologie cu care să lucrați:
Ziua de:
Înainte de a vă configura campania, evaluați situația pe teren. Adunați cât mai multe informații despre daune și nevoi.
- Sunt disponibile cifre sau estimări?
- Sunt membri ai personalului capabili să ofere fotografii de primă mână?
Scrieți și configurați un e-mail de mulțumire personalizat pentru donatorii campaniei de urgență. Aici este util să aveți șabloane create și salvate în platforma dvs. de marketing prin e-mail.
Utilizați acele informații pe care le adunați ca punct de plecare pentru pagina campaniei dvs. Includeți cele mai relevante informații și cereți donatorilor să vă urmărească canalele sociale pentru a fi la curent cu situația.
Ziua dupa:
- Trimiteți un e-mail celor care au donat până acum campaniei dvs. Include:
- Orice informație nouă de pe teren
- Cât ai strâns în primele 24 de ore
- Reiterează cât de critic a fost suportul lor flash
- Solicitați să distribuiți campania familiei și prietenilor
- Includeți un link înapoi la pagina campaniei, astfel încât donatorii să poată redirecționa cu ușurință e-mailul către rețelele lor.
- Trimiteți un e-mail susținătorilor anteriori care nu au donat încă campaniei dvs. La fel ca primul e-mail, veți dori să includeți cele mai recente informații pe care le aveți, dar cu acest e-mail subliniați:
- Cât de critic este sprijinul în aceste prime zile
- Oferă dovezi sociale pentru modul în care alții se unesc deja în jurul cauzei tale
- Un îndemn la acțiune pentru a dona pentru campania dvs. de urgență
La o săptămână după:
- Actualizați descrierea paginii campaniei pentru a include orice informații noi pe care le aveți despre situație, fotografii noi și ceea ce ați realizat până acum.
- Continuați să segmentați comunicarea prin e-mail între donatorii campaniei dvs. de urgență și non-donatori. Veți dori să țineți la curent toate tipurile de suporteri, dar este important să personalizați cum și ce comunicați fiecărui grup.
- Repetați cele de mai sus atâta timp cât eforturile dumneavoastră de ajutor și campania continuă. În cele din urmă, poate doriți să trimiteți un e-mail de la directorul executiv al organizației dvs. pentru a confirma progresul și pașii următori pe măsură ce treceți de la etapele de ajutor la reconstrucția răspunsului la dezastru. Poate doriți să răspundeți:
- Dezastrul a schimbat misiunea organizației dumneavoastră în regiune?
- Care este obiectivul tău pe termen scurt pentru reconstrucție? Viziunea ta pe termen lung?
- Cum vor fi afectate programele dumneavoastră în continuare?
Iată un exemplu grozav din răspunsul lui Possible la Cutremurele din Nepal, la aproximativ o lună după ce au avut loc. E-mailul a venit direct de la Mark Arnoldy, CEO-ul organizației.
Nicio organizație nu dorește să se confrunte cu strângerea de fonduri pentru un dezastru natural, dar, dacă apare evenimentul, merită să fie pregătit. Păstrați transparența cu donatorii cu privire la nevoile de pe teren și progresele pe care le-ați făcut sau provocările cu care vă confruntați și îi veți găsi motivați să își mențină sprijinul.
Nu vrei să uiți nimic? Descărcați această listă de verificare și păstrați-o la îndemână.