หลังเกิดภัยพิบัติ—แผ่นดินไหวในเนปาล, พายุทอร์นาโดในโอคลาโฮมา, พายุไต้ฝุ่นในฟิลิปปินส์—องค์กรไม่แสวงหาผลกำไรบางแห่งต้องเริ่มเคลื่อนไหวภายในไม่กี่ชั่วโมง มันเป็นภาพเบลอของการกระทำ รับหน้าแคมเปญ กระจายข่าว และรีบเร่งระดมทุน กระบวนการทั้งหมดทำให้องค์กรไม่แสวงผลกำไรรู้สึกกระวนกระวายใจ แต่ถ้าคุณมีองค์ประกอบที่เหมาะสม การระดมทุนฉุกเฉินอาจเป็นความพยายามที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
ใช่ แม้แต่การรณรงค์ฉุกเฉินก็ยังต้องมีแผน เมื่อคุณต้องดำเนินการอย่างรวดเร็ว การเตรียมพร้อมและการสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญ ด้วยแผน คุณจะรู้สึกมั่นใจมากขึ้นว่าคุณสามารถระดมผู้สนับสนุนได้อย่างรวดเร็วเพื่อเริ่มการบรรเทาทุกข์ทันที สร้างใหม่เพื่ออนาคต และในที่สุดก็กลับมาดำเนินโครงการได้ตามปกติ
1. วิธีเตรียมทีมของคุณ
ผู้มีอำนาจตัดสินใจ
เลือกหนึ่งคะแนนหรือผู้มีอำนาจตัดสินใจ บุคคลนี้จะประเมินความต้องการในพื้นที่ทันที กำหนดเป้าหมายการระดมทุน และมอบหมายกลยุทธ์การสื่อสารและการระดมทุนให้กับสมาชิกในทีมคนอื่นๆ
การมีโปรโตคอลมาตรฐานสำหรับสถานการณ์ฉุกเฉินนั้นมีประโยชน์ เพื่อให้ผู้ตัดสินใจมีเส้นทางที่ชัดเจนในการปฏิบัติตามและสามารถดำเนินการได้โดยเร็วที่สุด
โฆษก
โฆษกทำหน้าที่เป็นผู้ประสานงานระหว่างผู้มีอำนาจตัดสินใจกับฝ่ายรอบข้าง เช่น อาสาสมัครหรือสื่อ
ผู้ประสานงานโซเชียลมีเดีย
โซเชียลมีเดียมีบทบาทสำคัญในการสื่อสารเกี่ยวกับภัยพิบัติ ผู้ประสานงานโซเชียลมีเดียให้ความรู้ผู้ติดตามเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นจริงและกระจายคำเกี่ยวกับแคมเปญของคุณ พวกเขาจะคอยติดตามผู้ติดตามของคุณเกี่ยวกับความต้องการที่สำคัญที่สุดขององค์ประกอบและความก้าวหน้าในการทำงานขององค์กรของคุณ หลังจากที่คุณเปิดตัวแคมเปญระดมทุนแล้ว ให้ผู้ติดตามมีส่วนร่วมกับความคืบหน้าไปสู่เป้าหมายของคุณ
2. วิธีเตรียมหน้าแคมเปญของคุณ
สร้างหน้าบริจาคที่ไม่ซ้ำกันสำหรับกรณีฉุกเฉินที่คุณกำลังจัดการ เป็นสิ่งสำคัญที่หน้าจะต้องเฉพาะเจาะจงสำหรับความพยายามของคุณ ให้ความมั่นใจแก่ผู้บริจาคว่าการบริจาคของพวกเขาไปสู่สาเหตุที่เริ่มแรกนำพวกเขามาที่องค์กรของคุณ—ความต้องการในทันที
อัปเดตเนื้อหาเหล่านี้และพร้อมเสมอเพื่อช่วยให้คุณได้รับหน้าการบริจาคที่มีประสิทธิภาพอย่างรวดเร็ว:
- โลโก้
- ข้อความ Boilerplate เกี่ยวกับงานขององค์กรของคุณในแต่ละภูมิภาค ต้องใช้เวลาในการเขียนและแก้ไขสำเนาที่ดี จึงมีข้อความสำคัญพร้อมใช้เมื่อคุณต้องการ
เมื่อเวลาผ่านไป ให้อัปเดตหน้าแคมเปญเพื่ออธิบายสิ่งที่ประสบความสำเร็จจนถึงขณะนี้ และเหตุใดคุณจึงต้องการการสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง
โบนัส : ตั้งค่าแคมเปญระดมทุนแบบเพียร์ทูเพียร์เพื่อขยายผลกระทบของผู้สนับสนุนของคุณ นี่คือตัวอย่างจาก Oxfam ซึ่งทีมระดมทุนชั้นนำได้ระดมทุนเกือบ 5,000 ดอลลาร์และผู้ระดมทุนชั้นนำได้รับเงิน 1,400 ดอลลาร์ในระหว่างการบรรเทาทุกข์จากแผ่นดินไหวในเนปาล
3. วิธีเตรียมการสื่อสารของคุณ
อีเมลอุทธรณ์กรณีฉุกเฉินจะแจ้งข่าวแก่ผู้สนับสนุนของคุณ บอกพวกเขาว่าเกิดอะไรขึ้น ทำไมคุณถึงต้องการการสนับสนุนมากกว่าที่เคย และพวกเขาจะช่วยเหลือได้อย่างไร ต่อไปนี้คือข้อมูลบางส่วนที่คุณควรมี:
- ย้ำงานของคุณในภูมิภาค
- กล่าวถึงองค์กรพันธมิตรที่คุณทำงานด้วย
- อภิปรายว่าการจ่ายเงินสดทันทีจะทำอะไรเพื่อความพยายามของคุณ
- พูดคุยเกี่ยวกับผลลัพธ์ที่คาดหวังหรือผลกระทบ
- แบ่งปันข้อมูลหรือข้อเท็จจริงเกี่ยวกับสถานการณ์ที่กำลังพัฒนา
- รวมลิงก์บริจาค (ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลิงก์ไปยังหน้าแคมเปญเฉพาะของคุณ)
อัพเดท
เตรียมส่งอีเมล์อัพเดทบ่อยๆ โดยเฉพาะในเดือนแรก
ร่างประเภทของอีเมลที่คุณต้องเขียนเพื่อให้กลยุทธ์การสื่อสารและความถี่ชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้น คุณยังสามารถออกแบบเทมเพลตอีเมลล่วงหน้าและเตรียมให้พร้อมใช้งานได้ทันที
- อัปเดตครั้งแรก – ส่งอีเมลถึงทุกคนที่บริจาคให้กับแคมเปญของคุณในสัปดาห์แรกหลังเกิดภัยพิบัติ ขอบคุณพวกเขาสำหรับการสนับสนุนและอธิบายว่าการบริจาคของพวกเขากำลังทำอะไรเพื่อบรรเทาทุกข์ อัปเดตพวกเขาเกี่ยวกับความคืบหน้าที่คุณทำเพื่อเป้าหมายของคุณ การอัปเดตนี้จาก America Nepal Medical Foundation นำเสนอมุมมองของผู้เชี่ยวชาญในพื้นที่ ขั้นตอนต่อไป และวิธีการใช้เงิน สำหรับความต้องการที่สำคัญ
- อุทธรณ์ใหม่ – อย่ากลัวที่จะขอบริจาคอีกครั้ง ต้องใช้เวลาหลายเดือนหรือหลายปีกว่าจะฟื้นตัวจากภัยพิบัติ และหลังจากที่ความสนใจของสื่อลดลง การได้รับการสนับสนุนใหม่อาจเป็นเรื่องยาก นี่คือตัวอย่างจาก Action Against Hunger ทันทีที่เกิดแผ่นดินไหวครั้งที่สองที่เนปาล พวกเขาส่งอีเมลอุทธรณ์อีกฉบับ
- การอัปเดตแคมเปญ – หากมีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญในแคมเปญของคุณ ให้ประกาศต่อผู้สนับสนุนของคุณ ซึ่งอาจรวมถึงเหตุการณ์สำคัญที่ต้องดำเนินการทันที หรือช่วงเวลาการจับคู่ตามเวลา หากคุณสามารถจูงใจผู้สนับสนุนให้มีส่วนร่วมในการบรรเทาทุกข์ ส่งอีเมล
- การติดตามผลแคมเปญอย่างเต็มรูปแบบ – ในขณะที่ความพยายามเปลี่ยนจากการบรรเทาทุกข์ทันทีไปสู่ความพยายามในการสร้างใหม่ อย่าลืมคอยติดตามผู้สนับสนุนอยู่เสมอ พวกเขาต้องการทราบว่ามีการใช้จ่ายเงินอย่างไร มีความคืบหน้าอย่างไร และอนาคตจะมองหาองค์ประกอบอย่างไร
ต่อไปนี้คือไทม์ไลน์ตัวอย่างที่จะใช้งานด้วย:
วันที่:
ก่อนตั้งค่าแคมเปญ ให้ประเมินสถานการณ์ในพื้นที่ รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับความเสียหายและความต้องการให้มากที่สุด
- มีตัวเลขหรือการประมาณการใด ๆ หรือไม่?
- พนักงานคนใดสามารถให้รูปถ่ายโดยตรงได้หรือไม่?
เขียนและตั้งค่าอีเมลขอบคุณสำหรับผู้บริจาคในการรณรงค์ฉุกเฉิน นี่คือจุดที่การสร้างและบันทึกเทมเพลตในแพลตฟอร์มการตลาดผ่านอีเมลของคุณมีประโยชน์จริง ๆ
ใช้ข้อมูลที่คุณรวบรวมเป็นจุดเริ่มต้นสำหรับหน้าแคมเปญของคุณ รวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องมากที่สุดและขอให้ผู้บริจาคติดตามช่องทางโซเชียลของคุณเพื่อติดตามสถานการณ์ล่าสุด
หลังจากวันนี้:
- ส่งอีเมลถึงผู้ที่บริจาคให้กับแคมเปญของคุณจนถึงตอนนี้ รวม:
- ข้อมูลใหม่จากภาคพื้นดิน
- คุณได้เงินเท่าไหร่ใน 24 ชั่วโมงแรก
- ย้ำว่าการสนับสนุนแฟลชมีความสำคัญมากเพียงใด
- ขอแชร์แคมเปญกับครอบครัวและเพื่อน
- รวมลิงก์กลับไปยังหน้าแคมเปญเพื่อให้ผู้บริจาคสามารถส่งต่ออีเมลไปยังเครือข่ายของตนได้อย่างง่ายดาย
- ส่งอีเมลถึงผู้สนับสนุนก่อนหน้านี้ที่ยังไม่ได้บริจาคให้กับแคมเปญของคุณ เช่นเดียวกับอีเมลฉบับแรก คุณจะต้องรวมข้อมูลล่าสุดที่คุณมี แต่อีเมลนี้เน้นย้ำ:
- การสนับสนุนที่สำคัญในวันแรกเหล่านี้เป็นอย่างไร
- ให้หลักฐานทางสังคมว่าคนอื่น ๆ กำลังชุมนุมอยู่รอบสาเหตุของคุณอย่างไร
- คำกระตุ้นการตัดสินใจหนึ่งรายการเพื่อบริจาคให้กับแคมเปญฉุกเฉินของคุณ
หนึ่งสัปดาห์หลังจากนั้น:
- อัปเดตคำอธิบายหน้าแคมเปญของคุณเพื่อรวมข้อมูลใหม่ๆ ที่คุณมีเกี่ยวกับสถานการณ์ รูปภาพใหม่ และสิ่งที่คุณทำได้จนถึงตอนนี้
- ดำเนินการแบ่งกลุ่มการสื่อสารทางอีเมลระหว่างผู้บริจาคกับแคมเปญฉุกเฉินและผู้ไม่บริจาค คุณจะต้องให้ผู้สนับสนุนทุกประเภทมีส่วนร่วม แต่สิ่งสำคัญคือต้องปรับแต่งวิธีและสิ่งที่คุณสื่อสารกับแต่ละกลุ่ม
- ทำซ้ำข้างต้นตราบเท่าที่การบรรเทาทุกข์และการรณรงค์ของคุณดำเนินต่อไป ในที่สุด คุณอาจต้องการส่งอีเมลจากผู้อำนวยการบริหารขององค์กรเพื่อยืนยันความคืบหน้าและขั้นตอนถัดไปเมื่อคุณเปลี่ยนจากการบรรเทาทุกข์ไปสู่ขั้นตอนการสร้างใหม่ของการตอบสนองต่อภัยพิบัติ คุณอาจต้องการตอบ:
- ภัยพิบัติได้เปลี่ยนภารกิจขององค์กรในภูมิภาคนี้หรือไม่?
- เป้าหมายระยะสั้นของคุณในการสร้างใหม่คืออะไร? วิสัยทัศน์ระยะยาวของคุณ?
- โปรแกรมของคุณจะได้รับผลกระทบอย่างไรในอนาคต
นี่เป็นตัวอย่างที่ดีจากการตอบสนองของ Possible ต่อแผ่นดินไหวในเนปาล ประมาณหนึ่งเดือนหลังจากที่มันเกิดขึ้น อีเมลดังกล่าวส่งตรงจาก Mark Arnoldy CEO ขององค์กร
ไม่มีองค์กรใดต้องการเผชิญกับการระดมทุนสำหรับภัยพิบัติทางธรรมชาติ แต่หากมีเหตุการณ์เกิดขึ้นก็ต้องเตรียมพร้อม รักษาความโปร่งใสกับผู้บริจาคเกี่ยวกับความต้องการในพื้นที่และความคืบหน้าของคุณ หรือความท้าทายที่คุณเผชิญ และคุณจะพบว่าพวกเขาได้รับแรงจูงใจที่จะรักษาการสนับสนุนไว้
ไม่ต้องการที่จะลืมบางสิ่งบางอย่าง? ดาวน์โหลดรายการตรวจสอบนี้และเก็บไว้ในมือ