À la suite d'une catastrophe - un tremblement de terre au Népal, une tornade dans l'Oklahoma, un typhon aux Philippines - certaines organisations à but non lucratif doivent se mettre en mouvement en quelques heures. C'est un flou d'action. Créez une page de campagne, faites passer le mot et précipitez-vous pour collecter des fonds. L'ensemble du processus laisse certains organismes sans but lucratif anxieux, mais si vous avez les bons composants en place, la collecte de fonds d'urgence peut être un effort rapide et efficace.
Oui, même une campagne d'urgence nécessite un plan. Lorsque vous devez agir rapidement, la préparation et la communication sont essentielles. Avec un plan, vous vous sentirez plus sûr de pouvoir mobiliser rapidement des sympathisants pour commencer immédiatement les efforts de secours, reconstruire pour l'avenir et éventuellement reprendre les programmes normalement.
1. Comment préparer votre équipe
Décideur
Choisissez une personne ou un décideur. Cette personne évaluera immédiatement les besoins sur le terrain, établira un objectif de collecte de fonds et déléguera la stratégie de communication et de collecte de fonds aux autres membres de l'équipe.
Il est utile d'avoir un protocole standard pour les situations d'urgence, afin que le décideur ait une voie claire à suivre et puisse agir dès que possible.
Porte-parole
Un porte-parole agit comme agent de liaison entre le décideur et les parties périphériques comme les bénévoles ou les médias.
Coordonnatrice des médias sociaux
Les médias sociaux jouent un rôle important dans les communications en cas de catastrophe. Le coordinateur des médias sociaux renseigne les abonnés sur les événements qui se déroulent sur le terrain et fait passer le mot sur votre campagne. Ils tiendront vos abonnés au courant des besoins les plus importants des électeurs et de la progression du travail de votre organisation. Une fois que vous avez lancé votre campagne de collecte de fonds, engagez les abonnés sur les progrès vers votre objectif.
2. Comment préparer votre page de campagne
Créez une page de don unique pour l'urgence à laquelle vous faites face. Il est important que la page soit spécifique à vos efforts. Donnez aux donateurs l'assurance que leurs dons vont à la cause qui les a initialement amenés à votre organisation - le besoin immédiat.
Gardez ces actifs à jour et à portée de main pour vous aider à créer rapidement une page de don efficace :
- Logo
- Texte standard sur le travail de votre organisation dans chaque région. Il faut du temps pour écrire et éditer une bonne copie, alors ayez un texte critique disponible lorsque vous en avez besoin.
Au fil du temps, mettez à jour la page de la campagne pour décrire ce qui a été accompli jusqu'à présent et pourquoi vous avez besoin d'un soutien continu.
Bonus : Mettez en place une campagne de financement peer-to-peer pour amplifier l'impact de vos soutiens. Voici un exemple d'Oxfam, dont la meilleure équipe de collecte de fonds a collecté près de 5 000 $ et le meilleur collecteur de fonds a rapporté 1 400 $ lors de ses efforts de secours suite au tremblement de terre au Népal.
3. Comment préparer vos communications
Un e-mail d'appel d'urgence annonce la nouvelle à vos supporters. Dites-leur ce qui s'est passé, pourquoi vous avez plus que jamais besoin d'aide et comment ils peuvent vous aider. Voici quelques éléments d'information que vous devriez inclure :
- Réitérez votre travail dans la région
- Mentionnez les organisations partenaires avec lesquelles vous travaillez sur le terrain
- Discutez de ce qu'une injection d'argent immédiate fera pour vos efforts
- Parlez des résultats ou de l'impact attendus
- Partager des données ou des faits sur l'évolution de la situation
- Inclure un lien de don (assurez-vous qu'il renvoie à votre page de campagne unique)
Mises à jour
Préparez-vous à envoyer fréquemment des e-mails de mise à jour, en particulier au cours du premier mois.
Décrivez les types d'e-mails que vous devrez écrire afin que la stratégie et la fréquence de communication soient claires dès le départ. Vous pouvez même concevoir des modèles d'e-mails à l'avance et les préparer à l'emploi à tout moment.
- Première mise à jour – Envoyez un e-mail à toute personne qui a fait un don à votre campagne au cours de la première semaine après une catastrophe. Remerciez-les pour leur soutien et décrivez ce que leur don fait pour les efforts de secours. Mettez-les à jour sur les progrès que vous avez réalisés vers votre objectif. Cette mise à jour de l'America Nepal Medical Foundation présente le point de vue d'experts sur le terrain, les prochaines étapes et comment l'argent est déjà utilisé pour des besoins critiques .
- Nouvel appel – N'ayez pas peur de demander un autre don. Il faut des mois, voire des années, pour se remettre d'une catastrophe et après que l'attention des médias s'estompe, il peut être difficile d'obtenir un nouveau soutien. Voici un exemple d'Action contre la faim. Dès que le deuxième tremblement de terre a frappé le Népal, ils ont envoyé un autre e-mail d'appel.
- Mises à jour de la campagne - s'il y a des changements majeurs dans votre campagne, annoncez-les à vos partisans. Ceux-ci peuvent inclure des jalons atteints, une action immédiate nécessaire ou des périodes de match basées sur le temps. Si vous pouvez motiver les supporters à maintenir leur implication dans les efforts de secours, envoyez l'e-mail.
- Suivi complet de la campagne – Alors que les efforts passent des secours immédiats aux efforts de reconstruction, assurez-vous de tenir les supporters au courant. Ils voudront savoir comment l'argent a été dépensé, quels progrès ont été réalisés et à quoi ressemble l'avenir pour les électeurs.
Voici un exemple de chronologie avec laquelle travailler :
Jour de:
Avant de mettre en place votre campagne, évaluez la situation sur le terrain. Rassemblez autant d'informations que possible sur les dommages et les besoins.
- Des chiffres ou des estimations sont-ils disponibles ?
- Des membres du personnel sont-ils en mesure de fournir des photos de première main ?
Rédigez et configurez un e-mail de remerciement personnalisé pour les donateurs de la campagne d'urgence. C'est là que la création et l'enregistrement de modèles dans votre plateforme de marketing par e-mail sont vraiment utiles.
Utilisez ces informations que vous collectez comme point de départ pour votre page de campagne. Incluez les informations les plus pertinentes et demandez aux donateurs de suivre vos canaux sociaux pour se tenir au courant de la situation.
Lendemain:
- Envoyez un e-mail à ceux qui ont fait un don à votre campagne jusqu'à présent. Inclure:
- Toute nouvelle information sur le terrain
- Combien vous avez collecté au cours des premières 24 heures
- Réitérez à quel point leur support flash a été critique
- Demandez à partager la campagne avec votre famille et vos amis
- Incluez un lien vers la page de la campagne afin que les donateurs puissent facilement transférer l'e-mail à leurs réseaux.
- Envoyez un e-mail aux anciens supporters qui n'ont pas encore fait de don à votre campagne. Comme le premier e-mail, vous voudrez incorporer les dernières informations dont vous disposez, mais avec cet e-mail, mettez l'accent sur :
- À quel point le soutien dans ces premiers jours est essentiel
- Fournissez une preuve sociale de la façon dont les autres se rallient déjà à votre cause
- Un appel à l'action pour faire un don à votre campagne d'urgence
Une semaine après :
- Mettez à jour la description de la page de votre campagne pour inclure toute nouvelle information dont vous disposez sur la situation, de nouvelles photos et ce que vous avez accompli jusqu'à présent.
- Continuez à segmenter la communication par e-mail entre les donateurs de votre campagne d'urgence et les non-donateurs. Vous voudrez garder tous les types de supporters informés, mais il est important d'adapter comment et ce que vous communiquez à chaque groupe.
- Répétez ce qui précède tant que vos efforts de secours et votre campagne se poursuivent. Finalement, vous voudrez peut-être envoyer un e-mail du directeur exécutif de votre organisation pour affirmer les progrès et les prochaines étapes à mesure que vous passez des étapes de secours à la reconstruction de l'intervention en cas de catastrophe. Vous voudrez peut-être répondre :
- La catastrophe a-t-elle modifié la mission de votre organisation dans la région ?
- Quel est votre objectif à court terme pour la reconstruction ? Votre vision à long terme ?
- Comment vos programmes seront-ils affectés à l'avenir ?
Voici un excellent exemple de la réponse de Possible aux tremblements de terre au Népal, environ un mois après qu'ils se soient produits. L'e-mail est venu directement de Mark Arnoldy, PDG de l'organisation.
Aucune organisation ne veut être confrontée à une collecte de fonds pour une catastrophe naturelle, mais si l'événement se produit, il vaut la peine d'être préparé. Maintenez la transparence avec les donateurs sur les besoins sur le terrain et les progrès que vous avez réalisés, ou les défis auxquels vous êtes confrontés, et vous les trouverez motivés pour maintenir leur soutien.
Vous ne voulez rien oublier ? Téléchargez cette liste de contrôle et gardez-la à portée de main.