كيف تكتب خطاب استقالة (+ نموذج مجاني!)

كل الأشياء الجيدة يجب أن تنتهي ، وكل الأشياء السيئة يجب أن تنتهي بسرعة.

إذا كنت عالقًا في وظيفة لا تقدر مهاراتك وأخلاقياتك في العمل ، أو إذا كنت مستعدًا للانغماس في مسار وظيفي مختلف ، فقد حان الوقت لكتابة خطاب استقالة ، وهو مجرد واحد من أنواع رسائل الأعمال العديدة.

لكن أولاً ، لماذا من المهم أن تكتب واحدة؟ أنت تستقيل ، بعد كل شيء. من يحتاجهم !؟

لمجرد أن تكون آمنًا ، أوصيك بكتابة خطاب استقالة بغض النظر عن مدى كون الوظيفة رسمية أو غير رسمية.

كانت وظيفتي الأولى مضيفة في مطعم مكسيكي. كان عمري 16 عامًا وحصلت على الدور لبعض المال الصيفي الإضافي. بمجرد أن بدأ العام الدراسي ، أصبحت مشغولًا جدًا بتدريبات المسرح بعد المدرسة واضطررت إلى التخلي عن التزاماتي تجاه المطعم وعملائه.

طلب مني والداي كتابة وإرسال خطاب إشعار مدته أسبوعين. لقد اخترت ترك الشركة بمحض إرادتي وأردت التأكد من أننا حافظنا على علاقة جيدة. عندما كنت مراهقًا ، كنت أعلم أنه من المهم أن يكون لدي مراجع قابلة للتطبيق في سيرتي الذاتية. لم يكن خطاب الاستقالة ممارسة مهنية جيدة فحسب ، بل كان يعني أن علاقاتي التي اكتسبتها بشق الأنفس من المرجح أن تتحدث بشكل إيجابي عن أدائي في وقت لاحق.

ذهبت للعمل في Sonic Drive-Thru في الصيف التالي (لا ، لم أفعل ذلك) ، وصدقوني ، هذه الإشارة تعني حقًا شيئًا لمديري الجديد.

قاعدة الإشعار لمدة أسبوعين ليست دائمًا أفضل ممارسة للموظفين الذين يتعرضون لسوء المعاملة. إذا كنت ستغادر شركة لا تهتم برفاهيتك ، فمن المحتمل أن تكون استقالتك فورية.

هذا شيء يستحق التفكير طويلا وبشدة. هل تحتاج إلى هذا المرجع لاحقًا؟ أو هل لديك وظيفة جديدة في انتظارك وأنت مستعد تمامًا للخروج من المنزل؟ في حين أن الإقلاع عن الكراهية يمكن أن يكون رائعًا في الوقت الحالي ، فأنت الوحيد الذي يمكنه الحكم على ما إذا كان سيعود ليطاردك أم لا.

في كلتا الحالتين ، الرسالة فكرة جيدة. إنه بمثابة إشعار كتابي عن سبب مغادرتك ويمكنه أيضًا حمايتك في حالة وجود اتهامات غير صحيحة أو في المستقبل عندما يتواصل تعيين الفرق لاستخدام شركة سابقة كمرجع. لا آمل في هذا الموقف لأي شخص (لقد مررت بالتأكيد بتجاربي السلبية في بيئة عمل سامة) ، لكنني أعلم أن ذلك يحدث ، ومن الأفضل أن تكون مستعدًا من التائب.

بمجرد عودتك إلى سوق العمل ، فكر في استخدام مواقع البحث عن الوظائف للعثور على مسيرتك المثالية التالية.

كيفية كتابة خطاب استقالة

لذا ، إذا كنت مستعدًا لترك تلك الفترة من التاسعة إلى الخامسة (أو أي مجموعة أخرى من الساعات ؛ أتفهم أن الصخب يأخذ أشكالًا عديدة) خلفك ، فتناول مشروبًا باردًا أو كأسًا من النبيذ (حسب الظروف) و تعلم كيف تستقيل بكرامة.

1. تضمين مقدمة

يجب أن يبدأ أي خطاب استقالة بالتاريخ المكتوب وعنوان الشركة في متناول اليد. يعد تاريخ كتابة الخطاب مهمًا بشكل خاص ، حيث ستدرج تاريخ التوظيف النهائي في هذه الرسالة لاحقًا.

يعد كتابة التاريخ أعلى خطاب الاستقالة مرجعًا موثوقًا به عندما أبلغت الإدارة بهذا التغيير. في حالة وجود أي تناقضات مؤسفة حول يومك الأخير ، يمكنك الإشارة إلى الخطاب كدليل على العناية الواجبة.

إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا للاستقالة ، فسيتم تضمين الطابع الزمني بالفعل. ومع ذلك ، إذا كنت تريد أن يبرز التاريخ باعتباره جانبًا مهمًا من جوانب استقالتك ، فلا تتردد في إدراجه في نص البريد الإلكتروني.

يوصى أيضًا بتضمين اسم الشركة وعنوانها في العنوان ، بغض النظر عما إذا كان بريدًا إلكترونيًا أو نسخة ورقية.

من المرجح أنك تقوم بتسليم هذه الرسالة مباشرة إلى الموظفين المعنيين ، لذلك قد يكون من السخف تضمين عنوان بريدي. العنوان هو تقليد عريق لخطابات الاستقالة يعمل أيضًا على تحديد الشركة التي ستغادرها بالضبط. مرة أخرى ، عندما يتعلق الأمر بترك منظمة ، فمن الأفضل أن تكون محددًا بدلاً من آسف.

عند بدء خطاب الاستقالة ، اجعل الأمور رسمية ولكن ودية. على الرغم من أنك تستقيل ، لا يزال من الممكن أن يبدو خطاب الاستقالة الخاص بك وكأنه صادر منك.

ابدأ بـ "عزيزي السيد / السيدة / السيدة. BOSS NAME أو "عزيزي اسم الشركة" أو حتى "لمن يهمه الأمر" إذا لم تكن متأكدًا من الذي سيتعامل مع الرسالة.

إذا كنت تعرف رئيسك أو مديرك جيدًا ، فارجع إليهم باسمهم الأول بدلاً من اسمهم الأخير.

2. اذكر هدفك

مع خطاب الاستقالة ، ستحتاج إلى الوصول إلى النقطة الصحيحة. يجب أن تشير الفقرة الأولى بوضوح إلى أنك تغادر المنظمة.

فيما يلي بعض الأمثلة عن كيفية تحديد هدفك بسرعة ووضوح:

• "أكتب إليكم اليوم لإبلاغكم باستقالتي من منصب مدير المشروع في شركة الخدمات اللوجستية ."
• "بحزن وامتنان أقدم استقالتي من منصب مدير المشروع في شركة الرعاية الصحية ."
• "هذه الرسالة بمثابة استقالتي الرسمية من شركة البناء ."

ربما سيكون من غير الطبيعي كتابة جملة بهذه الصراحة والمباشرة. لن تتحدث أبدًا مع صديق أو أحد أفراد الأسرة بشكل رسمي. ومع ذلك ، من المهم ألا تفرط في الكلمات.

إذا توصلت إلى قرار مغادرتك ولا يمكنك إقناعك بخلاف ذلك ، فيجب أن توضح رسالتك ذلك. خلاف ذلك ، قد يكون هناك بعض الالتباس حيث تحاول الإدارة حشد طرق لإبقائك في مكانك.

إذا كنت ترغب في الحصول على راتب أو ترقية أعلى ، فيجب أن تجري هذه المحادثة مع رئيسك في العمل قبل خطاب الاستقالة. أرسل خطاب استقالة فقط عندما تكون متأكدًا من استعدادك للانتقال إلى فرص أخرى.

3. حدد تاريخ انتهاء

بعد إخطار الإدارة بإجازتك ، ستحتاج إلى توضيح تاريخ التوظيف النهائي. الإشعار القياسي لمعظم المؤسسات هو أسبوعين أو أكثر ، حسب الظروف الخاصة. على سبيل المثال ، إذا كنت في منتصف مشروع طويل ، فقد تخبر الإدارة أنك ستبقى معهم لإنهائه.

إذا احتجت ، لسبب ما ، إلى الإقلاع عن التدخين قبل أسبوعين مقدمًا ، حدد هذا السبب هنا. ليس عليك الخوض في تفاصيل كثيرة. إذا احتجت ، على سبيل المثال ، إلى المغادرة لرعاية قريب مريض ، فهذه معلومات خاصة لا يتعين عليك ذكرها صراحة. يمكنك بدلاً من ذلك أن تختار إخبار رئيسك بأنك ستغادر قبل الإشعار القياسي لمدة أسبوعين بسبب ظروف طارئة غير متوقعة.

بغض النظر عن طول مدة الإشعار ، تأكد من تضمين التاريخ المحدد لموعد انتهاء عملك.

يعد تقديم هذا التاريخ النهائي أمرًا مهمًا لأسباب عديدة. أولاً ، إنها طريقة أخرى للتواصل بشكل نهائي مع فريق الإدارة الخاص بك بأنك ستغادر. من ناحية أخرى ، يسمح للإدارة بالاستعداد بشكل أفضل لغيابك. مع وضع التاريخ المحدد في الاعتبار ، يمكنهم فهم العمل الذي يمكن إنجازه وما الذي سيبقى بعد رحيلك.

4. قدم سببًا لاستقالتك (اختياري)

إذا كنت قد عملت في شركة لسنوات ، فمن المحتمل أن يكون مديرك وزملائك في العمل أكثر من ذلك. ربما هم أصدقاؤك ، أو أنهم شاهدوا أطفالك ، أو شاركت في امتلاك مركب شراعي (حدثت أشياء أكثر غرابة).

إذا كنت تريد إخبارهم بالخطوات التالية في الحياة ، فقم بتضمين ذلك في الجزء التالي من خطاب الاستقالة الخاص بك. يتوق البشر إلى الإغلاق ، وتوضيح سبب مغادرتك يتيح للمديرين معرفة ما إذا كانت علاقة العمل تنتهي بملاحظة جيدة.

فيما يلي بعض الأمثلة على طرق وصف المرحلة التالية من حياتك:

• "على الرغم من أنني آسف لترك هذه الشركة ، إلا أنني أتطلع إلى برنامج الدراسات العليا في الشؤون المالية في UNIVERSITY NAME".
• "أشعر أنه من الأفضل لعائلتي ولنفسي قبول عرض العمل الذي قدمته مؤخرًا خارج الولاية."
• "بعد العديد من السنوات الممتعة في شركة CURRENT COMPANY ، سأغادر لمتابعة مهنة بدوام كامل في مجال الموسيقى."

من الناحية المثالية ، تهتم شركتك بك ويسعدها أنك تتخذ خطواتك التالية في الحياة. الشركة ليست شخصًا ، لذا تذكر أن الإقلاع عن التدخين ليس هو نفسه الانفصال. من السهل أن تشعر بالذنب تاركًا وراءك المشاريع التي كنت شغوفًا بها والأشخاص الذين كبرت على حبهم. ومع ذلك ، في نهاية المطاف ، يتعين علينا الاهتمام بمصالحنا الخاصة.

إذا كانت علاقة العمل لا تنتهي بملاحظة جيدة ، فيمكنك اختيار عدم الخوض في تفاصيل شاملة. قد تكون هذه المعلومات أكثر ملاءمة لمقابلة الخروج.

فيما يلي بعض الأمثلة على الطرق التي يمكنك من خلالها إيصال إجازتك دون الإفراط في التفاصيل:

• "بعد الكثير من التفكير ، قررت الاستقالة".
• "لأسباب شخصية ، قررت ترك منصبي في اسم الشركة."
• "نظرًا لظروف غير متوقعة ، لن أكون في COMPANY NAME."

تختلف علاقة الجميع بزملاء العمل والإدارة ، لذا اضبط خطاب الاستقالة وفقًا لذلك.

5. اعرض المساعدة في عملية الانتقال

أنت تفعل الكثير لشركتك. عندما تذهب ، ستكون هناك بلا شك فجوة حيث كان عملك الشاق ذات يوم. على الرغم من أنه ليس من مسؤوليتك أن تقلق بشأن الشركة بعد رحيلك ، إلا أنها لفتة لطيفة أن تقدم بعض المساعدة في عملية الانتقال طوال فترة إشعارك.

إذا كانت الشركة تخطط لتوظيف بديل ، فقد يكون هذا العرض مستحيلاً. قد تستغرق عملية التوظيف من أسابيع إلى شهور ، ولن تستمر في العمل لفترة طويلة.

ولكن ، إذا كان هناك موظفين آخرين في الفريق يمكنهم أداء وظيفتك أو أجزاء من وظيفتك بشكل معقول ، فقد يقدر المدراء عرضًا لقضاء بعض أيامك الأخيرة في الشركة لتدريب هؤلاء الزملاء.

يمكن أن تبدو عروض المساعدة في تدريب الموظفين أو المساعدة في الانتقال على النحو التالي:

• "أفهم التأثير الذي قد تتركه إجازتي على فريق تصميم الجرافيك وأعرض تدريب المصممين المبتدئين على كيفية الوفاء ببعض مسؤولياتي الأكثر تعقيدًا."
• "أتمنى استمرار نجاح الشركة عند إجازتي وسأوفر نفسي لتدريب زملائي استعدادًا لهذا الانتقال."

مرة أخرى ، هذه الخطوة اختيارية. إنها لفتة تظهر أنك على استعداد للخروج عن طريقك للمساعدة في صعوبة مغادرتك. يوصى بهذه الخطوة في الغالب للموظفين الذين يصعب استبدال أدوارهم ومهاراتهم المحددة.

إذا كنت تعمل بدوام جزئي في وظيفة ذات معدل دوران مرتفع ، فمن المحتمل أن تكون هناك جلسات تدريبية متكررة موجودة بالفعل. في هذه الحالة ، ليس من مسؤوليتك مساعدة الشركة على التكيف مع غيابك.

6. فكر في وقتك واشكر

جزء لا يتجزأ من خطاب الاستقالة هو هذا القسم التالي حيث تشكر الشركة على كل ما فعلته من أجلك. حتى في دوري كمضيفة مراهقة ، كنت ممتنًا لهذا المطعم لمساعدة طالبة في المدرسة الثانوية في بناء سيرتها الذاتية ومهاراتها.

بالإضافة إلى ذلك ، يعد هذا الجزء من خطاب الاستقالة رائعًا للحفاظ على تلك العلاقة الإيجابية التي ناقشناها. يجب عليك تعزيز تقديرك للفرصة وإنهاء الأشياء بملاحظة جيدة ، أو بالمعنى الحرفي للكلمة ، خطاب جيد.

هذا القسم هو فرصة للحصول على مزيد من التحديد مع بعض الأشياء التي قدّرتَها في هذه الوظيفة. كما أنه يُبلغ الإدارة بأن لديك خبرة جيدة وحكمة مستقاة من الدور.

فيما يلي أمثلة على طرق شكر مديرك أو فريق الإدارة بشكل رسمي ، ولكن بصدق ، على هذه الفرصة:

• "أود أن أشكركم وجميع شركات التكنولوجيا على فرصة العمل في قسم مبيعات سريع الخطى وسريع النمو. لقد جعلتني تجاربي هنا بلا شك متواصلًا ممتازًا يتمتع بمهارات التفكير النقدي المحسّنة ".
• "لقد استمتعت حقًا بوقتي في Marketing Company وأشكرك على ثقتك بي لقيادة فريق البحث. لم يتم تحسين مهاراتي في حل المشكلات فحسب ، بل ساعدتني أيضًا في صقل قدرتي على طلب الأدوات اللازمة للنجاح ".
• "أنا ممتن بصدق لكل ما تعلمته في شركة الخدمات اللوجستية . الأهم من ذلك كله ، أنا أقدر الجهود التي تبذلها الإدارة لضمان حصول جميع الموظفين على تدريب مناسب وفرص وفيرة للتطوير المهني ".

مرة أخرى ، هذا القسم ليس المكان المناسب لبث قائمة الشكاوى الخاصة بك. بالإضافة إلى ذلك ، مع ثقافة الإنترنت والوسائط الاجتماعية التي تعتمد على لقطة الشاشة والمشاركة ، سترغب في توخي الحذر بشأن ما تكتبه. أنت لا تريد أن تكون لحظة غضب هي الرسالة التي يتم مشاركتها عبر Twitter ، خاصةً وأنت تدخل سوق عمل صعبًا.

بغض النظر عن تجربتك في العمل ، يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا في علاقتك المهنية إذا كنت قادرًا على حشد بعض الأشياء الإيجابية لتقولها عن الدور. في نهاية اليوم ، لن تعرف أبدًا متى ستحتاج إلى استخدام دور أو شركة أو مدير كمرجع للحصول على وظيفة أخرى.

7. عرض خاتمة مهذبة

كما هو الحال مع أي مقال أو خطاب ، سترغب في أن تنتهي بخاتمة مهذبة. لا يجب أن يكون هذا شيئًا خياليًا أو طويلاً. إنها مجرد طريقة لإنهاء كل ما قلته بدقة.

إذا كانت لديك علاقة وثيقة مع رئيسك في العمل و / أو زملائك ، فلا تتردد في جعل هذا القسم أكثر خصوصية. مع ذلك ، اجعلها رسمية. رسائل الاستقالة ليست المكان المناسب لكتابة قصيدة عاطفية حول كيفية إشراق الشمس في المطبخ في Taco Tuesday. على الرغم من أن هذا من شأنه أن يجعل بطاقة وداعًا رائعة.

فيما يلي أمثلة على طرق إنهاء خطاب الاستقالة رسميًا ولكن بأدب:

• "يسعدني مناقشة أي أسئلة أو مخاوف إضافية قد تكون لديك بشأن مغادرتي ، وأنا على استعداد للتأجيل بإخبار الموظفين الآخرين حتى تشعر أن الوقت مناسب."
• "أشكرك مرة أخرى على كل ما فعلته من أجلي على مدار السنوات الثلاث التي أمضيتها في شركة المبيعات . آمل أن نحتفظ بعلاقتنا الودية ".
• "أقدم أطيب تمنياتي لكم ولكل شخص في شركة الإعلان بينما تستمرون في التأثير بشكل إيجابي على المستهلكين في جميع أنحاء العالم."

إذا كنت قد عرضت مسبقًا تدريب زملائك أو موظفين جدد ، فسيكون الآن وقتًا مناسبًا لتكرار نواياك للقيام بذلك.

8. قم بتسجيل الخروج في النهاية

قد يبدو هذا واضحًا ، لكن تأكد من توقيع اسمك في النهاية.

هذا يؤكد أنك المرسل ، ويؤكد نهاية خطاب الاستقالة الخاص بك ، ويعمل على جعل الرسالة شخصية أكثر.

تأكد من إنهاء الرسالة بتحية ختامية ، مثل "بصدق" أو "بحرارة" أو "تحياتي" أو أي شيء من هذا القبيل. يمكن للكلمة التي تختارها ، مرة أخرى ، أن تعكس العلاقة التي تربطك بهذه الشركة وموظفيها.  

نموذج خطاب الاستقالة

إذا كنت في حاجة إليها ، فإليك مثالنا على خطاب استقالة مكتمل بالكامل:

قم بتنزيل النموذج من هنا!

ننتقل إلى أشياء أكبر وأفضل

التغيير مخيف ، وترك مكان تشعر بالراحة فيه ، أو ربما يتم توفيره لك بشكل مريح ، يمكن أن يكون مخيفًا. نعلم جميعًا مدى تردد بام في مغادرة سكرانتون ومتابعة بدء تشغيل جيم الجديد في المكتب . بمرور الوقت ، نزرع الجذور ويصبح حفرها أصعب وأصعب.

لكن التغيير يمكن أن يكون جيدًا حقًا. جيد جدًا لدرجة أنه جعل كاتبًا يستخدم كلمة "حقًا" مرتين في مقال احترافي. التغيير يعني وجوه جديدة وأصدقاء جدد وفرص جديدة للاستكشاف.

إذا شعرت أن الوقت قد حان لشيء مختلف ، فربما تميل إلى هذا الشعور. حدد سبب شعورك بهذه الطريقة وما إذا كان الوقت قد حان لمتابعة اهتماماتك الأخرى. ثم ، عندما يحين الوقت ، ويكون طريقك محددًا بشكل معتدل (لن يتم تحديده بشكل مثالي أبدًا ) ، اكتب أحد خطابات الاستقالة هذه.

هل أنا أشجع كل شخص يقرأ هذا حتى يصل إلى وظائفه ويستقيل منها لمتابعة نعيمه؟ غير قابل للنشر ، نعم. في المحضر ، لا. أنا أقول إنه لا يجب أن تظل في مكان ما ثابتًا لمجرد أنه مريح.

إذا حان الوقت للذهاب - وإذا كنت تقرأ هذا الحد ، فقد يكون - يجب أن تكون في طريقك المرح. وبهذه الطريقة ، ستعثر على أفضل شيء تالي.