Jak napisać list rezygnacyjny (+ darmowy szablon!)

Wszystko, co dobre, musi się skończyć, a wszystko, co złe, musi się szybko skończyć.

Jeśli utknąłeś w pracy, która nie docenia twoich umiejętności i etyki pracy, lub jeśli jesteś gotowy, aby zanurzyć się w inną ścieżkę kariery, nadszedł czas, aby napisać list z rezygnacją, który jest tylko jednym z wiele rodzajów listów biznesowych.

Ale najpierw, dlaczego ważne jest, aby go napisać? W końcu rezygnujesz. Kto ich potrzebuje!?

Dla bezpieczeństwa zalecam napisanie listu z rezygnacją, bez względu na to, jak formalna lub nieformalna była praca.

Moją pierwszą pracą była hostessa w meksykańskiej restauracji. Miałem 16 lat i przyjąłem tę rolę, żeby zarobić dodatkowe letnie pieniądze. Kiedy zaczął się rok szkolny, stałem się zbyt zajęty pozaszkolnymi próbami teatralnymi i musiałem zrezygnować ze zobowiązań wobec restauracji i jej klientów.

Moi rodzice kazali mi napisać i oddać list z dwutygodniowym wypowiedzeniem. Z własnej woli zdecydowałem się odejść z firmy i chciałem mieć pewność, że utrzymamy dobre stosunki. Jako nastolatek wiedziałem, że ważne jest, aby mieć realne referencje w moim CV. List z rezygnacją był nie tylko dobrą praktyką zawodową, ale oznaczał, że moje ciężko zarobione koneksje będą z większym prawdopodobieństwem pozytywnie mówić o moich późniejszych wynikach.

Następnego lata zacząłem pracować w Sonic Drive-Thru (nie, nie jeździłem na rolkach) i uwierz mi, ta wzmianka naprawdę coś znaczyła dla mojego nowego menedżera.

Zasada dwutygodniowego wypowiedzenia nie zawsze jest najlepszą praktyką w przypadku pracowników, którzy są źle traktowani. Jeśli opuszczasz firmę, która nie dbała o twoje dobre samopoczucie, prawdopodobnie twoja rezygnacja będzie natychmiastowa.

To jest coś, nad czym warto się długo i intensywnie zastanowić. Czy potrzebujesz tego odniesienia później? A może masz nową pracę w kolejce i jesteś gotowy, aby wyjść za drzwi? Chociaż w tej chwili rzucenie nienawiści może być wspaniałe, tylko ty możesz ocenić, czy wróci, by cię prześladować, czy nie.

Tak czy inaczej, list to dobry pomysł. Służy jako pisemne powiadomienie, dlaczego odchodzisz, a także może chronić Cię w przypadku nieprawdziwych oskarżeń lub w przyszłości, gdy zespoły rekrutacyjne mogą zwrócić się do poprzedniej firmy jako referencji. Nie życzę nikomu takiej sytuacji (na pewno miałem swoje negatywne doświadczenia w toksycznym środowisku pracy), ale wiem, że to się zdarza i lepiej być przygotowanym niż pokutować.

Po powrocie na rynek pracy rozważ skorzystanie z witryn wyszukiwania ofert pracy, aby znaleźć kolejny idealny marsz.

Jak napisać rezygnację

Więc jeśli jesteś gotowy zostawić tę starą dziewiątą do piątej (lub jakąkolwiek inną kombinację godzin; rozumiem, że pośpiech przybiera różne formy) za sobą, weź zimny napar lub kieliszek wina (w zależności od okoliczności) i naucz się godnie rezygnować.

1. Dołącz wprowadzenie

Każdy list rezygnacyjny powinien zaczynać się od wpisanej daty i adresu firmy. Data napisania listu jest szczególnie ważna, ponieważ później podasz w nim ostateczną datę zatrudnienia.

Umieszczenie daty na górze listu z rezygnacją jest wiarygodnym odniesieniem, kiedy powiadomiłeś kierownictwo o tej zmianie. W przypadku jakichkolwiek niefortunnych rozbieżności dotyczących ostatniego dnia, możesz odwołać się do tego listu jako dowód należytej staranności.

Jeśli piszesz e-mail z rezygnacją, znacznik czasu jest już zawarty. Jeśli jednak chcesz, aby data wyróżniała się jako ważny aspekt Twojej rezygnacji, możesz umieścić ją w treści wiadomości e-mail.

Zaleca się również umieszczenie w nagłówku nazwy i adresu firmy, niezależnie od tego, czy jest to e-mail, czy papier.

Najprawdopodobniej przekazujesz ten list bezpośrednio powiązanemu personelowi, więc podanie adresu pocztowego może wydawać się głupie. Adres jest uświęconą tradycją listów rezygnacyjnych, które służą również do dokładnego określenia firmy, którą opuszczasz. Ponownie, jeśli chodzi o opuszczanie organizacji, lepiej być konkretnym niż żałować.

Rozpoczynając rezygnację, zachowaj formalność, ale polubownie. Nawet jeśli rezygnujesz, twoja rezygnacja może nadal brzmieć, jakby pochodziła od ciebie.

Zacznij od „Szanowny Panie/Pani/Pani! NAZWISKO SZEFU”, „Szanowna NAZWA FIRMY” lub nawet „Do kogo to może dotyczyć”, jeśli nie jesteś pewien, kto będzie zajmował się listem.

Jeśli dobrze znasz swojego szefa lub kierownika, zwracaj się do niego po imieniu, a nie po nazwisku.

2. Określ swój cel

Z listem rezygnacyjnym musisz przejść od razu do sedna. Pierwszy akapit powinien wyraźnie wskazywać, że odchodzisz z organizacji.

Oto kilka przykładów, jak szybko i jasno określić swój cel:

• „Piszę dzisiaj, aby poinformować Cię o mojej rezygnacji z funkcji Kierownika Projektu w Firmie Logistycznej .”
• „Z żalem i wdzięcznością składam rezygnację ze stanowiska Kierownika Projektu w Healthcare Company ”.
• „Ten list jest moją formalną rezygnacją z firmy budowlanej ”.

Napisanie tak dosadnego i prostego zdania prawdopodobnie będzie nienaturalne. Nigdy nie rozmawiałbyś tak oficjalnie z przyjacielem lub członkiem rodziny. Ważne jest jednak, aby nie przebierać w słowach.

Jeśli podjąłeś decyzję, że wyjeżdżasz i nie możesz być przekonany, że jest inaczej, Twój list powinien to wyjaśnić. W przeciwnym razie może dojść do zamieszania, ponieważ kierownictwo będzie próbowało znaleźć sposoby, aby cię zatrzymać.

Jeśli pragniesz wyższej pensji lub awansu, powinieneś porozmawiać z szefem przed złożeniem rezygnacji. Prześlij rezygnację tylko wtedy, gdy jesteś pewien, że jesteś gotowy, aby przejść do innych możliwości.

3. Ustaw datę zakończenia

Po powiadomieniu kierownictwa o swoim urlopie będziesz musiał wyjaśnić ostateczną datę zatrudnienia. Standardowe powiadomienie dla większości organizacji wynosi dwa tygodnie lub więcej, w zależności od szczególnych okoliczności. Na przykład, jeśli jesteś w trakcie długiego projektu, możesz powiedzieć kierownictwu, że zostaniesz z nim, aby go dokończyć.

Jeśli z jakiegoś powodu musisz rzucić palenie z dwutygodniowym wyprzedzeniem, opisz ten powód tutaj. Nie musisz wchodzić w szczegóły. Jeśli na przykład musisz wyjechać, aby zaopiekować się chorym krewnym, to są to prywatne informacje, których nie musisz mówić wprost. Możesz zamiast tego powiedzieć swojemu szefowi, że odchodzisz przed standardowym dwutygodniowym wypowiedzeniem z powodu nieprzewidzianych sytuacji awaryjnych.

Niezależnie od długości wypowiedzenia, pamiętaj o podaniu dokładnej daty zakończenia zatrudnienia.

Podanie tej ostatecznej daty jest ważne z wielu powodów. Po pierwsze, jest to kolejny sposób definitywnego poinformowania zespołu zarządzającego, że odchodzisz. Po drugie, pozwala kierownictwu lepiej przygotować się na Twoją nieobecność. Pamiętając o dokładnej dacie, mogą zrozumieć, jaką pracę można wykonać i co pozostanie po twoim odejściu.

4. Podaj powód rezygnacji (opcjonalnie)

Jeśli pracujesz w firmie od lat, możliwe, że twoi menedżerowie i współpracownicy są kimś więcej. Być może są twoimi przyjaciółmi, albo opiekowali się twoimi dziećmi, albo jesteś współwłaścicielem żaglówki (zdarzały się dziwniejsze rzeczy).

Jeśli chcesz poinformować ich o swoich kolejnych krokach w życiu, umieść to w następnej części listu rezygnacyjnego. Ludzie tęsknią za zamknięciem, a stwierdzenie, dlaczego odchodzisz, pozwala twoim menedżerom wiedzieć, czy stosunek pracy kończy się dobrze.

Oto kilka przykładów sposobów opisania następnej fazy swojego życia:

• „Chociaż żałuję, że opuszczam tę firmę, nie mogę się doczekać mojego programu studiów podyplomowych z finansów na NAZWA UNIWERSYTETU”.
• „Uważam, że dla mojej rodziny i dla mnie najlepiej będzie przyjąć moją ostatnią ofertę pracy poza stanem”.
• „Po wielu przyjemnych latach spędzonych w CURRENT COMPANY odchodzę, aby rozpocząć pełnoetatową karierę muzyczną”.

Idealnie, Twoja firma dba o Ciebie i cieszy się, że stawiasz kolejne kroki w życiu. Korporacja to nie osoba, więc pamiętaj, że rezygnacja to nie to samo, co rozpad. Łatwo jest czuć się winnym, zostawiając za sobą projekty, którymi się pasjonowałeś i ludzi, których pokochałeś. W końcu jednak musimy zadbać o własne interesy.

Jeśli stosunek pracy nie kończy się pomyślnie, możesz zrezygnować z wchodzenia w szczegóły. Te informacje mogą lepiej pasować do wywiadu wyjściowego.

Oto kilka przykładów sposobów, w jakie możesz zakomunikować swój urlop bez zbędnych szczegółów:

• „Po długim namyśle zdecydowałem się zrezygnować”.
• „Z powodów osobistych zdecydowałem się opuścić moje stanowisko w COMPANY NAME.”
• „Z powodu nieprzewidzianych okoliczności nie będę już pracować w COMPANY NAME”.

Relacje każdego ze współpracownikami i kierownictwem są inne, więc odpowiednio dostosuj swoją rezygnację.

5. Zaproponuj pomoc w przejściu

Dużo robisz dla swojej firmy. Kiedy odejdziesz, z pewnością powstanie luka w miejscu, w którym kiedyś była twoja ciężka praca. Chociaż martwienie się o firmę po odejściu nie jest twoim obowiązkiem, to miłym gestem jest oferowanie pomocy w okresie przejściowym przez cały okres wypowiedzenia.

Jeśli firma planuje zatrudnić zastępcę, ta oferta może być niemożliwa. Proces rekrutacji może potrwać od tygodni do miesięcy, a Ty nie zamierzasz zostać tak długo.

Ale jeśli w zespole są inni pracownicy, którzy mogliby rozsądnie wykonywać twoją pracę lub część twojej pracy, menedżerowie mogą docenić ofertę spędzenia ostatnich dni w firmie na szkoleniu tych kolegów.

Oferty pomocy w szkoleniu pracowników lub innej pomocy w okresie przejściowym mogą wyglądać następująco:

• „Rozumiem, jaki wpływ może mieć mój urlop na zespół grafików i oferuję przeszkolenie młodszych projektantów w zakresie wykonywania niektórych z moich bardziej złożonych obowiązków”.
• „Życzę dalszych sukcesów firmy po moim urlopie i będę dostępny, aby szkolić moich kolegów w ramach przygotowań do tej zmiany”.

Ponownie, ten krok jest opcjonalny. To gest, który pokazuje, że jesteś gotów zejść z drogi, aby pomóc w trudnościach związanych z odejściem. Ten krok polecany jest przede wszystkim pracownikom, których specyficzne role i umiejętności są trudne do zastąpienia.

Jeśli pracujesz w niepełnym wymiarze godzin na stanowisku o wysokim wskaźniku rotacji, prawdopodobnie są już zaplanowane częste sesje szkoleniowe. W takim przypadku nie jesteś odpowiedzialny za pomoc firmie w przystosowaniu się do Twojej nieobecności.

6. Zastanów się nad swoim czasem i podziękuj

Integralną częścią listu rezygnacyjnego jest następna część, w której dziękujesz firmie za wszystko, co dla Ciebie zrobiła. Nawet jako nastoletnia gospodyni byłam wdzięczna tej restauracji za pomoc młodej licealistce w budowaniu jej CV i umiejętności.

Ponadto ta część listu rezygnacyjnego jest świetna do utrzymania pozytywnej relacji, o której mówiliśmy. Możesz wzmocnić swoje uznanie dla okazji i zakończyć sprawy dobrą notą lub, bardziej dosłownie, dobrym listem.

Ta sekcja jest okazją do bardziej szczegółowego omówienia niektórych rzeczy, które doceniłeś w tej pracy. Przekazuje również kierownictwu, że masz dobre doświadczenia i zebrałeś mądrość z tej roli.

Oto przykłady sposobów formalnego, ale szczerego podziękowania swojemu kierownikowi lub zespołowi zarządzającemu za tę możliwość:

• „Chcę podziękować Tobie i całej firmie Technology Company za możliwość pracy w dynamicznym, szybko rozwijającym się dziale sprzedaży. Moje doświadczenia tutaj niewątpliwie ukształtowały mnie jako doskonałego komunikatora z ulepszonymi umiejętnościami krytycznego myślenia”.
• „Naprawdę miło spędziłem czas w firmie marketingowej i dziękuję za zaufanie, jakim kierowałem zespołem badawczym. Nie tylko poprawiły się moje umiejętności rozwiązywania problemów, ale także pomogłeś mi udoskonalić umiejętność proszenia o narzędzia niezbędne do odniesienia sukcesu”.
• „Jestem szczerze wdzięczny za wszystko, czego nauczyłem się w Logistics Company . Przede wszystkim cenię wysiłek, jaki kierownictwo wkłada w zapewnienie wszystkim pracownikom odpowiednich szkoleń i obfitych możliwości rozwoju zawodowego”.

Ponownie, ta sekcja nie jest miejscem do zamieszczania listy skarg. Ponadto dzięki tej kulturze tworzenia zrzutów ekranu i udostępniania w Internecie i mediach społecznościowych będziesz chciał uważać na to, co umieszczasz na piśmie. Nie chcesz, aby chwila furii była listem, który zostanie udostępniony na całym Twitterze, zwłaszcza gdy wkraczasz na trudny rynek pracy.

Niezależnie od twojego doświadczenia w pracy, może to mieć ogromny wpływ na twoje relacje zawodowe, jeśli będziesz w stanie zebrać pozytywne rzeczy do powiedzenia na temat tej roli. W końcu nigdy nie wiesz, kiedy będziesz musiał użyć roli, firmy lub menedżera jako punktu odniesienia, aby znaleźć inną pracę.

7. Zaoferuj uprzejme zakończenie

Jak w przypadku każdego eseju lub listu, będziesz chciał zakończyć grzecznym wnioskiem. To nie musi być nic wymyślnego ani długiego. To tylko sposób na zgrabne podsumowanie wszystkiego, co powiedziałeś.

Jeśli miałeś bliższe relacje ze swoim szefem i/lub współpracownikami, możesz uczynić tę sekcję nieco bardziej osobistą. Zachowaj jednak formalność. Listy z rezygnacją nie są miejscem do pisania emocjonalnego wiersza o tym, jak słońce świeci do kuchni we wtorek Taco. Chociaż byłaby to świetna karta pożegnalna.

Przykładowe sposoby formalnego, ale grzecznego zakończenia listu rezygnacyjnego są następujące:

• „Z przyjemnością omówię wszelkie dodatkowe pytania lub wątpliwości dotyczące mojego odejścia i jestem gotów wstrzymać się z poinformowaniem o tym innych pracowników, dopóki nie uznasz, że to właściwy moment”.
• „Jeszcze raz dziękuję za wszystko, co dla mnie zrobiliście w ciągu trzech lat pracy w Sales Company . Mam nadzieję, że utrzymamy nasze przyjazne stosunki”.
• „Składam najlepsze życzenia dla Ciebie i wszystkich pracowników firmy reklamowej , abyś nadal pozytywnie wpływał na konsumentów na całym świecie”.

Jeśli wcześniej zaoferowałeś przeszkolenie współpracowników lub nowych pracowników, teraz byłby dobry moment, aby ponownie wyrazić swoje zamiary.

8. Wyloguj się na końcu

Może się to wydawać oczywiste, ale pamiętaj, aby podpisać się na końcu.

Potwierdza to, że jesteś nadawcą, potwierdza zakończenie Twojej rezygnacji i służy nadaniu listowi bardziej osobistego charakteru.

Pamiętaj, aby zakończyć list końcowym powitaniem, takim jak „z poważaniem”, „serdecznie”, „pozdrowienia” lub coś w tym stylu. Słowo, które wybierzesz, może ponownie odzwierciedlać relacje, jakie masz z tą firmą i jej pracownikami.  

Wzór listu rezygnacyjnego

Jeśli tego potrzebujesz, oto nasz przykład w pełni wypełnionego listu z rezygnacją:

Pobierz szablon tutaj!

Przechodząc do większych i lepszych rzeczy

Zmiana jest przerażająca, a opuszczenie miejsca, w którym czujesz się komfortowo, a może po prostu wygodnie, może być przerażające. Wszyscy wiemy, jak wahała się Pam przed opuszczeniem Scranton i podążaniem za nowym start-upem Jima w biurze . Z biegiem czasu zapuszczamy korzenie i coraz trudniej je wykopać.

Ale zmiana może być naprawdę dobra. Tak dobrze, że pisarz dwukrotnie użył słowa „naprawdę” w profesjonalnym artykule. Zmiana oznacza nowe twarze, nowych przyjaciół i nowe możliwości odkrywania.

Jeśli czujesz, że nadszedł czas na coś innego, może pochyl się nad tym uczuciem. Ustal, dlaczego tak się czujesz i czy nadszedł czas, aby zająć się innymi zainteresowaniami. Następnie, kiedy nadejdzie właściwy czas, a twoja ścieżka będzie umiarkowanie wytyczona ( nigdy nie będzie idealnie ułożona), napisz jeden z tych listów rezygnacyjnych.

Czy zachęcam wszystkich, którzy to czytają, do rzucenia pracy i pogoni za szczęściem? Nieoficjalnie, tak. Na płycie, nie. Mówię, że nie powinieneś pozostawać w miejscu tylko dlatego, że jest to wygodne.

Jeśli nadszedł czas, aby odejść — a jeśli czytasz tak daleko, być może — powinieneś być na dobrej drodze. I tak po prostu idziesz szukać następnej najlepszej rzeczy.