So schreiben Sie ein Kündigungsschreiben (+ kostenlose Vorlage!)

Alle guten Dinge müssen ein Ende haben, und alle schlechten Dinge müssen schnell ein Ende haben.

Wenn Sie in einem Job festsitzen, der Sie für Ihre Fähigkeiten und Arbeitsmoral nicht wertschätzt, oder wenn Sie bereit sind, den Sprung in eine andere Karriere zu wagen, ist es an der Zeit, ein Kündigungsschreiben zu schreiben, das nur eines davon ist die vielen Arten von Geschäftsbriefen.

Aber zuerst, warum ist es wichtig, einen zu schreiben? Schließlich hörst du auf. Wer braucht sie!?

Nur um sicherzugehen, empfehle ich Ihnen, ein Kündigungsschreiben zu schreiben, egal wie formell oder informell der Job war.

Mein erster Job war als Hostess in einem mexikanischen Restaurant. Ich war 16 und nahm die Rolle für etwas zusätzliches Sommergeld an. Als das Schuljahr begann, war ich zu beschäftigt mit Theaterproben nach der Schule und musste meine Verpflichtungen gegenüber dem Restaurant und seinen Kunden aufgeben.

Meine Eltern ließen mich ein zweiwöchiges Kündigungsschreiben schreiben und abgeben. Ich hatte mich entschieden, das Unternehmen auf eigenen Wunsch zu verlassen, und wollte sicherstellen, dass wir eine gute Beziehung pflegen. Als Teenager wusste ich, dass es wichtig ist, brauchbare Referenzen in meinem Lebenslauf zu haben. Ein Kündigungsschreiben war nicht nur eine gute berufliche Praxis, sondern bedeutete auch, dass meine hart erarbeiteten Verbindungen später eher positiv über meine Leistung sprechen würden.

Im nächsten Sommer arbeitete ich bei Sonic Drive-Thru (nein, ich bin nicht Rollerblades gefahren), und glauben Sie mir, diese Referenz bedeutete meinem neuen Manager wirklich etwas.

Die zweiwöchige Kündigungsfrist ist nicht immer die beste Praxis für Mitarbeiter, die misshandelt werden. Wenn Sie ein Unternehmen verlassen, das sich nicht um Ihr Wohlergehen gekümmert hat, ist es wahrscheinlich, dass Ihre Kündigung sofort erfolgt.

Darüber lohnt es sich, lange und gründlich nachzudenken. Benötigen Sie diese Referenz später? Oder steht ein neuer Job an und Sie sind bereit, aus der Tür zu gehen? Während sich das Aufgeben von Hass im Moment großartig anfühlen kann, bist du der Einzige, der beurteilen kann, ob es zurückkommen und dich verfolgen würde oder nicht.

In jedem Fall ist ein Brief eine gute Idee. Es dient als schriftliche Kündigungsmitteilung und kann Sie auch im Falle unwahrer Anschuldigungen oder in Zukunft schützen, wenn Recruiting-Teams auf ein früheres Unternehmen als Referenz zurückgreifen. Ich hoffe nicht auf diese Situation für irgendjemanden (ich habe sicherlich meine eigenen negativen Erfahrungen in einem toxischen Arbeitsumfeld gemacht), aber ich weiß, dass es passiert, und es ist besser, vorbereitet als reuevoll zu sein.

Sobald Sie wieder auf dem Arbeitsmarkt sind, sollten Sie die Jobsuchseiten nutzen, um Ihren nächsten perfekten Marsch zu finden.

So schreiben Sie ein Kündigungsschreiben

Also, wenn Sie bereit sind, das alte Nine-to-Five (oder jede andere Kombination von Stunden; ich verstehe, dass die Hektik viele Formen annimmt) hinter sich zu lassen, schnappen Sie sich ein kaltes Gebräu oder ein Glas Wein (je nach den Umständen) und Lernen Sie, mit Würde zu kündigen.

1. Fügen Sie eine Einführung hinzu

Jedes Kündigungsschreiben sollte mit dem geschriebenen Datum und der Adresse des jeweiligen Unternehmens beginnen. Das Datum, an dem das Schreiben geschrieben wird, ist besonders wichtig, da Sie später Ihr endgültiges Beschäftigungsdatum in diesem Schreiben angeben.

Wenn Sie das Datum oben auf Ihrem Kündigungsschreiben vermerkt haben, ist dies ein zuverlässiger Hinweis darauf, wann Sie das Management über diese Änderung informiert haben. Sollte es unglückliche Unstimmigkeiten zu Ihrem letzten Tag geben, können Sie das Schreiben als Nachweis Ihrer Sorgfaltspflicht heranziehen.

Wenn Sie eine Kündigungs-E-Mail schreiben, ist der Zeitstempel bereits enthalten. Wenn Sie jedoch möchten, dass das Datum als wichtiger Aspekt Ihrer Kündigung hervorsticht, können Sie es gerne in den Text der E-Mail aufnehmen.

Empfehlenswert ist es außerdem, den Namen und die Anschrift des Unternehmens in die Kopfzeile aufzunehmen, egal ob E-Mail oder Papierausdruck.

Sie geben diesen Brief höchstwahrscheinlich direkt an das zuständige Personal weiter, daher kann es sich albern anfühlen, eine Postanschrift anzugeben. Die Adresse ist eine altehrwürdige Tradition von Kündigungsschreiben, die auch dazu dient, genau anzugeben, welches Unternehmen Sie verlassen. Nochmals, wenn es darum geht, eine Organisation zu verlassen, ist es besser, genau zu sein, als sich zu entschuldigen.

Wenn Sie mit einem Kündigungsschreiben beginnen, bleiben Sie formal, aber freundschaftlich. Auch wenn Sie kündigen, kann Ihr Kündigungsschreiben immer noch so klingen, als käme es von Ihnen.

Beginnen Sie mit einem „Sehr geehrter Herr/Frau/Frau. NAME DES CHEFS“, „SEHR NAME DES UNTERNEHMENS“ oder sogar ein „An wen es betreffen könnte“, wenn Sie sich nicht sicher sind, wer den Brief bearbeiten wird.

Wenn Sie Ihren Chef oder Vorgesetzten gut kennen, sprechen Sie ihn mit seinem Vornamen und nicht mit seinem Nachnamen an.

2. Geben Sie Ihr Ziel an

Mit einem Kündigungsschreiben müssen Sie gleich zur Sache kommen. Der erste Absatz sollte deutlich machen, dass Sie die Organisation verlassen.

Hier sind einige Beispiele, wie Sie Ihr Ziel schnell und klar formulieren können:

• „Ich schreibe Ihnen heute, um Sie über meinen Rücktritt als Projektmanager bei Logistics Company zu informieren.“
• „Mit Trauer und Dankbarkeit reiche ich meinen Rücktritt als Projektmanager bei Healthcare Company ein .“
• „Dieses Schreiben gilt als meine formelle Kündigung bei der Baufirma .“

Es wird sich wahrscheinlich unnatürlich anfühlen, einen Satz so unverblümt und direkt zu schreiben. Sie würden niemals so formell mit einem Freund oder Familienmitglied sprechen. Es ist jedoch wichtig, kein Blatt vor den Mund zu nehmen.

Wenn Sie sich entschieden haben zu gehen und sich nicht anders überzeugen lassen, sollte Ihr Schreiben dies deutlich machen. Andernfalls kann es zu Verwirrung kommen, wenn das Management versucht, Wege zu finden, um Sie in der Nähe zu halten.

Wenn Sie ein höheres Gehalt oder eine Beförderung wünschen, sollten Sie dieses Gespräch mit Ihrem Chef führen, bevor Sie ein Kündigungsschreiben ausstellen. Reichen Sie ein Kündigungsschreiben nur ein, wenn Sie sicher sind, dass Sie bereit sind, sich anderen Stellen zuzuwenden.

3. Legen Sie ein Enddatum fest

Nachdem Sie Ihren Urlaub bei der Verwaltung angemeldet haben, müssen Sie Ihr endgültiges Beschäftigungsdatum klären. Die Standardkündigung für die meisten Organisationen beträgt zwei Wochen oder mehr, abhängig von besonderen Umständen. Wenn Sie sich beispielsweise mitten in einem langen Projekt befinden, können Sie dem Management mitteilen, dass Sie bei ihm bleiben, um es abzuschließen.

Wenn Sie aus irgendeinem Grund vor zwei Wochen im Voraus kündigen müssen, geben Sie diesen Grund hier an. Sie müssen nicht sehr ins Detail gehen. Wenn Sie zum Beispiel einen kranken Angehörigen pflegen müssen, sind das private Informationen, die Sie nicht explizit angeben müssen. Sie können sich stattdessen dafür entscheiden, Ihrem Chef mitzuteilen, dass Sie aufgrund unvorhergesehener Notfälle vor der üblichen zweiwöchigen Kündigungsfrist gehen.

Unabhängig von der Länge Ihrer Kündigung sollten Sie unbedingt ein genaues Datum für das Ende Ihres Arbeitsverhältnisses angeben.

Die Angabe dieses Enddatums ist aus vielen Gründen wichtig. Zum einen ist es eine weitere Möglichkeit, Ihrem Management-Team definitiv mitzuteilen, dass Sie gehen. Zum anderen ermöglicht es dem Management, sich besser auf Ihre Abwesenheit vorzubereiten. Mit einem genauen Datum im Hinterkopf können sie verstehen, welche Arbeiten erledigt werden können und was alles übrig bleibt, nachdem Sie gegangen sind.

4. Geben Sie einen Grund für Ihre Kündigung an (optional)

Wenn Sie jahrelang in einem Unternehmen gearbeitet haben, sind Ihre Vorgesetzten und Kollegen möglicherweise mehr als nur das. Vielleicht sind sie deine Freunde, oder sie haben deine Kinder beobachtet, oder du bist Miteigentümer eines Segelboots (seltsame Dinge sind passiert).

Wenn Sie ihnen Ihre nächsten Schritte im Leben mitteilen möchten, fügen Sie dies in den nächsten Teil Ihres Kündigungsschreibens ein. Menschen sehnen sich nach einem Abschluss, und wenn Sie sagen, warum Sie gehen, wissen Ihre Vorgesetzten, ob die Arbeitsbeziehung gut endet.

Einige Beispiele für Möglichkeiten, die nächste Phase Ihres Lebens zu beschreiben, lauten wie folgt:

• „Obwohl ich es bedauere, dieses Unternehmen zu verlassen, freue ich mich auf mein Graduiertenprogramm in Finanzen bei UNIVERSITY NAME.“
• „Ich denke, es ist das Beste für meine Familie und mich, mein aktuelles Jobangebot außerhalb des Staates anzunehmen.“
• „Nach vielen angenehmen Jahren bei CURRENT COMPANY gehe ich, um eine Vollzeitkarriere in der Musik zu verfolgen.“

Im Idealfall kümmert sich Ihr Unternehmen um Sie und freut sich, dass Sie Ihre nächsten Schritte im Leben gehen. Ein Unternehmen ist keine Person, also denken Sie daran, dass das Aufhören nicht dasselbe ist wie eine Trennung. Es ist leicht, sich schuldig zu fühlen, wenn man die Projekte hinter sich lässt, für die man sich begeistert hat, und die Menschen, die man lieben gelernt hat. Am Ende des Tages müssen wir uns jedoch um unser eigenes Wohl kümmern.

Wenn das Arbeitsverhältnis nicht gut endet, können Sie sich dafür entscheiden, nicht ins Detail zu gehen. Diese Informationen sind möglicherweise besser für ein Austrittsgespräch geeignet.

Einige Beispiele dafür, wie Sie Ihren Urlaub ohne übermäßige Details mitteilen können, sind wie folgt:

• „Nach reiflicher Überlegung habe ich mich entschieden, zurückzutreten.“
• „Aus persönlichen Gründen habe ich mich entschieden, meine Position bei FIRMA NAME aufzugeben.“
• „Aufgrund unvorhergesehener Umstände werde ich nicht mehr bei NAME DES UNTERNEHMENS tätig sein.“

Die Beziehung zu Kollegen und Vorgesetzten ist bei jedem anders, also passen Sie Ihr Kündigungsschreiben entsprechend an.

5. Bieten Sie an, beim Übergang zu helfen

Sie tun viel für Ihr Unternehmen. Wenn Sie weg sind, wird es zweifellos eine Lücke geben, wo Ihre harte Arbeit einst war. Obwohl es nicht in Ihrer Verantwortung liegt, sich nach Ihrem Ausscheiden um das Unternehmen zu kümmern, ist es eine nette Geste, während der Dauer Ihrer Kündigung etwas Hilfe bei der Umstellung anzubieten.

Wenn das Unternehmen plant, einen Ersatz einzustellen, ist dieses Angebot möglicherweise nicht möglich. Der Einstellungsprozess kann Wochen bis Monate dauern, und Sie werden nicht so lange bleiben.

Wenn es jedoch andere Mitarbeiter im Team gibt, die Ihre Arbeit oder Teile Ihrer Arbeit vernünftigerweise ausführen könnten, freuen sich Manager möglicherweise über ein Angebot, einige Ihrer letzten Tage im Unternehmen zu verbringen, um diese Kollegen zu schulen.

Angebote zur Schulung von Mitarbeitern oder anderweitige Übergangshilfen könnten wie folgt aussehen:

• „Ich verstehe die Auswirkungen, die mein Urlaub auf das Grafikdesignteam haben könnte, und biete an, die Nachwuchsdesigner darin zu schulen, wie sie einige meiner komplexeren Aufgaben erfüllen können.“
• „Ich wünsche dem Unternehmen nach meiner Auszeit weiterhin viel Erfolg und werde mich für die Schulung meiner Kollegen zur Vorbereitung auf diesen Übergang zur Verfügung stellen.“

Auch dieser Schritt ist optional. Es ist eine Geste, die zeigt, dass Sie bereit sind, sich alle Mühe zu geben, um bei der Schwierigkeit Ihres Abgangs zu helfen. Dieser Schritt wird vor allem Mitarbeitern empfohlen, deren spezifische Rollen und Fähigkeiten schwer zu ersetzen sind.

Wenn Sie Teilzeit in einer Position mit hoher Fluktuationsrate arbeiten, sind wahrscheinlich bereits häufige Schulungen eingerichtet. In diesem Fall liegt es nicht in Ihrer Verantwortung, dem Unternehmen bei der Anpassung an Ihre Abwesenheit zu helfen.

6. Denke über deine Zeit nach und bedanke dich

Ein wesentlicher Bestandteil eines Kündigungsschreibens ist dieser nächste Abschnitt, in dem Sie dem Unternehmen für alles danken, was es für Sie getan hat. Sogar in meiner Rolle als jugendliche Gastgeberin war ich diesem Restaurant dankbar, dass es einer jungen Highschool-Schülerin half, ihren Lebenslauf und ihre Fähigkeiten aufzubauen.

Darüber hinaus ist dieser Teil des Kündigungsschreibens großartig, um die positive Beziehung aufrechtzuerhalten, die wir besprochen haben. Sie können Ihre Wertschätzung für die Gelegenheit bekräftigen und die Dinge mit einer guten Note beenden, oder, buchstäblich, mit einem guten Brief.

Dieser Abschnitt ist eine Gelegenheit, einige der Dinge, die Sie an diesem Job schätzen, genauer zu erläutern. Es teilt dem Management auch mit, dass Sie gute Erfahrungen gemacht und Weisheit aus der Rolle gewonnen haben.

Beispiele dafür, wie Sie sich förmlich, aber aufrichtig bei Ihrem Vorgesetzten oder Ihrem Managementteam für die Gelegenheit bedanken können, sind die folgenden:

• „Ich möchte Ihnen und allen bei Technology Company für die Gelegenheit danken, in einer schnelllebigen, schnell wachsenden Vertriebsabteilung zu arbeiten. Meine Erfahrungen hier haben mich zweifellos zu einem hervorragenden Kommunikator mit verbesserten kritischen Denkfähigkeiten gemacht.“
• „Ich habe meine Zeit bei Marketing Company wirklich genossen und danke Ihnen, dass Sie mir vertrauen, das Forschungsteam zu leiten. Nicht nur meine Fähigkeiten zur Problemlösung haben sich verbessert, Sie haben mir auch geholfen, meine Fähigkeit zu verbessern, nach den notwendigen Werkzeugen zu fragen, um erfolgreich zu sein.“
• „Ich bin aufrichtig dankbar für alles, was ich bei Logistics Company gelernt habe. Am meisten schätze ich die Anstrengungen des Managements, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter eine angemessene Schulung und zahlreiche Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung erhalten.“

Auch hier ist dieser Abschnitt nicht der Ort, um Ihre Beschwerdeliste zu veröffentlichen. Außerdem sollten Sie bei dieser Internet- und Social-Media-Kultur des Screenshots und Teilens vorsichtig sein, was Sie schriftlich festhalten. Sie möchten nicht, dass ein Moment der Wut der Brief ist, der auf ganz Twitter geteilt wird, besonders wenn Sie in einen schwierigen Arbeitsmarkt eintreten.

Unabhängig von Ihrer Berufserfahrung kann es einen großen Unterschied in Ihrer beruflichen Beziehung machen, wenn Sie in der Lage sind, einige positive Dinge über die Rolle zu sagen. Am Ende des Tages wissen Sie nie, wann Sie eine Rolle, ein Unternehmen oder einen Manager als Referenz verwenden müssen, um einen anderen Job zu bekommen.

7. Bieten Sie ein höfliches Outro an

Wie bei jedem Aufsatz oder Brief solltest du mit einem höflichen Schluss enden. Das muss nichts Ausgefallenes oder Langwieriges sein. Es ist nur eine Möglichkeit, alles, was Sie gesagt haben, ordentlich zusammenzufassen.

Wenn Sie eine engere Beziehung zu Ihrem Chef und/oder Kollegen hatten, können Sie diesen Abschnitt gerne etwas persönlicher gestalten. Bleiben Sie jedoch förmlich. Kündigungsschreiben sind nicht der Ort, um ein emotionales Gedicht darüber zu schreiben, wie die Sonne am Taco Tuesday in die Küche scheint. Obwohl, das wäre eine tolle Abschiedskarte.

Beispiele für Möglichkeiten, Ihr Kündigungsschreiben förmlich, aber höflich abzuschließen, sind folgende:

• „Ich bespreche gerne alle weiteren Fragen oder Bedenken, die Sie bezüglich meines Abgangs haben könnten, und ich bin bereit, anderen Mitarbeitern damit zu warten, bis Sie der Meinung sind, dass es der richtige Zeitpunkt ist.“
• „Nochmals vielen Dank für alles, was Sie im Laufe meiner drei Jahre bei Sales Company für mich getan haben. Ich hoffe, dass unsere freundschaftliche Verbindung erhalten bleibt.“
• „Ich wünsche Ihnen und allen bei Advertising Company meine besten Wünsche, während Sie weiterhin Verbraucher auf der ganzen Welt positiv beeinflussen.“

Wenn Sie zuvor angeboten hatten, Kollegen oder neue Mitarbeiter zu schulen, wäre jetzt ein guter Zeitpunkt, Ihre diesbezüglichen Absichten zu bekräftigen.

8. Am Ende abmelden

Dies mag offensichtlich erscheinen, aber achten Sie darauf, am Ende mit Ihrem Namen zu unterschreiben.

Diese bestätigt Sie als Absender, bestätigt das Ende Ihres Kündigungsschreibens und dient der persönlichen Gestaltung des Schreibens.

Achten Sie darauf, den Brief mit einem Schlussgruß zu beenden, z. B. „mit freundlichen Grüßen“, „herzlich“, „Gruß“ oder etwas in dieser Richtung. Das Wort, das Sie wählen, kann wiederum die Beziehung widerspiegeln, die Sie zu diesem Unternehmen und seinen Mitarbeitern haben.  

Muster Kündigungsschreiben

Bei Bedarf hier unser Beispiel eines vollständig ausgefüllten Kündigungsschreibens:

Laden Sie die Vorlage hier herunter!

Weiter zu größeren und besseren Dingen

Veränderungen sind beängstigend, und einen Ort zu verlassen, an dem Sie sich wohl fühlen oder an dem Sie vielleicht einfach nur bequem versorgt sind, kann beängstigend sein. Wir alle wissen, wie zögerlich Pam war, Scranton zu verlassen und Jims neuem Startup in The Office zu folgen. Mit der Zeit wachsen Wurzeln, und es wird immer schwieriger, sie auszugraben.

Aber Veränderung kann wirklich, wirklich gut sein. So gut, dass gerade ein Autor das Wort „wirklich“ zweimal in einem Fachartikel verwendet hat. Veränderung bedeutet neue Gesichter, neue Freunde und neue Möglichkeiten, die es zu entdecken gilt.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass es Zeit für etwas anderes ist, lehnen Sie sich vielleicht an dieses Gefühl an. Finde heraus, warum du so denkst und ob es an der Zeit ist, anderen Interessen nachzugehen. Dann, wenn die Zeit reif ist und Ihr Weg mäßig vorgezeichnet ist (er wird nie perfekt vorgezeichnet sein), schreiben Sie eines dieser Kündigungsschreiben.

Ermutige ich alle, die dies lesen, aufzustehen und ihre Jobs zu kündigen, um ihrer Glückseligkeit nachzugehen? Inoffiziell, ja. Auf dem Protokoll, nein. Ich sage, dass Sie nicht irgendwo statisch bleiben sollten, nur weil es bequem ist.

Wenn es Zeit ist zu gehen – und wenn Sie so weit lesen, könnte es sein – sollten Sie sich auf den Weg machen. Und schon sind Sie auf der Suche nach dem Nächstbesten.