Cara Menulis Surat Pengunduran Diri (+ Template Gratis!)

Semua hal baik harus berakhir, dan semua hal buruk harus berakhir dengan cepat.

Jika Anda terjebak pada pekerjaan yang tidak menghargai keterampilan dan etos kerja Anda, atau jika Anda siap terjun ke jalur karier yang berbeda, inilah saatnya untuk menulis surat pengunduran diri, yang hanya salah satunya. banyak jenis surat bisnis.

Tapi pertama-tama, mengapa penting untuk menulisnya? Bagaimanapun, Anda berhenti. Siapa yang butuh mereka!?

Untuk amannya, saya sarankan Anda menulis surat pengunduran diri tidak peduli seberapa formal atau informal pekerjaan itu.

Pekerjaan pertama saya adalah sebagai nyonya rumah di sebuah restoran Meksiko. Saya berusia 16 tahun dan mengambil peran untuk mendapatkan uang tunai musim panas tambahan. Begitu tahun sekolah dimulai, saya menjadi terlalu sibuk dengan latihan teater sepulang sekolah dan harus melepaskan komitmen saya pada restoran dan pelanggannya.

Orang tua saya menyuruh saya menulis dan menyerahkan surat pemberitahuan dua minggu. Saya telah memilih untuk meninggalkan perusahaan atas kemauan saya sendiri dan ingin memastikan bahwa kami mempertahankan hubungan yang baik. Sebagai seorang remaja, saya tahu penting untuk memiliki referensi yang layak di resume saya. Tidak hanya surat pengunduran diri merupakan praktik profesional yang baik, tetapi itu berarti koneksi saya yang diperoleh dengan susah payah akan lebih mungkin untuk berbicara secara positif tentang kinerja saya di kemudian hari.

Saya melanjutkan bekerja di Sonic Drive-Thru musim panas berikutnya (tidak, saya tidak bermain sepatu roda), dan percayalah, referensi itu benar-benar berarti bagi manajer baru saya.

Aturan pemberitahuan dua minggu tidak selalu merupakan praktik terbaik bagi karyawan yang dianiaya. Jika Anda meninggalkan perusahaan yang tidak memperhatikan kesejahteraan Anda, kemungkinan pengunduran diri Anda akan segera terjadi.

Ini adalah sesuatu yang layak untuk dipikirkan panjang dan keras. Apakah Anda memerlukan referensi itu nanti? Atau apakah Anda memiliki pekerjaan baru dan Anda semua siap untuk keluar dari pintu? Meskipun berhenti dari kebencian bisa terasa menyenangkan saat ini, Anda adalah satu-satunya yang dapat menilai apakah hal itu akan kembali menghantui Anda atau tidak.

Either way, surat adalah ide yang bagus. Ini berfungsi sebagai pemberitahuan tertulis mengapa Anda pergi dan juga dapat melindungi Anda jika ada tuduhan yang tidak benar atau di masa mendatang ketika tim perekrutan dapat menghubungi untuk menggunakan perusahaan sebelumnya sebagai referensi. Saya tidak mengharapkan situasi ini untuk siapa pun (saya pasti memiliki pengalaman negatif saya sendiri di lingkungan kerja yang beracun), tetapi saya tahu itu terjadi, dan lebih baik bersiap daripada menyesal.

Setelah Anda kembali ke pasar kerja, pertimbangkan untuk menggunakan situs pencarian kerja untuk menemukan pawai sempurna Anda berikutnya.

Cara menulis surat pengunduran diri

Jadi, jika Anda siap untuk meninggalkan jam sembilan sampai lima (atau kombinasi jam lainnya; saya mengerti hiruk pikuk mengambil banyak bentuk), ambil minuman dingin atau segelas anggur (tergantung pada keadaan) dan belajar bagaimana mengundurkan diri dengan bermartabat.

1. Sertakan pengantar

Setiap surat pengunduran diri harus dimulai dengan tanggal tertulis dan alamat perusahaan yang ada. Tanggal penulisan surat itu sangat penting, karena Anda akan memasukkan tanggal kerja terakhir Anda dalam surat ini nanti.

Memiliki tanggal tertulis di bagian atas surat pengunduran diri Anda adalah referensi yang dapat diandalkan saat Anda memberi tahu manajemen tentang perubahan ini. Jika ada perbedaan yang tidak menguntungkan tentang hari terakhir Anda, Anda dapat merujuk surat tersebut sebagai bukti uji tuntas Anda.

Jika Anda menulis email pengunduran diri, stempel waktu sudah disertakan. Namun, jika Anda ingin tanggal tersebut menonjol sebagai aspek penting dari pengunduran diri Anda, silakan sertakan di badan email.

Juga disarankan untuk memasukkan nama dan alamat perusahaan di header, terlepas dari apakah itu email atau hard copy.

Anda kemungkinan besar menyerahkan surat ini langsung ke personel terkait, jadi mungkin terasa konyol untuk memasukkan alamat surat. Alamat adalah tradisi surat pengunduran diri yang dihormati waktu yang juga berfungsi untuk menentukan dengan tepat perusahaan mana yang Anda tinggalkan. Sekali lagi, ketika harus meninggalkan organisasi, lebih baik spesifik daripada menyesal.

Saat memulai surat pengunduran diri, pertahankan hal-hal formal namun bersahabat. Meskipun Anda berhenti, surat pengunduran diri Anda masih terdengar seperti berasal dari Anda.

Mulailah dengan “Dear Mr./Ms./Mrs. NAMA BOSS”, “NAMA PERUSAHAAN yang terhormat”, atau bahkan “Kepada pihak yang berkepentingan” jika Anda tidak yakin siapa yang akan menangani surat tersebut.

Jika Anda mengenal bos atau manajer Anda dengan baik, rujuk mereka dengan nama depan, bukan nama belakang.

2. Nyatakan tujuan Anda

Dengan surat pengunduran diri, Anda harus langsung ke intinya. Paragraf pertama harus dengan jelas menunjukkan bahwa Anda keluar dari organisasi.

Berikut adalah beberapa contoh bagaimana Anda dapat dengan cepat dan jelas menyatakan tujuan Anda:

• “Saya menulis hari ini untuk memberi tahu Anda tentang pengunduran diri saya sebagai Manajer Proyek di Perusahaan Logistik .”
• “Dengan duka dan rasa syukur saya mengajukan pengunduran diri saya sebagai Project Manager di Healthcare Company .”
• “Surat ini berfungsi sebagai pengunduran diri resmi saya dari Perusahaan Konstruksi .”

Mungkin akan terasa tidak wajar untuk menulis kalimat yang blak-blakan dan lugas ini. Anda tidak akan pernah berbicara dengan teman atau anggota keluarga secara formal. Namun, penting untuk tidak berbasa-basi.

Jika Anda telah mengambil keputusan untuk pergi dan tidak dapat diyakinkan sebaliknya, surat Anda harus menjelaskannya. Jika tidak, mungkin ada kebingungan karena manajemen mencoba mencari cara untuk membuat Anda tetap ada.

Jika Anda menginginkan gaji atau promosi yang lebih tinggi, Anda harus membicarakannya dengan atasan Anda sebelum surat pengunduran diri. Kirimkan surat pengunduran diri hanya jika Anda yakin siap untuk pindah ke peluang lain.

3. Tetapkan tanggal akhir

Setelah memberi tahu manajemen tentang cuti Anda, Anda harus mengklarifikasi tanggal terakhir kerja Anda. Pemberitahuan standar untuk sebagian besar organisasi adalah dua minggu atau lebih, bergantung pada keadaan khusus. Misalnya, jika Anda berada di tengah proyek yang panjang, Anda dapat memberi tahu manajemen bahwa Anda akan tetap bersama mereka untuk menyelesaikannya.

Jika, karena alasan tertentu, Anda harus berhenti sebelum dua minggu sebelumnya, uraikan alasan itu di sini. Anda tidak perlu terlalu detail. Jika, misalnya, Anda harus pergi untuk merawat kerabat yang sakit, itu adalah informasi pribadi yang tidak perlu Anda katakan secara eksplisit. Sebagai gantinya, Anda dapat memilih untuk memberi tahu atasan Anda bahwa Anda akan pergi sebelum pemberitahuan standar dua minggu karena keadaan darurat yang tidak terduga.

Terlepas dari lamanya pemberitahuan Anda, pastikan untuk memasukkan tanggal pasti kapan pekerjaan Anda akan berakhir.

Memberikan tanggal akhir ini penting karena berbagai alasan. Pertama, ini adalah cara lain untuk menyampaikan secara definitif kepada tim manajemen Anda bahwa Anda akan pergi. Di sisi lain, ini memungkinkan manajemen untuk mempersiapkan ketidakhadiran Anda dengan lebih baik. Dengan mengingat tanggal yang pasti, mereka dapat memahami pekerjaan apa yang mungkin diselesaikan dan apa yang akan tersisa setelah Anda pergi.

4. Tawarkan alasan pengunduran diri Anda (opsional)

Jika Anda telah bekerja di sebuah perusahaan selama bertahun-tahun, mungkin manajer dan rekan kerja Anda lebih dari itu. Mungkin mereka adalah teman Anda, atau mereka telah menjaga anak-anak Anda, atau Anda memiliki perahu layar bersama (hal-hal yang lebih aneh telah terjadi).

Jika Anda ingin memberi tahu mereka langkah selanjutnya dalam hidup Anda, sertakan itu di bagian selanjutnya dari surat pengunduran diri Anda. Manusia merindukan penutupan, dan menyatakan mengapa Anda pergi memberi tahu manajer Anda jika hubungan kerja berakhir dengan baik.

Beberapa contoh cara untuk menggambarkan fase selanjutnya dalam hidup Anda adalah sebagai berikut:

• “Meskipun saya menyesal meninggalkan perusahaan ini, saya menantikan program pascasarjana saya di bidang keuangan di NAMA UNIVERSITAS.”
• “Saya merasa yang terbaik bagi keluarga saya dan saya sendiri untuk menerima tawaran pekerjaan baru-baru ini di luar negara bagian.”
• “Setelah bertahun-tahun yang menyenangkan di CURRENT COMPANY, saya keluar untuk mengejar karir penuh waktu di bidang musik."

Idealnya, perusahaan Anda peduli dengan Anda dan senang Anda mengambil langkah selanjutnya dalam hidup. Korporasi bukanlah orang, jadi ingatlah bahwa berhenti tidak sama dengan putus. Sangat mudah untuk merasa bersalah meninggalkan proyek yang Anda sukai dan orang yang Anda cintai. Namun, pada akhirnya, kita harus menjaga kepentingan terbaik kita sendiri.

Jika hubungan kerja tidak berakhir dengan baik, Anda dapat memilih untuk tidak menjelaskan secara mendetail. Informasi itu mungkin lebih cocok untuk wawancara keluar.

Beberapa contoh cara Anda dapat mengomunikasikan cuti Anda tanpa perincian yang berlebihan adalah sebagai berikut:

• “Setelah banyak pertimbangan, saya memutuskan untuk mengundurkan diri.”
• “Karena alasan pribadi, saya telah memutuskan untuk meninggalkan posisi saya di NAMA PERUSAHAAN.”
• “Karena keadaan yang tidak terduga, saya tidak lagi berada di NAMA PERUSAHAAN.”

Hubungan setiap orang dengan rekan kerja dan manajemen berbeda, jadi sesuaikan surat pengunduran diri Anda.

5. Tawarkan untuk membantu dalam transisi

Anda melakukan banyak hal untuk perusahaan Anda. Ketika Anda pergi, pasti akan ada celah di mana kerja keras Anda dulu. Meskipun bukan tanggung jawab Anda untuk mengkhawatirkan perusahaan setelah Anda pergi, menawarkan bantuan untuk transisi selama durasi pemberitahuan Anda merupakan isyarat yang baik.

Jika perusahaan berencana untuk menyewa pengganti, tawaran ini mungkin tidak mungkin dilakukan. Proses perekrutan bisa memakan waktu berminggu-minggu hingga berbulan-bulan, dan Anda tidak akan bertahan selama itu.

Namun, jika ada karyawan lain dalam tim yang dapat melakukan pekerjaan Anda atau bagian dari pekerjaan Anda secara wajar, manajer mungkin menghargai tawaran untuk menghabiskan beberapa hari terakhir Anda di perusahaan untuk melatih rekan kerja tersebut.

Tawaran untuk membantu melatih karyawan atau bantuan dalam transisi dapat terlihat sebagai berikut:

• “Saya memahami dampak cuti saya terhadap tim desain grafis dan menawarkan untuk melatih para desainer junior tentang cara memenuhi beberapa tanggung jawab saya yang lebih kompleks.”
• “Saya berharap perusahaan terus sukses setelah saya pergi dan akan menyediakan diri untuk melatih rekan-rekan saya dalam persiapan untuk transisi ini.”

Sekali lagi, langkah ini opsional. Ini adalah isyarat yang menunjukkan bahwa Anda bersedia untuk keluar dari jalan Anda untuk membantu kesulitan kepergian Anda. Langkah ini sebagian besar direkomendasikan untuk karyawan yang peran dan keahlian khususnya sulit digantikan.

Jika Anda bekerja paruh waktu dalam peran dengan tingkat perputaran yang tinggi, kemungkinan besar ada sesi pelatihan yang sudah ditetapkan. Dalam hal ini, bukan tanggung jawab Anda untuk membantu perusahaan menyesuaikan ketidakhadiran Anda.

6. Renungkan waktu Anda dan ucapkan terima kasih

Bagian integral dari surat pengunduran diri adalah bagian selanjutnya di mana Anda berterima kasih kepada perusahaan atas semua yang telah dilakukannya untuk Anda. Bahkan dalam peran saya sebagai nyonya rumah remaja, saya berterima kasih kepada restoran itu karena membantu seorang siswa sekolah menengah membangun resume dan keterampilannya.

Selain itu, bagian dari surat pengunduran diri ini sangat bagus untuk menjaga hubungan positif yang telah kita diskusikan. Anda dapat memperkuat penghargaan Anda atas kesempatan tersebut dan mengakhiri semuanya dengan catatan yang bagus, atau, lebih tepatnya, surat yang bagus.

Bagian ini adalah kesempatan untuk lebih spesifik dengan beberapa hal yang Anda hargai tentang pekerjaan ini. Ini juga mengkomunikasikan kepada manajemen bahwa Anda memiliki pengalaman yang baik dan mendapatkan kebijaksanaan dari peran tersebut.

Contoh cara untuk secara formal, namun tulus, berterima kasih kepada manajer atau tim manajemen Anda atas kesempatan tersebut adalah sebagai berikut:

• “Saya ingin berterima kasih kepada Anda dan semua Perusahaan Teknologi atas kesempatan untuk bekerja di departemen penjualan yang bergerak cepat dan berkembang pesat. Pengalaman saya di sini tidak diragukan lagi telah membentuk saya menjadi komunikator yang hebat dengan keterampilan berpikir kritis yang lebih baik.”
• “Saya benar-benar menikmati waktu saya di Marketing Company dan saya berterima kasih karena telah mempercayai saya untuk memimpin tim riset. Tidak hanya keterampilan pemecahan masalah saya meningkat, tetapi Anda juga membantu saya mengasah kemampuan saya untuk meminta alat yang diperlukan untuk berhasil.
• “Saya sangat berterima kasih atas semua yang telah saya pelajari di Perusahaan Logistik . Yang terpenting, saya menghargai upaya yang dilakukan manajemen untuk memastikan semua karyawan menerima pelatihan yang tepat dan banyak peluang untuk pengembangan profesional.”

Sekali lagi, bagian ini bukanlah tempat untuk menyiarkan daftar keluhan Anda. Selain itu, dengan budaya internet dan media sosial tangkapan layar dan bagikan ini, Anda pasti ingin berhati-hati dengan apa yang Anda tulis. Anda tidak ingin momen kemarahan menjadi surat yang dibagikan di seluruh Twitter, terutama saat Anda memasuki pasar kerja yang sulit.

Terlepas dari pengalaman Anda di tempat kerja, itu bisa membuat perbedaan besar dalam hubungan profesional Anda jika Anda dapat mengumpulkan beberapa hal positif untuk dikatakan tentang peran tersebut. Pada akhirnya, Anda tidak pernah tahu kapan Anda harus menggunakan peran, perusahaan, atau manajer sebagai referensi untuk mendapatkan pekerjaan lain.

7. Tawarkan outro yang sopan

Seperti esai atau surat apa pun, akhiri dengan kesimpulan yang sopan. Ini tidak harus sesuatu yang mewah atau panjang. Itu hanya cara untuk membungkus semua yang Anda katakan dengan rapi.

Jika Anda memiliki hubungan yang lebih dekat dengan atasan dan/atau kolega Anda, jangan ragu untuk membuat bagian ini sedikit lebih pribadi. Jaga agar tetap formal. Surat pengunduran diri bukanlah tempat untuk menulis puisi emosional tentang bagaimana matahari menyinari dapur pada hari Selasa Taco. Meskipun, itu akan menjadi kartu selamat tinggal yang bagus.

Contoh cara menutup surat pengunduran diri secara formal namun sopan adalah sebagai berikut:

• “Saya senang mendiskusikan pertanyaan atau kekhawatiran tambahan apa pun yang mungkin Anda miliki terkait kepergian saya, dan saya bersedia menunda memberi tahu karyawan lain sampai Anda merasa ini adalah waktu yang tepat.”
• Sekali lagi terima kasih atas semua yang telah Anda lakukan untuk saya selama tiga tahun saya di Sales Company . Saya berharap untuk mempertahankan hubungan baik kita.”
• “Saya menyampaikan harapan terbaik saya kepada Anda dan semua orang di Perusahaan Periklanan karena Anda terus memberikan dampak positif kepada konsumen di seluruh dunia.”

Jika sebelumnya Anda menawarkan untuk melatih kolega atau karyawan baru, sekarang adalah waktu yang tepat untuk menyatakan kembali niat Anda untuk melakukannya.

8. Tanda tangan di bagian akhir

Ini mungkin tampak jelas, tetapi pastikan untuk menandatangani nama Anda di bagian akhir.

Ini menegaskan Anda sebagai pengirim, menegaskan akhir surat pengunduran diri Anda, dan berfungsi untuk membuat surat itu lebih pribadi.

Pastikan untuk mengakhiri surat dengan salam penutup, seperti, "dengan tulus", "dengan hangat", "salam", atau semacamnya. Kata yang Anda pilih dapat, sekali lagi, mencerminkan hubungan yang Anda miliki dengan perusahaan ini dan karyawannya.  

Templat surat pengunduran diri

Jika Anda membutuhkannya, berikut adalah contoh surat pengunduran diri lengkap kami:

Download templatenya disini!

Pindah ke hal-hal yang lebih besar dan lebih baik

Perubahan itu menakutkan, dan meninggalkan tempat yang membuat Anda nyaman, atau mungkin hanya disediakan dengan nyaman, bisa menakutkan. Kita semua tahu betapa ragunya Pam untuk meninggalkan Scranton dan mengikuti startup baru Jim di The Office . Seiring waktu, kita menumbuhkan akar, dan semakin sulit untuk digali.

Tapi perubahan bisa sangat, sangat bagus. Sedemikian bagusnya hingga membuat seorang penulis menggunakan kata “benar-benar” dua kali dalam sebuah artikel profesional. Perubahan berarti wajah baru, teman baru, dan peluang baru untuk dijelajahi.

Jika Anda merasa sudah waktunya untuk sesuatu yang berbeda, mungkin bersandarlah pada perasaan itu. Tentukan mengapa Anda merasa seperti itu dan apakah sudah waktunya untuk mengejar minat lain. Kemudian, ketika waktunya tepat, dan jalan Anda ditata secara moderat (itu tidak akan pernah ditata dengan sempurna ), tulislah salah satu dari surat pengunduran diri ini.

Apakah saya mendorong semua orang yang membaca ini untuk bangun dan berhenti dari pekerjaan mereka untuk mengejar kebahagiaan mereka? Di luar catatan, ya. Sebagai catatan, tidak. Saya mengatakan bahwa Anda tidak boleh tetap berada di tempat yang statis hanya karena nyaman.

Jika sudah waktunya untuk pergi - dan jika Anda membaca sejauh ini, mungkin - Anda harus bersenang-senang. Dan, begitu saja, Anda pergi untuk menemukan hal terbaik berikutnya.