Comment rédiger une lettre de démission (+ modèle gratuit !)

Toutes les bonnes choses doivent prendre fin, et toutes les mauvaises choses doivent prendre fin rapidement.

Si vous êtes coincé dans un emploi qui ne vous apprécie pas pour vos compétences et votre éthique de travail, ou si vous êtes prêt à vous lancer dans une autre carrière, il est temps d'écrire une lettre de démission, qui n'est qu'une des les nombreux types de lettres commerciales.

Mais d'abord, pourquoi est-il important d'en écrire un ? Vous quittez, après tout. Qui en a besoin !?

Juste pour être sûr, je vous recommande d'écrire une lettre de démission, peu importe à quel point le travail était formel ou informel.

Mon premier travail a été celui d'hôtesse dans un restaurant mexicain. J'avais 16 ans et j'ai accepté le rôle pour un peu d'argent supplémentaire pendant l'été. Une fois l'année scolaire commencée, je suis devenu trop occupé par les répétitions de théâtre après l'école et j'ai dû abandonner mes engagements envers le restaurant et ses clients.

Mes parents m'ont fait écrire et remettre une lettre de préavis de deux semaines. J'avais choisi de quitter l'entreprise de mon propre gré et je voulais m'assurer que nous entretenions une bonne relation. Adolescente, je savais qu'il était important d'avoir des références viables sur mon CV. Non seulement une lettre de démission était une bonne pratique professionnelle, mais cela signifiait que mes relations durement gagnées seraient plus susceptibles de parler positivement de ma performance plus tard.

Je suis allé travailler chez Sonic Drive-Thru l'été suivant (non, je n'ai pas fait de roller), et croyez-moi, cette référence signifiait vraiment quelque chose pour mon nouveau manager.

La règle du préavis de deux semaines n'est pas toujours la meilleure pratique pour les employés maltraités. Si vous quittez une entreprise qui ne s'est pas souciée de votre bien-être, il est probable que votre démission sera immédiate.

C'est quelque chose qui vaut la peine d'être longuement réfléchi. Avez-vous besoin de cette référence plus tard ? Ou avez-vous un nouvel emploi en vue et êtes-vous prêt à sortir ? Même si arrêter la haine peut être agréable sur le moment, vous êtes le seul à pouvoir juger si cela reviendrait vous hanter ou non.

Dans tous les cas, une lettre est une bonne idée. Il sert d'avis écrit de la raison de votre départ et peut également vous protéger en cas d'accusations mensongères ou à l'avenir lorsque des équipes de recrutement pourraient contacter une entreprise précédente comme référence. Je n'espère cette situation pour personne (j'ai certainement eu mes propres expériences négatives dans un environnement de travail toxique), mais je sais que cela arrive, et il vaut mieux être préparé que pénitent.

Une fois de retour sur le marché du travail, envisagez d'utiliser les sites de recherche d'emploi pour trouver votre prochaine marche parfaite.

Comment rédiger une lettre de démission

Donc, si vous êtes prêt à laisser derrière vous ce vieux neuf à cinq (ou toute autre combinaison d'heures ; je comprends que l'agitation prend plusieurs formes), prenez une infusion froide ou un verre de vin (selon les circonstances) et apprendre à démissionner dignement.

1. Inclure une introduction

Toute lettre de démission doit commencer par la date écrite et l'adresse de l'entreprise en question. La date à laquelle la lettre est écrite est particulièrement importante, car vous inclurez votre date de fin d'emploi dans cette lettre plus tard.

Avoir la date inscrite en haut de votre lettre de démission est une référence fiable pour savoir quand vous avez informé la direction de ce changement. En cas de divergences malheureuses concernant votre dernier jour, vous pouvez faire référence à la lettre comme preuve de votre diligence raisonnable.

Si vous écrivez un e-mail de démission, l'horodatage est déjà inclus. Cependant, si vous souhaitez que la date se démarque comme un aspect important de votre démission, n'hésitez pas à l'inclure dans le corps de l'e-mail.

Il est également recommandé d'inclure le nom et l'adresse de l'entreprise dans l'en-tête, qu'il s'agisse d'un e-mail ou d'une copie papier.

Vous remettez très probablement cette lettre directement au personnel concerné, il peut donc sembler idiot d'inclure une adresse postale. L'adresse est une tradition séculaire des lettres de démission qui sert également à spécifier exactement quelle entreprise vous quittez. Encore une fois, lorsqu'il s'agit de quitter une organisation, mieux vaut être précis que désolé.

Lorsque vous commencez une lettre de démission, gardez les choses formelles mais amicales. Même si vous démissionnez, votre lettre de démission peut toujours donner l'impression qu'elle vient de vous.

Commencez par un "Cher M./Mme/Mme. BOSS NAME », « Dear COMPANY NAME », ou même un « To who it may concern » si vous ne savez pas qui traitera la lettre.

Si vous connaissez bien votre patron ou votre manager, désignez-le par son prénom au lieu de son nom.

2. Énoncez votre objectif

Avec une lettre de démission, vous devrez aller droit au but. Le premier paragraphe doit indiquer clairement que vous quittez l'organisation.

Voici quelques exemples de la façon dont vous pouvez énoncer rapidement et clairement votre objectif :

• "Je vous écris aujourd'hui pour vous informer de ma démission en tant que chef de projet chez Logistics Company ."
• "C'est avec tristesse et gratitude que je présente ma démission en tant que chef de projet chez Healthcare Company ."
• "Cette lettre vaut ma démission officielle de Construction Company ."

Il ne semblera probablement pas naturel d'écrire une phrase aussi franche et directe. Vous ne parleriez jamais aussi formellement à un ami ou à un membre de votre famille. Cependant, il est important de ne pas mâcher ses mots.

Si vous avez pris la décision de partir et que vous ne pouvez pas être convaincu du contraire, votre lettre doit le préciser. Sinon, il peut y avoir une certaine confusion car la direction essaie de trouver des moyens de vous garder.

Si c'est un salaire plus élevé ou une promotion que vous désirez, vous devriez avoir cette conversation avec votre patron avant une lettre de démission. Ne soumettez une lettre de démission que lorsque vous êtes certain d'être prêt à passer à d'autres opportunités.

3. Fixez une date de fin

Après avoir informé la direction de votre congé, vous devrez clarifier votre date de fin d'emploi. Le préavis standard pour la plupart des organisations est de deux semaines ou plus, selon des circonstances particulières. Par exemple, si vous êtes au milieu d'un long projet, vous pouvez dire à la direction que vous resterez avec eux pour le terminer.

Si, pour une raison quelconque, vous devez arrêter avant deux semaines à l'avance, indiquez cette raison ici. Vous n'avez pas besoin d'entrer dans les détails. Si, par exemple, vous devez partir pour vous occuper d'un parent malade, il s'agit d'informations privées que vous n'avez pas à dire explicitement. Vous pouvez plutôt choisir d'informer votre patron que vous partez avant le préavis standard de deux semaines en raison de circonstances d'urgence imprévues.

Quelle que soit la durée de votre préavis, assurez-vous d'inclure une date exacte à laquelle votre emploi prendra fin.

Fournir cette date limite est important pour de nombreuses raisons. D'une part, c'est une autre façon de communiquer définitivement à votre équipe de direction que vous partez. D'autre part, cela permet à la direction de mieux préparer votre absence. Avec une date exacte à l'esprit, ils peuvent comprendre quel travail il est possible d'accomplir et ce qu'il restera après votre départ.

4. Donnez une raison pour votre démission (facultatif)

Si vous travaillez dans une entreprise depuis des années, il est possible que vos managers et vos collègues soient plus que cela. Ce sont peut-être vos amis, ou ils ont surveillé vos enfants, ou vous êtes copropriétaire d'un voilier (des choses plus étranges se sont produites).

Si vous souhaitez leur faire part de vos prochaines étapes dans la vie, incluez-les dans la partie suivante de votre lettre de démission. Les humains aspirent à la fermeture, et indiquer pourquoi vous partez permet à vos managers de savoir si la relation de travail se termine sur une bonne note.

Voici quelques exemples de façons de décrire la prochaine phase de votre vie :

• "Bien que je regrette de quitter cette entreprise, j'attends avec impatience mon programme d'études supérieures en finances à UNIVERSITY NAME."
• "Je pense qu'il est préférable pour ma famille et moi-même d'accepter ma récente offre d'emploi en dehors de l'État."
• "Après de nombreuses années agréables chez CURRENT COMPANY, je pars pour poursuivre une carrière à plein temps dans la musique."

Idéalement, votre entreprise se soucie de vous et est heureuse que vous franchissiez les prochaines étapes de votre vie. Une entreprise n'est pas une personne, alors n'oubliez pas que démissionner n'est pas la même chose qu'une rupture. Il est facile de se sentir coupable de laisser derrière soi les projets qui vous passionnaient et les personnes que vous avez appris à aimer. En fin de compte, cependant, nous devons prendre soin de nos propres intérêts.

Si la relation de travail ne se termine pas sur une bonne note, vous pouvez choisir de ne pas entrer dans les détails. Cette information peut être mieux adaptée à une entrevue de sortie.

Voici quelques exemples de façons dont vous pouvez communiquer votre congé sans trop de détails :

• "Après mûre réflexion, j'ai décidé de démissionner."
• "Pour des raisons personnelles, j'ai décidé de quitter mon poste chez COMPANY NAME."
• "En raison de circonstances imprévues, je ne serai plus chez COMPANY NAME."

La relation de chacun avec les collègues et la direction est différente, alors ajustez votre lettre de démission en conséquence.

5. Offre d'aide à la transition

Vous faites beaucoup pour votre entreprise. Lorsque vous serez parti, il y aura sans aucun doute un vide là où se trouvait votre travail acharné. Bien qu'il ne vous incombe pas de vous soucier de l'entreprise après votre départ, c'est un beau geste d'offrir de l'aide pour la transition pendant la durée de votre préavis.

Si l'entreprise envisage d'embaucher un remplaçant, cette offre pourrait être impossible. Le processus d'embauche peut prendre des semaines, voire des mois, et vous n'allez pas rester aussi longtemps.

Mais, s'il y a d'autres employés dans l'équipe qui pourraient raisonnablement effectuer votre travail ou une partie de votre travail, les managers peuvent apprécier une offre de passer quelques-uns de vos derniers jours dans l'entreprise à former ces collègues.

Les offres d'aide à la formation des employés ou d'aide à la transition pourraient se présenter comme suit :

• "Je comprends l'effet que mon congé peut avoir sur l'équipe de conception graphique et propose de former les concepteurs juniors à la manière de remplir certaines de mes responsabilités les plus complexes."
• « Je souhaite la poursuite du succès de l'entreprise après mon départ et me rendrai disponible pour former mes collègues en vue de cette transition.

Encore une fois, cette étape est facultative. C'est un geste qui montre que vous êtes prêt à faire tout votre possible pour aider à surmonter la difficulté de votre départ. Cette étape est recommandée principalement aux employés dont les rôles et les compétences spécifiques sont difficiles à remplacer.

Si vous travaillez à temps partiel dans un rôle avec un taux de roulement élevé, il y a probablement déjà des sessions de formation fréquentes mises en place. Dans ce cas, il n'est pas de votre responsabilité d'aider l'entreprise à s'adapter à votre absence.

6. Réfléchissez à votre temps et remerciez

Une partie intégrante d'une lettre de démission est cette section suivante dans laquelle vous remerciez l'entreprise pour tout ce qu'elle a fait pour vous. Même dans mon rôle d'hôtesse adolescente, j'étais reconnaissante à ce restaurant d'avoir aidé une jeune lycéenne à développer son CV et ses compétences.

De plus, cette partie de la lettre de démission est idéale pour maintenir cette relation positive dont nous avons discuté. Vous renforcez votre appréciation de l'opportunité et terminez les choses sur une bonne note, ou, plus littéralement, une bonne lettre.

Cette section est l'occasion d'être plus précis avec certaines des choses que vous avez appréciées à propos de ce travail. Cela indique également à la direction que vous avez eu une bonne expérience et que vous avez tiré de la sagesse du rôle.

Voici des exemples de manières de remercier formellement, mais sincèrement, votre responsable ou votre équipe de direction pour cette opportunité :

• "Je tiens à vous remercier, ainsi que toute l'équipe de Technology Company, pour l'opportunité de travailler dans un service des ventes dynamique et en croissance rapide. Mes expériences ici ont sans aucun doute fait de moi un excellent communicateur avec des capacités de réflexion critique améliorées. »
• "J'ai vraiment apprécié mon séjour chez Marketing Company et je vous remercie de m'avoir fait confiance pour diriger l'équipe de recherche. Non seulement mes compétences en résolution de problèmes se sont améliorées, mais vous m'avez également aidé à perfectionner ma capacité à demander les outils nécessaires pour réussir.
• “Je suis sincèrement reconnaissant pour tout ce que j'ai appris chez Logistics Company . Par-dessus tout, j'apprécie les efforts déployés par la direction pour s'assurer que tous les employés reçoivent une formation adéquate et de nombreuses opportunités de développement professionnel. »

Encore une fois, cette section n'est pas l'endroit pour diffuser votre liste de plaintes. De plus, avec cette culture de capture d'écran et de partage d'Internet et des médias sociaux, vous devrez faire attention à ce que vous écrivez. Vous ne voulez pas qu'un moment de fureur soit la lettre partagée sur l'ensemble de Twitter, d'autant plus que vous entrez dans un marché du travail difficile.

Quelle que soit votre expérience au travail, cela pourrait faire une énorme différence dans votre relation professionnelle si vous êtes en mesure de rassembler des choses positives à dire sur le rôle. En fin de compte, vous ne savez jamais quand vous devrez utiliser un rôle, une entreprise ou un responsable comme référence pour obtenir un autre emploi.

7. Offrez une sortie polie

Comme pour tout essai ou lettre, vous voudrez terminer par une conclusion polie. Cela n'a pas besoin d'être quelque chose d'extraordinaire ou de long. C'est juste une façon de bien résumer tout ce que vous avez dit.

Si vous aviez une relation plus étroite avec votre patron et/ou vos collègues, n'hésitez pas à rendre cette section un peu plus personnelle. Gardez-le formel, cependant. Les lettres de démission ne sont pas le lieu pour écrire un poème émouvant sur la façon dont le soleil brille dans la cuisine le mardi Taco. Bien que cela ferait une excellente carte d'adieu.

Voici des exemples de manières formelles, mais polies, de conclure votre lettre de démission :

• "Je suis heureux de discuter de toute question ou préoccupation supplémentaire que vous pourriez avoir concernant mon départ, et je suis prêt à m'abstenir d'en parler aux autres employés jusqu'à ce que vous pensiez que c'est le bon moment."
• “Merci encore pour tout ce que vous avez fait pour moi au cours de mes trois années chez Sales Company . J'espère conserver notre relation amicale.
• "Je vous adresse mes meilleurs vœux, à vous et à tout le monde chez Advertising Company , alors que vous continuez à avoir un impact positif sur les consommateurs du monde entier."

Si vous aviez déjà proposé de former des collègues ou de nouveaux employés, ce serait le bon moment pour réaffirmer votre intention de le faire.

8. Signez à la fin

Cela peut sembler évident, mais assurez-vous de signer votre nom à la fin.

Cela vous confirme en tant qu'expéditeur, confirme la fin de votre lettre de démission et sert à rendre la lettre plus personnelle.

Assurez-vous de terminer la lettre par une salutation finale, telle que « sincèrement », « chaleureusement », « cordialement » ou quelque chose du genre. Le mot que vous choisissez peut, encore une fois, refléter la relation que vous entretenez avec cette entreprise et ses employés.  

Modèle de lettre de démission

Si vous en avez besoin, voici notre exemple de lettre de démission entièrement remplie :

Téléchargez le modèle ici !

Passer à des choses plus grandes et meilleures

Le changement est effrayant, et quitter un endroit où vous êtes à l'aise, ou peut-être simplement confortablement pourvu, peut être effrayant. Nous savons tous à quel point Pam hésitait à quitter Scranton et à suivre la nouvelle startup de Jim dans The Office . Au fil du temps, nous développons des racines, et elles deviennent de plus en plus difficiles à déterrer.

Mais le changement peut être vraiment, vraiment bon. Tellement bon qu'il vient d'inciter un écrivain à utiliser le mot "vraiment" deux fois dans un article professionnel. Le changement signifie de nouveaux visages, de nouveaux amis et de nouvelles opportunités à explorer.

Si vous sentez qu'il est temps pour quelque chose de différent, penchez-vous peut-être sur ce sentiment. Déterminez pourquoi vous vous sentez ainsi et s'il est temps de poursuivre d'autres intérêts. Puis, le moment venu, et que votre chemin est modérément tracé (il ne sera jamais parfaitement tracé), rédigez une de ces lettres de démission.

Est-ce que j'encourage tous ceux qui lisent ceci à se lever et à quitter leur emploi pour poursuivre leur bonheur ? Off the record, oui. Sur le dossier, non. Je dis que vous ne devriez pas rester dans un endroit statique simplement parce que c'est confortable.

S'il est temps de partir - et si vous lisez jusqu'ici, c'est peut-être le cas - vous devriez être sur votre bon chemin. Et, juste comme ça, vous partez à la recherche de la prochaine meilleure chose.