كيفية تنفيذ استراتيجية اتصال فعالة في مكان العمل

يعد الاتصال الفعال أمرًا ضروريًا لتعزيز الإنتاجية وتحسين الكفاءة وتحفيز أعضاء فريقك.

يمكن أن يكون التواصل الفعال في الوقت الفعلي في مكان العمل عاملاً في تغيير قواعد اللعبة في إنجاز المشاريع في الوقت المحدد والحصول على النتائج المرجوة. وفقًا لدراسة حديثة أجرتها Harvard Business Review ، ما يصل إلى 57٪ من الموظفين لا يتلقون توجيهات واضحة و 69٪ من المديرين غير مرتاحين للتواصل مع أعضاء الفريق.

هذا يدل على أهمية التواصل الفعال.

في هذه الأيام ، تتوفر أدوات إدارة مهام الفريق المتقدمة مع الميزات الضرورية للتواصل في الوقت الفعلي. يمكن لمديري المشاريع التأكد من أن أعضاء فريقهم قد فهموا بوضوح الأفكار والمتطلبات مع الميزات المضمنة مثل الدردشة الفورية والمؤتمرات. ومع ذلك ، فهذه ليست الطريقة الوحيدة للتواصل بشكل فعال في مكان العمل.

دعنا ننتقل إلى أفضل عشر استراتيجيات للتواصل الفعال لخلق ثقافة عمل صحية وزيادة التعاون.

أفضل عشر استراتيجيات للتواصل الفعال في مكان العمل

1. رسائل البريد الإلكتروني هنا لتبقى

وفقًا لاستطلاع HubSpot ، لا يزال 86٪ من محترفي الأعمال يفضلون رسائل البريد الإلكتروني للتواصل التجاري. عندما تريد مشاركة أي رسالة رسمية بما في ذلك الإعلانات أو مكان الاجتماع أو مشكلات أخرى ، فإن رسائل البريد الإلكتروني هي الخيار الأفضل.

لا تعد أدوات الوسائط الاجتماعية ولا أداة مثل WhatsApp هي القناة الصحيحة لمشاركة معلومات العمل. يحتوي تطبيق إدارة المشروع أو برنامج التعاون الجماعي على تكامل مباشر مع رسائل البريد الإلكتروني. يمكنك إبقاء جميع الموظفين في الحلقة في سلسلة رسائل بريد إلكتروني.

القراءة المقترحة: 5 استراتيجيات قوية لزيادة عائد الاستثمار في التسويق عبر البريد الإلكتروني

2. التواصل الفردي جيد دائمًا

الاتصالات ليس لها حجم واحد يناسب جميع الأدوات أو الوسيلة. لا يزال الاتصال الفردي قيد الممارسة في مكان العمل لجعل أعضاء فريقك يفهمون متطلبات المشروع أو أهدافه بشكل فعال. سواء كان الأمر يتعلق بمشاركة المعلومات الحساسة أو المعلومات الشخصية ، تظل المناقشة الفردية مفيدة في مكان العمل.

3. العرض المرئي هو الأفضل

وفقًا لمسح رسمي ، يمكن للناس تذكر أكثر من 2000 صورة بدقة 90٪ في اختبارات التعرف. ببساطة ، لدينا ذاكرة ممتازة للصور ، وبالتالي ، من الأفضل تقديم عرض مرئي في مكان العمل للمعلومات المتعلقة بالبيانات .

على سبيل المثال ، إذا كنت تريد التحدث عن تغيير الربح في شركتك لمدة عقد من الزمان ، فمن الأفضل عرض رسم بياني أو رسم بياني بدلاً من التحدث عن الأرقام السنوية. عندما تكون هناك معلومات معقدة لشرحها ، يظل التصوير أو العرض المرئي فعالاً للغاية.

4. أنشطة بناء الفريق مفيدة دائمًا

إشراك العمال أمر ضروري لزيادة الإنتاجية. كشف تقرير لمؤسسة غالوب أن الشركات التي قامت بإشراك العمال يمكن أن تكسب 2.5 مرة أكثر من الشركات الأخرى.

يمكن أن تلعب أنشطة بناء الفريق دورًا حيويًا في إشراك الموظفين. يمكن أن تجعل هذه الأنشطة البيئة العامة للمكتب غير رسمية إلى حد ما ويمكن لجميع الموظفين المشاركة بحرية.

5. روح الدعابة لا بديل لها

غالبًا ما تكون الاتصالات التجارية أو المناقشات الرسمية جادة ويمكن أن تخلق موقفًا مملًا في بعض الأحيان. هنا ، يمكن لمديري المشاريع أو رواد الأعمال الذين يتمتعون بروح الدعابة أن يخففوا من مزاج أعضاء الفريق ، وبمجرد أن يخف مزاجهم ، سيبدأون في اتباع جميع التعليمات.

بمعنى آخر ، إذا كنت ترغب في كسب ثقة الموظفين ، فمن الضروري إنشاء بيئة خفيفة والحفاظ عليها في مكان العمل.

6. التكرار أمر خطير

لا يفسد التكرار سمعة الشخص فحسب ، بل يشكك أيضًا في قدرة الشخص على القيادة. يمكن للكلمات المتكررة أن تفسد العرض التقديمي ، ويميل الموظفون إلى تجنب تعليمات هؤلاء المديرين. من الواضح أن مثل هؤلاء المديرين يفتقرون إلى الثقة ، وبالتالي ، لا يهتم الموظفون كثيرًا بما يتحدثون.

7. يتعلق الأمر بطريقة تقديم العرض

مهارات العرض مهمة بنفس القدر لمدير المشروع ورجال الأعمال. عندما تقدم عرضًا تقديميًا رائعًا ، يمكنك جعل موظفيك يفهمون بأفضل طريقة ممكنة. يمكن لوضوح الأفكار والثقة أثناء تقديم العرض أن يجعل فريقك يركز على الأهداف ويمكن إنجاز عملك في الوقت المحدد.

8. لا تنسى أن تقدر

بعد المال ، ثاني أكبر عامل محفز هو التقدير. يمكنك رؤية تقدم جميع أعضاء الفريق على لوحة معلومات واحدة بفضل أداة إدارة المهام القوية. عندما تجد أن أيًا من أعضاء فريقك يبذل جهدًا إضافيًا لإنجاز المهام بسرعة أكبر ، يجب أن تقدر جهودهم.

علاوة على ذلك ، من الضروري تقدير العمل الجماعي أيضًا عندما ينجز فريقك المشروع. يمكن أن يكون تنظيم حفلة أو اصطحاب فريقك لتناول طعام الغداء أو العشاء هو أفضل طريقة لتقدير ذلك. هذه الإيماءات تتواصل بشكل أكثر فعالية وتنقل رسالتك بقوة.

9. ضع جداول زمنية لكل شيء

تحتوي جميع أدوات إدارة المهام على ميزة الجداول. يمكنك جدولة اجتماع أو تحديد موعد نهائي لمهمة معينة باستخدام هذه الميزة. علاوة على ذلك ، تتيح لك هذه الميزة الاحتفاظ بالاجتماعات أو مؤتمرات الفيديو في وقت يناسب الجميع.

عندما تحتفظ بكل جانب من أجل مشروع أو عملية ، يمكنك إنجاز جميع المهام في الوقت المحدد. تتيح لك جدولة المهام وأعضاء فريقك البقاء منظمين وإنجاز المشروع في موعد محدد.

10. استخدم برنامج تعاون الفريق المناسب

أخيرًا ، من الضروري لشركتك استخدام أنسب برامج التعاون الجماعي مع ميزات الاتصال الأساسية. يمكن أن يبقي جميع أعضاء الفريق في الحلقة ويشعر جميع الأعضاء بالمشاركة. يمكن لمثل هذه البرامج أن تمكن فريقك من التخلص من التبديل من أداة اتصال إلى أخرى وبالتالي توفير الوقت والجهد.

يمكن لأداة إدارة مهام الفريق المناسبة إظهار التقدم أو تقرير الحالة لكل عضو في الفريق إلى مدير المشروع ، ويمكن للمدير التواصل بسهولة مع أعضاء الفريق إذا كانوا عالقين في مكان ما.

أفكار ختامية

الاتصال الفعال هو مفتاح النجاح لكل مشروع وعملية للحصول على النتائج المرجوة. يمكن أن يساعدك برنامج إدارة المهام المناسب المزود بميزات الاتصال على تحقيق هذا الهدف مع الحفاظ على كفاءة فريقك وتحفيزه.

سواء كنت ترغب في الوفاء بالموعد النهائي أو الحصول على إنتاجية أعلى في مكان العمل ، فأنت بحاجة إلى التركيز على التواصل من خلال الأدوات المناسبة. يمكن أن تساعدك كل هذه الاستراتيجيات الفعالة في تلبية هذا المطلب بسهولة.

استمتعت بقراءة المدونة؟ اشترك في النشرة الإخبارية الشهرية لتلقي الأخبار والنصائح التسويقية.