Jak wdrożyć skuteczną strategię komunikacji w miejscu pracy

Skuteczna komunikacja jest niezbędna do zwiększenia produktywności , poprawy wydajności i zmotywowania członków zespołu.

Skuteczna komunikacja w czasie rzeczywistym w miejscu pracy może zmienić grę w terminowej realizacji projektów i osiąganiu pożądanych rezultatów. Jak wynika z ostatniego badania przeprowadzonego przez Harvard Business Review, aż 57% pracowników nie otrzymuje jasnych wskazówek, a 69% menedżerów nie czuje się komfortowo komunikując się z członkami zespołu.

To pokazuje, jak ważna jest skuteczna komunikacja.

Obecnie dostępne są zaawansowane narzędzia do zarządzania zadaniami zespołowymi z funkcjami niezbędnymi do komunikacji w czasie rzeczywistym. Menedżerowie projektów mogą zapewnić, że członkowie ich zespołów jasno zrozumieli pomysły i wymagania dzięki wbudowanym funkcjom, takim jak czat i konferencje. Nie jest to jednak jedyny sposób na skuteczną komunikację w miejscu pracy.

Przyjrzyjmy się dziesięciu najlepszym strategiom efektywnej komunikacji, aby stworzyć zdrową kulturę pracy i zwiększyć współpracę.

Dziesięć najważniejszych strategii skutecznej komunikacji w miejscu pracy

1. E-maile są tutaj, aby pozostać

Jak wynika z ankiety HubSpot, 86% profesjonalistów nadal preferuje e-maile do komunikacji biznesowej. Jeśli chcesz udostępnić jakąkolwiek oficjalną wiadomość, w tym ogłoszenia, miejsce spotkania lub inne problemy, najlepszym rozwiązaniem są e-maile.

Ani narzędzia mediów społecznościowych, ani narzędzie takie jak WhatsApp nie są właściwym kanałem do udostępniania informacji biznesowych. Aplikacja do zarządzania projektami lub oprogramowanie do współpracy zespołowej ma bezpośrednią integrację z wiadomościami e-mail. Możesz utrzymać wszystkich pracowników w pętli w wątku e-mailowym.

Sugerowana lektura: 5 skutecznych strategii zwiększania zwrotu z inwestycji w e-mail marketingu

2. Komunikacja jeden na jednego jest zawsze dobra

Komunikacja nie ma jednego rozmiaru dla wszystkich narzędzi lub medium. Komunikacja jeden na jednego jest nadal w praktyce w miejscu pracy, aby członkowie zespołu skutecznie rozumieli wymagania lub cele projektu. Niezależnie od tego, czy chodzi o udostępnianie poufnych informacji, czy o dane osobowe, dyskusja jeden na jednego jest przydatna w miejscu pracy.

3. Prezentacja wizualna jest najlepsza

Zgodnie z oficjalną ankietą ludzie mogą zapamiętać ponad 2000 zdjęć z 90% dokładnością w testach rozpoznawania. Mówiąc najprościej, mamy doskonałą pamięć do zdjęć, dlatego lepiej jest dać wizualną prezentację w miejscu pracy w celu uzyskania informacji związanych z danymi .

Na przykład, jeśli chcesz porozmawiać o zmianie zysku w Twojej firmie przez dekadę, lepiej pokazać wykres lub diagram, niż podawać liczby roczne. Gdy trzeba wyjaśnić złożone informacje, obrazowanie lub prezentacja wizualna pozostaje bardzo skuteczna.

4. Zajęcia z budowania zespołu są zawsze pomocne

Zaangażowanie pracowników jest niezbędne dla wyższej produktywności. Raport Gallupa wykazał, że firmy, które zatrudniają pracowników, mogą zarobić 2,5 raza więcej przychodów niż inne firmy.

Działania integracyjne mogą odgrywać istotną rolę w angażowaniu pracowników. Działania te mogą sprawić, że całe środowisko biura stanie się nieco nieformalne, a wszyscy pracownicy będą mogli swobodnie w nim uczestniczyć.

5. Poczucie humoru nie ma alternatywy

Komunikacja biznesowa lub oficjalne dyskusje są często poważne i czasami mogą stworzyć nudną sytuację. Tutaj kierownicy projektów lub przedsiębiorcy z poczuciem humoru mogą poprawić nastrój członków zespołu, a gdy ich nastrój się poprawi, zaczną postępować zgodnie ze wszystkimi instrukcjami.

Innymi słowy, jeśli chcesz zdobyć zaufanie pracowników, konieczne jest stworzenie i utrzymanie jasnego środowiska w miejscu pracy.

6. Powtarzanie jest niebezpieczne

Powtarzanie nie tylko rujnuje reputację osoby, ale także kwestionuje jej zdolności przywódcze. Powtarzające się słowa mogą zepsuć prezentację, a pracownicy mają tendencję do unikania instrukcji takich menedżerów. Oczywistym jest, że takim menedżerom brakuje pewności siebie, dlatego pracownicy nie zwracają zbytniej uwagi na to, co mówią.

7. Chodzi o sposób wygłoszenia prezentacji

Umiejętności prezentacji są równie ważne dla kierownika projektu, jak i przedsiębiorców. Kiedy przedstawiasz świetną prezentację , możesz sprawić, by Twoi pracownicy zrozumieli w najlepszy możliwy sposób. Przejrzystość pomysłów i pewność podczas prezentacji może sprawić, że Twój zespół będzie skoncentrowany na celach, a Twoja praca będzie mogła być wykonana na czas.

8. Nie zapomnij docenić

Po pieniądzach kolejnym największym czynnikiem motywującym jest aprecjacja. Dzięki solidnemu narzędziu do zarządzania zadaniami możesz zobaczyć postępy wszystkich członków zespołu na jednym pulpicie nawigacyjnym. Kiedy zauważysz, że któryś z członków Twojego zespołu robi wszystko, aby szybciej wykonać zadania, powinieneś docenić jego wysiłek.

Co więcej, należy również docenić pracę zespołową, gdy Twój zespół realizuje projekt. Zorganizowanie przyjęcia lub zabranie zespołu na lunch lub kolację może być najlepszym sposobem, aby to docenić. Te gesty komunikują się skuteczniej i silniej przekazują Twój komunikat.

9. Ułóż harmonogramy na wszystko

Wszystkie narzędzia do zarządzania zadaniami mają funkcję Harmonogramy. Za pomocą tej funkcji możesz zaplanować spotkanie lub ustalić termin wykonania określonego zadania. Co więcej, ta funkcja umożliwia prowadzenie spotkań lub wideokonferencji w dogodnym dla wszystkich czasie.

Gdy utrzymasz każdy aspekt projektu lub procesu w porządku, możesz wykonać wszystkie zadania na czas. Harmonogramowanie zadań pozwala Tobie i członkom Twojego zespołu zachować porządek i zrealizować projekt w wyznaczonym terminie.

10. Użyj odpowiedniego oprogramowania do współpracy zespołowej

Wreszcie konieczne jest, aby Twoja firma używała najbardziej odpowiedniego oprogramowania do współpracy zespołowej z podstawowymi funkcjami komunikacyjnymi. Dzięki temu wszyscy członkowie zespołu są na bieżąco, a wszyscy członkowie czują się zaangażowani. Takie oprogramowanie może pozwolić Twojemu zespołowi pozbyć się przełączania z jednego narzędzia komunikacyjnego na inne, oszczędzając w ten sposób czas i wysiłek.

Odpowiednie narzędzie do zarządzania zadaniami zespołowymi może pokazać kierownikowi projektu postęp lub raport o stanie każdego członka zespołu, a kierownik może łatwo komunikować się z członkami zespołu, jeśli gdzieś utkną.

Myśli końcowe

Skuteczna komunikacja jest kluczem do sukcesu każdego projektu i procesu, aby uzyskać pożądane rezultaty. Odpowiednie oprogramowanie do zarządzania zadaniami z funkcjami komunikacyjnymi może pomóc w osiągnięciu tego celu, jednocześnie utrzymując wydajność i motywację zespołu.

Niezależnie od tego, czy chcesz dotrzymać terminu, czy uzyskać wyższą produktywność w miejscu pracy, musisz skupić się na komunikacji za pomocą odpowiednich narzędzi. Wszystkie te skuteczne strategie mogą z łatwością pomóc w spełnieniu tego wymagania.

Podobał Ci się blog? Zapisz się do naszego comiesięcznego biuletynu, aby otrzymywać informacje i porady marketingowe.