Bagaimana Menerapkan Strategi Komunikasi yang Efektif di Tempat Kerja

Komunikasi yang efektif sangat penting untuk meningkatkan produktivitas , meningkatkan efisiensi, dan memotivasi anggota tim Anda.

Komunikasi real-time dan efektif di tempat kerja dapat menjadi pengubah permainan dalam menyelesaikan proyek tepat waktu dan mendapatkan hasil yang diinginkan. Sesuai studi terbaru yang dilakukan oleh Harvard Business Review, sebanyak 57% karyawan tidak diberikan arahan yang jelas dan 69% manajer tidak nyaman berkomunikasi dengan anggota tim.

Hal ini menunjukkan pentingnya komunikasi yang efektif.

Saat ini, alat manajemen tugas tim tingkat lanjut tersedia dengan fitur yang diperlukan untuk komunikasi waktu nyata. Manajer proyek dapat memastikan bahwa anggota tim mereka telah memahami dengan jelas ide dan persyaratan dengan fitur bawaan seperti obrolan instan dan konferensi. Namun, ini bukan satu-satunya cara untuk berkomunikasi secara efektif di tempat kerja.

Mari kita membahas sepuluh strategi teratas untuk komunikasi yang efektif untuk menciptakan budaya kerja yang sehat dan meningkatkan kolaborasi.

Sepuluh Strategi Teratas untuk Komunikasi Efektif di Tempat Kerja

1. Email akan tetap ada

Sesuai survei HubSpot, 86% profesional bisnis masih lebih suka email untuk komunikasi bisnis. Saat Anda ingin membagikan pesan resmi apa pun termasuk pengumuman, tempat pertemuan, atau masalah lainnya, email adalah pilihan terbaik.

Baik alat media sosial maupun alat seperti WhatsApp bukanlah saluran yang tepat untuk berbagi informasi bisnis. Aplikasi manajemen proyek atau perangkat lunak kolaborasi tim memiliki integrasi langsung dengan email. Anda dapat menyimpan semua karyawan dalam lingkaran dalam utas email.

Bacaan yang Disarankan: 5 Strategi Kuat untuk Meningkatkan ROI Pemasaran Email Anda

2. Komunikasi satu lawan satu selalu baik

Komunikasi tidak memiliki satu ukuran yang cocok untuk semua alat atau media. Komunikasi satu lawan satu masih dalam praktik di tempat kerja untuk membuat anggota tim Anda memahami persyaratan atau tujuan proyek secara efektif. Baik itu tentang berbagi informasi sensitif atau informasi pribadi, diskusi satu lawan satu tetap berguna di tempat kerja.

3. Presentasi visual adalah yang terbaik

Sesuai survei resmi, orang dapat mengingat lebih dari 2000 gambar dengan akurasi 90% dalam tes pengenalan. Sederhananya, kami memiliki memori yang sangat baik untuk gambar, dan oleh karena itu, lebih baik memberikan presentasi visual di tempat kerja untuk informasi terkait data .

Misalnya, jika Anda ingin berbicara tentang perubahan laba di perusahaan Anda selama satu dekade, lebih baik menunjukkan grafik atau diagram daripada berbicara angka tahun. Ketika ada informasi yang kompleks untuk dijelaskan, penggambaran atau presentasi visual tetap sangat efektif.

4. Kegiatan membangun tim selalu membantu

Keterlibatan pekerja sangat penting untuk produktivitas yang lebih tinggi. Laporan Gallup mengungkapkan bahwa perusahaan yang mempekerjakan pekerja dapat memperoleh pendapatan 2,5 kali lebih banyak daripada perusahaan lain.

Kegiatan membangun tim dapat memainkan peran penting dalam melibatkan karyawan. Kegiatan ini dapat membuat lingkungan kantor secara keseluruhan menjadi sedikit informal dan semua karyawan dapat berpartisipasi dengan bebas.

5. Selera humor tidak memiliki alternatif

Komunikasi bisnis atau diskusi resmi sering kali serius dan terkadang dapat menciptakan situasi yang membosankan. Di sini, manajer proyek atau pengusaha dengan selera humor yang baik dapat meringankan suasana hati anggota tim, dan begitu suasana hati mereka membaik, mereka akan mulai mengikuti semua instruksi.

Dengan kata lain, jika Anda ingin mendapatkan kepercayaan dari karyawan, perlu untuk menciptakan dan memelihara lingkungan yang terang di tempat kerja.

6. Pengulangan itu berbahaya

Pengulangan tidak hanya merusak reputasi seseorang tetapi juga mempertanyakan kemampuan kepemimpinan orang tersebut. Kata-kata yang berulang dapat merusak presentasi, dan karyawan cenderung menghindari instruksi dari manajer tersebut. Jelas bahwa manajer seperti itu kurang percaya diri, dan oleh karena itu, karyawan tidak terlalu memperhatikan apa yang mereka bicarakan.

7. Ini tentang cara penyampaian presentasi

Keterampilan presentasi sama pentingnya bagi manajer proyek dan pengusaha. Saat Anda menyampaikan presentasi yang bagus, Anda dapat membuat karyawan Anda mengerti dengan cara sebaik mungkin. Kejelasan ide dan kepercayaan diri saat menyampaikan presentasi dapat membuat tim Anda fokus pada tujuan dan pekerjaan Anda dapat selesai tepat waktu.

8. Jangan lupa untuk menghargai

Setelah uang, faktor pendorong terbesar berikutnya adalah penghargaan. Anda dapat melihat kemajuan semua anggota tim di satu dasbor berkat alat manajemen tugas yang tangguh. Ketika Anda menemukan bahwa salah satu anggota tim Anda bekerja ekstra untuk menyelesaikan tugas lebih cepat, Anda harus menghargai usaha mereka.

Terlebih lagi, perlu untuk menghargai kerja tim juga ketika tim Anda menyelesaikan proyek. Mengadakan pesta atau mengajak tim Anda keluar untuk makan siang atau makan malam bisa menjadi cara terbaik untuk menghargainya. Gerakan ini berkomunikasi lebih efektif dan menyampaikan pesan Anda dengan kuat.

9. Buat jadwal untuk semuanya

Semua alat manajemen tugas memiliki fitur Jadwal. Anda dapat menjadwalkan rapat atau menetapkan tenggat waktu untuk tugas tertentu menggunakan fitur ini. Terlebih lagi, fitur ini memungkinkan Anda untuk mengadakan rapat atau konferensi video pada waktu yang nyaman bagi semua orang.

Saat Anda menjaga setiap aspek agar proyek atau proses, Anda bisa menyelesaikan semua tugas tepat waktu. Penjadwalan tugas memungkinkan Anda dan anggota tim Anda tetap teratur dan menyelesaikan proyek pada tenggat waktu tertentu.

10. Gunakan perangkat lunak kolaborasi tim yang tepat

Terakhir, perusahaan Anda perlu menggunakan perangkat lunak kolaborasi tim yang paling sesuai dengan fitur komunikasi dasar. Itu dapat membuat semua anggota tim tetap terhubung dan semua anggota merasa terlibat. Perangkat lunak tersebut dapat memungkinkan tim Anda untuk tidak berpindah dari satu alat komunikasi ke alat komunikasi lainnya sehingga menghemat waktu dan tenaga mereka.

Alat manajemen tugas tim yang tepat dapat menunjukkan kemajuan atau laporan status setiap anggota tim kepada manajer proyek, dan manajer dapat dengan mudah berkomunikasi dengan anggota tim jika mereka terjebak di suatu tempat.

Kesimpulan

Komunikasi yang efektif memegang kunci keberhasilan untuk setiap proyek dan proses untuk mendapatkan hasil yang diinginkan. Perangkat lunak manajemen tugas yang tepat dengan fitur komunikasi dapat membantu Anda mencapai tujuan ini sambil menjaga tim Anda tetap efisien dan termotivasi.

Apakah Anda ingin memenuhi tenggat waktu atau mendapatkan produktivitas yang lebih tinggi di tempat kerja, Anda perlu fokus pada komunikasi melalui alat yang tepat. Semua strategi efektif ini dapat membantu Anda mengatasi persyaratan ini dengan mudah.

Senang membaca blog? Daftar untuk buletin bulanan kami untuk menerima berita dan saran pemasaran.