Como implementar uma estratégia de comunicação eficaz no local de trabalho

A comunicação eficaz é essencial para aumentar a produtividade , melhorar a eficiência e motivar os membros de sua equipe.

A comunicação eficaz e em tempo real no local de trabalho pode ser um divisor de águas na realização de projetos no prazo e na obtenção dos resultados desejados. De acordo com um estudo recente realizado pela Harvard Business Review, até 57% dos funcionários não recebem instruções claras e 69% dos gerentes não se sentem à vontade para se comunicar com os membros da equipe.

Isso mostra a importância de uma comunicação eficaz.

Atualmente, ferramentas avançadas de gerenciamento de tarefas de equipe estão disponíveis com recursos necessários para comunicação em tempo real. Os gerentes de projeto podem garantir que os membros de sua equipe tenham entendido claramente as ideias e os requisitos com recursos integrados, como bate-papo instantâneo e conferência. No entanto, esta não é a única maneira de se comunicar de forma eficaz no local de trabalho.

Vamos analisar as dez principais estratégias de comunicação eficaz para criar uma cultura de trabalho saudável e aumentar a colaboração.

Dez principais estratégias para uma comunicação eficaz no local de trabalho

1. Os e-mails vieram para ficar

De acordo com uma pesquisa da HubSpot, 86% dos profissionais de negócios ainda preferem e-mails para comunicação empresarial. Quando você deseja compartilhar qualquer mensagem oficial, incluindo anúncios, local de encontro ou outros problemas, os e-mails são a melhor opção.

Nem as ferramentas de mídia social nem uma ferramenta como o WhatsApp são o canal certo para compartilhar informações comerciais. Um aplicativo de gerenciamento de projetos ou software de colaboração em equipe tem integração direta com e-mails. Você pode manter todos os funcionários informados em um tópico de e-mail.

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2. A comunicação individual é sempre boa

A comunicação não tem tamanho único, ferramenta ou meio. A comunicação individual ainda está em prática no local de trabalho para fazer com que os membros de sua equipe entendam os requisitos ou objetivos do projeto de forma eficaz. Seja sobre o compartilhamento de informações confidenciais ou informações pessoais, a discussão individual continua sendo útil no local de trabalho.

3. A apresentação visual é a melhor

De acordo com uma pesquisa oficial, as pessoas podem lembrar mais de 2.000 fotos com 90% de precisão nos testes de reconhecimento. Simplificando, temos uma excelente memória para fotos e, portanto, é melhor fazer uma apresentação visual no local de trabalho para informações relacionadas a dados .

Por exemplo, se você quiser falar sobre a variação do lucro em sua empresa por uma década, é melhor mostrar um gráfico ou diagrama em vez de falar em números anuais. Quando há informações complexas para explicar, a picturização ou apresentação visual permanece muito eficaz.

4. As atividades de team building são sempre úteis

O engajamento dos trabalhadores é essencial para uma maior produtividade. Um relatório da Gallup revelou que as empresas que contrataram trabalhadores podem ganhar 2,5 vezes mais receita do que outras empresas.

As atividades de team building podem desempenhar um papel vital no envolvimento dos funcionários. Essas atividades podem tornar o ambiente geral do escritório um pouco informal e todos os funcionários podem participar livremente.

5. O senso de humor não tem alternativa

Comunicações de negócios ou discussões oficiais geralmente são sérias e podem criar uma situação chata às vezes. Aqui, gerentes de projeto ou empreendedores com bom senso de humor podem aliviar o humor dos membros da equipe e, uma vez que seu humor se acalme, eles começarão a seguir todas as instruções.

Em outras palavras, se você deseja conquistar a confiança dos colaboradores, é necessário criar e manter um ambiente leve no local de trabalho.

6. A repetição é perigosa

A repetição não apenas arruína a reputação da pessoa, mas também questiona sua capacidade de liderança. Palavras repetitivas podem arruinar a apresentação, e os funcionários tendem a evitar as instruções de tais gerentes. É óbvio que tais gerentes têm falta de confiança e, portanto, os funcionários não prestam muita atenção ao que falam.

7. É sobre a forma de fazer uma apresentação

Habilidades de apresentação são igualmente importantes para o gerente de projeto e empreendedores. Quando você faz uma ótima apresentação , pode fazer com que seus funcionários entendam da melhor maneira possível. Clareza de ideias e confiança ao entregar a apresentação podem deixar sua equipe focada nos objetivos e seu trabalho pode ser feito no prazo.

8. Não se esqueça de apreciar

Depois do dinheiro, o próximo maior fator de motivação é a apreciação. Você pode ver o progresso de todos os membros da equipe em um único painel, graças a uma ferramenta robusta de gerenciamento de tarefas . Quando você descobrir que qualquer um dos membros de sua equipe se esforça para realizar tarefas mais rapidamente, você deve apreciar o esforço deles.

Além do mais, é necessário valorizar o trabalho em equipe também quando sua equipe realiza o projeto. Dar uma festa ou levar sua equipe para almoçar ou jantar pode ser a melhor maneira de apreciá-la. Esses gestos se comunicam de forma mais eficaz e transmitem sua mensagem com força.

9. Faça horários para tudo

Todas as ferramentas de gerenciamento de tarefas possuem um recurso Agendas. Você pode agendar uma reunião ou definir um prazo para uma tarefa específica usando esse recurso. Além disso, esse recurso permite que você mantenha reuniões ou videoconferências em um horário conveniente para todos.

Quando você mantém todos os aspectos em ordem para um projeto ou processo, você pode realizar todas as tarefas no prazo. O agendamento de tarefas permite que você e os membros de sua equipe se mantenham organizados e realizem o projeto em um determinado prazo.

10. Use o software de colaboração em equipe certo

Por fim, é necessário que sua empresa utilize o software de colaboração em equipe mais adequado com recursos básicos de comunicação. Ele pode manter todos os membros da equipe informados e todos os membros se sentirem envolvidos. Esse software pode permitir que sua equipe se livre da mudança de uma ferramenta de comunicação para outra, economizando tempo e esforço.

A ferramenta certa de gerenciamento de tarefas da equipe pode mostrar o progresso ou o relatório de status de cada membro da equipe ao gerente de projeto, e o gerente pode se comunicar facilmente com os membros da equipe se estiverem presos em algum lugar.

Considerações finais

A comunicação eficaz é a chave para o sucesso de cada projeto e processo para obter os resultados desejados. O software de gerenciamento de tarefas certo com recursos de comunicação pode ajudá-lo a atingir esse objetivo, mantendo sua equipe eficiente e motivada.

Se você deseja cumprir o prazo ou obter maior produtividade no local de trabalho, precisa se concentrar na comunicação por meio das ferramentas certas. Todas essas estratégias eficazes podem ajudá-lo a atender a esse requisito com facilidade.

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